Оформление и учет расчетов, осуществляемых с использованием чеков

Оформление и учет расчетов, осуществляемых с использованием чеков

Чек представляет собой ценную бумагу, содержащую ничем не обусловленное распоряжение чекодателя провести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Чекодатель — это юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, физи­ческое лицо, осуществляющее расчеты за товары, работы, услу­ги посредством чека из чековой книжки, либо физическое ли­цо, осуществляющее расчеты за товары, работы, услуги посред­ством расчетного чека или получающее по расчетному чеку на­личные денежные средства в банке чекодателя или в других банках при условии заключения соответствующих договоров между ними и банком чекодателя. Чекодержатель — юриди­ческое лицо либо индивидуальный предприниматель, являю­щееся получателем платежа по чеку из чековой книжки или расчетному чеку. Банк чекодателя представляет собой банк (или его филиалы), в котором чекодатель имеет средства, пред­назначенные для оплаты чеков из чековых книжек либо рас­четных чеков (рис. 5.4).

Рис. 5.4. Схема документооборота при осуществлении расчетов с использованием чеков:

1 — представление в банк заявления-обязательства на получение чековой книжки и платежного поручения для депонирования средств; 2— оформление чековой книжки;      3 —депонирование средств на отдельном балансовом счете; 4 — выдача чековой книжки чекодержателю; 5—продажа товара (выполнение работ, оказание услуг) чекодателю; б — передача чеков из чековой книжки че­кодержателю; 7—представление в банк полученных чеков вместе с поручени­ем-реестром; 8—принятие чеков на инкассо; 9—отсылка чеков в банк чекода­теля; 10—оплата чеков после их проверки; 11 — перечисление платежа в банк чекодержателя; 12—зачисление суммы оплаченных чеков на счет чекодержа­теля; 13 — извещение чекодержателя о зачислении платежа на его счет

Клиент банка (юридическое лицо, индивидуальный пред­приниматель, физическое лицо) может получить в банке чеко­вую книжку или расчетный чек при наличии на его текущем счете необходимой суммы денежных средств (для физического лица выдача чековой книжки возможна также за счет кредита либо внесения в банк наличных денег). Чековая книжка (рас­четный чек) выдается на основании представленного в банк завления-обязательства (в одном экземпляре). Если чековая книжка выдается за счет внесения в кассу банка наличных де­нег, то чекодатель заполняет дополнительно приходный кассо­вый ордер. Оформление чековой книжки за счет кредита банка производится на основании распоряжения кредитного отдела (управления) на выдачу кредита и мемориального ордера, со­ставленного работником бухгалтерии банка.

Чековая книжка на имя юридического лица выдается его представителю, фамилия, имя, отчество и образец подписи ко­торого указаны в заявлении-обязательстве.

Расчетный чек может быть выдан банком после внесения на­личных денежных средств за счет средств, имеющихся на теку­щем счете физического лица, либо за счет компенсационных или кредитных средств. При выдаче расчетного чека за счет компенсационных или кредитных средств на бланке чека дела­ется запись: "Без права получения наличных денежных средств".

При оформлении чековой книжки ответственный исполни­тель заполняет реквизиты второй страницы обложки чековой книжки. На лицевой стороне каждого чека банковский работ­ник заполняет реквизиты банка чекодателя и номер счета спе­циального режима, фамилию, имя, отчество физического лица;

на оборотной стороне заявления-обязательства и на обложке че­ковой книжки указывает срок ее действия и дату выдачи. Пос­ле заполнения контрольного талона чековой книжки и его ко­решка ответственный исполнитель отделяет контрольный та­лон от чековой книжки по отрывной полосе (контрольный та­лон предназначен для списания в расход бланка чековой книж­ки) для проставления физическим лицом подписи на обложке чековой книжки. Заявление-обязательство вместе с чековой книжкой, а также образец подписи чекодателя (доверенного лица чекодателя) ответственный исполнитель передает работ­нику банка, уполномоченному осуществлять дополнительный контроль.

В подтверждение произведенной проверки контролирую­щий работник подписывает заявление-обязательство, конт­рольный талон, а также записи на обложке чековой книжки; заверяет записи на обложке и контрольном талоне печатью бан­ка и передает документы кассиру для выдачи чековой книжки чекодателю под расписку на заявлении-обязательстве.

