Cистема обработки информации

Форматирование  абзацев. 

Для полного форматирования абзаца  используют  диалоговое  окно  Абзац,

которое открывают  командой Формат – Абзац или с  помощью пункта Абзац  в

контекстном меню, вызываемом щелчком правой кнопки мыши.

Но более удобно форматировать при помощи линейки. 

Форматирование  с помощью линейки. 

Линейка позволяет  управлять боковыми границами  и  позициями  табуляции

текущего   абзаца.   Границы   абзаца    задают    путем    перемещения

(перетаскивания) специальных маркеров.

1. Треугольный  маркер, расположенный слева внизу  (острием вверх) задает

левую границу  для всех строк абзаца, кроме первой.

2. Перевернутый  треугольный маркер слева   вверху  задает  линию  начала

первой строки абзаца и позволяет сформулировать абзацный отступ.

3. Квадратный маркер  под линейкой  –  это   элемент  управления,  всегда

располагающийся непосредственно под треугольным  маркером левой  границы

абзаца. При его  перетаскивании оба маркера левой  границы  перемещаются

вместе, с сохранением  их относительного  положения.  Такое  специальное

оформление абзаца  можно  использовать  при  форматировании  эпиграфов,

особенно важных фрагментов текста, цитат и т.д.

4. Треугольный  маркер,  расположенный  справа,  задает  правую  границу

текущего абзаца.

5. Символ, обозначающий  позицию  табуляции,  располагается   на  линейке

слева. Он имеет  вид  "уголка".  Щелкнув  на  нем,  можно  изменить  вид

символа табуляции  и, соответственно, метод отображения  текста.

Выбранный  символ  табуляции  устанавливают  щелчком  на   линейке.   В

дальнейшем его  положение можно  менять  перетаскиванием.  Для  удаления

символа табуляции  его перетаскивают за пределы  линейки. После установки

позиции табуляции  вручную все позиции табуляции, заданные по  умолчанию

и расположенные  до нее, удаляются. 
 

Преобразование  текста в список. 
 

Упорядоченную информацию часто удобно представлять в виде списков. Word

поддерживает два  вида списков – маркированные  списки, в которых  каждый

пункт помечается одинаковым маркером, и нумерованные списки, где пункты

последовательно нумеруются. 

Для   преобразования   существующего   текста   в   нумерованный    или

маркированный список, надо выделить этот текст  и  щелкнуть  на  кнопке

Нумерация или, соответственно, Маркеры на панели инструментов.

Чтобы изменить или  настроить формат списка, следует  дать команду Формат

– Список  или  выбрать  в  контекстном  меню  пункт  Список.  При  этом

открывается диалоговое окно список. 

Оформление текста в несколько столбцов. 

В газетах и  некоторых  книгах  (обычно  в  словарях  и  энциклопедиях)

информацию нередко  представляют в несколько  столбцов.  Это  связано  с

тем, что короткие строчки легче читать.

1. Для разбиения  текста на столбцы его вводят  обычным  образом,  затем

   выделяют  и щелкают по кнопке колонки.  В  открывшемся  меню  выбирают

   количество  создаваемых  столбцов.  По   умолчанию   столбцы   имеют

   одинаковую  ширину.

2.   На   линейки   форматирования   появляются    маркеры    столбцов.

   Перетаскиванием  этих маркеров изменяют  положение   промежутка  между

   столбцами  и его ширину.

3.  Если  несколько   столбцов  текста  целиком   размещаются  на   одной

   странице, можно сделать так чтобы колонки   имели  одинаковую  длину.

   Для   этого  надо  дать  команду   Вставка   –   Разрыв,   установить

   переключатель  на текущей странице и щелкнуть  на кнопке ОК.

4. Если стандартный  метод форматирования  столбцов  неудовлетворителен,

   следует  использовать  диалоговое  окно  Колонки,  которое  открывают

   командой  Формат – Колонки.

Создание таблиц. 
 
 

  Небольшие  таблицы создаются с  помощью   кнопки  Добавить  таблицу   на

   панели  инструментов. 

1. Пустую таблицу  с произвольным числом  строк   и  столбцов  создают  с

   помощью  команды Таблица – Добавить  таблицу. Число строк  и   столбцов

   задают  с помощью счетчиков диалогового  окна.

2.  Если  необходимо  разделить  или  объединить  ячейки,  то,  выделив

   необходимые  ячейки,  дают  команду  Таблица   –  Разбить  ячейки  или

   Таблица  – Объединить ячейки.

3. Линии, разбивающие  таблицу, можно рисовать или  удалять в ручную.  На

   панели  инструментов для этой цели  служат кнопки Нарисовать таблицу  и

   Ластик.

Ввод в таблицу  осуществляют по ячейкам, причем в любом  порядке.  Ячейка

может  содержать  несколько  абзацев  текста.  Клавиша  ТАВ   позволяет

переходить от текущей ячейки к следующей. Каждую ячейку  таблицы  можно

формировать независимо от остальных. Если  щелкнуть  на  ячейки  правой

кнопкой мыши и  выбрать в контекстном меню пункт  Направление текста,  то

строки текста в ячейки таблицы можно расположить  вертикально. 

