Автоматизация торговых и складских опираций

На складах  принято производить сплошную проверку комплектности и качества поступивших  товаров. Выборочную проверку можно  делать лишь в тех ситуациях, которые оговорены заключенным договором, предусмотрены соответствующими государственными стандартами (ГОСТ) или техническими условиями (ТУ). 

Приемка и оприходование  производятся лишь в отношении доброкачественных  товаров (грузов). Товары, которые не отвечают установленным кондициям или требованиям, перемещаются в карантинную камеру или экспедицию для временного ответственного хранения, а поставщик этого товара в течение десяти суток должен распорядиться этим товаром (грузом). 

Если на складе обнаружено несоответствие комплектности, качества, маркировки товаров, упаковки или тары установленным требованиям, следует составить акт, а приемка товаров (грузов) в этом случае приостанавливается. Для принятия участия в дальнейшем процессе приемки необходимо вызвать представителя поставщика. Ему направляется официальное уведомление (телефонограммой или телеграммой) не позже одних суток, а по товарам скоропортящимся - сразу же после выявления несоответствия качества поступивших товаров (грузов)установленным требованиям. 

Ответственный представитель иногороднего отправителя (производителя, посредника) обязан прибыть  для участия в процессе окончательной  приемки товаров не позже, чем  в 3-х дневный срок с момента  получения им вызова. Время, требуемое  для проезда, в этот срок не входит. Ответственный представитель одногороднего (в пределах одного города) поставщика должен прибыть не позже, чем на следующий день с момента получения им вызова, а по товарам скоропортящимся - не позже четырех часов. 

Если ответственный представитель поставщика не прибыл в установленные сроки или если его вызов не обязателен (такие случаи оговариваются в договоре), проверку качества товаров можно выполнять с участием представителя общественности (авторитетного лица)организации-получателя товаров. 

С согласия поставщика допускается приемка товаров  по комплектности и качеству получателем, проведенная в одностороннем  порядке.

Документ, подтверждающий некомплектность товара, его недоброкачественность, отсутствие требуемой маркировки, недоброкачественность упаковки и тары, - акт, который составляется в момент окончания приемки товаров, но не позже установленных сроков. В этом акте приводятся детальные данные о выявленных недостатках, устанавливается их характеристика, приводятся мотивированные основания, по которым данные товары (грузы) переведены в сорт более низкий. Тут же дается заключение о причинах, по которым утрачено качество товаров. Акт, оформленный надлежащим образом, вместе с приложенными к нему дополнительными документами, проясняющими суть вопроса, должен быть утвержден руководителем организации-получателя товаров (грузов) в течение 3-х дней с момента составления этого документа. 
 
 

Претензия поставщику

Акты о выявлении  расхождения в количестве поступивших  товаров или их качестве являются основанием для выставления претензии поставщику. Заключенным договором определяется срок предъявления этой претензии. 

В претензии  следует указывать полное наименование оптовой организации, которая предъявляет  претензию, а также полное наименование организации, к которой эта претензия предъявляется, адреса обеих сторон, номер претензии, а также дата ее предъявления. В претензии формулируются обстоятельства, которые являются основанием для ее предъявления, собранные доказательства, которые подтверждают изложенные в претензии обстоятельства дела, а также общая сумма материально-финансовых требований заявителя и подробный расчет таких требований. Расчет, разумеется, долен быть мотивированным и основываться на нормативных документах и положениях заключенного договора. 

Претензия содержит ссылки на действующие правоустанавливающие документы, договор, нормативные акты, а также платежные и почтовые реквизиты заявителя этой претензии. К ней прикладываются следующие  документы: 

- акт о выявленной  недостаче или об обнаруженной недоброкачественности поставленных товаров;

- транспортный  документ;

- счет-фактура;

- акт отбора  проб с их результатами;

- договор, на  основании положений которого  выполнялась поставка товаров  (грузов);

- прочие документы,  подтверждающие порчу, недостачу и некомплектность поставленного товара (груза). 

Претензия подписывается  руководителем оптового предприятия (получателя) или заместителем руководителя. 

Ответ на претензию  должен даваться в письменной форме. Он подписывается руководителем организации, к которой предъявлена претензия или заместителем руководителя этой организации. В ответе на полученную претензию указывается: 

- в случае  полного или частичного удовлетворения  полученной претензии - согласованная  сумма, дата и номер платежного поручения о перечислении этой суммы в адрес получателя товаров (грузов) или способ и срок удовлетворения претензии, не подлежащей денежной оценке;

- в случае  полного или частичного отказа  в удовлетворении претензии - подробные мотивы отказа со  ссылками на положения соответствующего действующего законодательства и перечень доказательств, которые обосновывают отказ;

- пакет документов, прилагаемых к этому ответу  на претензию, доказательства  иного рода. 

В случае удовлетворения претензии, которая подлежит денежной оценке, к официальному ответу на претензию следует прилагать поручение банку на выплату денежных средств с зафиксированной отметкой банка о принятии к исполнению данного поручения. 

В случае полного  или частичного отказа в удовлетворении претензии стороне-заявителю возвращаются все подлинные документы, которые шли в качестве приложений к претензии. Также ему направляются документы, которые обосновывают отказ, если в силу каких-либо причин их у заявителя претензии нет. 

Ответ на претензию  следует отправлять ценным или заказным письмом, по телетайпу, телеграфу, а также прочими средствами связи, которые обеспечивают документальное фиксирование отправления данного ответа на полученную претензию, либо вручается на руки под расписку.

