Теоретические аспекты управления дебиторской задолженностью на предприятии

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  УПРАВЛЕНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ  ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ В  ФИЛАЛЕ №4 ОАО «БЕЛТРУБОПРОВОДСТРОЙ» 

    3.1. Внедрение комплексной системы управления дебиторской задолженностью на предприятии 

    Выполненный во второй главе анализ позволяет утверждать, что основные направления совершенствования управления дебиторской задолженностью могут быть следующие: проведение мер финансового оздоровления, разработка кредитной политики, применение анализа и контроля дебиторской задолженности, обеспечение активного использования современных форм рефинансирования дебиторской задолженности и т.д. Другими словами, для более эффективного управления дебиторской задолженностью следует внедрить на предприятии комплексную систему управления ею, в связи с чем произойдет ускорение цикла оборота дебиторской задолженностью и оптимизируется ее величина. В свою очередь данное мероприятие позволит улучшить платежеспособность филиала.

    Во-первых рассмотрим какие функции в области  управления дебиторской задолженностью выполняет каждое структурное подразделение и в отдельности каждый работник до введения комплексной системы управления задолженностью (табл. 3.1). 

Таблица 3.1

Распределение должностных обязанностей между  отдельными исполнителями функциональных подразделений в области управления дебиторской задолженностью до введения мероприятия 

    Планирование  – это предварительные финансовые решения. Чтобы оно было эффективным, необходимо: определить долгосрочную цель организации, сформулировать стратегию организации, определить политику действий, выбрать рациональные процедуры действий. При анализе системы управления дебиторской задолженностью выяснилось, что планирование дебиторской задолженности на предприятии состоит в определении графика выплат бухгалтером. Во-первых, необходимо, чтобы планированием занимались и в отделе материально технического снабжения, а также плановые показатели согласовывались  с директором филиала.

    Необходимо  также осуществлять обязательный анализ дебиторской задолженности в предшествующем периоде, для того, чтобы определить эффективности инвестированных в нее финансовых ресурсов. Результаты анализа используются в процессе последующей разработки отдельных параметров кредитной политики предприятия.

    Разработка кредитной политики филиала №4 ОАО «Белтрубопроводстрой»

    Учитывая  угрозу банкротства, умеренная кредитная  политика является оптимальной, т.к. для текущей ситуации фирмы не приемлемы высокий риск (агрессивная) и снижение притока денег (консервативный). Учитывая, что от деятельности филиала зависит эффективность деятельности всего предприятия, то высокий риск является необоснованным, поэтому полностью исключаем агрессивную политику; также слишком жесткие условия отсрочки платежа на анализируемом предприятии не могут привести к эффективности. Таким образом, выбираем компромиссное решение, которое обеспечит стабильность финансового состояния в течение длительного периода, суть которого наглядно представлена на рисунке 3.1.  

    Рис. 3.1. Схема выбранной кредитной политики предприятия 

      Выполняя  предложенное условие необходимо одновременное  изменение нескольких характеристик  текущей кредитной политики:

    1) увеличение периода предоставления  кредита до 45 дней;

    2) введение системы 6% скидок при предварительной оплате или оплате в срок оказанных услуг сторонними организациями;

    3) установление стандартов кредитоспособности. Решение о кредите должно основываться на предпочтении надежности платежа. При анализе кредитоспособности рекомендуется использование метода «3С»: желание (character) (т.е. степень стремления выполнить свои долговые обязательства), способность (capacity) (т.е. способность генерировать денежные средства, необходимые для выполнения принятых на себя долговых обязательств) и капитал (capital) (т.е. размер чистого собственного капитала и коэффициент соотношения чистого собственного и заемного капитала).

    Целесообразно также формирование информационной базы, сгруппировав клиентов по уровню кредитоспособности. Для ее разработки можно использовать информацию по исполнению платежей, данные об участии фирмы в официальных мероприятиях, судебных разбирательствах, арбитраже, а также иные сведения, характеризующие контрагентов; общую информацию – структура фирмы, ее история, биографические данные руководителей, список банков, ведущих дела с компанией отзыв о компании, публикуемый в прессе. Однако такая база должна быть разработана только для постоянных клиентов филиала. Группировка клиентов по уровню кредитоспособности основывается на результатах ее оценки и будет предусматривать следующих их категорий:

    1. покупатели, которым кредит может быть предоставлен в максимальном объеме, т.е. на уровне установленного кредитного лимита (группа «первоклассных заемщиков»);

    2. покупатели, которым кредит может быть предоставлен в ограниченном объеме, определяемом уровнем допустимого риска невозврата долга;

    3. покупатели, которым кредит не предоставляется (при недопустимом уровне риска невозврата долга, определяемом типом избранной кредитной политики).

    Чтобы снизить дебиторскую задолженность  при умеренной кредитной политике нужно полностью исключить ненадежных клиентов, платежеспособность которых находится на недопустимо низком уровне. Предполагается, что сбором информации, касающейся возможности изъять дебиторскую задолженность должен заниматься юрисконсульт, а также в некоторых случаях бухгалтер и ведущий специалист. К его функциям, которые он выполняет в настоящее время, должен прибавиться ознакомление с деятельностью покупателя (учредительные документы, длительность и направление хозяйствования, его рейтинг на рынке). Не менее важное значение имеет репутация предприятия и его руководства: компетентность, обязательность, порядочность, выполнение принятых обязательств перед бюджетом, кредитными учреждениями и партнерами. Эти данные можно получить на основе предоставленных документов самих плательщиков, а также соответствующих органов (налоговых инспекций, банка и т.д.). Следовательно, ответственность юрисконсульта также существенно повысится, поэтому необходимо установить вознаграждения персонала по работе с дебиторской задолженностью в зависимости от эффективности мер по продажам и получению платежей. Повышением мотивации персонала по работе с дебиторской задолженностью должен заниматься отдел кадров, а также заместитель директора предприятия.

