Автоматизовані системи управління готельним бізнесом

 

Міністерство освіти та науки, молоді та спорту України

Маріупольський Державний  Університет

Економіко-правовий факультет

Кафедра математичних методів  та системного аналізу

 

Кльоб Ольга Петрівна

студентка ІІ курсу

Економіко-правового факультету

спеціальності

«Менеджмент організацій»

 

АВТОМАТИЗОВАНІ  СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ГОТЕЛЬНИМ БІЗНЕСОМ

 

 

 

 

Науковий керівник:

Назаренко Н. В., к.т.н., доцент

Кафедри математичних методів

та системного аналізу

 

 

 

 

Маріуполь-2012

ЗМІСТ

 

ВСТУП 3

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ВИКОРИСТАННЯ ЗАСОБІВ ІНФОРМАЦІЇ ТА АВТОМАТИЗАЦІЇ В ГОТЕЛЬНОМУ БІЗНЕСІ 5

1.1 Особливості Автоматизованих Систем Управління в готельному бізнесі 5

1.2. Види та функції Автоматизованих Систем Управління на підприємстві 8

РОЗДІЛ  2. ОСОБЛИВОСТІ ВИКОРИСТАННЯ АСУ В  ГОТЕЛЬНОМУ БІЗНЕСІ НА ПРИКЛАДІ ДВУХ СИСТЕМ 14

2.1. Основні характеристики роботи  АСУ  «Opera Enterprise Solution» 14

2.2. Характеристика роботи АСУ «Невський портьє» 20

2.3. Порівняльна характеристика двох систем 24

ВИСНОВКИ 27

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ 29

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

 

Актуальність теми. Будь-який сучасний готель є складним комплексом функціональних ланок, від злагодженості роботи якого залежить успішність існування підприємства на ринку. При зростанні об'єму продажів з одного боку і конкуренції, що посилюється, з іншого, підвищується значення оперативності в роботі персоналу. У вирішенні цієї проблеми допоможе комплексна автоматизація готелю - Автоматизована Система Управління (АСУ) готелем, або – у англійському варіанті – Property Management System (PMS). Основною функцією таких систем є інформація про зайнятість (зарезервірованність) кожного конкретного номера, що дозволяє здійснювати планерування продажів номерів в майбутньому, або бронювання, і поточний контроль за діяльністю засобу розміщення. Окрім іншого, АСУ дозволяють позбавитися від паперової документації і виключити або максимально зменшити можливість помилок, так званого людського чинника, додаткових незручностей, що є причиною і матеріальних витрат.

Ціль та задача роботи: дослідити роботу та функції АСУ в готельному бізнесі.

Для вдалого досягнення поставленої цілі у роботі поставлені наступні задачі:

• Визначити особливості АСУ в готельному бізнесі;
• Дослідити принципи розміщення АСУ;
• Виявити особливості використання АСУ в готельному;
• Дати порівняльну характеристику деяких АСУ;

Об’єктом реферативного дослідження є можливості використання Автоматичних Систем Управління в готельному бізнесі.

Предметом дослідження виступають програмні продукти «Opera Enterprise Solution» та «Невський портьє».

Методи дослідження: методологічну і теоретичну основу проведеного дослідження становлять сучасні праці провідних вітчизняних та зарубіжних науковців, періодичні видання за зазначеною темою, інформація мережі Iнтернет.

У реферативному дослідженні  використано  метод теоретичного узагальнення, метод аналізу і  синтезу для дослідження основних характеристик та особливостей АСУ.

Теоретичне значення цього дослідження полягає в тому, що на основі літературних джерел в дослідженні проводиться детальний аналіз особливовостей та складових характеристик АСУ, який може бути використаний фахівцем у галузі керування готельним бізнесом.

Практичне значення полягає в тому, що отримані результати порівняльного аналізу деяких АСУ можуть бути використані під час вибору програмного забезпечення у готельному бізнесі.

 Структура  та обсяг реферативного дослідження: робота складається зі вступу, трьох розділів, висновків, списку використаних джерел. Зміст дослідження викладено на  30 сторінках друкованого тексту.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ВИКОРИСТАННЯ ЗАСОБІВ ІНФОРМАЦІЇ ТА АВТОМАТИЗАЦІЇ  В ГОТЕЛЬНОМУ БІЗНЕСІ

1.1 Особливості Автоматизованих  Систем Управління в готельному  бізнесі

Перш за все при розгляді проблеми автоматизації господарської діяльності необхідно з'ясувати для себе принципи побудови і механізми функціонування типового підприємства готельного бізнесу.

