История документознавства в Америке

Невідповідність встановленим в організації вимогам можуть зумовлювати ряд чинників, зокрема, невідповідна політика або процедури; персонал, який не усвідомлює своїх обов'язків; електронні системи, в яких відсутні необхідні функції.

Результатами даного етапу є: реєстр існуючих в організації систем діяльності (документаційних та інформаційних);  звіт про їх відповідність встановленим в організації вимогам до службових документів.

На етапах С та Д  може виявитися, що те, що в організації  вважають "просто інформацією", є  свідченням діяльності і внаслідок цього службовим документом.

Етап Е: Визначення стратегії дій, що забезпечують виконання вимог  до службових документів Мета - визначити найприйнятніші політику, процедури, стандарти, засоби, методи та інші дії, які організації слід застосувати, щоб забезпечити створення і зберігання необхідних для її діяльності службових документів, тобто виправити недоліки, виявлені на етапі Д, та відповідати вимогам, визначеним на етапі С. Під час вибору стратегії до уваги беруть характер організації, включаючи її цілі та історію, вид її діяльності, спосіб, у який здійснюється діяльність, технологічне середовище, що її забезпечує, прийняту корпоративну культуру та зовнішні умови. На вибір також впливає потенціал стратегії для досягнення бажаного результату та ризик для організації у випадку, якщо підхід виявиться хибним. У деяких випадках у розробленні стратегії керування документацією допомогу можуть надати архівні установи. Після завершення даного етапу з'явиться планомірний, систематичний та прийнятний підхід до створення, включення, зберігання, використання та забезпечення збереженості службових документів, який стане основою для розроблення і (або) реконструкції документаційних систем.

Здійснення етапу Е  потребує дослідження різноманітних  способів задоволення вимог до службових документів; визначення прийнятного методу; оцінки чинників, що можуть забезпечити або перешкодити прийняттю цього методу всередині організації; прийняття стратегії розроблення, яка приведе до впровадження обраних методів.

Вибір ефективної стратегії  керування документацією неможливий без розуміння організації. Тому починати цей етап потрібно після  завершення етапів А-Д. Щоб визначити  прийнятну стратегію дій, потрібно знати існуючі в організації  ділові інформаційні системи та технологічне середовище (етап Д); знати корпоративну культуру організації (етап А); мати документацію, що містить вимоги організації до службових документів (етап С); мати персонал з навичками стратегічного планування та розумінням питань оцінки ризиків та можливості здійснення, із знанням корпоративного управління ( наприклад, фахівці з права та аудиту).

Є чотири загальні підходи, які можуть допомогти організації  задовольнити вимоги до службових документів: метод політики, тобто встановлення та поширення принципів, положень, правил, які впливають на роботу зі службовими документами в організації;  метод розроблення, тобто визначення та специфікація функціональних можливостей системи та розроблення або вибір технологічних рішень; метод впровадження, тобто практичні, орієнтовані на користувача рішення щодо впровадження політики та систем на робочому місці;  метод розроблення стандартів та відповідності, таких як стандарти носіїв для зберігання документів, стандарти програмного забезпечення для сприяння обміну інформацією та іншими даними, стандарти, що встановлюють інтелектуальний контроль над документами.

Кожний з цих методів  можна використати окремо або  поєднати. Кожний з них має багато способів застосування та може бути використаний для подолання невідповідностей або слабких сторін, що існують в роботі зі службовими документами. Виклад методології DIRКS супроводжують приклади застосування цих методів, при цьому вказано умови, за яких доцільно застосовувати той чи інший метод. Також на застосування впливає ряд чинників, зокрема: зміст напрямків діяльності та дій, які документують; корпоративна культура, системи та технологічне середовище організації; ризик не задокументувати певні напрямки діяльності. Коли визначено тактику та оцінено її з точки зору потреб організації, необхідно обрати ту стратегію дій, що відповідає: вимогам до службових документів, визначеним на етапі С; необхідним функціям керування документацією, дослідженим на етапі Д; корпоративній оцінці видатків, переваг та ризиків різних рішень для організації; поточним системам діяльності організації; її корпоративній культурі. Така стратегія дій відповідає найважливішим для організації критеріям та представляє найменший ризик або прийнятний рівень ризику за умовами видатків, використання ресурсів, припинення основної діяльності та необхідності організаційних змін.

Результати  даного етапу включають: виклад стратегії дій, що забезпечують відповідність вимогам організації до документації разом з іншими вимогами до її діяльності; модель, яка встановлює відповідність стратегії дій до вимог; звіт для вищого керівництва з рекомендаціями загального плану стратегії.

