Теоретические аспекты управления дебиторской задолженностью на предприятии

    На  следующем этапе необходимо составить  перечень документов, которые составляются в рамках управления дебиторской задолженностью предприятия бухгалтером. 

Рис. 2.2 Документооборот по управлению дебиторской задолженностью 

    В заключении необходимо провести анализ штатного расписания. Результаты оформим в таблице 2.11

Таблица 2.11

Анализ  штатного расписания филиала №4 ОАО  «Белтрубопроводстрой» 

     За  анализируемый период произошел  рост тарифных коэффициентов с 2003 по 2004 года, при этом должностной оклад на всех уровнях увеличился практически в 2 раза, а в аппарате управления более, чем в 2 раза. С 2004 по 2005 года значения тарифных коэффициентов не изменились, однако месячные должностные оклады возросли. Рост тарифного коэффициента для исчисления оклада заместителя директора и главного бухгалтера составил 0,26, для расчета оклада бухгалтера – 0,28, для ведущего специалиста – 0,23, для инженера по МТС – 0,36. Самый большой рост тарифного коэффициента отмечался у инженера по МТС и бухгалтера.

    На  предприятии в области управления дебиторской задолженностью используются следующие программно-технические средства:

• Компьютерная техника.
• Специально разработанная программа для учета дебиторской задолженности.
• Средства накопления данных (винчестеры, лазерные диски, дискеты, базы данных).
• Компьютерные программы для расчетов.
• Интернет, электронная почта, факсимильная и сотовая связь.

    Вначале анализируемое предприятие оказывает  транспортные услуги сторонним организациям с предоставлением по каким-либо причинам отсрочки платежа, заключая договор на оплату через определенный срок. Также может быть другая ситуация, когда филиал оплатил заранее определенный объем покупаемой продукции, но при этом поставили ему только часть с условием последующей поставки оставшейся части продукции. В связи с этим на предприятии возникает дебиторская задолженность. Вначале в бухгалтерию поступают накладные на получение материалов и выписки. Входящая информация анализируется, дебиторская задолженность учитывается на счете 76. Данные по дебиторской задолженности заносятся в журнал-ордер №2. Далее из бухгалтерии сведения о дебиторской и кредиторской задолженности поступают в отдел материально-технического снабжения, где данная информация также анализируется. В результате подготавливаются  претензии клиентам при нарушении ими договорных обязательств, и принимается решение о взыскании дебиторской задолженности. В случае невозможности взыскать дебиторскую задолженность в виде денежных средств, то она взыскивается в виде материалов и т.п. В случае отказа добровольно возвратить задолженность подается иск в суд для ее принудительного взыскания. Из первичных документов данные о дебиторской задолженности переносятся в бухгалтерский баланс (в отчет о прибылях и убытках, форму №5 к бухгалтерскому балансу).

На предприятии  существует множество проблем в организации управления дебиторской задолженности. Каждое звено заинтересовано в достижении своей узкой цели, отдельный бухгалтер занимается исключительно  учетом дебиторской задолженности. В связи с особенностью организационной структуры на предприятие отсутствуют тесные взаимосвязи и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными и функциональными подразделениями.

    Главной целью управления дебиторской задолженностью является оптимизация ее величины и ускорение цикла оборота этих средств для улучшения платежеспособности предприятия. Систему управления дебиторской задолженностью условно можно разделить на два крупных блока: кредитную политику и комплекс мер, направленных на снижение риска возникновения просроченной или безнадежной дебиторской задолженности. Очевидно, что на анализируемом предприятии не уделяется достаточного внимания управлению дебиторской задолженностью. На предприятии полностью отсутствует обоснованная кредитная политика по использованию дебиторской задолженностью; планирование также практически не организовано, так как планово-экономический отдел практически не участвует в управлении данным видом задолженности. Также практически отсутствует налаженная система инкассации дебиторской задолженности и стандарты оценки клиентов. На  филиале большинство сделок осуществлялось путем предоплаты. Денежные средства зачислялись на счета предприятий, а по мере предоставления необходимой продукции или оказания услуг средства списывались в определенном размере, другими словами происходит замораживание денежных средств принадлежащих предприятию. Таким образом, в первую очередь в филиале №4 основным мероприятием по совершенствованию управления дебиторской задолженностью должно стать введение комплексной системы управления ею.  

    2.2.2. Анализ дебиторской задолженности в динамике, а также факторов, которые на нее влияли в анализируемом периоде 

    Понятие дебиторской задолженности является исключительно важным для определения финансового состояния организации, состояния источников финансирования текущих и капитальных затрат, а также для оценки правильности и обоснованности принимаемых управленческих решений. Увеличение статей дебиторской задолженности может быть обусловлено неосмотрительной кредитной политикой организации по отношению к покупателям, неразборчивым выбором партнеров; наступлением неплатежеспособности и даже банкротства некоторых потребителей; слишком высокими темпами наращивания объема продаж; трудностями в реализации продукции. Для проведения оценки и анализа существующей дебиторской задолженности необходима соответствующая информация. Такая информация может быть получена из нескольких источников, таких как бухгалтерский баланс, отчет о прибылям и убытках ( в нем указывается сумма списанной дебиторской задолженности), форма 5 к бухгалтерскому балансу. [15, с.85-86]

    Таблица 2.12

    Вертикальный анализ дебиторской задолженности филиала №4 ОАО «Белтрубопроводстрой» 

    Расчет  удельного веса различных элементов  дебиторской задолженности в  общей ее сумме показал, что наибольший удельный вес в 2003 году составляла прочая дебиторская задолженность 83%. Наибольшую долю в 2004 и 2005 году составили расчеты с разными дебиторами  и кредиторами, однако по сравнению  с 2004 годом она уменьшилась на 4%. За счет данного уменьшения произошел рост удельного веса прочей дебиторской задолженности в общей ее сумме. На протяжении всего анализируемого периода отмечается явная положительная тенденция показателей дебиторской задолженности, это можно оценить отрицательно, так как дебиторская задолженность отвлекает из оборота средства организации.