Место информатики в процессах управления

1.2 Взаимосвязь между  информатикой и  управлением

 

     В настоящий момент английское слово  «менеджмент» известно почти каждому  образованному человеку. В упрощенном понимании менеджмент – это умение добиваться поставленных целей, используя  труд, интеллект, мотивы поведения людей.

     Менеджмент  – «управление» - это функция, вид  деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. С точки зрения Гарвардской школы  бизнеса, понятия «менеджер» и «лидер»  не идентичны. Главное качество лидера – четкое видение цели, которая представляется лишь в весьма туманных очертаниях или не видится вовсе. Основное же качество менеджера, управляющего – эффективно, с наименьшими потерями, реализовать увиденную цель.

     Рассмотрим  взаимосвязь между информатикой и менеджментом.

     Спектр  воздействий информатики на менеджмент чрезвычайно широк. Управление –  важнейшая функция, без которой  немыслима целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, организации, территории).

     Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

     Управление  связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений. 

     Любой системе управления экономическим  объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической  информационной системой.

     Экономическая информационная система – это  совокупность внутренних и внешних  потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

     Информационная  система может быть определена с  технической точки зрения как  набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации.

     В дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы могут также помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и создают новые изделия.

     Информационные  системы содержат информацию о значительных людях, местах и объектах внутри организации  или в окружающей среде. С помощью  информатики данные, преобразовываются в форму, которая является значимой и полезной для пользователей.

     По  источникам поступления информацию можно разделить на внешнюю и  внутреннюю.

     Внешняя информация состоит из директивных  указаний вышестоящих органов, различных материалов центральных и местных органов управления, документов, поступающих от других организаций и предприятий-смежников. Внутренняя информация отражает данные о ходе производства на предприятии, о выполнении плана, о работе цехов, участков служб, о сбыте производства. 
 
 

     Следует отметить, что управление без информатики  невозможно. Все виды информации, необходимой  для управления на предприятии, представляют собой информационную систему. Система  управления и информатика образуют единство.

     Три процесса в информационной системе происходят с помощью информатики:

     1. Ввод данных.

     2. Обработка данных.

     3. Вывод данных.

     В процессе ввода фиксируются или  собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе обработки  этот сырой материал преобразуется в более значимую форму. На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться.

     Информационные  системы также нуждаются в  обратной связи, которая является возвращаемыми  обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.

     Менеджеру все время приходится принимать  решения в условиях большой неопределенности: инфляция, пляшущий валютный курс, изменение  налоговых и правовых условий работы, да и конкуренты не дремлют. Над менеджером постоянно висит вопрос «что, если?».

     Сегодня компьютеры могут быстро и хорошо просчитывать варианты и давать, таким  образом, ответы на всевозможные вопросы  подобного типа. В этом, пожалуй, одно из главных преимуществ компьютера над человеком. Но это не означает, что теперь вместо менеджеров все решения будут принимать компьютеры. Поэтому компьютеры выступают в роли консультантов, соответствующие информационные системы называются системами поддержки принятия решений, а принятие решений остается за менеджером.

1.3 Основные требования  к системам, используемым  в процессе управления

   

  Хорошие  системы, используемые в процессе  управления, вне зависимости от  их масштаба, программно – аппаратной платформы и стоимости  должны обеспечивать качественное ведение учёта, быть надёжными и удобными в эксплуатации.

       В функциональном аспекте  все системы, используемые в процессе управления, должны:

       - безошибочно производить арифметические расчёты;

       - обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку различных  отчётных документов;

       - осуществлять  безошибочный перенос данных  из одной печатной формы в другую;

       - производить накопление итогов  и исчисление процентов;

       - обеспечить обращение к данным  и отчётам за прошлые периоды  (вести архив);

       - обеспечить создание системы  паролей и организацию нескольких  уровней доступа к данным;

       - обеспечивать создание и регистрацию  новых объектов учёта;

       - обеспечивать определение порядка автоматизированного формирования пакета документов на основе исходных.

