Классификация информационных технологий

• Меню действий содержит объекты, состоящие из одного или нескольких слов. Размещаются объекты слева на право по мере убывания частоты их использования. Возможны варианты с многоуровневой системой "выпадающих меню", хотя реально уровней не должно быть больше трех.
• Тело панели содержит ряд элементов: разделители областей, идентификатор и заголовок панели; инструкция; заголовок столбца, группы, поля; указатель протяжки; области сообщений и команд; поля ввода и выбора.
• Область функциональных клавиш: (может и отсутствовать) показывает соответствие клавиш и действий, которые выполняются при их нажатии. Указываются только действия, доступные при работе на текущей панели.
• Когда пользователь и ЭВМ обмениваются сообщениями, диалог движется по одному из путей Приложения. При этом Приложение может выполнять некоторые конкретные действия.

     Путь, по которому движется диалог, называют навигацией. Навигация может быть изображена в виде графа. На графе  узлы - действия, дуги - переходы.

     Диалоги состоит из двух частей:

• запросы на обработку информации;
• навигация по Приложению.

     Унифицированные действия диалога имеют одинаковый смысл во всех  Приложениях. (Например "отказ" "ввод" "выход" "подсказка" и т.д.)

     Таким образом  пользовательский интерфейс  является основополагающим фактором в  эффективном использовании информационных технологий.

     Можно классифицировать информационные технологии по степени их взаимодействия между  собой. Например, дискретное и сетевое  взаимодействие; взаимодействие с использованием различных вариантов обработки  и хранения данных; распределенная информационная база и распределенная обработка данных. Эту классификацию информационных технологий можно изобразить с помощью схемы (таблица 1.5). 

Таблица 1.5 - Классификация ИТ  по степени взаимодействия 
 
 
 
 
 
 
 

2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ  ТЕХНОЛОГИИ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО  ОФИСА 

     2.1 Автоматизация офиса.

     Исторически автоматизация офиса началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

     Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Информационная технология автоматизированного офиса — организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

     2.2 Автоматизированные информационные технологии в офисе.

     Любой офис имеет следующую структуру  представленную: секретарем (осуществляет делопроизводство), бухгалтерией, аналитическим  отделом и производством (если таковое  имеется). На каждом из подразделений  ведутся сложные работы, которые, в настоящее время, облегчаются введением автоматизированных информационных технологий.

     Программное обеспечение секретаря и аналитика, как правило, в каждом офисе одинаково, и представлено пакетом стандартных  программ компании Microsoft Office.

     Напротив, программы работы производственных рабочих и сотрудников бухгалтерии отличаются разнообразием и могут быть индивидуально разработанными для конкретного офиса.

     Рассмотрим  каждые из них.

     2.1.1 Microsoft Office ХР

Microsoft Office ХР – пакет программ, предназначенных для выполнения различных функций по работе с документами. В отличие от других, программ, выполняющих аналогичные функции, программы, входящие в Microsoft Office, отличаются широкой интеграцией между собой, что обеспечивает эффективную работу с документами, включающими различные по типу части (например, документ Word может содержать таблицу Excel и часть базы данных Access).

В Microsoft Office входит:

• Word 2002 – мощная программа для работы с текстовыми документами.
• Excel 2002 – программа, предоставляющая широкие функции для работы с электронными таблицами.
• Access 2002 – сильнейшее средство для работы с базами данных.
• PowerPoint 2002 - позволяет легко и быстро создать качественные, красиво оформленные электронные презентации (в виде набора слайдов).
• Binder – программа для объединения разных документов Office в одно целое.
• Outlook 2002 - представляет собой почтового клиента и электронную версию органайзера, причем Outlook может автоматически отвечать на различные приглашения, исходя из вашей занятости в тот или иной момент времени.
• Photo Editor – приложение Office, обрабатывающее растровые изображения.
• Различные вспомогательные программы, работающие вместе с основными приложениями Office: Graph (программа для построения диаграмм и графиков), Equation (программа для вставки в документ математических и других видов формул) и множество других полезных программ.

     2.1.2 Word

     Microsoft Word — мощная программа обработки  текстовых документов, имеющая сотни  функций, и являющаяся одной  из ведущих систем обработки  текстовых документов. Word был первым  текстовым процессором, совмещавшим себе широкий спектр мощнейших средств редактирования, форматирования и публикации документов с интерфейсом, который новичок мог освоить за считанные минуты. За последние 20 лет Word приобрел новый интерфейс, новые средства автоматизации, новые функции, помогающие пользователю создавать любые документы быстро и просто.

     Любой текстовый процессор позволяет  хранить текстовую информацию в  документе и распечатывать ее на бумаге, однако Word может делать гораздо  больше этого. На протяжении последних  лет компьютерные сети и мощность вычислительных систем постоянно росли; определение понятия «документ» расширялось, и совершенствовался вместе с ним. В настоящее Время Word представляет собой полнофункциональную программу редактирования текстовой и графической информации, создания Web-страниц и обработки документов.