Після завершення етапу  Е можна переходити до етапу F - Розроблення  документаційної системи, на якому  складові частини (або методи), погоджені на цьому етапі, поєднують, щоб сформувати проект для впровадження.

Етап F: Розроблення документаційної  системи На даному етапі здійснюється перетворення стратегії та тактики, обраних на етапі Е, у план для документаційної системи, що відповідає вимогам, визначеним та задокументованим на етапі С, а також виправлення недоліків в організації керування документацією, виявлених на етапі Д. На етапі F, як і на інших етапах даної методології, застосовують поняття системи у широкому розумінні, включаючи як людей, процеси, так засоби і технології. Тому даний етап може включати: 1) розроблення змін до існуючих систем, процесів та методик, 2) адаптацію або інтегрування технологічних рішень, 3) визначення того, як найкраще здійснити ці зміни, щоб поліпшити керування документацією в організації.

Проект розроблення  системи часто застосовує дві  важливі методики розроблення - повторюваність та залучення до процесу користувачів. Варіанти проведення цього етапу  залежать від стратегії, обраної  на етапі Е. Розроблення або реконструкція документаційної системи включає ряд основних дій, які потрібно здійснювати у межах погодженого проекту розроблення системи та організації внесення змін, а саме:

· встановити політику керування  документацією та дотримуватись  її;

· встановити ролі та обов'язки щодо керування документацією;

· розробити (реконструювати) робочі процеси;

· розробити проектну документацію;

· розробити електронні або комбіновані системи для  створення, включення службових  документів та контролю за ними;

· розробити настанови з питань керування документацією та операційні процедури;

· проводити регулярні  перегляди проекту;

· розробити первинні плани навчання;

· підготувати план впровадження системи.

Зміст цих дій описано  у методології DIRКS. Не всі вони потребують виконання у зазначеному порядку, у багатьох випадках їх здійснюють одночасно. За деяких обставин не всі дії можна застосувати.

На практиці часом  важко визначити, де закінчується визначення стратегії для документаційних  систем (етап Е) та починається розроблення систем для оформлення цієї стратегії (етап F). Це саме той приклад, коли до розроблення системи застосовується підхід повторюваності. На етапі Е обирають стратегію дій, що найкраще відповідають вимогам до службових документів конкретної організації. На етапі F визначають, яким чином сполучити окремі методи, обрані на попередньому етапі, щоб створити найбільш ефективне рішення. На цьому етапі залучають фахівців з питань керування документацією та інших експертів, які працюють з користувачами, щоб розробити технічні умови (специфікації), що найкраще відповідають вимогам до документації, організаційним обмеженням (тобто культурним, технічним, економічним та соціополітичним чинникам) та вимогам користувача (тобто не перешкоджають щоденній роботі, є зрозумілими та прийнятними для користування). Це забезпечує розвинення у коритувачів почуття прийнятності системи, вони її розуміють та використовують відповідно до своїх планів.

Кінцевим результатом  буде проект для керування документацією  в організації, який сформує основу для впровадження документаційної системи( етап G) та буде прийнятним для працівників.

Результати  етапу F залежать від стратегії та тактики, обраних на етапі Е, та можуть включати: проектні плани розроблення, наочну модель вирішення завдань, обов'язки та строки; звіти з деталізованими результатами періодичного аналізу проекту; документи про зміни до вимог, підписані як представниками користувача, так і групи розробників; описання проекту; правила функціонування системи; специфікації системи; діаграми, що представляють архітектуру та компоненти системи; моделі, що представляють різні складові системи, такі як процеси, інформаційні потоки та інформаційні об'єкти; деталізовані специфікації для побудови або придбання технологічних компонентів, таких як програмне та апаратне забезпечення; плани файлів; плани, що показують, як проект буде об'єднаний з існуючими системами та процесами; плани первинного навчання та тестування; план впровадження системи.

Етап G: Впровадження документаційної  системи Мета - шляхом системного аналізу визначити та встановити прийнятну стратегію впровадження проекту, розробленого на етапі F. Цей проект надає загальну картину того, як мають діяти разом різні компоненти системи (процеси, процедури, люди та технологія). На основі плану впровадження, розробленого як частина попереднього етапу, реалізується етап G. Характер цього етапу залежить від рішень, які впроваджуються, будуть це нові електронні системи чи просто нова політика і процедури.

