История документознавства в Америке

Результатом даного етапу є така документація: детальний проектний план з викладом структури обраної стратегії та методики (тобто документування, інформування, навчання, конвертування, регулювання та перегляд, впровадження системи управління якістю та організація внесення змін); документально оформлені політика, процедури та стандарти; навчальні матеріали; порядок документування процесів конвертування та поточних процедур переміщення інформації; документація, потрібна для акредитації відповідно до "системи якості" (у разі необхідності); звіти про хід впровадження кожної системи, методики та процесу; звіти керівництву про процес впровадження.

Етап Н: Аналіз після впровадження системи Мета - оцінити ефективність документаційної системи з точки зору дотримання вимог до службових документів та врахування організаційних обмежень, визначених на етапах від С до Е, а також проаналізувати процес розвитку системи для того, щоб можна було усунути недоліки та встановити режим моніторингу на час дії системи.

Етап Н включає: 1) аналізування того, чи службові документи створюють  та зберігають згідно з потребами  ділової діяльності та відповідним чином пов'язують з робочими процесами, частиною яких вони є; 2) опитування керівництва, персоналу та інших зацікавлених сторін; 3) здійснення обстеження; 4) перевірка документації, підготовленої під час попередніх стадій проекту розроблення системи; 5) нагляд за операціями та їх вибіркове перевіряння.

Для проведення етапу  Н потрібно підготувати план аналізу  з критеріями оцінки; зібрати та проаналізувати показники якості функціонування документаційної системи; задокументувати  та подати звіт про результати керівництву; провести коригувальні заходи; організувати регулярний аналіз функціонування системи.

Ключовими засобами оцінки якості функціонування системи є  показники, розроблені для етапу  Д, визначені вимоги до службових  документів з етапу С та необхідні виконувані функції керування документацією. Це допоможе встановити ознаки продуктивності праці та контрольні питання з таких напрямків:

Створення та пошук службових  документів.

Організація роботи зі службовими документами.

Передавання службових документів до архіву та вилучення для знищення.

Навчання працівників.

Здобутки та недоліки процесу.

Перший аналіз роботи документаційної системи проводять  не раніше, ніж через півроку після  її впровадження, а потім повторюють через певні проміжки часу. Цим організація гарантує постійне повернення своїх інвестицій у документаційну систему. У неї будуть об'єктивні дані для того, щоб продемонструвати, що вона створює службові документи, що відповідають вимогам її діяльності, та як керує ними. Аналіз, проведений після впровадження системи, зменшує для організації ризик, пов'язаний з невдалим функціонуванням системи, а з часом дає можливість передбачити суттєві зміни у вимогах до документації та організаційних потребах, які роблять необхідним новий цикл розроблення.

Після завершення етапу  організація матиме: розроблену та прийняту методологію для об'єктивної оцінки документаційної системи; задокументовані  діяльність системи та процес розроблення; звіт про результати аналізу діяльності документаційної системи та рекомендації щодо її поліпшення.

Висновки

Таким чином методика розроблення та впровадження документаційної  системи забезпечує цілісну систему  дій, спрямовану на поліпшення інформаційного менеджменту організацій. Завдяки  гнучкості її можна застосувати як в цілому для організації, так і для окремих документаційних систем, напрямків ділової діяльності або виробничих підрозділів залежно від потреб організації.

Список використаної літератури

1. Анотоненко, І. Організація діловодства в США та Канаді [Текст] / І. Антоненко // Секретар – референт. – 2006. -№ 11. – С.20-25.
2. Антоненко, І. Проект концепції впровадження в Україні норм міжнародного стандарту ISO 15489-2001 "Інформація та документація. - Управління документацією" [Текст] / І. Антоненко // Студії з арх. справи та документознавства. - К., 2004. - Т. 11. - С. 172-177.
3. Антоненко, І. До історії розроблення міжнародного стандарту ISO 15489-2001 "Інформація та документація. - Управління документацією" [Текст] / І. Антоненко // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство. – К. 2003. – Вип. 6. – С. 73–83.