Автоматизовані системи управління готельним бізнесом

8. Централізована інформаційна  система по клієнтах (Customer Information System – CIS).

Централізована інформаційна система по клієнтах, повністю інтегрована  з системою централізованого бронювання, збирає і обробляє дані про всіх гостей, туроператорів, групи і компанії, створюючи єдину базу даних. CIS автоматично  обмінюється інформацією, що міститься  в про файлах, між всіма готелями і центральним сховищем даних, таким чином надаючи користувачам доступ до будь-якої необхідної інформації.

9. OPERA MULTI-PROPERTY.

Модуль дозволяє управляти  відразу декількома готелями в єдиній базі даних. А саме: бронювати номер  відразу в декількох готелях, що знаходяться в абсолютно протилежних  точках земної кулі, переводити броню  з одного готелю в іншій; дозволяє гостю проживати в одному готелі, користуватися послугами іншого і внести вартості послуг на рахунок  гостя в готелі мешкання. Таким чином, можна створити єдиний інформаційний центр і здійснювати діяльність відразу по декількох готельних підприємствах в єдиній базі даних.

Важливої складової системи  є нічний аудит Використовуючи АСУ OPERA при проведенні операції нічного аудиту немає необхідності переривати роботу, як це буває при використанні інших систем. Система продовжує функціонувати в звичному режимі, і у нічних аудиторів є можливість формувати звітність у будь-який час протягом робочої зміни. Процедура нічного аудиту займає 15 хвилин.

Система OPERA ES підтримує більше 350 інтерфейсів, включаючи інтерфейс  з системою управління ресторанами, телефонними системами і системами  тарифікації телефонних дзвінків і  Iнтернет-послуг, системою автоматичних мінібарів, системою управління рахівницями клієнтів, системами платного телебачення, системами електронних замків, системою авторизації кредитних карт, бухгалтерськими системами. Це дуже зручна функція.

Існує також спрощена версія системи управління готелем - OPERA Xpress. Дана версія дозволяє придбати систему, повністю відповідну потребам певного  готелю і фінансовим можливостям  її власника. Всі необхідні опції  і функціонал системи можна вибрати  з опцій OPERA PMS. Таким чином, власник  може істотно понизити витрати, вибравши ті опції, які відповідають бізнес-процесам, приходящим в готелі, а також використовуючи одну систему для декількох готелів.

Дана система дозволяє формувати більше 200 звітів, починаючи  звітом по кількості тих, що живуть в готелі, і закінчуючи кризисним  звітом на випадок виникнення надзвичайної ситуації. Наприклад, система буде відключена найближчим часом або в готелі оголошена пожежна евакуація. Також  можливе внесення різної інформації і змін в «профайл» (досьє) гостя: його переваги, скарги, побажання і тому подібне Оскільки модулі системи зв'язані один з одним зміни, внесені співробітником одного відділу доступні для вивчення співробітникам інших відділів, підключених до системи.

АСОВІ OPERA ENTERPRISE SOLUTION може бути встановлена як в маленьких готелях (від 10 номерів), так і в крупних  готельних комплексах, а також  в декількох готелях одного готельного ланцюга. До недоліків системи можна  віднести її вартість, вона досить велика. Компанія HRS є провідним розробником комп'ютерних систем програмування для готельних підприємств по всьому світу, хоч би тому вартість продукції не може бути низькою. Остаточна ціна продукту залежатиме, від кількості модулів необхідних готелю, від розмірів номерного фонду. Наприклад, обслуговування даної системи для готелю в 100 номерів, категорії п'ять зірок обходиться в 55000 гривень у місяць.

При установці системи  проводиться обов'язкове вчення співробітників, їх кваліфікація має бути достатньої для успішного засвоєння алгоритмів роботи в системі[4].

 

2.2. Характеристика роботи АСУ  «Невський портьє»

Універсальна комп'ютерна система для автоматизації готелів, пансіонатів і санаторіїв «Невський  портьє» розроблена в Санкт-Петербурзі в 2001г. При створенні системи був  узагальнений багатолітній досвід роботи авторів по розвитку і впровадженню готельної системи «Актіс–отель» (перша версія якої була створена ще в 1989 році і спочатку називалася Actis SHS), а також враховані побажання  персоналу готелів, в яких впродовж багатьох років успішно експлуатується ця система.

Основні принципи, які були закладені в основу системи «Невський  портьє», – це висока надійність при  цілодобовій роботі, збереження інформації і можливість її відновлення при  будь-яких збоях, повнота обхвату  функціональних обов'язків служб, пов'язаних з розміщенням гостей, простота освоєння і експлуатації, захист від некоректних  дій оператора, ефективний контроль за рішеннями, що приймаються персоналом.

