Планирование объема работ и затрат на их выполнение

    Основной  формой планирования затрат предприятия  являются сметы, которые разрабатываются  как в целом по организации, так  и по центрам ответственности  или по местам возникновения затрат. Могут составляться сметы и по назначению затрат (например, производственные затраты и накладные расходы), а также по видам продукции, работ, услуг).

    Исходной  информацией для составления  сметы затрат является программа  продаж, т.е. объем и ассортимент  реализации, на основании которых  определяются план производственной деятельности предприятия.

    В финансовом плане (см. табл. 11) смета затрат разрабатывается по элементам на основе данных:

• о материальных затратах (топливо, энергия, запчасти) исходя из плановой потребности в материальных ресурсах и стоимости их приобретения (включая транспортно-заготовительные расходы);
• о затратах на оплату труда, исходя из численности и средней заработной платы работников, и отчислений на социальные нужды;
• об амортизации (износе) с учетом ввода основных средств и их выбытия; 
  · прочих расходов.

                                                                                                           Табл.11

Смета производственных  затрат

    Составление сметы требует ежемесячного сравнения  фактических данных с запланированными с целью определения причин, вызывающих отклонения. Если проблема отклонений находится в сфере компетенции  менеджера, он может принять соответствующие  меры, чтобы не допустить подобных отклонений в будущем. Однако отклонения могут проявляться в результате того, что смета с самого начала была нереальной или реальные условия  сметного года отличались от прогнозируемых; в этом случае смета на оставшуюся часть года становится недействительной.

    Таким образом, неотъемлемой частью планирования, безусловно, можно назвать прогнозирование. Планирование и прогнозирование  – это важнейшие и дополняющие  друг друга функции управления. Плановые расчеты подкрепляются прогнозированием, т.е. научным предвидением будущего.

     Исходя  из табл.11, можно сказать, что на исследуемом  предприятии себестоимость продукции  возросла, это связано с увеличением стоимости материалов, ГСМ, коммунальных услуг, повышением ставки рабочего первого разряда и повышением должностных окладов АУП.

    а также увеличением тарифной ставки основным рабочим. Прибыль предприятия по сравнению с прошлым годом уменьшилась.

    Так как стоимость ГСМ напрямую связано  с себестоимостью продукции, руководству  предприятия было предложено отказаться от договора приобретения ГСМ с рассрочкой платежа и выбрать других поставщиков, например «Оптан-Чебоксары», которые дают скидку своим постоянным заказчикам, в размере 5 %.  

              2.3. Пути совершенствования системы управления затрат

    Одной из важнейших задач развития бизнеса  является оптимизация затрат или  достижение такого их уровня, который  обеспечивает требуемый финансовый результат при условии выполнения производственных и других планов предприятия. Среди традиционных инструментов оптимизации затрат можно выделить две группы: стратегические мероприятия по снижению затрат и инструменты регулярного управления затратами.

    К первой группе относятся, в частности, реструктуризация бизнеса в форме  выделения непрофильных активов  и сокращения избыточных мощностей, переход на систему тендерных  закупок, сокращение персонала, приобретение ключевых поставщиков ресурсов, поглощение конкурентов, отказ от практики взаимозачетов  и расчетов векселями.

    Подобные  меры, как правило, приводят к существенному  снижению затрат, но их недостаточно для  обеспечения экономного использования  ресурсов предприятия. Для этого  необходимы инструменты регулярного  управления затратами, важнейшими из которых  являются планирование и контроль затрат и программа мероприятий по снижению затрат.

    Несмотря  на видимую простоту и очевидность  подходов, руководство многих предприятий  сталкивается с трудностями, связанными с недостаточной прозрачностью  и контролируемостью затрат.

    В последние годы весьма популярной в  практике управления стала разработка стратегии, непосредственно отражающей цели, принципы и задачи развития предприятия.

    При формировании стратегии и построении системы управления затратами прежде всего необходимо определить, как  стратегические задачи и направления  развития будут трансформированы в  текущие планы предприятия. Для  этого составляются долгосрочные программы  развития, в которых стратегические замыслы конкретизируются в определенные мероприятия с указанием сроков их выполнения, оценки затрат и источников финансирования. В процессе планирования затрат долгосрочные программы должны трансформироваться в планы затрат и капиталовложений, что обеспечит  финансирование стратегических направлений  развития предприятия.

    Для включения функциональных служб  в процесс управления затратами  необходимо привлекать ведущих специалистов подразделений к разработке планов затрат и методики их формирования, закрепить за конкретными отделами функции по проведению план-факторного анализа и определению причин отклонения от планов, а также способствовать повышению статуса управления затратами  на предприятии. На анализируемом предприятии  планово-экономический отдел работает не совсем эффективно, нет стратегии  управления затратами. Руководству  было предложено ввести лимит на закупки  запчастей, для автоколонны и  мехколонны.

