История документознавства в Америке

Керування документаційними процесами

Термін «керування документаційними процесами» є поширеним у світі. Наприклад, в Сполучених Штатах Америки  організація, що відповідає за питання  документації має назву «Національний  архів та управління документацією» (National Archives and Records Administration (NARA).

Буквальний переклад німецького терміну “Schriftgutverwaltung”  означає “керування письмовими документами” (як правило даний термін перекладають як діловодство, хоча це не зовсім вірно). Английський термін “Records Management” також перекладається як керування документацією.

Визначення, підготовлене термінологічною групою Міжнародної  ради архівів: “під керуванням документацією  розуміється область загального адміністративного управління, направлена на економне і ефективне створення, використання і зберігання документів протягом їх життєвого циклу”. 

Законодавче врегулювання діловодних процесів має місце в  ряді країн. У США контроль за керуванням документацією федеральних установ  регламентує "Акт про федеральні документи" (1950 р.), а у 1980 р. прийнято „Закон про скорочення роботи з документами", спрямований на створення єдиної правової основи у цьому напрямі адміністративної діяльності.

У Великій Британії діє  „Акт про державні документи" 1958 р. (змінений 1967 р. щодо умов доступу), також „Акт про державні документи" Північної Ірландії (1923 р.). У 1995 р. в Німеччині в межах Закону про загальні правила роботи федеральних міністерств уряд схвалив єдину систему діловодства. В Канаді у 1983 р. було прийнято урядовий циркуляр "Політика керування документацією". Законодавства Європейського Союзу з питань діловодства не існує.

Хоча керування документацією  в зарубіжних країнах організовується  по-різному, але в той же час  має деякі загальні риси, що сформувалися під впливом міжнародних зв'язків і рекомендацій міжнародних організацій

Методика розроблення  і впровадження документацій них  систем

у керування  документацій ними процесами

Одним з основних напрямків  інтеграційного процесу є адаптація  законодавства України до законодавства ЄС. У межах цієї інтеграції також відбувається поступове прийняття в Україні європейських та міжнародних стандартів. Зокрема, згідно з Планом державної стандартизації на 2004 р. розроблено Національний стандарт України "Інформація та документація. Керування документацією", модифікованого зі стандартом ISO 15489-1 "Information and documentation - Records management".

У першій частині стандарту ISO "Загальні положення" сформульовано  загальні вимоги до розроблення й  впровадження документаційних систем такими способами, які відповідають операційним потребам організації та узгоджуються із законодавчими й регламентувальними вимогами до її діяльності³. Також вказано на необхідність для розроблення й впровадження документаційної системи безперервного функціонування наявності методики її розроблення та впровадження. Зміст цієї методики викладено у другій частині міжнародного стандарту - "Настановах"⁴.

Методика складається  з 8 етапів:

1. попереднє дослідження (етап А);
2. аналіз напрямків ділової діяльності (етап В);
3. встановлення вимог до службових документів (етап С);
4. оцінка існуючих систем (етап D);
5. визначення стратегії дій, що забезпечують виконання вимог до документації (етап Е);
6. розроблення документаційної системи (етап F);
7. впровадження документаційної системи (етап G);
8. аналіз після впровадження системи (етап Н)⁵.

Описання кожного етапу  в стандарті ISO містить формулювання його мети та зміст очікуваних результатів, а для окремих етапів вказано  також, які дії потрібно здійснити  для його реалізації. Фактично це стислий виклад методики, запропонованої австралійськими архівістами. Її часто називають абревіатурою 'DIRКS' (від початкових літер англійською мовою слів її назви - Designing and Implementing Recordkeeping Systems - розроблення та впровадження документаційних систем). Повний виклад методики розміщений на веб-сайті Національного архіву Австралії. Його матеріали використано для детальнішого аналізу методики розроблення та впровадження документаційних систем, рекомендованої міжнародним стандартом з керування документацією.

Для методики DIRKS застосовано  модель процесу розроблення "водоспад", для якої характерно повне завершення попереднього етапу перед початком наступного. Це традиційна методологія, яку використовують для розроблення, експлуатації та заміни систем, що забезпечують діяльність організації. Їй притаманні ряд характеристик, а саме:

1. Загальний характер - вона надає настанови щодо того, які дії повинна зробити організація для розроблення системи, але не надає рекомендацій щодо того, який вигляд повинні мати ці системи.

