2 Организация документооборота на объекте прохождения практики

 
 

      Повышение уровня руководства общеобразовательной  школой во многом зависит от правильного ведения школьной документации, своевременной обработки первичной информации, упрощения учета, соблюдения принципов доступности и сопоставимости учетных данных. Школьная документация - это количественная и качественная характеристика состояния учебно-воспитательной работы и финансово-хозяйственных операций, осуществляемых общеобразовательной школой.

      Выполнение  школой возложенных на нее функций  и результаты ее деятельности отражаются в специальных документах, связанных  с планированием учебно-воспитательной работы и осуществлением хозяйственных мероприятий, ведением учебно-педагогического учета, организацией делопроизводства школы, обеспечением первичного бухгалтерского учета, составлением статистической отчетности.

      Устанавливаются сроки хранения документов. При этом в целях удобства введены сокращения, например: документы постоянного хранения; документы временного хранения (срок хранения 3 года). В Инструкции рассматриваются документы, срок хранения которых не менее одного года.

      Статистические отчеты составляются в общеобразовательных школах на основании ведущегося в них первичного учета. Утверждена следующая статистическая отчетность школы:

1. отчет начальной, восьмилетней и средней школы на начало учебного года;
2. отчет об успеваемости учащихся начальных, восьмилетних и средних школ за учебный год;
3. отчет начальной, восьмилетней и средней школы за учебный год;
4. отчет начальной, восьмилетней и средней школы об интернате при школе.

      Кроме указанной выше статистической отчетности для всех школ, имеются дополнительные формы статистической отчетности для отдельных типов школ, например для школ с преподаванием ряда предметов на иностранном языке, а также формы разового единовременного учета.

      Учебно-педагогическая документация школы состоит из:

1. алфавитной книги записи учащихся;
2. личных дел учащихся;
3. классных журналов;
4. журналов факультативных занятий;
5. журналов групп продленного дня;
6. книги учета бланков и выдачи аттестатов о среднем образовании;
7. книги учета бланков и выдачи свидетельств о восьмилетнем образовании;
8. книги учета золотых медалей «За отличные успехи в учении, труде и за примерное поведение»;
9. книги учета похвальных грамот «За особые успехи в изучении отдельных предметов» и похвальных листов «За отличные успехи и примерное поведение»;
10. книги протоколов педагогического совета школы;
11. книги приказов;
12. книги учета личного состава педагогических работников;
13. журнала учета пропущенных и замещенных уроков.

      Указанные выше документы, кроме личных дел  учащихся, классных журналов, журналов факультативных занятий, журналов групп продленного дня, журнала учета пропущенных и замещенных уроков, при смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим директором и вновь назначенным, а также заведующим рай(гор)оно или инспектором, присутствующими при передаче.

      Документы о выпускных и переводных экзаменах (протоколы экзаменов за курс девятилетней, средней школы, ведомости годовых, экзаменационных и итоговых оценок, тексты письменных экзаменационных работ учащихся) хранятся в школе пять лет [1, c. 16].

      Контроль  за исполнением документов периодически осуществляется администрацией школы  через книгу регистрации входящих и исходящих документов.

      Ответственность за состояние и правильное ведение  делопроизводства в общеобразовательной  школе, своевременное исполнение документов и сохранность их возлагается на директора школы и соответствующего работника согласно штатному расписанию.

      К делопроизводству школы также относится  оформление личных дел и осуществление  записей в трудовых книжках учителей и других работников школ.

      Финансово-хозяйственная  документация состоит из:

1. технического паспорта школы;
2. инвентарных списков основных средств;
3. книги складского учета материалов;
4. ведомости выдачи материалов на нужды учреждения;
5. ведомости оперативного (количественного) учета движения малоценных и быстроизнашивающихся предметов, находящихся в эксплуатации;
6. инвентарной книги библиотечного фонда школы.

      Схема документооборота представлена на рисунке 2.1. 

 

Рисунок 2.1. Схема документооборота, осуществляющегося в средней общеобразовательной школе № 1 

      Для реализации своей деятельности школа  № 1 ежегодно составляет и согласовывает  новый учебный план. Контекстная  диаграмма учебного плана представлена на рисунке 2.2.

