История документознавства в Америке

Для визначення функцій, напрямків діяльності та дій корисно  використати два види аналізу  і застосувати їх обидва. Ієрархічний  аналіз для визначення того, що робить організація, застосовує підхід зверху-вниз з виокремленням серій логічних груп і підгруп. Аналіз процесів - це більш детальний аналіз того, що робить організація, знизу догори. Щоб проаналізувати напрямки діяльності організації, потрібно визначити цілі організації та стратегії їх досягнення; широкі функції, які організація виконує для забезпечення своїх цілей та стратегій; напрямки (види) діяльності, що забезпечують виконання функцій; групи повторюваних дій або процесів, що складають кожний напрямок діяльності.

В організації вже  може існувати схема класифікації напрямків діяльності, розроблена для забезпечення тезауруса організації або інших засобів класифікації. Цей етап надає можливість переглянути цю схему, щоб пересвідчитись, чи відповідає вона нинішньому стану організації та придатна для діловодства. При використанні термінології існуючої схеми класифікації необхідно з'ясувати, що було покладено в її основу, щоб зробити висновок стосовно її придатності.

Як вихідну точку  для дослідження використовують реєстр джерел, створений під час  етапу А. Для етапу В особливо важливим документальним джерелом є законодавство, оскільки воно вказує, чи має організація правові зобов'язання здійснювати певні функції, напрямки діяльності або завдання. Хоча під час етапів А, В та С звертаються до одних і тих же джерел, слід зауважити, що на кожному етапі здійснюють пошук різної інформації та мають на меті отримати різні за змістом результати. Крім документальних джерел, також потрібно проконсультуватися з персоналом, пов'язаним із реалізацією досліджуваних функцій та дій, щоб підтвердити результати власних досліджень. Консультації проводять різними шляхами, включаючи питальники, інтерв'ю та фокусгрупи.

Необхідною складовою  аналізування є вибір термінів, що можуть представити ідентифіковані функції та напрямки діяльності. Певною мірою вибір термінів залежатиме від того, яким чином ідентифіковані такі категорії як функція, напрямок діяльності або дія. У деяких випадках термінологія буде дуже специфічною для діяльності організації, в інших вона буде специфічною скоріше для галузі діяльності, ніж для організації.

Необхідно визначити  межі або зміст кожної функції  та напрямку (виду) діяльності й визначити  взаємозв'язки між описуваними поняттями, щоб вони не перекривали один одного на тому самому рівні. Це досягається  шляхом формулювання визначень. Вони пояснюють значення певного терміна або комбінації термінів та вказують користувачам, як застосовувати такі терміни. Таке визначення повинно дати точне пояснення поняття, що охоплює термін; і так само точно визначати поняття, до якого термін не відноситься, та надати посилання на інші терміни нижчих рівнів. Без таких визначень в організації можливі різні інтерпретації термінів. На початку визначення, так би мовити, є просто "пробними" формулюваннями, які переглядають після остаточного уточнення функцій, видів діяльності та дій. Визначення як для функцій, так і для напрямків (видів) діяльності повинні завжди відбивати нижчі складові частини. Як правило обсяг напрямку діяльності повинен включати дії, ідентифіковані як частина напрямку діяльності, а обсяг функції повинен включати напрямки діяльності, що складають функцію. Проте не всі напрямки діяльності для функції включаються до визначення. Наприклад, рутинні процеси, що асоціюються з багатьма функціями, такі як постановка питання, планування, процедури, звітність, дослідження, ревізія, пропускають.

Функції та види діяльності датують. Дати формують часові межі, що використовують під час розроблення  та застосування похідних засобів керування  документацією, таких, як тезаурус та номенклатура справ. Початкова дата як для функції, так і для напрямку діяльності повинна бути підкріплена відповідним джерелом, таким, як законодавчий акт, опублікована історія, результати опитування, попередні щорічні звіти або наявні документи. Дослідження повинно також встановити, що здійснення функції або напрямку діяльності не зазнавало змін протягом встановленого періоду часу. Наприклад, якщо для визначення початкової дати напрямку діяльності використовували законодавство і воно змінювалося багато разів, досліджують всі зміни. Результати дослідження можуть показати, що потрібно ввести новий напрямок діяльності або на етапі С визначити різні класи передавання на постійне зберігання або вилучення для знищення документів, що були створені у різні періоди часу.

Схема класифікації напрямків діяльності - це ієрархічна модель взаємозв'язків між функціями, напрямками діяльності та діями організації. Слід пояснити взаємозв'язки між поняттями на одному рівні та між різними рівнями. У схемі мають бути представлені функції, напрямки діяльності та дії, ідентифіковані під час аналізу ділової діяльності, включаючи визначення та дати. Функції розташовують у алфавітному порядку, а напрямки діяльності - у алфавітному порядку під кожною функцією. Схема також може включати посилання "дивись", щоб пояснити логічну структуру та взаємозв'язки між об'єктами. Це допоможе у розробленні похідних засобів класифікації (тезауруса та схеми класифікації документів).