Заявления-обязательства на выдачу чековых книжек поме­щаются в отдельную папку и хранятся в отделе последующего контроля над операциями по вкладам и депозитам юридиче­ских лиц.

Одновременно на основании платежного поручения пла­тельщика, которое представляется в банк в двух экземплярах, производится депонирование средств на сумму чековой книж­ки (расчетного чека) на пассивных балансовых счетах специ­ального режима 332 группы счетов "Средства, депонированные для расчетов чеками":

3321  "Средства, депонированные небанковскими кредитно-

         финансовыми организациями для расчетов чеками";

3322 "Средства, депонированные коммерческими организациями для               

         расчетов чеками";

3323      "Средства, депонированные индивидуальными пред­принимате-

         лями для расчетов чеками";

3324 "Средства, депонированные физическими лицами для расчетов

           чеками";

3325  "Средства, депонированные некоммерческими орга­низациями для

           расчетов чеками".

По кредиту счетов учитываются суммы клиентов, перечис­ляемые с их счетов для оплаты выданных чеков. По дебету сче­тов отражаются суммы чеков, поступившие в банк плательщи­ка по инкассо для оплаты, а также неиспользованные депони­рованные суммы.

При депонировании средств на счетах специального режима составляются следующие проводки:

а) для юридического лица:

Дебет текущий счет чекодателя

Кредит 332Х (кроме 3324) "Средства, депонированные для расчетов  

чеками";

б) для физического лица:

Дебет текущий счет чекодателя

или

2412 "Прочие кредиты физическим лицам на потре­бительские цели"

1010 "Денежные средства в кассе"

Кредит 3324 "Средства, депонированные физическими ли­цами для расчетов чеками".

На депонированную сумму чековой книжки за период ее хранения на счете начисляются проценты в соответствии с ус­ловиями договора между банком чекодателя и клиентом.

Чековые книжки и расчетные чеки являются бланками строгой отчетности. Их учет осуществляется на внебалансовом счете 99840 "Бланки строгой отчетности". По приходу счета проводятся полученные бланки строгой отчетности. В расход счета списываются бланки, выданные клиентам. Поэтому при выдаче клиенту чековой книжки или расчетного чека составля­ется проводка:

Расход 99840 "Бланки строгой отчетности".

Кассир выдает чековую книжку клиенту под расписку на за­явлении-обязательстве, предварительно сверив подпись физи­ческого лица или представителя юридического лица с образцом его подписи на заявлении-обязательстве.

Учет операций в банке чекодержателя. Принятые в уплату за проданный товар (выполненные работы, оказанные услуги) чеки из чековой книжки чекодержатель представляет в банк по месту открытия ему текущего счета. Чеки представляются в банк вместе с поручением-реестром. Последний составляется отдельно на каждый банк чекодателя. Поручение-реестр содер­жит следующие обязательные реквизиты: наименование банка чекодателя, его банковский идентификационный код (БИК), номер счета чекодателя, сумму чека, серию и номер чека, на­именование и номер счета чекодержателя.

Если чекодатель и чекодержатель обслуживаются в одном банке, поручение-реестр представляется в банк в двух экземп­лярах. Первый экземпляр, заверенный подписями должност­ных лиц и печатью чекодержателя согласно имеющимся в бан-ке образцам, остается в банке чекодержателя и помещается в документы дня, второй со штампом банка выдается чекодержа­телю.

Если чекодатель и чекодержатель обслуживаются в разных банках, поручение-реестр составляется в четырех экземплярах: первый и третий заверяются подписями и печатью чекодержа­теля; первый и второй со штампом банка вместе с чеками на­правляются в банк чекодателя; третий остается в банке чеко­держателя (в документах дня); четвертый со штампом банка выдается чекодержателю.

При приеме чеков ответственный исполнитель банка чеко­держателя проверяет соответствие реквизитов приложенных чеков данным, указанным в поручении-реестре; проставляет на поручении-реестре фактическую дату поступления поруче­ния-реестра в банк; проверяет, имеются ли на каждом чеке не­обходимые для расчетов реквизиты банка чекодателя, а также заверенная подписью чекодержателя отметка (дата, штамп), подтверждающая принятие чека к оплате; регистрирует пору­чения-реестры в отдельной книге, указывая в ней дату регист­рации, номер, дату и сумму поручения-реестра. Неоформлен­ные надлежащим образом чеки банком не принимаются и воз­вращаются чекодержателю для дооформления. В этом случае суммы не принятых к оплате чеков вычеркиваются из поруче­ния-реестра с исправлением его итога.