      Указанные документы ведутся лицами, ответственными за целость и сохранность имущества, за правильное его использование (заведующими хозяйствами, помощниками директора по хозяйственной части, заведующими кабинетами, учителями физической культуры, военными руководителями, старшими пионервожатыми, заведующими школьными интернатами, библиотекарями и тому подобное).  

 

      Рисунок 2.2. Контекстная диаграмма составления  учебного плана 

      Этапов  этого процесса представлены на рисунке 2.3. 

 

Рисунок 2.3. Декомпозиция процесса составления  учебного плана

      Объем документации в средней общеобразовательной школе высок и требует полного переведения в электронный вид, что значительно облегчит деятельность школы и уменьшит возможность потери информации.

 

3 Обзор аппаратного и программного обеспечения 
 

      Аппаратное обеспечение школы состоит из 27 стационарных компьютеров и одного ноутбука. Основная масса аппаратного обеспечения приходиться на компьютерный класс, где находится 20 стационарных компьютеров для школьников и один для учителя информатики, соединенные по сети, также у учителя информатики есть выход в Интернет, МФУ и проектор. Также доступ в Интернет есть в читальном зале, где к нему подключены два компьютера и МФУ. Два персональный компьютера и два МФУ находятся у заведующих учреждением первой и второй смены. Один персональный компьютер - у директора школы, у секретаря - персональный компьютер с доступом в Интернет, МФУ и копировальный аппарат.

      Директор  школы занимается ведением и утверждением всей рабочей документации школы, поэтому характеристика его рабочего места представлена в таблице 3.1. 

Таблица 3.1 - Характеристика рабочего места секретаря директора школы

 

      Финансово-хозяйственной документацией занимается заведующие учреждением. Характеристика его рабочего места представлена в таблице 3.2.

Таблица 3.2 - Характеристика рабочего места специалиста - заведующие учреждением

 

      Секретарь директора школы занимается подготовкой и сбором документации к формированию архива, ведением архивных дел, их постоянным изменениям, регистрацией этих изменений и дополнений.

      Характеристика  рабочего места данного специалиста представлена в таблице 3.3. 

Таблица 3.3 - Характеристика рабочего места специалиста, занимающегося ведением архива школы

 

      Кроме данного оборудования в школы имеется и иное, такие как копировальный аппарат, МФУ, проекторы и экраны для проекторов характеристики которого представлены в таблице 4. 
 
 
 

Таблица 3.4 - Характеристика аппаратного обеспечения школы

 

      Кроме вышеперечисленного оборудования в  школе у каждого специалиста есть выход в сеть Интернет через модемы Dlink DFM 53215 HsFi и Soft V90 Data Fax Modem. В компьютерном классе, каждый компьютер наделен всеми необходимыми характеристиками для обучения. Объем памяти на жестких дисках компьютеров составляет в среднем от 80 до 120 Гб каждый компьютер имеет сетевую карту, а, следовательно - подключение по локальной сети через сплиттер ADSL SP202 и хаб EW20Bt. Характеристика рабочего места в компьютерном классе представлена в таблице 3.5. 

Таблица 3.5 – Характеристика рабочего места в компьютерном классе

 

      Как вывод, можно сказать, что школа городского округа обладает на настоящее время современным оборудованием с довольно хорошими характеристиками, относительно оперативной памяти, графического отображения (видеокарта), процессора (все компьютеры оснащены процессорами Intel).

      Программное обеспечение - совокупность программных средств ЭВМ для переработки данных, а также для управления всеми программными и аппаратными средствами компьютера и их взаимодействием и для решения различных задач. Программное обеспечение школы представлено группой программ, помогающих специалистам вести отчетность, корреспонденцию и всю документацию, вести нормативно-правовой справочник и пользоваться им же для рассмотрения проектов решений и вопросов на заседаниях. Системное программное обеспечение представлено операционной системой Windows XP, а также сервисными программами Microsoft Office 2003 (Microsoft Power Point, Microsoft Office Picture Manager, Microsoft Office Word).