Виды запросов

Виды  запросов 

     Запросы — это объект базы данных, который  служит для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в  удобном виде. Особенность запросов состоит в том, что они черпают  данные из базовых таблиц и создают  на их основе временную таблицу. Применение запросов позволяет избежать дублирования данных в таблицах и обеспечивает максимальную гибкость при поиске и  отображении данных в базе данных

     Access позволяет создавать запросы двух типов: QBE-запросы, SQL-запросы.

     QBE-запросы  (Query By Example) — запросы, строящиеся с помощью конструктора запросов, представляющего собой графический инструмент для создания запросов по образцу.

     SQL-запросы  — запросы, строящиеся при  помощи унифицированного набора  инструкций SQL (Structured Query Language — структурированный язык запросов).

     Все запросы делятся на две группы: запросы-выборки, запросы-действия.

- Запросы-выборки осуществляют выборку данных из таблиц в соответствии с заданными условиями. К этой группе запросов относятся следующие.

- Запрос к связанным таблицам — позволяет производить выборку данных из связанных таблиц.

- Перекрестный запрос — отображает итоговые данные с группировкой их по горизонтали и вертикали, выводя результаты их обработки в виде таблиц.

- Запрос с параметром — позволяет пользователю задать критерий отбора, введя нужный параметр при вызове запроса.

- Запрос с вычисляемым полем — позволяет рассчитать данные на основе других полей из той же строки запроса.

- Запрос с критерием поиска — позволяет производить отбор записей в соответствии с заданным критерием поиска.

- Запрос с итогами — производит математические вычисления и выдает результат.

     Запросы-действия позволяют модифицировать данные в  таблицах: удалять, обновлять, добавлять  записи. К этой группе запросов относятся  следующие.

- Запросы на создание таблицы создают таблицы на основании данных, содержащихся в результирующем множестве запроса.

- Запросы на добавление записей позволяют добавлять в таблицу записи, создаваемые запросом.

- Запросы на обновление изменяют значения существующих полей в соответствии с заданным критерием.

- Запросы на удаление удаляют записи из одной или нескольких таблиц одновременно.

     В Access можно создавать запросы при помощи Мастера запросов и с помощью Конструктора.

     Для создания запросов при помощи Мастера  имеются следующие мастера:

- Мастер создания простого запроса;

- Мастер создания перекрестного запроса;

- Мастер создания запросов на поиск повторяющихся записей;

- Мастер создания запросов на поиск записей без подчиненных записей.

     При создании запроса с помощью Мастера  производится пошаговое выполнение действий в диалоговом окне Мастера  запросов.

     Конструктор запросов позволяет создавать новые  и изменять существующие запросы, поэтому  он является основным способом при  создании запросов QBE.

     При создании запросов в режиме Конструктора открывается специальный бланк, называемый бланком запросов по образцу. Этот бланк состоит из двух, областей. В верхней части отображаются структуры таблиц, к которым адресован  запрос, а нижняя часть представляет собой таблицу описания запроса, которая имеет 5 основных строк. Количество столбцов в запросе определяется количеством выбранных полей, которые будут использованы в запросе.

     Назначение  строк в бланке Конструктора запросов:

- 1-я строка Поле предназначена для ввода имени поля запроса и обозначения поля — источника данных или вычисляемого выражения;

- 2-я строка Имя таблицы предназначена для задания имени таблицы — источника данных;

- 3-я строка Сортировка предназначена для указания порядка сортировки в данном поле. Может принимать следующие значения: по возрастанию, по убыванию, отсутствует;

- 4-я строка Вывод на экран содержит флажок, указывающий на то, будет ли выводиться соответствующее значение поля;

- 5-я строка Условие отбора содержит критерий, по которому будет происходить отбор записей в результирующую таблицу.

     Запросы могут быть созданы на основе одной  или нескольких таблиц. Многотабличные запросы позволяют получить информацию из нескольких предварительно связанных  между собой таблиц. 
 

     Отчет как объекта базы данных 

     Отчет – это форматированное представление  данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют  извлечь из базы нужные сведения и  представить их в виде, удобном  для восприятия, а также предоставляют  широкие возможности для обобщения  и анализа данных.

     При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает  необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют  традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю  информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних  и нижних колонтитулов.

     Структура отчета в режиме Конструктора

     Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

     К числу таких элементов относятся:

     Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней  части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст  заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

     Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для  добавления или удаления верхнего колонтитула  необходимо выбрать в меню Вид  команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

     Область данных, расположенная между верхним  и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В  этом разделе появляются данные, распечатываемые  для каждой из тех записей в  таблице или запросе, на которых  основан отчет. Для размещения в  области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область  данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

     Нижний  колонтитул. Этот раздел появляется в  нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

     Примечание. Используется для вывода данных, таких  как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует  напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится  внизу отчета, он печатается над  нижним колонтитулом страницы на последней  странице отчета. Для добавления или  удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид  команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета  

     Способы создания отчета

     В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

     Конструктор

     Мастер  отчетов

     Автоотчет: в столбец

     Автоотчет: ленточный

     Мастер  диаграмм

     Почтовые  наклейки 

     Мастер  позволяет создавать отчеты с  группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет  и предлагает шесть стилей его  оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно  доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

     Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

     В окне базы данных щелкнуть на вкладке  Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

     Выделить  в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

     В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или  запрос.

     Щелкнуть  на кнопке ОК.

     Мастер  автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.

     В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

     Изменение масштаба отображения отчета

     Для изменения масштаба отображения  пользуются указателем — лупой. Чтобы  увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.

     Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться  к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления  отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания  страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

     Печать  отчета

     Для печати отчета необходимо выполнить  следующее:

     В меню Файл щелкнуть на команде Печать.

     В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.

     Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".

     Щелкнуть  на кнопке ОК.

     Прежде  чем печатать отчет, целесообразно  просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный  просмотр.

     Если  при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет  значение 0. Если при печати пусты  промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы  или отчета и ширины левого и правого  полей не превышает ширину листа  бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

     При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле <= ширина бумаги.

     Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие  приемы:

     изменить  значение ширины отчета;

     уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.

     Создание  отчета

     1. Запустите программу Microsoft Access. Откройте БД (например, учебную базу данных «Деканат»).

     2. Создайте Автоотчет: ленточный, используя в качестве источника данных таблицу (например, Студенты). Отчет открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде

     3. Перейдите в режим Конструктора  и выполните редактирование и  форматирование отчета. Для перехода  из режима предварительного просмотра  в режим конструктора необходимо  щелкнуть команду Закрыть на панели инструментов окна приложения Access. На экране появится отчет в режиме Конструктора. 
 

     Редактирование:

     1) удалите поля код студента  в верхнем колонтитуле и области  данных;

     2) переместите влево все поля  в верхнем колонтитуле и области  данных.

     3) Измените надпись в заголовке  страницы 

     В разделе Заголовок отчета выделить надпись Студенты.

     Поместите указатель мыши справа от слова Студенты, так чтобы указатель принял форму  вертикальной черты (курсора ввода), и щелкните в этой позиции.