Отже, готель – це майновий комплекс (будівля, частина будівлі, устаткування і інше майно), призначене для надання послуг розміщення. Готель об'єднує в собі кількість номерів (гостьових кімнат), починаючи від необхідного законодавчо встановленого рівня (складає 10 номерів) і до кількості, залежної від типа і завдань конкретного підприємства. Всі номери підкоряються єдиному керівництву і згруповані в класи і категорії відповідно до послуг, що надаються, і наявного устаткування.

Організаційна структура  засобу розміщення в її канонічному  розумінні полягає у відділах (служб, департаментів), які умовно можна розділити на дві групи. Функція служб першою полягає в безпосередньому контакті з гостями і оперативному їх обслуговуванні. У англійському варіанті цю групу вдало називають «front-office».

Для повнішої зарисовки візьмемо за приклад готель високого класу. Першою точкою контакту є співробітник гаражної служби, що бере на себе обов'язки по парковці і консервації автомобіля гостя. Далі естафету приймає швейцар (частенько виконує чисто декоративні функції) і посильний в холі, приймаючий багаж. Гість реєструється у портьє, ідентифікуючи свою броню (якщо така є), заповнюючи картку гостя, отримуючи і оплачуючи номер. Чистоту і спокій тим часом підтримує служба покоївок і чергові на поверхах.

Ланцюжок невеликий, але  оскільки перші враження найважливіші, і виправити їх другий шанс не представиться, координація тут надзвичайно важлива. Про приїзд гостя необхідно знати заздалегідь, мати вільний і повністю підготовлений і функціонуючий житловий номер. Процедура ідентифікації і реєстрації повинна проходити швидко і без помилок. Саме у спрощенні і прискоренні цього процесу і полягає основна функція готельної АСУ.

Декілька інша ситуація має  місце в групі відділів, робота яких присвячена функціонуванню внутрішніх механізмів підприємства, а саме: відділ маркетингу, бухгалтерії (фінансовий відділ), адміністрації. Саме сюди стікається велика частина інформації, де вона систематизується, аналізується і екстраполюється. Це так званий back-office засоби розміщення[1].

Рис.1.1. Типова організаційна структура готелю

Розглядаючи потоки інформації (а саме її здобуття, зберігання, обробка, аналіз і відображення лежить в основі АСУ), виділимо наступні ланки в ланцюжку(рис 1.2).

Цей список далеко не повний, проте представляє основні функції  системи, більш ніж достатні для  успішного функціонування малого (до 50 номерів) готелю.

 

Подача запиту з інформацією про  бронювання  (Ім'я і координати гостя, терміни і параметри броні, її ідентифікатор)

Пошук номера, що задовольняє запиту, його резервування

Приїзд клієнта, ідентифікація, реєстрація як гість (запрошується ряд даних  від імені клієнта до його місця  проживання і роботи – останнє  просто необхідне для пошуку боржників  і підтримки контактів з постійними клієнтами)

Контроль регулярного обслуговування (прибирання, доставка преси, сніданків  та інше)

Інформація про оплату мешкання, послуг, внесених депозитів і так  далі – баланс рахунку гостя

Запобігання про виділення терміну  мешкання і процедура виселення  і розрахунку, або продовження  терміну представлення послуг розміщення

 

 

Рис 1.2. Основні ланки основи АСУ

Специфічність засобу розміщення малого типа полягає в мінімізації  послуг, що надаються, вся сукупність яких частенько зводиться до мешкання, і невеликій кількості гостей. Список додаткових послуг або відсутній  зовсім, або обмежується декількома пунктами, часто обумовленими спеціалізацією підприємства. Це в першу чергу  готелі бюджетного класу, мотелі, bed&breakfast, туристські ночівлі, гірські готелі і тому подібне. Тут основна увага приділяється контролю за номерним фондом, а тому до засобів автоматизації такого готелю пред'являється набагато менше вимог, чим до АСУ повносервісного готелю.

Проста саморобна або  замовлена АСУ може чесно служити  готелю впродовж довгих років, якщо немає  планів на розширення фондів або підключення  до ланцюжків готельних підприємств або глобальним системам резервування. В цьому випадку кращим рішенням буде відразу покластися на професійний продукт[2].