Проект схеми класифікації дозволить виявити невідповідності  чи пропуски у проведеному аналізі. Основою кожної функції потрібно обрати відповідний елемент напрямку ділової діяльності. Кожна функція та напрямок діяльності повинні мати визначений обсяг, а обсяг діяльності функції повинен виключати можливість дії інших функцій. Кількість рівнів у схемі залежить від складності різноманітних функцій, що здійснює організація.

Як частина проведення аналізу широкого правового та соціального  контексту під час попереднього дослідження (етап А) були ідентифіковані зацікавлені сторони організації. Їх слід пов'язати з відповідними функціями або напрямками діяльності та додати ідентифіковані під час аналізу напрямків ділової діяльності зацікавлені сторони. Їх визначають на цьому рівні, оскільки вони часто мають інтереси щодо службових документів і можуть формулювати вимоги до них на етапі С, можуть впливати на спосіб ведення роботи всередині організації. На етапі В досліджують інтереси цих сторін у функціях та напрямках діяльності, тобто у роботі, що виконується. На етапі С ці інтереси досліджують у зв'язку з документами, що створюють у результаті реалізації функції або напрямку діяльності.

Під час попереднього дослідження виявляють зони ризиків. На етапі В ці зони пов'язують з  відповідною функцією або напрямком  діяльності. Аналіз джерел на цьому  етапі може виявити інші зони ризику, наприклад, законодавство може накладати суворе покарання за невідповідність в певних галузях діяльності або ризик може бути визначений під час консультацій з персоналом.

Для проведення наступних  етапів необхідно задокументувати проведений аналіз функцій, напрямків діяльності та дій. Документується така інформація:

• законодавство або інші джерела, що забезпечують функції та напрямки (види) діяльності;
• ризики, пов'язані з кожною функцією та напрямком (видом) діяльності;
• зацікавлені сторони, що мають інтерес стосовно функції або напрямку діяльності;
• виробничі підрозділи, що відповідають за виконання функції або її елементів;
• зміни, що відбувалися з часом з функцією.

Результатами  даного етапу можуть бути: опис напрямків діяльності та робочих процесів організації; схема класифікації напрямків діяльності, що показує функції організації, напрямки її діяльності та дії в ієрархічному взаємозв'язку; схема процесів діяльності організації, що показує пункти, в яких службові документи створюють або їх отримують як результати ділової діяльності.

Аналіз забезпечує основу для розроблення  таких засобів керування документацією, як тезаурус термінів для контролю мови під час складання заголовків та індексування службових документів у профільному діловому контексті та номенклатури справ, яка визначає строки зберігання документів та дії щодо їх передавання до архіву або вилучення для знищення. Зібрана під час етапу В інформація забезпечує основу для визначення вимог до службових документів на етапі С.

Етап С: Встановлення вимог до службових  документів Мета - визначити вимоги організації до створення, одержання та зберігання службових документів у процесі її діяльності та документально оформити вимоги у структурованій формі, яку легко використовувати. Ці вимоги до документації визначають шляхом систематичного аналізу потреб ділової діяльності, правових та інших регламентувальних зобов'язань та будь-якої більш широкої відповідальності перед суспільством. Оцінка ризиків організації у випадку, коли службові документи не створюють і не зберігають, також допомагає визначити вимоги до них. Даний етап також забезпечує засади для створення, зберігання та передавання службових документів до архіву або вилучення їх для знищення, основу для розроблення документаційних систем, до яких включатимуть і в яких зберігатимуть службові документи, та контрольних показників для оцінки існуючих систем.

Перед початком етапу  С слід мати загальне уявлення про  організацію та контекст, в якому  вона діє (етап А); проаналізовані функції, напрямки діяльності та дії (етап В); повністю задокументовані джерела, до яких зверталися під час етапів А та В, та менеджерську допомогу під час визначення та документування вимог організації до службових документів. Для визначення та документування вимог до службових документів потрібні: доступ до внутрішніх та зовнішніх документальних джерел та інформації, зібраної шляхом опитування (ці джерела могли використовуватися на етапах А та В); персонал з аналітичними навичками (знайомий з методикою моделювання), навичками усної і письмової комунікації та широким знанням організації; та допомога в оцінці ризиків від фахівців, що розуміються на правових, аудиторських та інших споріднених питаннях.

Багато вимог до службових документів можна виокремити в процесі визначення функцій та напрямків діяльності під час етапу В. Ці вимоги слід зв'язати з відповідними функціями та напрямками (видами) діяльності, коли буде готова схема класифікації напрямків діяльності.