2. Багатофазність - для неї характерна наявність ряду етапів, які можна виокремити і які відображають позитивні зрушення у процесі розроблення системи. Кожний з цих етапів можна розглядати як індивідуальний проект. Залежно від характеру проекту етап може набувати більшого або меншого значення.

3. Системність - вона визначає структуровану систему дій, що зменшує до мінімуму ризик оминути увагою під час здійснення проекту розроблення системи вирішення певних важливих питань.

4. Гнучкість - окремі етапи та їх послідовність можуть бути пристосовані до певних проектів. Наприклад, етапи можна здійснювати послідовно, одночасно, з різним рівнем деталізації або повторювати, щоб розробити прийнятні системи. Проект може відповідати потребам всієї організації, окремих виробничих підрозділів або робочих груп.

5. Циклічність - вона пристосована до постійно триваючого процесу змін, еволюції та перероблення, коли деградація однієї системи забезпечує імпульс до розроблення нового проекту, що веде до модифікації існуючої системи або її заміни (звідси концепція "життєвого циклу").

6. Повторюваність, багатократність - кожний етап має специфічні продукти та "комплектуючі вузли", що є складовими документації системи та надають інформацію для наступних етапів. У деяких випадках однакові дії здійснюють на різних етапах для досягнення різних цілей.

7. Прозорість - рекомендовано документувати кожну дію процесу розроблення системи. Ця документація слугує різним цілям і має різний формат та зміст, а саме: вона є засобом керування процесом розроблення; забезпечує основу для наступних етапів; забезпечує дублювання для системи на її операційній фазі; робить можливим порівняння очікуваного та справжнього функціонування системи; формує основу для навчання користувачів; забезпечує засоби комунікації із зацікавленими сторонами під час реалізації проекту; на неї посилаються під час реалізації наступних проектів.

8. Мультидисциплінарність - кількість членів проектної групи та їх фахові навички можуть значно відрізнятися залежно від проекту розроблення системи та специфічного характеру кожного етапу. До групи можуть входити інформаційні менеджери, спеціалісти з питань організації діловодства, інформаційних технологій, корпоративного керування, основної діяльності та представники користувачів. Незалежно від того, як здійснюється проект - силами організації чи за допомогою зовнішніх консультантів, участь двох останніх груп фахівців є обов'язковою.

9. У центрі уваги знаходиться користувач. Підкреслено участь користувачів у процесах визначення й аналізу напрямків ділової діяльності, процесів і потреб та у прийнятті рішень з метою поліпшення практичної діяльності. До користувачів віднесено як працівників, які створюють, зберігають та здійснюють пошук даних безпосередньо в системі, так і тих, хто користується інформацією, одержаною із системи іншими. Залучення користувачів збільшує можливість успішного впровадження системи.

10. Проектний підхід. Це означає, що посиленої уваги потребує планування проекту, менеджмент ресурсами (фінансами, персоналом, часом), менеджмент ризиками та оперативне внесення змін. Контрольні показники надають можливість переглянути або призупинити реалізацію проекту.

Залежно від cформульованої  мети методологію DIRKS використовують по-різному. Підхід, що передбачає послідовне здійснення етапів від А до Н, є всебічним та пропонує значні переваги, але водночас він є високовартісним, на розроблення витрачається багато часу і він не завжди відповідає поточним потребам організації. Користувачі можуть використати ті елементи, процедури та підходи, що будуть корисними для реалізації більш вузьких проектів або тих, що відповідають потребам організації.

Перейдемо до детального розгляду кожного етапу.

Етап А: Попереднє дослідження Мета - забезпечити розуміння в організації адміністративного, правового, ділового та соціального контексту, в якому вона діє, з тим, щоб визначити головні чинники, які впливають на формування її потреб у створенні та зберіганні службових документів. Етап А також надає загальну оцінку сильних та слабких сторін організації у сфері керування своїми службовими документами. Він забезпечує ґрунтовні підстави для визначення обсягу робіт з проектування документації та ресурсної підтримки реалізації з боку керівництва, визначає проблеми у роботі зі службовими документами та оцінює можливості й різні потенційні ризики.