 

1.2. Види та функції Автоматизованих Систем Управління на підприємстві

Можливості автоматизації  обслуговування набули комплексний характер і охоплюють усі процеси функціонування готелю і взаємин з гостями. Донедавна українська готельна індустрія знаходилася в ізоляції від світових тенденцій розвитку і сьогодні переживає етап масштабної переорієнтації з паперово-ручного методу роботи на застосування автоматизованих IT управління готелем. Для більшості готелів України (60 %), впровадження автоматизованих систем управління є необхідним і вже стало реальним фактом, вкрай важливим для успішного розвитку бізнесу. Як в усьому світі, так і в Україні, використання сучасних АСУ стає засобом конкурентної боротьби готелів. Найвідомішими фірмами, що пропонують комплексні програмні засоби автоматизації IT готелів, є: «Inter Hotel», «Lodging Touch Libica» , «Intellect Service», «UCS-UKR», «Галактика», «CITEK», «Opera Enterprise Solution». Ці фірми пропонують свій програмний продукт і сервісне обслуговування.

 Загальними особливостями  ІТ-готелів є автоматизація процесів  планування, обліку і управління  основних напрямків діяльності  готелю.

 Тому загалом їх  можна розглядати як інтегровану  сукупність таких основних підсистем:  управління фінансами, управління  матеріальними потоками, управління  обслуговуванням, управління якістю, управління персоналом, управління  збутом, аналіз фінансів, собівартості, оборотних коштів, управління маркетингом  тощо.

 Наведена послідовність  функціональних підсистем не  претендує на повноту і відбиває  основні напрямки діяльності  сучасних готелів.

 Управління фінансами  включає чотири функціональних  підсистеми:

- фінансове планування  діяльності готелю;

- контроль над фінансовими  процесами;

- реалізація фінансових  процесів;

- фінансовий контроль  діяльності.

 1. Фінансове планування діяльності готелю передбачає складання фінансового плану за двома методами: «знизу вгору» і «згори донизу». При використанні методу «знизу вгору», відповідні частини фінансового плану формуються в низових підрозділах (модулях), після чого система здійснює їхнє агрегування. А при використанні протилежного методу основні показники кошторисів визначаються на верхньому рівні ієрархії готельного підприємства, після чого відбувається їхня деталізація на нижніх рівнях. Усі фінансові плани і бюджети базуються на основі рахунків головної книги і заздалегідь описані в системі управлінської структури.

 2. Фінансовий контроль діяльності. Функціональність фінансових підсистем пропонує можливість організації бюджетного контролю і управління рухом грошових коштів. Він ґрунтується на єдиній базі формування бюджетів та інтеграції фінансових операцій, рахунках головної книги та аналітичних об'єктах управлінського обліку. Прогнозні дані, розбиті за періодами, можуть оперативно порівнюватися з поточними результатами на рахунках головної книги. Є можливість також порівнювати плановані і фактичні результати по відповідних етапах витрат/доходів для центрів фінансової відповідальності. Підсистема фінансового плану разом з підсистемою управління розподілом витрат дозволяють оцінити схожість результатів планової і фактичної собівартості продукції, що випускається; здійснити наступний аналіз відхилень на основі об'єктивних даних, сформувати думку про рентабельність продукції, що випускається, та асортименту, управління рухом грошових коштів тощо.

 3.  Контроль над процесами. Повсякденний облік операцій на рахунках головної книги припускає дві операції: не рознесену операцію (документ) і рознесену операцію (документ).

4. Стандартними модулями підсистеми управління фінансами, які реалізують функції, є головна книга (фінансовий облік), рахунку до одержання, багатовалютність основних коштів, консолідація.

5. Управлінський облік основного призначення, система фінансових планів і бюджетів, управління рухом грошових коштів, розподіл витрат, облік витрат, калькуляція собівартості, фінансові звіти.

 В управління обслуговуванням  входять:

1. Підготовка до поселення.  Формування номерного фонду з  урахуванням реквізитів кожного  номера, контроль за станом номера, історія зміни реквізитів номера, розмежування прав доступу користувачів  до редагування і перегляду  документів, архівів і довідників, протоколювання змін документів  системи.

2. Управління поселенням: аналіз номерного фонду на  певний період, бронювання номерів,  реєстрація гостей, поселення гостей. Перегляд карти розміщення.

3. Облік наданих послуг: настроювання довільних програм  розрахунку тарифів на послуги,  типова специфікація послуг, історія  цін на послуги, кількісний  облік наданих послугу розрізі  матеріально відповідальних осіб, автоматичне формування рахунків  до одержання та актів виконаних  робіт, автоматичний облік телефонних  переговорів.

4. Облік взаєморозрахунків  з контрагентами: оперативний  контроль взаєморозрахунків, аналіз  документів, формування вимоги на  погашення дебіторської заборгованості.