Предварительный просмотр и печать документа. 

1. Чтобы убедится  в том, что текст на бумаге  будет выглядеть  так,  как

   надо, используют  специальный режим предварительного  просмотра.  Для

   перехода  в  этот  режим  служит  кнопка   (с   лупой)   на   панели

   инструментов, или команда Файл, предварительный  просмотр.

2. В режиме предварительного  просмотра документ нельзя редактировать.

3. Если оформление  документа не устраивает,  возможно,  стоит  изменить

   параметры  страницы. Для этого  открывают   командой  Файл  диалоговое

   окно Параметры  страницы.

Это диалоговое окно содержит четыре вкладки.

Вкладка Поля  позволяет  задать  поля  листа  бумаги  со  всех  четырех

сторон. Элементы вкладки Размер бумаги управляют  размером листа  бумаги

и его ориентацией. На вкладке Макет  расположены  элементы  управления,

задающие специальные  параметры,  если  документ  должен  распечататься

особым образом.

4.  Щелчок на  кнопке Печать на панели инструментов  – самый быстрый,  но

не самый лучший способ распечатать документ. По такой  команде  документ

печатается с  параметрами, заданными по умолчанию.

5.  В абсолютном  большинстве случаев используют  команду Файл, Печать. В

этом случае открывается  диалоговое окно Печать,  позволяющее  настроить

параметры печати и свойства принтера по своему усмотрению. 

Вопросы:

1. Чем отличаются  текстовые редакторы от текстовых  процессоров?

2. Что такое  операция редактирования?

3. Что такое  форматирование документа?

4. Какие команды  управления курсором вы знаете?

5. Опишите окно Microsoft Word. 
 
 

  Задание области  печати. 

  Рабочие листы  могут быть очень большими,  поэтому  если  не  требуется

печатать весь рабочий лист, можно определить область  печати.

  Область печати  – это заданный  диапазон  ячеек,  который  выдается  на

печать вместо всего рабочего листа. Чтобы задать  область  печати,  надо

выбрать диапазон ячеек и  дать  команду  "Файл"  –  "Область  печати"  –

"задать".

  Выбранный  диапазон помечается пунктирной  рамкой,  и  при  последующих

командах печати будет  печататься  только  он.  Каждый  рабочий  лист  в

рабочей книге  может иметь свою область  печати,  но  только  одну.  Если

повторно дать команду "Файл" – "Область печати" – "Задать", то  заданная

область печати сбрасывается. 

  Создание диаграмм. 

    Для   более  наглядного   представления   табличных   данных   часто

  используют  графики и диаграммы.  Средства  программы  Excel  позволяют

  создать диаграмму,  основанную на  данных  из  электронной   таблицы,  и

  поместить  ее в той же самой рабочей  книге.

1. Для создания  диаграмм  и  графиков  удобно  использовать  электронные

   таблицы,  оформленные в виде баз данных, Перед  построением  диаграммы

   следует  выбрать диапазон данных, которые  будут на  ней  отображаться.

   Если включать  в диапазон ячейки, содержащие  заголовки полей,  то  эти

   заголовки  будут отображаться на диаграмме  как пояснительные  надписи.

   Выбрав  диапазон данных, надо щелкнуть  по кнопке  Мастер  диаграмм  на

   панели  инструментов Стандартная.

2. Мастер  диаграмм  подготавливает  создание  диаграммы   и  работает  в

   несколько  этапов. Переход от этапа к   этапу  выполняется  щелчком   на

   кнопке   Далее.  На  первом  этапе   работы  мастера    выбирают   тип

   диаграммы.  Программа  Excel   предоставляет   возможность   создания

   нескольких  десятков различных типов и  видов диаграмм.

3. Если диаграмма  создается на основе записей,  имеющих  структуру  базы

   данных, то  вся информация,  необходимая   на  следующем  этапе  работы

   мастера,  вносится в соответствующие поля  автоматически.  После  этого

   выбирают  параметры оформления различных  частей диаграммы.

4.  На  последнем   этапе  работы  мастера  выбирают  рабочий  лист   для

   размещения  готовой диаграммы. После щелчка  на кнопке Готово диаграмма

   создается  и размещается на рабочем листе.

5. Созданную диаграмму  можно  рассматривать  как   формулу.  Если  внести

   изменения  в данные, использованные  при   ее  создании,  то  диаграмма

   изменится.  Готовая диаграмма состоит из  ряда элементов, которые можно

   выбирать  и изменять. Выбранный элемент  помечается маркерами.

6. Щелкнув на  маркере правой кнопкой мыши  и выбрав  в  контекстном   меню

   пункт под  названием Формат, можно изменить  содержание или  оформление

   элемента  диаграммы с помощью диалогового  окна Формат. 

Вопросы:

1. Какова структура  документа Microsoft Excel?