Если чекодатель и чекодержатель обслуживаются в разных банках, сумма чеков, принятых на инкассо банком чекодержа­теля, приходуется на внебалансовый счет 99872 "Документы и ценности, принятые на инкассо". Составляется бухгалтерская проводка:

Приход 99872 "Документы и ценности, принятые на инкассо".

При отсылке чеков в банк чекодателя сумма чеков списыва­ется со счета 99872 "Документы и ценности, принятые на ин­кассо" и приходуется на счет 99871 "Документы и ценности, отосланные на инкассо", т.е. совершаются проводки:

Расход 99872 "Документы и ценности, принятые на инкассо"

Приход 99871 "Документы и ценности, отосланные на ин­кассо".

Если операции по приему чеков на инкассо и их отсылке в банк чекодателя совершаются в один день, учет чеков ведется только на счете 99871 "Документы и ценности, отосланные на инкассо".

Учет операций по оплате чеков из чековой книжки в банке чекодателя. Поступившее в банк чекодателя поручение-реестр регистрируется в отдельной книге, в которой указываются: да­та регистрации; номер, дата и сумма поручения-реестра. Затем проверяется полнота включения в поручение-реестр приложен­ных к нему чеков, принадлежность данных чеков к этому бан­ку, соответствие номера чека выданной чековой книжке, пра­вильность его оформления, наличие на чеке из чековой книжки подписи чекодателя и ее соответствие образцу на заявле­нии-обязательстве, а также данные паспорта. На всех экзем­плярах поручения-реестра проставляется дата его принятия в банк чекодателя.

Поступившие чеки, оформленные ненадлежащим образом, вычеркиваются из обоих экземпляров поручения-реестра с ис­правлением его итога. Внесенные исправления заверяются под­писями уполномоченных лиц и штампом банка. Исправленный второй экземпляр и приложенные к нему неоплаченные чеки (на оборотной стороне которых указывается причина их возвра­та) возвращаются в банк чекодержателя.

Принятые к оплате чеки из чековой книжки оплачиваются со счетов специального режима. Данная операция оформляется следующей бухгалтерской проводкой:

Дебет 332Х "Средства, депонированные для расчетов чеками"

Кредит корреспондентский счет.

При этом на поручении-реестре проставляется дата оплаты чеков. Оплаченные чеки вместе с первым экземпляром поруче­ния реестра остаются в документах дня банка чекодателя. Вто­рой экземпляр поручения-реестра с отметкой банка чекодателя об его исполнении возвращается в банк чекодержателя.

Чеки из чековой книжки или расчетные чеки оплачиваются только при наличии средств на счетах специального режима. Если на данных счетах средства отсутствуют, чеки в день по­ступления их в банк чекодателя отправляются без оплаты в банк чекодержателя.

Учет операций по зачислению платежа на счет чекодержа­теля в банке чекодержателя. В банке чекодержателя на основе поступившего второго экземпляра поручения-реестра с отмет­кой банка чекодателя об его исполнении происходит зачисле­ние средств на счет чекодержателя и совершаются следующие бухгалтерские записи:

Расход 99871 "Документы и ценности, отосланные на ин­кассо"

Дебет корреспондентский счет

Кредит 1812 "Средства на промежуточных счетах по опера­циям с чеками и банковскими пластиковыми карточками" (П);

Дебет 1812 "Средства на промежуточных счетах по операци­ям с чеками и банковскими пластиковыми карточками" (П)

Кредит счет чекодержателя.

При поступлении в банк чекодержателя неоплаченных че­ков из чековой книжки (вместе со вторым экземпляром поруче­ния-реестра) происходит списание в расход сумм с внебалансо­вого счета по учету документов, отосланных на инкассо. Состав­ляется бухгалтерская проводка:

Расход 99871 "Документы и ценности, отосланные на ин­кассо".

Оформление и учет операций, связанных с пополнением, закрытием, уменьшением суммы чековой книжки. Срок дей­ствия чековой книжки составляет один год. При наличии неис­пользованных чеков и остатка на счете специального режима средств, предназначенных для оплаты чеков, банк чекодателя по письменному заявлению чекодателя может продлить срок действия чековой книжки еще на один год.