    Существует  два наиболее часто применяемых  метода планирования затрат: планирование «от достигнутого», при котором  в качестве базы для сравнения  используются затраты прошлых периодов, и планирование «от производства», при котором в качестве источника  используются производственно –  ресурсные потребности.

    Планирование  от достигнутых показателей –  простой метод, не требующий серьезных  трудозатрат, однако в этом случае невозможно понять, что стоит за цифрами.

    Более совершенным является метод планирования затрат «от производства», при котором  за каждым показателем затрат стоит  объем выпуска продукции, перечень планируемых к выполнению мероприятий  или натуральный объем потребления  ресурсов.

    Основанием  для планирования «от производства»  служат производственная программа, нормы  потребления ресурсов, заявки на выполнение мероприятий, которые трансформируются в комплексный план затрат, содержащий как натуральные, так и стоимостные  показатели. В свою очередь, производственно  – ресурсные потребности корректируются, в случае если полученные показатели затрат являются неудовлетворительными. Для перехода к планированию «от  производства» необходимо предпринять  следующие шаги:

• разработать классификатор мероприятий, в разрезе которых ведется планирование, и определить порядок формирования их стоимости;
• усовершенствовать систему нормирования;
• разработать формы «развернутых» планов затрат и методику их формирования;
• определить алгоритм трансформации планов в сметы предприятия и подразделений;
• усовершенствовать систему учета затрат и формирования отчетности об исполнения планов.

    Качественное  планирование и контроль затрат невозможны без подготовки отчетности об исполнении планов, которая служит источником информации для формирования планов и проведения анализа их исполнения.

    При построении системы отчетности необходимо исходить из ее назначения: главное  в ней не выполнение требований учетной  политики и норм бухгалтерского законодательства, а формирование информации о затратах в разрезах, в сроки и со степенью точности, которые приемлемы для  принятия управленческих решений. Для  совершенствования системы отчетности необходимо ответить на ряд вопросов: является ли набор отчетных форм и  их аналитика исчерпывающими для  целей управления затратами, соответствует  ли методология подготовки отчетности методологии планирования, являются ли сроки подготовки отчетности приемлемыми  для подготовки планов на следующие  периоды и проведения план-фактного анализа.

    После ответа на приведенные выше вопросы  экономическая служба должна сформировать полноценный набор форм отчетности об исполнении планов затрат, определить сроки и методы ее формирования, а также определить ответственных  за подготовку. Одним из факторов успеха формирования отчетности о затратах является внедрение АСУ, которая  при хорошей методологической поддержке  позволит получить требуемую аналитику  и повысит оперативность формирования ряда показателей.

      В ОАО «Дорэкс» продолжается работа по введению в эксплуатацию единого программного комплекса, объединяющего ведение бухгалтерского учета, работы автомобильной и тракторной техники, оперативного планирования и контроля за отклонениями, в разрезе подразделений предприятия, введена в действие с января 2008 года бухгалтерская программа «1С бухгалтерия» 8 версия.

    В целях повышения управляемости  производственной деятельности и затратами, а так же сохранности товарно-материальных ценностей, на  предприятии проводится ряд мероприятий в областях организации  учета затрат своей деятельности и усиления охраны объекта. Разработано  новое программное обеспечение, включающее в себя автоматизацию  работы складов запчастей и ГСМ, диспетчерской службы,  производственного  и бухгалтерского блоков. Введение данных программ позволит оперативно (практически ежедневно) получать информацию о затратах, своевременно принимать  управленческие решения по снижению себестоимости и, в конечном итоге, позволит влиять на конечный результат  деятельности предприятия. Для ее осуществления  закуплены 20 комплектов компьютерной техники. В настоящее время уже  введен в действие производственный блок вышеназванной компьютерной программы  по управлению затратами (на базе 1С 8.0). Осуществляется компьютерная обработки  путевого листа, на основании данных которого пользователи получают информацию о расходе материальных ценностей  на любую дату в натуральном выражении. С объединением данного блока  с бухгалтерским блоком, появилось  возможность отслеживания затрат в  стоимостном выражении. Внедрение  вышеназванной программы уже  дало результат. Так за 2009 г. расход ГСМ (в натуральном выражении) был  сокращен на 9,2%, что составило 76,3 тыс. л. или  774,7 тыс. руб. Расходы на привлеченную технику в натуральных показателях  составили 99,8% от уровня прошлого года. Расходы на запасные части составили 84% от уровня прошлого года. Затраты  на  коммунальные услуги составили 63% от уровня прошлого года.

    Для достижения большего эффекта совершенствовать управление затратами необходимо параллельно  с развитием технического обслуживания и ремонта оборудования, производственного  планирования, материально-технического обеспечения, автоматизацией процессов  планирования и учета и других подсистем управления.

    Основным  результатом работы по совершенствованию  системы управления затратами, помимо набора управленческих процедур и обслуживающих  их документов, является становление  на предприятии духа экономии резервов, когда каждый сотрудник в подразделении  заинтересован в рациональном использовании  средств и достижению стратегических целей предприятия.