Автоматизация торговых и складских опираций

Допускается использование  контейнеров в целях укладки  и транспортирования разных видов  товара, а также в целях выкладки и реализации товара в торговом зале розничного магазина. 

Упаковочный лист вкладывается в каждую единицу тары; наличие упаковочного листа повышает ответственность складских работников за правильность комплектации партии и серьезно сокращает сроки приемки  товаров в розничных магазинах. Загруженная инвентарная тара пломбируется и доставляется в экспедицию, в которой производится помаршрутная комплектация партий товаров в строгом соответствии с географическим (город, район, иногда - улица) размещением конкретных оптовых клиентов-покупателей. При формировании и организации помаршрутных отправок следует обязательно учитывать грузоподъемность применяемого автотранспорта и иных средств доставки. 

Учет в экспедиции сформированных партий товаров ведется  в специальном журнале. В нем отмечают полное наименование клиента-покупателя, дату и номер оформления заказа, сумму этого заказа, счет-фактуру, указывают общее количество мест, которые подлежат отправке в его адрес, идентифицируют тару. Заведующий экспедицией ставит свою подпись, удостоверяя прием готового к отправке товара. После возвращения счет-фактуры с подписью получателя товара в этом журнале проставляется соответствующая отметка-запись. 

В обязанности  экспедиции входит заказ автотранспорта и организация отправки товаров  клиенту-покупателю. Груз, полностью подготовленный к отправке, доставляется в сектор его погрузки. Груз в кузове автомобиля следует размещать с учетом максимально эффективного использования площади кузова, а также с учетом помаршрутного расположения розничных магазинов и иных точек продажи товаров на намеченном маршруте. Перегруз автотранспорта категорически запрещен. 

Водитель, который  получил груз (товар) для его доставки, должен расписаться в журнале. В  нем отмечается номер и дата путевого листа. Загруженный автомобиль вправе выехать с территории склада (оптовой организации) лишь при наличии у него соответствующего пропуска, оформленного надлежащим образом и подписанного ответственными за режим лицами. 

Водитель, привезя  товар (груз) на место назначения, должен сдать его заведующему магазином (либо иному материально-ответственному лицу), предварительно убедившись в наличии у того действующей доверенности на право получения товара (груза). 

Заведующий магазином (или иное материально-ответственное  лицо) проверяет общее количество мест, доставленных водителем, исправность пломб и тары, соответствие индексации тары отметкам в счет-фактуре и ставит свою подпись, удостоверяя получение товара, на всех экземплярах товарно-транспортной сопроводительной документации. Также он указывает дату и номер своей действующей доверенности и проставляет штамп магазина (торговой точки). Один экземпляр счет-фактуры при этом остается у заведующего магазином, два других экземпляра возвращаются оптовику. 

Технико-экономические  показатели деятельности складов и оптовых баз

Чтобы оценить  эффективность деятельности складов (оптовых баз) существует определенный комплекс технико-экономических показателей. Один из основополагающих показателей, который характеризует функционирование склада, - оптово-складской товарооборот. Этот показатель отражает не только общие объемы реализации товаров (грузов, изделий) со склада, но и их продажу по отдельно взятым товарным группам. 

Второй важнейший  показатель - грузооборот склада или  оптовой базы. Он выражается общим числом переработанного груза (в тоннах) по отпуску товаров клиентам-потребителям. Грузооборот склада может выражаться и в иных единицах (скажем, кубометры, литры и проч.). 

Годовой грузооборот  склада (единицы измерения - тонны) принято  рассчитывать по такой формуле: 

 

Гг - это годовой  грузооборот, в тоннах;

Тос - оптово-складской  товарооборот в течение года, в  миллионах рублей;

Ст - средняя  стоимость 1 тонны груза, в тысячах  рублей. 

Этот показатель является исходным для выполнения расчетов себестоимости операционной переработки 1 тонны груза (для выявления производительности труда работников склада). 

Себестоимость складской операционной переработки 1 тонны груза определяется с применением  следующей формулы: 

 

C1 - себестоимость  операционной переработки 1 тонны груза, в рублях;

Рэ - эксплуатационные расходы склада, которые связаны  с переработкой на нем грузов, в  рублях;

Гг - годовой  грузооборот, в тоннах. 

Следует учесть, что эксплуатационные расходы склада (оптовой базы) включают в себя затраты на зарплату складских работников, топливо и электроэнергию, разные вспомогательные материалы, ремонт и амортизацию складских помещений, площадей и технологического оборудования, а также те расходы, которые связаны с хранением товарных запасов на складе или оптовой базе. 

Производительность  труда работников склада определяется величиной оптово-складского товарооборота  или количеством тонн груза, приходящегося  на одного складского работника за определенный период времени (год, квартал, месяц, декада, смена и проч.). 

Рассчитать эффективность  использования складских площадей можно при помощи вычисления оптово-складского товарооборота на 1 квадратный метр и коэффициента полезной площади (КПП) склада или оптовой базы. КПП вычисляется  с применением такой формулы: 

 

К - коэффициент  полезной площади данного склада;

Sпол - полезная (используемая для хранения товаров,  грузов, изделий) площадь склада, в квадратных метрах;

Sобщ - общая  площадь склада или оптовой  базы, в квадратных метрах. 

