Cистема обработки информации

2. Охарактеризовать  режим:

  а) файл;

  б) правка;

  в) вставка;

  г) формат;

  д) сервис;

  е) данные.

3. Как вывести  активную часть таблицы на  печать?

4. Как создаются  диаграммы? 
 
 

ТЕМА № 5. РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ 
 

Хранение информации – одна из важнейших функций компьютера.  Одним  из

распространенных  средств такого хранения являются базы данных. 

База данных  - это файл специального формата,  содержащий  информацию,

заданную определенным образом. 

Большинство баз  данных имеют табличную  структуру.  Как  мы  знаем,  в

табличной структуре  адрес данных  определяется  пересечением  строк  и

столбцов. 

В базах данных столбцы называются полями,  а  строки  –записями.  Поля

образуют  структуру  базы  данных,  а  записи  составляют  информацию,

которая в ней  содержится. 

Простейшие базы  данных  можно  создать,  не  прибегая  к  специальным

программным средствам. Чтобы файл считался базой данных, информация  в

нем должна иметь  структуру (поля)  и  быть  форматирована  так,  чтобы

содержимое соседних полей легко различалось.  Простейшие  базы  данных

можно создать  в текстовом редакторе Блокнот, то есть обычный текстовый

файл  при  определенном  форматировании  тоже  может  считаться  базой

данных.

Существует два  формата простейших баз данных.

1. С заданным  разделителем.

2. С фиксированной  длиной поля. 

Пример текстовой  базы данных  с  разделителями  в  редакторе  Блокнот.

Разделителем является запятая. 

|- Блокнот                                                        |

|[pic]                                                            |

|Файл    Правка   Поиск    ?                                      |

| Фамилия,Имя,Отчество,Дата  рождения,Домашний телефон             |

|                                                                 |

|Александров,Андрей,Иванович,16/03/86,123-45-67                   |

|                                                                 |

|Борисова,Анна,Георгиевна,27/05/86,765-43-21                      |

|                                                                 |

|Воробьев,Олег,Петрович,18/09/85,111-11-11                        |

|                                                                 |

|Гришин,Иван,Викторович,31/01/86,222-22-22                        | 
 
 

Та же текстовая  база с фиксированной длиной полей 

|- Блокнот                                                        |

| Файл   Правка   Поиск   ?                                       |

|Фамилия          Имя          Отчество          Дата рождения    |

|Домашний телефон                                                 |

|                                                                 |

|Александров    Андрей    Иванович         16/03/02               |

|123-45-67                                                        |

|                                                                 |

|Борисова           Анна        Георгиевна      27/05/86          |

|765-43-21                                                        |

|                                                                 |

|Воробьев           Олег         Петрович         10/09/85        |

|111-11-11                                                        |

|                                                                 |

|Гришин             Иван         Викторович     31/01/86          |

|222-22-22                                                        | 

Свойства полей. Типы полей. 

Поля – это  основные элементы структуры базы данных.

От свойств полей  зависит, какие типы данных можно  вносить  в  поле,  а

какие нет, а так  же то, что можно делать с  данными,  содержащимися  в

поле.

 Например, данные, содержащиеся в  поле  Цена,  можно  просуммировать,

чтобы определить итоговый результат. Суммировать данные,  содержащиеся

в поле Номер телефона, совершенно бессмысленно. Очевидно, что  эти поля

обладают разными  свойствами и относятся к разным типам.

Основным свойством  любого поля является его длина,  так  же  свойством

любого поля является его имя. Разумеется, одна база  данных  не  может

иметь двух полей  с одинаковым именем.

Но кроме имени  у поля есть еще свойство подпись.

Подпись – это  та информация, которая отображается в заголовке столбца.

Разные типы полей  имеют разное назначение и разные свойства.

1. Основное свойство  текстового поля – размер.

2. Числовое поле  служит для ввода  числовых  данных.  Оно  тоже  имеет

размер, но числовые поля бывают разными,  например,  для  ввода  целых

чисел и для  ввода  действительных  чисел.  В  последнем  случае  кроме

размера поля задается также размер десятичной части числа.

3. Поля для ввода  дат и времени имеют тип  Дата / время.

4. Особый тип  поля – Денежный.  В  этом  случае  компьютер  изображает

числа вместе с  денежными единицами, различает  рубли и копейки, доллары

и центы, фунты  и пенсы и т.д.