Особливості системи:

1) Система дозволяє автоматично нараховувати оплату за 0,5 діб;

2) У В системі «Невський портьє» закладена можливість індивідуальної роботи з кожним гостем окремо;

3) «Невський портьє» може працювати в режимі видаленого доступу. Це зручно, коли офіс, в якому займаються бронюванням місць (продажем путівок) і готель (пансіонат) територіально роз'єднані. Або коли  При розрахунках з гостями і з організаціями за надані готельні послуги;

4) «Невський портьє» виробляє роздільний облік готівкових оплат, безготівкових засобів, перекладених на розрахунковий рахунок готелю і оплат, здійснених гостями по кредитних картах;

5) Система призначена для автоматизації роботи готелів із загальною кількістю номерів від 1 до 10000 і кількістю корпусів від 1 до 10;

6) «Невський портьє» може встановлюватися як в локальному варіанті , так і в мережевому варіанті, з установкою робочих місць в службі прийому (адміністратор, касир), в службі бронювання (робота із заявками, попередній продаж путівок для пансіонатів), в дирекції, на поверхах і т.д.;

7) Система дає можливість створення оперативних звітів, у зв'язку із структурованістю інформації і єдиною технологією роботи з гостем;

8) Система написана на VFP і функціонує на персональних комп'ютерах, що забезпечують стійку роботу Windows98/2000/xp.

Можливості системи:

В системі автоматизуються  усі етапи роботи з гостем (див. рис. 2.3).

Рис. 2.3 – Функції системи  «Невський портьє»

Основні модулі:

• робота із заявками; 
• бронювання;
• поселення (вільне поселення, поселення по заявках);
• каса;
• контроль боржників і виселення;
• переселення, продовження мешкання, коректування даних про гостей, зміна способу оплати і т.д.;
• модуль довідок про тих, що проживають;
• безготівкові розрахунки;
• облік і оформлення розрахунків за телефонні переговори, контроль боржників;
• модулі довідників: номерний фонд, споживачі, додаткові послуги, податки і т.д.;
• ведення тарифів (на мешкання, на сервіс, на додаткове устаткування), ведення договірних тарифів;
• модуль формування інформації для етажних служб;
• модуль формування друкарських і звітних документів;
• модуль формування списків на живлення;
• ведення архівів: архів руху номерного фонду, архів готівкових рахунків, архів телефонних переговорів;
• попередній продаж путівок;
• модуль формування журналів для ОВІР;
• модуль формування «чорних списків»;
• модуль аналітики, службові модулі, налаштування, ведення паролів користувачів і т.д.;
• обмін інформацією з бухгалтерськими.

Достоїнства системи «Невський  портьє»:

1) Існує можливість встановити програму з врахуванням особливостей готелю. Наприклад, якщо готель невеликої, систему можна розробити в екрані «шахматка», якщо готель великий, тоді зручніше працювати з основними екранами системи.

2) Перспективне резервування номерів в «Невському портьє» можна зробити за будь-який термін і на будь-який період. Тарифи також можна ввести на багато сезонів вперед.

3) У системі багато вихідних форм, звітів – всього понад 80.

4) Використовуючи систему, можна частину послуг «заховати» в послугу «мешкання» в документах, що видаються гостю (у проводках готелю ці платежі можна розділити).

5) До достоїнств можна віднести досить просту процедуру установки на комп'ютери замовника. Установники збирають дистрибутив «під ключ» – з повністю наповненою базою і системою, налаштованою на конкретний готель, – це все входить у вартість системи.

6) В «Невського портьє» зрозумілий інтерфейс.

7) Можна набудувати систему так, щоб з єдиним номерним фондом одночасно працювало декілька юридичних осіб (система розділяє грошові потоки по кожній юридичній особі). Звідси – податки менші. Можна організувати роботу видаленого робочого місця (власник готелю знаходиться закордоном, звідки, через Інтернет може дивитися в реальному часі, що відбувається з поселенням в його готелі).

8) У «Невському портьє» можна кожному гостю встановити індивідуальне значення розрахункової години і, відповідно, виробляти розрахунки з ним.

 Недоліки системи:

1) До недоліків системи можна віднести те, що вона працює по певному алгоритму і не так проста в обігу, як рекламується на сайті (хоча інтерфейс зрозумілий).

2) Вона складна в засвоєнні.

3) При установці системи необхідно точно вказати дані по готелю, заздалегідь провести аналіз особливостей роботи готелю, оскільки недотримання вище переліченого може привести до погіршення якості обслуговування гостей.

4) Система може ускладнити роботу персоналу.

5) Система недосконала, оскільки існує порівняно недовго, через що в роботі програми бувають збої (програма «зависає»).

