Управление дебиторской задолженостью организации

       Этот  раздел кредитной политики призван разграничить уровни управления дебиторской задолженностью. Необходимо строго распределить ответственность между коммерческой и финансовой службами. Нередко за продажи и взыскание задолженности отвечают разные подразделения, имеющие противоречивые задачи. К примеру, менеджер по продажам (коммерческий отдел) мотивирован, продать как можно больше, а менеджер по работе с дебиторами (финансовая служба) - получить денежные средства и минимизировать уровень задолженности. Это приводит к недовольству со стороны клиентов и конфликту подразделений.

       Оправданна  схема распределения ответственности, при которой коммерческая служба отвечает за продажи и поступления, финансовая служба берет на себя информационную и аналитическую поддержку.

 

       Неотъемлемой  частью управления дебиторской задолженностью является также мотивация сотрудников  компании, вовлеченных в процесс.

       Для повышения эффективности системы  мотивации, ориентированной на снижение объема просроченной дебиторской задолженности, каждый сотрудник должен быть заинтересован в достижении запланированного уровня дебиторской задолженности. Например, менеджер по продажам премируется не только за выполнение плана по продажам, но и за исполнение обязательств теми контрагентами, которым он произвел отгрузку с рассрочкой платежа. Система премий должна быть уравновешена системой наказаний (замечания, предупреждения, лишение премии, служебное расследование, увольнение сотрудника). Но штрафовать нужно не за образовавшуюся просроченную дебиторскую задолженность (если менеджер выполнил все предусмотренные регламентом действия, то ответственность за просроченную задолженность несет только клиент), а за нарушение регламента и процедур управления дебиторской задолженностью. Система мотивации персонала должна быть закреплена в нормативных документах компании в соответствии с трудовым законодательством.

       К примеру, сотрудники могут лишаться бонусов за следующие действия:

• оформление заявки на отгрузку продукции при существовании распоряжения о прекращении отгрузки данному клиенту;
• ошибочное начисление процентов;
• нарушение регламента предоставления информации о существующих дебиторах;
• предоставление неверной информации;
• нарушение установленных правил документооборота и т. д.

 

       Помимо  системы поощрений и штрафов в организации должны быть разработаны формы писем, напоминаний клиентам, которые бы рассылались по требованию финансового директора, но учитывая мнения коммерческого директора.

       Письма  могут направляться клиентам до наступления срока платежа (за 3 дня - напоминание), через 3 и через 5-10 дней после наступления срока оплаты.

 

Форма уведомления  о просроченном платеже

 
 

3.2. ПРИМЕНЕНИЕ ФОРМ РЕФИНАНСИРОВАНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

 

       Одним из распространенных форм реструктуризации дебиторской задолженности является факторинг.

       Согласно  законодательству факторинг является финансированием под уступку  денежного требования (п. 1 ст. 824 ГК РФ). Факторинг также иногда называют кредитованием продаж поставщика.

       Факторинговые операции может проводить кредитная  или коммерческая организация, имеющая  лицензию на осуществление таких  операций (ст. 825 ГК РФ).

       Обычно  факторинговые операции осуществляются по следующей схеме.

       Предприятие заключает договор на оказание факторинговых  услуг с финансовым агентом - фактором (от англ. factor - агент, посредник). Согласно такому договору поставщик (продавец) реализует товар, но не получает за него плату от покупателя, а уступает финансовому агенту право потребовать ее с покупателя. При этом поставщик не несет ответственности за получение агентом денег от покупателя (ст. 827 ГК РФ).

       Поставщик предъявляет банку документы, подтверждающие факт поставки товара или оказания услуги на условиях рассрочки платежа (накладную, счет-фактуру), и в этот же день получает от организации 60-90% стоимости контракта. Процент от стоимости контракта, который клиент получит сразу после поставки, зависит от того, к какой категории надежности факторинговая компания отнесет предприятие-покупателя: чем платежеспособней покупатель, тем большую сумму получит поставщик.

