Эффективность внедрения менеджмента в деятельность библиотеки

     Консультативный аппарат формируется, когда линейное руководство приглашает соответствующих специалистов на временной или постоянной основе для решения определенной проблемы. В обязанности этих специалистов входит консультирование линейного руководства в их области знаний.

     Личный  аппарат является разновидностью обслуживающего аппарата, формирующегося, когда руководитель нанимает секретаря или помощника. В обязанности личного аппарата входит исполнение того, что требует руководитель.

     Поскольку аппарат может испытывать трудности  в общении с линейным руководством, организация иногда расширяет полномочия аппарата до обязательных согласований с ним каких-либо решений. Когда согласования  обязательны, линейное руководство должно обсудить соответствующие ситуации со штабным аппаратом, прежде чем  предпринять действия или представить предложения высшему руководству. Однако линейные руководители не обязаны на самом деле следовать рекомендациям аппарата.

     Примером  обязательных согласований в библиотеке можно считать инновационную  деятельность. Для более эффективной  работы научно-методический отдел библиотеки должен получить оценку предполагаемой реализации новой услуги, проекта или мероприятия от методического совета, прежде чем приступят к делу. Проводя исследования, этот аппарат проводит оценку планируемой работе, которую линейное руководство может принять или не принять. Но правила обязательных согласований требуют проведения этой оценки до того, как высшее  руководство библиотеки примет к рассмотрению новый проект.

     С помощью параллельных полномочий  высшее руководство может расширить объем полномочий аппарата, давая ему право отклонять решения линейного руководства. Целью параллельных полномочий является установление системы контроля для уравновешивания власти и предотвращения грубых ошибок.

     Руководство библиотеки не может автоматически распределить полномочия. Оно должно также эффективно выполнить этот этап процесса управления, как и все остальные. Поскольку управленческие функции взаимосвязаны, неэффективное делегирование задач и полномочий создает проблемы для каждой последующей функции. [7, с.170-173]

     Эффективность процесса делегирования полномочий во многом определяется разумным сочетанием интересов библиотеки или подразделения, руководителя и исполнителя. Интересы библиотеки учитываются путем соблюдения существующих там традиций, принятых стандартов и нормативов деятельности, исключения возможности злоупотребления полученными полномочиями. Интересы руководителей и исполнителей обеспечиваются рациональным распределением обязанностей и ответственности между ними, а также своевременным вознаграждением.

     Четкий  контроль результатов работы и строгая  дисциплина также являются предпосылками  эффективного делегирования. Вот почему, прежде чем делегировать ответственность  за решения какой-либо задачи и необходимые  для этого полномочия, необходимо четко представлять, каких результатов следует ожидать от подчиненных, а также когда эти результаты должны быть достигнуты.

     Делегирование имеет большое значение в эффективном  функционировании библиотеки. Делегирование  освобождает руководителя от рассмотрения и решения массы второстепенных вопросов и выполнения рутинных операций, давая возможность сосредоточиться на основных принципиальных направлениях.

     Самыми  важными путями к обеспечению  эффективного делегирования будут  четкий обмен информацией, принцип соответствия и положительные стимулы. Когда подчиненный не выполняет свои задачи так, как требует руководство, причиной может быть неправильная передача информации.

     Таким образом, делегирование полномочий является неотъемлемой частью организации  управления библиотекой. Искусство передачи полномочий зависит от восприимчивости к новым идеям, готовности передать решение определенных вопросов низшему звену управления, способности доверять своим подчиненным, стремления осуществлять общий контроль.  

2.3 Методика коллегиального управления и формирование организационной культуры 

     Немаловажную  роль для эффективного развития библиотеки играет коллективное или коллегиальное  управление. Коллегиальное управление осуществляется в различных формах. Это – комитеты, советы, комиссии, целевые рабочие группы, коллегии.

     Выделено  четыре вида органов демократического управления.