6) Часто виникають проблеми з тарифікацією телефонних переговорів, з оплатою ресторану в службі портьє і та інш.

7) Для міні-готелів така система не личить, оскільки в ній існує багато вкладок, невживаних ними.

8) Система не дуже гнучка, важко адаптується до умов, що змінюються[5].

 

2.3. Порівняльна характеристика  двох систем

У попередніх двох пунктах  ми детально розглянули характеристики двох систем OPERA ENTERPRISE SOLUTION і "невський портьє". Кожна з них має  свої плюси, але при цьому також  є і недоліки. Для зручнішого порівняння систем побудуємо таблицю (див. табл. 1)

Порівняльний аналіз систем                                                    Таблиця 1.

Критерії	НЕВСЬКИЙ ПОРТЬЄ	OPERA ENTERPRISE SOLUTION
Місто створення	Санкт-Петербург	Мюнхен
Використання	Використовується в странах СНГ.	Використовується по всьому світу.
База засновання	Заснована на базі «Актіс –  готель» (перша версія якої створена в 1989 і спочатку називалася Actis SHS).	Заснована на базі СУБД Oracle, надійній і універсальній платформі  управління даними.
Призначення	Автоматизація управління
Основні принципи	Надійність, збереження інформації, функціональність, простота іспользова-нія, захист від некоректних дій.	Швидкість, надійність, функціональність, простота використання.
Робота з клієнтами	Можливість індивідуальної роботи з кожним гостем окремо, на основі принципів розрахунків з гостем (нарахування сум за послуги на особовий рахунок клієнта з оплатою  при виїзді, по факту).
Оплата мешкання	Виробляють роздільний облік  готівкових оплат, безготівкових засобів, перекладених на розрахунковий рахунок  готелю і оплат, здійснених гостями  по кредитних картах.
Режим видаленого доступу	Можуть працювати в  режимі видаленого доступу. Це зручно, коли офіс, в якому займаються бронюванням  місць і готель територіально роз'єднані. Або коли декілька готелів управляються з одного центру
Нічний аудит	У системі є можливість розрахунків з кожним гостем, виходячи з індивідуального значення розрахункової  години. Система дозволяє автоматично  нараховувати оплату за 0,5 діб.			Нарахування сум за мешкання на особовий рахунок гостя здійснюється при проведенні нічного аудиту (з  рахунку гостя знімається сума, рівна  вартості добового мешкання), тобто  суми нараховуються «по факту». Реалізація системи при такому алгоритмі  простіша, ніж при розрахунковому. Але автоматично система не дозволяє нараховувати оплату за 0,5 діб.
Номерний фонд	Системи призначені для автоматизації  роботи готелів як в маленьких  готелях, так і в крупних готельних  комплексах.
Поселення	Забезпечують можливість попереднього продажу путівок з  розрахунком вартості залежно від  індивідуального набору послуг. А  також поселення по путівці, формування списків на живлення і інші послуги.
Гість	Можливе внесення різної інформації і змін в досьє гостивши: його переваги, скарги, побажання і тому подібне
Архів проживаючих гостей	Зберігається інформація про всіх проживаючих гостей (анкетні  дані, дані про заїзд, виїзд.)
Робота	У роботі програми бувають  збої. Часто виникають проблеми з  тарифікацією телефонних переговорів, з оплатою ресторану в службі портьє і так далі		Працює швидко, без збоїв  в системі.
Система управління якістю	Не існує.		Профілактичний модуль дозволяє складати графік ремонтних робіт, щоб  запобігти незапланованому ремонту.
Використання міні-готелями	Для міні-готелів така система  не дуже личить, оскільки в ній існує  багато вкладок, невживаних ними. Було б не доцільно витрачати засобу на установку даної системи.		Існує спрощена версія системи  управління готелем – OPERA Xpress, яка  дозволяє придбати систему, повністю відповідну потребам певного готелю і фінансовим можливостям її власника. Необхідні  опції і функціонал системи можна  вибрати з опцій OPERA PMS.
Вчення	Консультації персоналу  замовника (по телефону і по електронній пошті), персонал може виучаться, але це не обов'язково.		При установці системи  проводиться обов'язкове вчення співробітників, їх кваліфікація має бути достатньої для успішного засвоєння алгоритмів роботи в системі.
Звіти	У системі понад 80 звітів.		Дозволяє формувати більше 200 звітів (наприклад, кризисний звіт на випадок ЧС).
Бронювання місць	Процедура бронювання дозволяє закріпити за введеной заявкою конкретні  місця. Оскільки в Російських готелях  поширена практика поселення гостей на одне місце, в системі ведеться відстежування зайнятих і заброньованих  чоловічих і жіночих місць.		Бронюється номер цілком.