       Продавец  должен заведомо проинформировать покупателя об использовании факторинга и подписать  с ним соответствующее приложение к договору. При наступлении срока оплаты покупатель перечисляет деньги непосредственно в банк. Если покупатель этого не делает, банк предпринимает усилия по взысканию средств с покупателя-должника (дебитора).

       Когда задолженность погашена, банк выплачивает поставщику оставшуюся часть стоимости контракта за вычетом своих комиссионных (0,5-3%), которые являются платой за оказание факторинговых услуг.

       Таким образом, компания-поставщик предоставляет  покупателю возможность купить товар  с отсрочкой платежа, но при этом не лишается большей части своих оборотных средств. Как правило, банк и клиент подписывают бессрочный договор факторингового обслуживания. Заключив его однажды, они работают в режиме "сделка - деньги" без оформления новых договоров.

       Важной  особенностью факторинга является то, что банк не только осуществляет финансирование поставок в кредит, но и управляет  дебиторской задолженностью клиента. Поставщику регулярно предоставляются  следующие отчеты по состоянию дебиторской  задолженности: о поставках, зарегистрированных за определенный период; о переводе средств поставщику; о поступлении средств от дебиторов; о статистике платежей по каждому дебитору; о состоянии просроченной задолженности.

       Кроме того, по мере необходимости банк связывается с покупателями (например, если сроки оплаты товара истекли). Таким образом, банк освобождает клиента от работы по отслеживанию своей дебиторской задолженности.

       Оценка  эффективности факторинга

       Плата за факторинг складывается из нескольких составляющих:

       - комиссии за факторинговое финансирование (% годовых);

       - комиссии за факторинговое обслуживание (% от суммы накладной);

       - комиссии за обработку документов (150 рублей за каждый комплект)

 

       Пусть общая стоимость факторинга составит 20 % от суммы дебиторской задолженности.

       Плата за факторинговые услуги 12 868 395* 0,2 = 2 593 679 рублей

 

       Таблица 18

       Расчет  показателей ликвидности  после применения факторинга

 
 

       Увеличение  наблюдается только по коэффициенту абсолютной ликвидности, из-за увеличения денежных средств в обороте компании.

       Наряду  с тем другие показатели ликвидности уменьшаются, из-за резкого снижения величины дебиторской задолженности и как следствие уменьшения оборотных активов.

       Высвобождения деньги организация может направить  на погашение своей задолженности перед кредиторами, на финансирование текущей деятельности, на вложения в основные средства и т.д.

       Однако  факторинг имеет  ряд недостатков:

1. Дороговизна. Основной недостаток факторинга в том, что его использование обходится предприятию дороже, чем привлечение кредита.
2. Задержка в принятии решения о предоставлении факторинговых услуг. Объем и оперативность предоставления финансирования очень важны для компании. Но нередко для принятия решения о финансировании, в особенности при появлении новых дебиторов, фактору требуется несколько недель. Такие ситуации могут складываться даже в очень крупных банках, в частности, если они не так давно начали заниматься факторингом.
3. Лимит финансирования. Довольно часто, особенно если услуги факторинга оказываются кредитными подразделениями банка, клиенту могут установить лимит финансирования, не превышающий его выручку за прошедший период (обычно квартал). В этом случае сомнительно, что компания сможет финансировать рост продаж.
4. Нарушение взаимоотношений с дебиторами. Очень важно, чтобы фактор знал обычаи делового оборота и неформальные правила, принятые в той или иной отрасли, а также учитывал взаимоотношения, сложившиеся между поставщиком и дебитором. Неумелые действия сотрудников банка или факторинговой компании могут стать причиной разрыва отношений клиента фактора с дебиторами. Как правило, высококвалифицированный персонал работает в компаниях, существующих на рынке факторинга не менее года, со штатом сотрудников не менее десяти человек. Если же речь идет о банке, то в нем должно быть выделено специальное подразделение для оказания факторинговых услуг.
5. Требование гарантий и залога. Иногда финансовый агент требует от поставщика поручительства или даже дополнительного обеспечения в виде залога. Говорить о реальном факторинге в таких случаях не приходится. Это не что иное, как подмена кредитных операций факторингом, и сделка, по сути, носит кредитный характер.
6. Запрос финансовой отчетности дебиторов. Случается, что фактор готов предоставить финансирование при условии получения от клиента финансовой отчетности дебиторов, что не всегда выполнимо. Поставщик вынужден выбирать между дополнительным обременением своих покупателей и отсутствием финансирования по поставкам. Как правило, такое условие выдвигают банки или факторинговые компании, которые не располагают адекватной системой оценки рисков или не в состоянии провести анализ дебиторов. С подобными компаниями, по мнению автора, сотрудничать не стоит.
7. Отказ дебиторов работать с факторами. Иногда дебиторы не желают проводить платежи в адрес факторинговых компаний. При этом они в основном отказываются подписывать уведомления об уступке денежных требований. Отметим, что закон получения подписи дебитора на уведомлении не требует (ст. 830 ГК РФ).
8. Отсутствие информационного сопровождения. При использовании факторинга не последнюю роль играет информационное сопровождение, в том числе и возможность получения от фактора разного рода консультаций по текущим вопросам.

       Неплохо, если фактор предоставляет клиенту  электронный информационный модуль (как правило, бесплатно), в котором  сотрудники фирмы смогут отслеживать  все операции, производимые фактором по поставкам, движение денежных средств между дебитором и фактором, а также между фактором и клиентом.

 

3.3. ПЛАНИРОВАНИЕ ВЕЛИЧИНЫ  ДЕБИТОРСКОЙ И КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННСТЕЙ

 

       Дебиторская и кредиторская задолженность являются естественными составляющими бухгалтерского баланса предприятия. Они возникают в результате несовпадения даты появления обязательств с датой платежей по ним. На финансовое состояние предприятия оказывают влияние как размеры балансовых остатков дебиторской и кредиторской задолженности, так и период оборачиваемости каждой из них.

       Однако  балансовые остатки дебиторской  и кредиторской задолженности могут  служить лишь отправной точкой для  исследования вопроса о влиянии  расчетов с дебиторами и кредиторами  на финансовое состояние. Если дебиторская задолженность больше кредиторской, это является возможным фактором обеспечения высокого уровня коэффициента общей ликвидности. Одновременно это может свидетельствовать о более быстрой оборачиваемости кредиторской задолженности по сравнению с оборачиваемостью дебиторской задолженности. В таком случае в течение определенного периода долги дебиторов превращаются в денежные средства, через более длительные временные интервалы, чем интервалы, когда предприятию необходимы денежные средства для своевременной уплаты долгов кредиторам. Соответственно возникает недостаток денежных средств в обороте, сопровождающийся необходимостью привлечения дополнительных источников финансирования. Последние могут принимать форму либо просроченной кредиторской задолженности, либо банковских кредитов.

       Таким образом, оценка влияния балансовых остатков дебиторской и кредиторской задолженности на финансовое состояние  предприятия должна осуществляться с учетом уровня платежеспособности (коэффициента общей ликвидности) и  соответствия периодичности превращения дебиторской задолженности в денежные средства периодичности погашения кредиторской задолженности.

       По  существу, выручка от продаж является единственным средством для погашения  всех видов кредиторской задолженности. Поступление денежных средств от продаж определяет возможности предприятия по погашению долгов кредиторам. Как правило, большая часть дебиторской задолженности формируется как долги покупателей. Установление с покупателями таких договорных отношений, которые обеспечивают своевременное и достаточное поступление средств для осуществления платежей кредиторам — главная задача управления движением дебиторской задолженности.