Если имеет  место полный или частичный отказ в удовлетворении претензии, или в установленный срок не получен ответ на претензию, - сторона-заявитель имеет право подать иск в арбитраж. Он предъявляется как исковое заявление, то есть требование к компетентному официальному органу о защите нарушенных прав предприятия, организации или учреждения. Исковое заявление подлежит оплате установленной государственной пошлиной, оно направляется в арбитраж области, края или республики по месту (адресу) нахождения ответчика. Исковое заявление отправляется заказной корреспонденцией, кроме того - оно может быть сдано непосредственно в канцелярию арбитражного суда.  

В исковом заявлении  в арбитраж следует указывать  дату и номер заявления, адреса и  полные наименования стороны-заявителя, стороны-ответчика и самого арбитража. В документе формулируются все обстоятельства, которые послужили основанием для предъявления этого искового заявления, а также подтверждающие эти обстоятельства доказательства. Должна быть указана сумма неустойки, которая подлежит к выплате стороной-ответчиком, или стоимость недостающего товара (продукции, груза). 

К исковому заявлению  прикладываются: 

- копия направленной  стороне-ответчику претензии и  доказательство факта ее направления  ответчику;

- копия полученного  ответа на претензию (в случае, если такой ответ был);

- копия заключенного  хозяйственного договора между  сторонами;

- выписка из  приложения-спецификации;

- точный расчет  суммы претензии или неустойки;

- акт приемки  поставленной продукции;

- прочие документы,  которые обосновывают исковые требования заявителя. 

Исковое заявление  подписывается руководителем или  заместителем руководителя организации. 

Рациональная  схема размещения товаров 

В складских  операциях серьезное значение для  ведения оперативного ухода и  контроля за товарами, скоростью их отборки, отпуска клиентам-потребителям имеет рациональная схема размещения товаров. Эта схема предусматривает закрепление за поступившими на склад товарами конкретных групп, а также подгрупп товаров и наименований их постоянного места хранения (участки, секции, стеллажи и проч.). При разработке схем размещения товаров надо учитывать порядок и объем их поступления на склад, условия реализации товаров, верное товарное соседство и необходимость постоянного наблюдения за их сохранностью в процессе хранения. 

Товары, длительное время хранящиеся на складе, и те, которые относительно редко привозятся на склад, следует размещать дальше от дверей и ворот (входов и выходов), а товары, имеющие высокую оборачиваемость, крупногабаритные и тяжелые, с большими объемами их поступления и отпуска следует размещать ближе к выходу (двери, ворота) и в секторе комплектования заказов. 

У каждого места  хранения должен быть свой индивидуальный код или индекс, который обозначает номер штабеля, стеллажа, секции и яруса. Номер каждого стеллажа, секции и яруса должен быть нанесен на конструкциях стеллажей в доступном для визуальной сверки месте яркой несмываемой краской или маркером. Такое кодирование (буквенно-цифровое обозначение) мест хранения намного упрощает технологию процесса отборки товаров на складе. 

Схемы размещения штабелей и стеллажей с точным указанием индексов следует вывешивать на складах из расчета 4 схемы на 1000 кв.м. складских площадей (общая  рекомендация), а также в помещении, где представлены товарные образцы.

Следует отметить, что снижение объема складских товарных запасов на специальных участках их хранения порой вызывает нерациональное использование некоторых складских  площадей. В отдельных случаях  можно рекомендовать свободный  выбор мест хранения товаров (грузов), что даст возможность менеджменту более эффективного маневра складскими площадями.  

Товары укладывают на хранение разными способами. Их выбор  определяется формой самого товара и его тарой, массой каждого тарного места, физическими свойствами товаров, поступивших на склад и иными факторами. Предпочтение следует отдавать такому способу укладки товаров, при котором будет исключено его повреждение (включая тару). Кроме того, при выборе рациональной схемы размещения товаров более эффективно эксплуатируются складские помещения и технологическое оборудование, создаются удобства для осуществления текущего контроля за состоянием складских товарных запасов. 

В практике организации и выполнения складских операций различают два основных способа укладки товаров на складских площадях: штабельный способ и стеллажный. 

Укладка товаров 

Штабельная укладка  товаров применяется при хранении разных непродовольственных и продовольственных товаров, которые затарены в кипы, мешки, кули, бочки и ящики. 

Когда формируется  штабель, ответственный работник склада должен следить за тем, чтобы штабель  был достаточно устойчив, соответствовал определенным нормам высоты и обеспечивал  легкий доступ к хранимым товарам. Высота формируемого штабеля определяется свойствами товара, его упаковкой, используемыми средствами механизации складских операций, предельной допустимой нагрузкой на один квадратный метр пола (нормируется в эксплуатационных документах на строение), высотой самих складских помещений. 

Штабельная укладка  товаров осуществляется тремя способами: прямая, укладка в перекрестную клетку, укладка в обратную клетку. 

При прямой штабельной укладке товаров каждое верхнее  затаренное место совпадает с каждым местом нижнего ряда. Такой метод укладки товаров применяется в процессе штабелирования товаров и грузов, затаренных в ящики. Чтобы повысить устойчивость штабеля можно использовать прямую пирамидальную кладку, - в ней в каждом верхнем ряду товаров количество затаренных мест уменьшается на единицу, каждое место, которое расположено в верхнем ряду товаров, ложится на два нижних места. Такой способ укладки товаров удобен в процессе штабелирования бочек. Перекрестной клеткой осуществляется укладка товаров, которые затарены в различные ящики. При таком способе укладки ящики верхнего товарного ряда ложатся поперек ящиков нижнего товарного ряда. Если товары затарены в мешки, то их укладывают чаще всего в обратную клетку, то есть каждый последующий ряд укладываемых мешков ложится на предыдущий ряд в обратном порядке.