В зависимости  от вида и типа складских помещений, их планировки и прочих существенных факторов и условий этот показатель может варьироваться от 0,3 до 0,7. Чем выше коэффициент КПП (использование полезной площади) склада, тем более эффективно используются имеющиеся складские площади. 

Теперь о емкости  склада. Эффективность ее использования  определяется расчетом коэффициента использования  полезного объема (КПО)склада. Этот коэффициент (КПО) определяется отношением объема штабелей и стеллажей с  товарами к общему имеющемуся складскому объему. Этот показатель в зависимости от характера груза и способа хранения товаров может варьироваться от 0,25 до 0,55. 

Эффективность использования средств, которые  затрачены на строительство склада (оптовой базы), можно определить расчетом показателей удельных капиталовложений на одну единицу построенной складской площади, либо одну единицу объема, либо одну единицу оптово-складского товарооборота и грузооборота. Они рассчитываются в виде отношения общей суммы произведенных капиталовложений на строительство и необходимое оснащение склада (оптовой базы) технологическим оборудованием соответственно к общей складской площади, либо емкости склада, либо объему товарооборота и грузооборота. 

Нормативный срок окупаемости склада (оптовой базы) можно определить отношением общей суммы единовременных капвложений к годовой сумме полученной прибыли. 

Для того, чтобы  определить уровень механизации  складских операционных работ, следует  использовать такую формулу: 

 

Ум - результирующий уровень механизации операционных складских работ на данном складе или оптовой базе;

Qм - объем  выполняемых механизированных работ,  в тоннах;

Qобщ - общий  объем выполняемых работ, также  в тоннах. 

Применение приведенных  нами технико-экономических показателей  дает возможность оценить рациональность и эффективность использования имеющегося складского хозяйства, а также позволяет выявить резервы повышения эффективности и качества деятельности складов (оптовых баз). 
 
 
 
 
 
 
 

Организационная структура управления складскими операциями в производственной и торговой компании 

Управление складскими операциями осуществляется руководителем  подразделения, входящего в департамент (управление) логистики производственной или торговой компании. В зависимости  от величины компании, ее возможностей и объема товарооборота в ней могут быть свои склады для решения стоящих перед компанией задач, иметь арендованные складские площади, или снять офис в долгосрочную аренду, пользоваться услугами коммерческих складов. При эксплуатации собственных складов или аренде чужих возникает необходимость в организации и управлении не только операциями по складской обработке ТМЦ, но и непосредственно складом. 

Отдел по организации  складских операций на основании  данных, полученных из коммерческого  отдела по объемам закупок и продаж ТМЦ и срокам их поставки, планирует размещение, обработку и отпуск ТМЦ на своих или привлеченных складских площадях. При этом необходимо тесное сотрудничество с отделом по организации перевозок для обеспечения приемки и отгрузки ТМЦ. После выполнения складских операций Отдел предоставляет необходимые данные в коммерческий отдел и документы по приемке или отгрузке ТМЦ в бухгалтерию компании.  

Взаимоотношения между сотрудниками различных подразделений, порядок обмена информацией и  принятия решений должны быть детально описаны в бизнес-операциях этих подразделений и в единой технологии компании. 

Работа отдела по организации складских операций, так же как и других подразделений, строится на основании положения  об отделе. В компании, имеющей собственный  склад или складской комплекс, склад является структурным подразделением отдела по складским операциям. 

Рассмотрим примерные  структуры управления складским  комплексом и отдельным складом  в рамках производственной или торговой компании. 

В отличие от производственной компании, в которой склады обычно находятся на территории предприятия, склады торговой компании могут находиться в разных географических пунктах. Управление этими складами-подразделениями осуществляется также в рамках отдела по складским операциям. 

Структуру управления складским комплексом можно разделить на три уровня:

управленческий;

организационный;

исполнительский.  

В задачи управленческого  уровня входят:

разработка и  совершенствование структуры управления складскими

операциями и  технологии;

контроль деятельности структурных подразделений склада;

анализ деятельности склада по финансовым и количественным показателям;

ведение кадровой работы. 

В задачи организационного уровня входят:

участие в разработке тактики деятельности склада;

реализация утвержденных планов;

организация работы сотрудников подразделений;

работа с клиентами  и партнерами в рамках заключенных  договоров по

вопросам, относящимся  к компетенции руководителей  подразделений;

контроль соблюдения сотрудниками технологии работы;

подготовка данных и материалов по результатам работы своих подразделений или участков;

подготовка предложений  по совершенствованию и повышению  эффективности 

деятельности  подразделений и участков;

анализ деятельности подразделения по финансовым и количественным показателям;

ведение учета  рабочего времени сотрудников.  

В задачи исполнительского уровня входят:  

Выполнение конкретных операций и заданий руководства  в соответствии с должностными обязанностями  и действующей технологией;

соблюдение распорядка организации работы, правил безопасности и

обеспечения сохранности  ТМЦ;

внесение предложений  по совершенствованию, как отдельных  операций, так и технологии работы на своих участках. 

Структура управления отдельным складом практически  соответствует структуре управления складским комплексом, так как на складе решаются те же вопросы. Введение в штат отдельных сотрудников или даже создание специального участка (подразделения) для осуществления работы по каким-либо направлениям (например, технологический участок) зависит от размеров СК или склада и объема выполняемых работ.