     При помощи Word можно создавать практически  любые документы и публиковать  в электронном виде или в виде печатных копий. Основные возможности Word можно разделить на несколько  категорий:

• Редактирование текста

     Текст может быть введен в документ посредством  набора на клавиатуре. Кроме того, можно  вставить в документ определенные текстовые  фрагменты или даже целые файлы. Word предоставляет множество функций, позволяющих выполнять корректорскую  правку, редактирование и изменение текстовой информации наиболее удобным способом. Так, функция автотекста позволяет вставлять в документы, часто используемые фразы при наборе лишь нескольких первых букв этих. Функция автокоррекции автоматически исправляет наиболее распространенные опечатки, орфографические и грамматические ошибки, освобождая пользователя от необходимости заниматься их исправлением. 

• Форматирование текста

     Word позволяет устанавливать межстрочный  интервал, характер выравнивания  и размер отступов, выбирать гарнитуру и размер шрифта, а также его начертание. Пользователь может определять стили, включающие в себя несколько параметров форматирования, и применять все эти параметры одновременно или использовать темы для оформления Web-страниц в едином ключе при настраиваемых стилях, графике и фоновых рисунках. Текстовая информация может быть представлена в виде таблиц, в документах могут быть определены колонтитулы, простые и концевые сноски, подписи или текстовые рамки к рисункам и таблицам. 

• Графика

     В Word имеется набор встроенных средств для создания геометрических фигур, линий, прямоугольников, овалов и других простых графических объектов. Кроме того, имеется возможность выбирать и вставлять в документы десятки предопределенных фигур и готовых рисунков. Word позволяет импортировать в документы графику из форматов, поддерживаемых большинством других приложений Windows, а программа Word Photo Editor может быть использована для просмотра и изменения цифровых фотографий и электронных изображений других типов.  

• Верстка

     Word предоставляет всевозможные функции  верстки, позволяющие размещать  текстовую и графическую информацию  на странице для подготовки  практически любой полиграфической  продукции, от указателей и  бюллетеней до книг и журналов. Например, можно форматировать текст в виде нескольких колонок, дополнять его графикой, задавать обтекание текста вокруг врезок и иллюстраций, определять чередующиеся верхние и нижние колонтитулы (различные для четных и нечетных страниц), создавать предметный указатель, оглавление и перекрестные ссылки. Совместно с Word поставляется несколько предопределенных шаблонов для создания различных видов печатной продукции, которые нетрудно изменить (или создать новые) для соответствия каким-либо конкретным задачам.

• Обработка данных и средства автоматизации

     Функция слияния позволяет извлекать  информацию из файла базы данных и  создавать на основе этой информации письма или почтовые наклейки. Используя  этот же основной принцип, можно включать содержимое любого из полей базы данных в любое место документа и при печати автоматически обновлять содержащуюся в этих полях информацию. Для автоматизации тех или иных процедур также могут быть использованы макросы, благодаря чему определенный набор задач может быть выполнен посредством нажатия всего нескольких кнопок. Кроме того, имеется возможность, создавать программы на языке Microsoft Visual Basic for Applications, которые могут выполняться автоматически при запуске Word.

• Web-публикации

Расширенный набор средств Word 2002 для публикации документов в Web позволяет определять формат документов, предназначенных для такой публикации, в точном соответствии с замыслом пользователя. Word может быть использован для создания Web-страниц, включающих формы, таблицы, электронные таблицы Microsoft Excel, графику, аудио- и видеоклипы, звуки, анимацию и прочие компоненты. Новый редактор сценариев позволяет создавать и включать в Web-страницы HTML-сценарии. Доступ к ресурсам Web может быть осуществлен непосредственно из Word, и любой документ может быть дополнен гипертекстовыми ссылками.  

• Коллективная  работа

     Во  многих организациях работа над документами  ведется целыми коллективами. В состав Word входят ряд функций, направленных на облегчение процесса управления коллективной обработкой документов. В документы Word могут быть включены текстовые и речевые комментарии; Word позволяет синхронизировать различные версии и варианты документов и направлять документы группе рецензентов по маршруту. Кроме того, имеется возможность вставлять комментарии рецензентов в Web-страницы и планировать конференции средствами Microsoft NetMeeting. 

• Интеграция

     Word поддерживает разработанный Microsoft механизм связывания и внедрения  объектов OLE, что обеспечивает возможность  разделения данных и функций  с любыми программами, для которых  реализована поддержка OLE. Являясь частью Microsoft Office, Word может использовать данные совместно с Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access и Microsoft Outlook, а также с Microsoft Internet Explorer. Вот несколько примеров такого использования:

1) Переход к Web-странице внутри документа Word (для выполнения этой операции в качестве Web-броузера запускается Internet Explorer).