• Коллегиальный орган информационного характера. На совещаниях этого органа осуществляются контакты между руководителями подразделений. Данный орган бывает необходим прежде всего на высших уровнях управления. Использование его на низших уровнях служит для улучшения взаимопонимания, в частности, между сотрудниками отделов библиотеки и линейными руководителями.
•   Коллегиальный совещательный орган изучает какую-либо проблему и представляет свое заключение о ней. Он не заменяет, а дополняет деятельность имеющихся в организации специалистов-экспертов.
• Коллегиальный орган, уполномоченный принимать решения, имеет важное значение в управлении. Он может быть использован при отсутствии  линейного руководителя для выполнения данной функции, а также для оказания помощи линейному руководителю в принятии особо важных решений. Такой орган возглавляется директором, а входящие в него руководители важнейших подразделений играют весьма активную роль.
• Коллегиальный орган, осуществляющий контроль. Это может быть комиссия, дающая разрешение на принятие решений, соответствующих определенным требованиям. Она же осуществляет контроль за выполнением этих решений.

     Деятельность коллегиальных органов может охватывать различные направления деятельности библиотеки: решения, относящиеся к общей стратегии и политике; акты управления и административные действия; непосредственную исполнительскую деятельность, реализующую принимаемые решения.

     Преимущества  коллегиальной формы управления связаны, прежде всего, с совместной работой группы людей. При этом обеспечивается координация работы различных подразделений  или работников аппарата управления. Существенно и то, что происходит столкновение различных точек зрения лиц, занимающихся обычно разными видами деятельности, а главное – имеющих неодинаковую подготовку и опыт. [2, с.38-40]

     Библиотека  как и любая организация, - это  сложный организм, основой жизненного потенциала которого является организационная культура: то, ради чего люди стали членами организации; то, как строятся отношения между ними; какие устойчивые нормы и принципы жизни и деятельности организации они разделяют; что, по их мнению, хорошо, а что – плохо, и многое другое из того, что относится к ценностям и нормам. Организационная культура – это «душа»  организации.

     Носителями  организационной культуры являются люди. Однако, в библиотеке с устоявшимися нормами и ценностями, которые  составляют основу организационной  культуры, она как бы отделяется от людей и становится атрибутом организации, ее частью, оказывающей активное влияние на сотрудников.

     Поскольку организационная культура является одним из факторов эффективности, то необходимо обозначить направления  деятельности библиотеки, на которые культура оказывает воздействие. Это – установка четких ориентиров для принятия решений; создание атмосферы доверия; определение приоритетов в работе; повышение квалификации сотрудников; пресечение интриг; определение политики в области подбора кадров.

     Важно отметить, что для стабильности и  эффективности деятельности библиотеки ее культура должна быть адекватна  применяемой организационной структуре  управления. При организационном  проектировании существующий уровень  организационной культуры оказывает решающее влияние на принятие решений о создании и функционировании структурных подразделений.

     Факторы эффективности организационного развития играют важную роль в улучшении качества управления библиотекой. Развитие горизонтальных связей повышает гибкость и оперативность управления; делегирование полномочий способствует разделению управленческого труда, тем самым повышая его эффективность; коллегиальное управление позволяет руководителю качественно использовать опыт и знания своих подчиненных для принятия решений; формирование высокой организационной культуры в библиотеке создает ей положительный имидж и помогает вписаться в современное организаций. Поэтому комплексное и планомерное использование данных факторов в управлении библиотекой сделает ее деятельность успешной, позволит ей эффективно функционировать и развиваться.    [10, с.195-197] 

     Глава 3. СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА КАК МЕТОД ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ  БИБЛИОТЕЧНОГО МЕНЕДЖМЕНТА   

     3.1 Менеджмент качества и библиотека 

     В современном динамично развивающемся мире перед библиотеками  стоит задача повышения качества создаваемых и предлагаемых информационных продуктов и услуг.  В новых условиях  библиотеки призваны не только на качественно новом уровне  выполнять  свои традиционные  функции храма  книги и знаний, но и активно  включиться  в информационное наполнение инфраструктуры  Интернета.  Естественно, что и в новых условиях библиотека будет по-прежнему сохранять свои функции, связанные с комплектованием и хранением книжного фонда. Но чтобы остаться  основным хранилищем и источником знаний, библиотека должна в ближайшем будущем подвергнуться серьезным изменениям. К числу неотложных изменений можно отнести повышение качества создаваемых и предлагаемых библиотечных  услуг, существенное упрощение доступа читателей к основным фондам, и расширение возможностей по копированию информации, и, главное, максимальное использование преимуществ электронного хранения и предоставления информации.