Існують три основні  типи вимог до службових документів: регламентувальні ("правові" або "звіт" );  ділові ( або "операційні"); очікування суспільства або "соціополітичні" чи "суспільні" вимоги.

Вимоги до службових  документів можуть чітко встановлювати  закони та інші нормативно-правові акти або їх може зумовлювати середовище, у якому діє організація. Вони можуть відноситися до специфічних потреб свідчення. Для визначення вимог організації щодо службових документів використовують як документальні джерела, так і опитування працівників. Різні типи вимог походять з різних джерел. Наприклад, регламентувальні вимоги щодо необхідності свідчення знайдуть в документальному джерелі, тоді необхідність зберігати свідчення протягом певного часу може виявитися під час опитування.

Перша стадія визначення вимог до службових документів - знайти відповідні внутрішні та зовнішні джерела. Під час етапів А та В ці джерела використовували для аналізу контексту та напрямків ділової діяльності організації. На цьому ж етапі ці та інші джерела переглядають, щоб знайти інформацію, яка допоможе визначити та оцінити вимоги до службових документів. Досліджуючи їх, важливо врахувати інтереси всіх внутрішніх та зовнішніх зацікавлених сторін. Інтереси цих сторін можуть представляти різни види вимог. Визначивши коло відповідних джерел, потрібно дослідити кожне джерело, щоб знайти прямі чи непрямі посилання на створення документів.

Визначення регламентувальних  вимог означає визначення вимог  до службових документів, що стосуються кожної унікальної функції, визначеної під час етапу В. Деякі регламентувальні вимоги можуть відноситися більше до процесів, ніж до напрямків діяльності, і тому можуть застосовуватися до різних напрямків діяльності і навіть до функцій.

Ділові вимоги, що забезпечують ділові потреби, визначає законодавство, що регламентує діяльність організації, інші нормативні документи, або усталена практика ведення певних робочих операцій. Організації, що мають справу із залученими фінансовими ресурсами, наприклад, автоматично визначать вимогу фіксувати та зберігати свідчення про прийом та витрату цих коштів, оскільки це заведений порядок ведення фінансових справ. Проте, форма та зміст свідчення будуть відрізнятися залежно від функцій організації, корпоративної культури та зовнішнього середовища. Коли ділові потреби або практика змінюються, необхідно переглянути та визначити вимоги до свідчення. Швидке поширення інформаційних технологій та телекомунікацій для здійснення ділових операцій зумовлюють необхідність таких дій для багатьох організацій.

Під час етапу С  також потрібно ретельно вивчити існуючі політику, настанови, посібники з робочих процедур та стандарти із здійснення процедур, щоб визначити, коли створюють документи, пов'язані з функціями та напрямками (видами) діяльності організації.

Хоча виявлення існуючих документаційних систем проводиться під час етапу D, деякі початкові кроки можна зробити під час етапу С. Наприклад, під час процесу визначення документів, які створюють на даний час в організації, може виявитися, що документи зберігаються у різних формальних системах, таких як централізована реєстраційна система, система управління людськими ресурсами, система управління фінансами, а також спеціальних системах, які ведуть окремі службовці на своїх робочих місцях. Доцільніше задокументувати цю інформацію, ніж дублювати зусилля під час наступного етапу.

Очікування суспільства, виражені широким колом зовнішніх  зацікавлених сторін, можуть викликати  вимоги, які не завжди відображені  у ділових та регламентувальних  вимогах. Часто важко зрозуміти, які свідчення організація має створювати та зберігати, щоб задовольнити очікування суспільства, доки вона не зможе відповісти цим очікуванням та викличе критику з боку громадськості.

Результатами  виконання даного етапу є: перелік всіх джерел, що містять вимоги до службових документів, які мають суттєве значення для організації; перелік регламентувальних, ділових та будь-яких більш загальних суспільних вимог до зберігання службових документів; звіт про оцінку ризиків, підписаний керівництвом; офіційний документ для керівного складу і персоналу, який встановлює вимоги до зберігання документації в організації.

Етап Д: Оцінка існуючих систем Мета - огляд існуючих в організації документаційних та інших інформаційних систем, щоб оцінити рівень їх ефективності щодо включення та зберігання документів про ділову діяльність. Оцінка допоможе виявити будь-які невідповідності між встановленими вимогами організації до службових документів та їх виконанням і можливостями існуючих систем. Також буде виявлено дублювання інформації та документаційні або інформаційні системи, які можна замінити новими. Це забезпечить основу для розроблення нових або реконструкції існуючих систем, щоб вони відповідали визначеним та встановленим на попередніх етапах вимогам до службових документів.