    Необходимость в обязательной подготовке такой информации сложилась в связи с тем, что на предприятии присутствуют случаи невозможности взыскать дебиторскую задолженность (так как услуги были оказаны организациям-банкротам). Анализ финансового состояния филиала показал, что абсолютно недопустимо списывать за счет собственных средств дебиторскую задолженность. При умеренной кредитной политике будет предоставляться возможность отсрочки погашения задолженности клиенту (при этом только постоянному), который переживает временные финансовые трудности (естественно при анализе собранной информации о нем), разумеется, при существовании шансов на их преодоление.

    При предоставлении коммерческого кредита следует исходить из обоснованных решений, которые касаются:

    • оценки деятельности и кредитоспособности покупателя, заказчика;

    • обоснования целесообразности реализации продукции, предоставленной в кредит;

    • определения условий выдачи кредита (величина, сроки погашения, льготы и т.д.);

    • установления эффективных методов  взимания дебиторской задолженности.

    Эффектом  от данного мероприятия  должно стать полное исключение дебиторской  задолженности безнадежной  к взысканию.

    Проанализировав собранную информацию в бухгалтерии принимается решение о возможности кредитования при согласовании  с высшим руководством предприятия. Для этого стоит воспользоваться методом «дерево решений», наиболее доступным и популярным методом в менеджменте. Использование данного инструмента в филиале представлено на рисунке 3.2.

    Рис 3.2. «Дерево решений» по предоставлению кредита или об отказе от него 

    Политика  взимания платы (инкассации) предусматривает: сроки и формы напоминаний покупателям о дате платежей; условия пролонгирования долга по предоставленному кредиту; условия возбуждения дела о банкротстве несостоятельных дебиторов.

    Автоматизация учета дебиторской задолженности

    Проведение менее либеральной политики инкассации (усиление давления на дебиторов, задерживающих внесение оплаты счетов). Необходимо использование «Календаря инкассации дебиторской задолженности» - платежи включаются в календарь в суммах и сроках, предусмотренных соответствующими контрактами с контрагентами. Он обеспечивает ежедневное управление поступлением денежных средств. Предлагается вести данный календарь в компьютерном варианте, что ускорит процесс учета дебиторской задолженности и повысит возможность ее оперативного изъятия.

    Широкое использование компьютерной техники при управлении дебиторской задолженностью приведет к ускорению ее учета, что в свою очередь даст возможность больше времени тратить на анализ информации о возможных клиентах филиала. Компьютерные системы служат для учета реализации, движения векселей, поступления платежей и т. п. Кроме того, компьютерная система может информировать бухгалтера, юрисконсульта и других ответственных лиц рассматриваемого предприятия о просроченной дебиторской задолженности, а также о наступлении сроков выплаты по обязательствам. Эти процессы происходят автоматически. При помощи компьютерной техники ведется сбор данных по каждому клиенту – так называемая «платежная история», затем эти данные обобщаются и на их основе выносятся решения об установлении предельной величины кредита, которая может быть предоставлена клиенту; производится классификация дебиторов. Данные по каждому дебитору обобщаются и используются в системе контроля дебиторской задолженности. Итоговая информация о взаимоотношениях с дебиторами сосредотачивается в базе данных фирмы и используется для принятия решений относительно возможного изменения кредитной политики.

    На  данном предприятии  полностью автоматизировать управление дебиторской задолженностью, т.е. учет; автоматически осуществлять рассылку писем с предупреждением о сроках платежа и информацией о том, какие меры будут применены к должнику при неисполнении обязательств в срок; автоматически блокировать отгрузку, если превышен лимит или период просрочки исполнения обязательств по предыдущей поставке превысил допустимые значения; на основании договорных условий начислять пени и штрафы нецелесообразно. Для среднего по размерам предприятия приемлемо создавать программу учета и контроля дебиторской задолженности в Access. Этого достаточно, чтобы контролировать дебиторскую задолженность по 600 клиентам, при этом ежедневно выставлять порядка 20-30 счетов. Таким образом, достаточно постоянно обновлять данные о платежах, произведенных отгрузках и т.д.

    На  предприятии имеется программист, который подготавливает и разрабатывает  компьютерные программы для упрощения и ускорения деятельности работников предприятия. Бухгалтер использует Access только для расчетов по журналу-ордеру №2, что естественно упрощает его работу, но несущественно, так как заполнение журнала ведется вручную, также как и других документов по дебиторской задолженности. Для программиста не составит труда создать необходимую базу данных как в Access, так и в Excel. Юрисконсульт будет предоставлять необходимую информацию для оценки каждого клиента по уровню его кредитоспособности, бухгалтер в свою очередь будет оценивать клиентов и дифференцировать, определяя срок предоставления кредита, кредитный лимит и т.д. Так как услуги предоставляемые сторонним организациям абсолютно различны и по составу и по цене, дебиторская задолженность некоторых сторонних организаций очень незначительная, поэтому сбор информации об их компетентности, обязательности, выполнение принятых обязательств перед бюджетом, кредитными учреждениями и т.д. не обязательна.