Процес впровадження включає кілька напрямків, а саме: вибір стратегії, систематичне планування й менеджмент впровадженням та розроблення механізмів, що забезпечують належну експлуатацію системи.

Розглянемо окремо кожний з них.

Щодо вибору стратегії, то існує ряд таких, що застосовують для плавного та успішного впровадження в організації нових або удосконалених систем чи методик. До цих стратегій відносять:

Документування методики і процесів. Ця стратегія стосується документування політики, процедур та методик, що охоплюють всі аспекти  функціонування документаційних систем та практики в організації. Документацію створюють або поновлюють згідно із стандартами організації.

Інформування. Важливо, щоб  інформація про нові або удосконалені документаційні системи була доведена до персоналу як до, так і під час стадії впровадження. Ця інформація включає: відомості про існування, структуру та цілі функціонування системи; вимоги до службових документів та стратегії, на яких система базується; політику та процедури, що регулюють та забезпечують функціонування системи; індивідуальні, групові й організаційні ролі та обов'язки у системі; строки впровадження системи, включаючи етапи конвертування; участь персоналу під час впровадження та будь-які коригування впровадження, включаючи поправки щодо його строків. Ця інформація призначена насамперед для постійних користувачів (тих, хто створює службові документи). Також вона має бути доступною для старших менеджерів, персоналу з корпоративного управління, аудиторів та інших сторін, що мають законний інтерес у безперервній та високоефективній діяльності організації, а відповідно, її документаційної системи.

Навчання. Воно призначене сформувати відповідні навички та досвід персоналу, якого стосуються нові системи  та методики.

Конвертування. Конвертування  може бути повним або частковим та включати обмін між паперовими та електронними системами. Воно повинно забезпечувати, щоб документаційна система організації (а відповідно документи, необхідні для відповідності діловим, звітним та суспільним вимогам) залишалася з плином часу придатною для користування, а всі процеси конвертування були задокументовані.

Регулювання та аналіз. Ця стратегія відноситься до постійного моніторингу або аудиту документаційних  систем з метою оцінки їх діяльності. Вона тісно пов'язана з етапом Н - Аналіз після впровадження, і може розглядатися як стадія, що йому передує.

Впровадження системи  управління якістю. Ця стратегія пов'язана  з прагненням організації сертифікуватися  згідно з міжнародним стандартом системи управління якістю.

Організація внесення змін. Проекти керування документацією неминуче включають різні зміни в організаційних обов'язках, робочих методах та процедурах. Можливість активно керувати цими змінами визначить успіх процесу впровадження. Організація повинна усвідомлювати, які процеси зазнають змін, і бути готовою працювати з ними. Важливим шляхами стимулювання прийняття змін є навчання, документування та інформування.

Як і будь-який проект, впровадження, аби бути ефективним, потребує ретельної організації. План впровадження потрібно адекватно задокументувати, оприлюднити та зробити доступним для персоналу. Хоча впровадження документаційної системи в різних організаціях може відбуватися по-різному, проте є дії, обов'язкові для всіх організацій. Це: інформування персоналу про етапи впровадження та його вплив на працівників і організацію в цілому; розповсюдження серед персоналу інформації про ухвалену політику та процедури; аналіз фахового рівня персоналу та прийняття рішень щодо навчання; відбір та призначення працівників, до обов'язків яких входить керування документацією та впровадження нової кадрової структури у сфері керування документацією; навчання персоналу, що керує документацією; реалізація навчальних програм для працівників; конвертування існуючих систем (залежно від стратегії конвертування); встановлення постійно діючих програм експертизи цінності та передавання документів до архіву або вилучення для знищення; встановлення процедур інтелектуального контролю за документами; встановлення прав доступу до документів; перевірка сховищ фізичних документів та носіїв, на яких зберігають електронні документи; обстеження поточного (нинішнього) місцезнаходження фізичних документів, включення важливих метаданих до документаційних систем та встановлення постійно діючої програми переписування фізичних документів; впровадження та тестування плану дій на випадок надзвичайних ситуацій; тестування кожної системи, методики або процесу; підготовка та надання персоналу відомостей про стан робіт; підготовка регулярних повідомлень про стан робіт для керівного складу із зазначенням питань, вирішення яких потребує надання ресурсів.

Після завершення даного етапу організація матиме інтегровану  в її структуру з мінімальними змінами ділової діяльності удосконалену методику керування документацією, яка сприятиме організаційним вимогам для акредитації відповідно до системи управління якістю та виправдає довгострокові інвестиції, зроблені на етапах А - F.