Етап А передує складанню  схеми класифікації напрямків діяльності та розробленню на її засадах рішень щодо визначення, які службові документи  слід включати до документаційних систем та строків їх зберігання. Разом із двома наступними етапами (В та С) попереднє дослідження допоможе також оцінити обов'язки організації щодо службових документів та їх відповідність зовнішнім вимогам до створення та зберігання цих документів. Результати дослідження на цьому етапі також є основою для оцінки існуючих систем. Інформація, зібрана під час етапу А, є важливою для прийняття ефективних рішень щодо документаційних систем організації та специфічної діяльності з діловодства. Вона характеризує напрямки діяльності та головні зацікавлені сторони. Вона може слугувати зафіксованим контрольним пунктом для наступних проектів з керування документацією або зберігатися у вигляді, що робить можливим внесення змін, які відбуваються в операційному середовищі організації, інтересах зацікавлених сторін та джерелах інформації, забезпечуючи таким чином узагальнене оновлення інформації.

Щоб здійснити попереднє  дослідження, необхідно мати доступ до внутрішніх документальних джерел, таких як щорічні звіти, корпоративні плани та бізнес-плани, до зовнішніх документальних джерел, таких як законодавство, стандарти та кодекси практики, а також провести опитування персоналу з діяльності організації. Здійснюють попереднє дослідження фахівці з аналітичними навичками, вмінням усної і письмової комунікації, широким знанням організації. Таких можна знайти всередині організації або найняти як консультантів для здійснення проекту від імені організації.

Попереднє дослідження  надає структурований підхід до аналізування та документування змісту організації, її ділової діяльності та практики діловодства. Обсяг фундаментального дослідження на цьому етапі залежить від рівня корпоративного знання та наявності попередніх звітів організації з відповідних питань.

Під час попереднього дослідження потрібно визначити: межі організації; правові межі, що стосуються діяльності організації; внутрішні та зовнішні зацікавлені сторони, інтереси яких організація повинна враховувати; ділові, соціальні та етичні стандарти, дотримання яких суспільство очікує від організації; види робіт, які виконує організація; чинники, що впливають на практику діловодства організації.

Результати  цього етапу: список джерел із супровідними записками до них, що будуть використані під час здійснення етапів В та С; підсумковий документ, що містить інформацію про діяльність організації та середовище, в якому вона діє; звіт для вищого керівництва, в якому роз'яснено основні висновки попереднього дослідження та подано рекомендації щодо обсягу, здійснення та реальності запропонованого проекту керування документацією; план проекту, що додано до звіту.

Етап В: Аналіз напрямків діяльності Мета - розробити концептуальну модель того, що робить організація та як вона це робить. Модель демонструватиме зв'язок службового документа як з діяльністю організації, так і з конкретними процесами цієї діяльності. Вона сприятиме прийняттю рішень про наступні кроки щодо створення, включення, контролю, зберігання та передавання службових документів до архіву або вилучення їх для знищення та доступу до них. Це особливо важливо в умовах електронного бізнесу, коли достовірні документи включають і зберігають лише тоді, коли система розроблена належним чином. Аналіз напрямків діяльності та процесів забезпечує розуміння взаємозв'язків між діяльністю організації та її службовими документами, він допомагає у визначенні та впровадженні відповідної стратегії стосовно метаданих та формальному встановленні обов'язків щодо зберігання службових документів.

Аналіз напрямків діяльності організації потребує значних ресурсів. Цей етап потрібно здійснити, якщо організація планує розробити засоби класифікації (наприклад, тезаурус функцій або схему класифікації документів) чи основану на функціях номенклатуру справ. Ці продукти діловодства будуть використані у подальшій реалізації етапів методології DIRKS, зокрема під час розроблення документаційної системи (етап F) та її впровадження (етап G).

Починаючи етап В, слід мати загальне розуміння структури та діяльності організації й контексту, в якому вона діє (етап А), а також  визначити загальну оцінку слабких і сильних сторін організації у діловодстві. Слід отримати підтримку з боку керівництва для проведення аналізу та визначити, чи проводився коли-небудь в організації такий аналіз та чи було його задокументовано. Щоб провести аналіз, потрібно мати доступ до внутрішніх і зовнішніх документальних джерел та інформації, зібраної шляхом опитування (ці джерела могли використовуватися під час етапу А), та залучити до роботи фахівців із тими ж навичками, що і на етапі А. Етап В можна здійснити одночасно з частинами етапу С - Визначення вимог до службових документів, оскільки використовують ті ж самі джерела. Перш ніж починати етап В, доцільно ознайомитися з потребами етапу С, бо під час визначення функцій, напрямків діяльності та дій також будуть сформульовані вимоги до службових документів.