5. В современных  базах данных можно хранить  не только числа  и  буквы,

но и  картинки,  музыкальные  клипы  и  видеозаписи.  Поле  для  таких

объектов называется полем объекта ОLE. 
 
 

СУБД Аccess 9х 

Системы управления базами данных (СУБД) – это программные  средства,  с

помощью которых  можно создавать базы данных, наполнять  их и работать с

ними. 

Исходное окно Access 9x. 

Шесть вкладок  этого окна представляют шесть видов  объектов, с которыми

работает программа. 

Таблицы – основные объекты базы данных. 

Запросы – это  специальные  структуры,  предназначенные  для  обработки

данных базы.  С  помощью  запросов  данные  упорядочивают,  фильтруют,

отбирают, изменяют,  объединяют. 

Формы – это  объекты, с помощью которых в  базу вводят новые данные  или

просматривают имеющиеся. 

Отчеты – с  их помощью данные выдают на принтер  в удобном  и  наглядном

виде. 

Макросы –  эти  операции  с  базой  производятся,  когда  имеет  смысл

сгруппировать несколько  команд в один макрос. 

Модули – это  программные процедуры, написанные на языке Visual Basic 

Режимы работы с Access 9x.

Стартовое окно  базы,  кроме  шести  вкладок  для  основных  объектов,

содержит три  командные кнопки: открыть,  конструктор,  создать.  С  их

помощью и выбирается режим работы с базой.

1. Кнопка открыть  открывает избранный объект. Если  это таблица, то  ее

   можно просмотреть,  внести новые записи или изменить  те,  что  были

   внесены  ранее.

2. Кнопка  конструктор   тоже  открывает  избранный   объект,  но  по  -

   другому.  Она  открывает  его  структуру   и  позволяет  править   не

   содержимое, а устройство. Если это таблица,  в  нее  можно  вводить

   новые поля  или  изменять  свойства  существующих  полей.  Если  это

   форма, в  ней можно изменять или создавать  элементы управления.

3. Кнопка создать  служит для создания новых  объектов. 

Таблицы. Создание таблиц. 

 Таблицы –  основные объекты базы данных.

Создание таблицы  состоит в задании ее полей  и назначении их свойств.

Оно начинается со щелчка на кнопке создать в окне база данных.

Есть несколько  способов создания новой таблицы,  отличающихся  уровнем

автоматизации.

1. Режим таблицы

2. Конструктор

3. Мастер таблиц

4. Импорт таблиц

5. Связь с таблицами 

Самый "автоматичный" способ состоит в импорте таблиц из другой базы. В

зависимости от обстоятельств  из импортируемой таблицы может  поступить

структура полей, их названия и свойства, а также  и содержимое базы.

В тех случаях, когда речь идет о чужой таблице, которая  находится  на

удаленном сервере  и которую нельзя импортировать  целиком,  пользуются

режимом связь  с таблицами.

Программа мастер таблиц ускоряет создание структуры  таблицы.

Пункт режим таблицы  открывает заготовку,  в  которой  все  поля  имеют

формальные имена: Поле1, Поле2… и т. д. и один  стандартный  текстовой

тип. Такую таблицу  можно сразу наполнять информацией.

Наиболее универсальный  ручной метод представляет пункт  конструктор.  В

этом режиме можно  самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип  и

настроить свойства. 

Приемы работы с таблицами баз данных. 

1. Строка состояния   в  нижней  части  окна  называется  полем  номера

записи. Это поле содержит кнопки перехода,  с  помощью  которых  можно

перемещаться по таблице

2. Каждая запись  имеет слева кнопку – маркер  записи.  Щелчок  на  этом

маркере выделяет всю запись и готовит ее к  копированию,  перемещению,

удалению.

3. Щелчок правой  кнопкой на выделенной  записи  открывает  контекстное

меню для операций с записью.

4. Маркер, находящийся   в  левом  верхнем  углу  таблицы,  это  маркер

таблицы. Щелчок на нем выделяет всю таблицу, а правый щелчок открывает

контекстное меню для операций с таблицей в целом.

5. Поля базы  данных представлены в таблице  столбцами.  Каждый  столбец

имеет заголовок, в котором записано имя поля или  то значение,  которое

задано в свойстве подпись.