      Для того, чтобы обеспечить указанные  возможности, система должна иметь  единую базу данных по текущему  состоянию учёта на предприятии  и архивным материалам, любые сведения, которые могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учёта на предприятии базы данных могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего настройки системы на конкретную учётную деятельность.

     

      Модули системы,  обеспечивающие  проведение расчётов, суммирование  итогов и начисление процентов,  должны использовать расчётные   нормативы, которые приняты в  текущее время.

       Надёжность системы  в  компьютерном  плане означает защищённость  её от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было  легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие системы отвечают этим требованиям.

       Не менее важно, чтобы фирма  – разработчик программы, используемой  в процессе управления, имела  значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придётся неоднократно обращаться и за советом или консультацией, и за заменой устаревшей версии на более новую. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.4 Автоматизированное рабочее место – как инструмент для рационализации управленческой деятельности

      

         Автоматизированное рабочее место можно определить как совокупность информационно – программно – технических ресурсов, обеспечивающую конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области процесса управления.

        Создание автоматизированных рабочих  мест предполагает, что основные  операции по накоплению, хранению  и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а руководитель выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений.

         Персональная техника применяется  в процессе управления пользователем  для  контроля производственно – хозяйственной деятельности, изменения значений отдельных параметров в ходе решения управленческой задачи, а также ввода исходных данных для решения текущих задач и анализа функций управления.

         Автоматизированное рабочее место как инструмент для рационализации и интенсификации управленческой деятельности создаётся для обеспечения выполнения некоторой группы функций. Наиболее простой функцией автоматизированного рабочего места является информационно – справочное обслуживание. Хотя эта функция в той или иной степени присуща любому автоматизированному рабочему месту, особенности её реализации существенно зависят от категории пользователя.

       Автоматизированные рабочие места  имеют проблемно – профессиональную  ориентацию на конкретную предметную область процесса управления. Профессиональные  автоматизированные рабочие  

места являются главным инструментом общения  человека с вычислительными системами, играя роль автономных рабочих мест,  интеллектуальных терминалов больших  ЭВМ, рабочих  станций в локальных сетях.  Автоматизированные рабочие места имеют открытую архитектуру и  легко адаптируются к проблемным областям процессов управления.

       Локализация автоматизированного  рабочего места позволяет осуществить  оперативную обработку информации сразу же по её поступлении, а  результаты обработки хранить сколь угодно долго по требованию пользователя.

       В условиях реализации управленческого  процесса целью внедрения автоматизированного  рабочего места является усиление  интеграции управленческих функций, и каждое более или менее «интеллектуальное» рабочее место должно обеспечивать работу в многофункциональном режиме. 

       Автоматизированное рабочее место  на базе персональных компьютеров, - наиболее простой и распространённый  вариант автоматизированного рабочего места для работников сферы организационного управления. Такое автоматизированное рабочее место рассматривается как система, которая в интерактивном режиме работы предоставляет конкретному пользователю  все виды обеспечения монопольно на весь сеанс работы.

       Техническое обеспечение автоматизированного  рабочего места должно гарантировать  высокую надёжность технических  средств, организацию  удобных  для пользователя режимов работы, способность обработать в заданное  время необходимый объем данных.  Поскольку автоматизированное рабочее место является  индивидуальным пользовательским средством, оно должно обеспечивать высокие эргономические свойства и комфортность обслуживания.

       Программное обеспечение прежде  всего ориентируется  на профессиональный уровень пользователя, сочетается с его функциональными потребностями, квалификацией и специализацией.  

     Пользователь со стороны программной среды  должен ощущать постоянную поддержку своего желания работать в любом режиме активно либо пассивно. Поэтому  при  их  взаимодействии  предусматривается  обеспечение  удобств

работы  человека за счёт совершенствования  программных средств. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

2. Задача

                                           2.1. Условие задачи