         Для библиотек, как и большинства  организаций, основной  задачей является возможность работать и приносить пользу обществу. Для этого им приходится периодически менять свои цели, выбирая их соответственно изменяющимся потребностям внешнего мира. Активное развитие информационного рынка побуждает  библиотеки предлагать пользователю новые информационные ресурсы и услуги.

         Чтобы соответствовать требованиям  пользователей, деятельность библиотеки  должна быть, как и эффективной,  так и результативной. Результативность  – следствие того, что библиотека  создает общедоступный  для пользователей массив информации (базы данных, печатные издания и другие документы), а эффективность  проявляется в качестве предлагаемых ресурсов и услуг. Относительная эффективность библиотеки  выражается  продукцией информационного производства. [1, с.50]

     «Каждая организация, желающая занять  устойчивое положение на рынке  или в обществе, вынуждена радикально пересматривать свою деятельность на основе современного менеджмента качества, потому что  именно  эта система ставит в  центр любого общественного и производственного процесса  человека, а любое производство считает  социальным, то есть сознательно определяющим  для себя производственные цели, направленные на удовлетворение потребностей общества». «Задача  менеджмента – создание среды, где каждый может получить удовольствие от  своей работы»- подчеркивал  Эдвард Деминг, основоположник  теории всеобщего управления качеством. Сегодня в современном мире  огромное  значение  придается  мероприятиям, направленным на решение проблем качества. Соответственно меняются и критерии  определения высококлассного  специалиста:  рассматриваются три обязательных элемента – знание иностранных языков, знание персонального  компьютера и овладение технологией менеджмента качества.

     В сфере менеджмента качества библиотечных услуг  проблемная ситуация  с каждым годом приобретает все большую остроту. Для правильного позиционирования библиотек в обществе  нужны достоверные факты и информация, которые могут быть получены в результате проведения самооценки и внедрения системы менеджмента качества (СМК).

     Для  построения СМК необходимо понимание  того, что качество – это степень  соответствия  ожиданиям; для библиотеки  качество – это мера соответствия ожиданиям  пользователей.  СКГУ им. М. Козыбаева и библиотека сертифицированы по СМК (работает по этой системе 4 года), получен сертификат соответствия требованиям ИСО 9001: 2000.  В основу построения системы менеджмента качества в  библиотеке СКГУ им. М. Козыбаева были положены существующая организационная структура библиотеки, описание, выделение основных технологических процессов и создание нормирующей документации. Основными задачами системы менеджмента качества  в библиотеке становятся  обеспечение доступности, полноты, качественности и устойчивости ее деятельности.

     Одним из приемов построения такой системы становится так называемый процессный подход, который понимается как основа технологического цикла библиотеки. В основу этого подхода положена достаточно простая мысль о том, что любая деятельность рассматривается как процесс и может быть улучшена.

     Цель  процессного подхода  - способствовать  результативности и эффективности  организации в достижении поставленных задач (при этом результативность понимается как способность достичь запланированного результата, а эффективность – соотношение достигнутых результатов и использованных ресурсов). Главная ценность процессного подхода – нацеленность на конечный результат деятельности при постоянном внутреннем аудите процессов. [4, с.55-56]

     В полном объеме  внедрять стандарты  серии ИСО 9001 в практику  нашей жизни пока достаточно сложно по ряду причин. Среди них – пересмотр существующих  стандартов в области библиотечного дела;  недостаточная подготовка  работников по внедрению системы менеджмента качества в библиотеках, а также отсутствие у них понимания необходимости  использования стандартов ИСО;  увеличение и реструктуризация документооборота; необходимость роста численности персонала за счет лиц, занятых внедрением стандартов ИСО и др. Однако можно вводить в практику библиотек  примечания основных положений стандартов ИСО серии 9001, что позволит повысить качество создаваемых информационных продуктов и услуг путем внедрения новых методов управления качеством.