Финансовые методы управление затратами на предприятии

Отправной точкой при анализе затрат фирмы являются ее цепочки ценности и распределение имеющихся активов и расходов по видам деятельности. В данном параграфе будет рассмотрена техника анализа затрат фирмы, которая помогает понять поведение затрат с системной, целостной точки зрения на предприятие. Это, в свою очередь, дает ключ к созданию прочного конкурентного преимущества и помогает сформулировать маркетинговую стратегию предприятия.

При распределении затрат внутри цепочки ценности необходимо следовать следующим трем принципам:

Во-первых, выделяются те виды деятельности, на которые приходится большая или быстро растущая часть расходов или активов. В связи с этим выделяют отрасли и предприятия, в затратах которых преобладают те или иные элементы: материалоемкие (с большим удельным весом сырья и материалов), энергоемкие (большим удельным весом топлива и энергии), трудоемкие (оплата труда), фондоемкие (с большим удельным весом амортизационных отчислений). Выделение их всех затрат наиболее быстрорастущей их части позволяет определить наиболее эффективный источник снижения себестоимости продукции.

Во вторых, виды деятельности, затраты которых ведут себя по-разному, должны рассматриваться раздельно. Речь идет о широко распространенном за рубежом способе деления затрат на условно-постоянные и условно-переменные.

В-третьих, важным критерием для выделения видов деятельности является поведение конкурентов. Если конкуренты выполняют ту или иную деятельность по-другому, то она должна рассматриваться отдельно в цепочке ценности фирмы. Это объясняется тем, что различия между конкурентами могут привести к тому, что данный вид деятельности окажется источником конкурентного преимущества или недостатка.

1.4 Влияние масштаба на затраты

Затраты по тому или иному виду деятельности часто зависят от ее масштабов. Эффект экономии масштабов имеет место, когда предприятие может выполнить ту или иную деятельность более эффективно в больших объемах или когда оно может распределить свои расходы по созданию нематериальных активов (например, реклама, НИОКР и др.) на больший объем продаваемой продукции.

Экономия масштаба может быть связана со следующими факторами:

1. По мере роста размеров предприятия возрастают возможности использования преимуществ к специализации деятельности и ее управлению.

2. На более крупных предприятиях больше возможностей внедрения нового высокопроизводительного и дорогостоящего оборудования.

3. На больших предприятиях появляется возможность для диверсификации деятельности, развития побочных производств, выпуска продукции отходов производства.

Однако с ростом масштаба деятельности может наблюдаться и противоположный эффект: увеличение сложности деятельности и расходов на управление может привести к росту затрат.

Отрицательный эффект масштаба возникает вследствие следующих факторов:

1. С ростом размера предприятия увеличиваются издержки на передачу и обработку информации, замедляется скорость принятия решений, что совершенно необходимо для быстрого реагирования в условиях рынка на изменение спроса для получения конкурентного преимущества.

2. Снижается эффективность взаимодействия между отдельными подразделениями компании, теряется ее гибкость, что может отрицательно сказаться в условиях рынка на общем состоянии дел фирмы.

3. В отдельных подразделениях фирмы возникают локальные интересы, противоречащие интересам фирмы в целом.

Чувствительность к масштабу сильно различается для разных видов деятельности. Например, разработка новых товаров, реклама, инфраструктура фирмы обычно более чувствительна к масштабу, чем, снабжение или продажи. Это объясняется тем, что затраты на эти виды деятельности обычно строго фиксированы и не зависят от размеров фирмы. Для предприятий в странах с переходной экономикой это означает усиление конкуренции по мере того, как все большее их число будет уделять внимание не просто сбыту или перепродажам, а разработке и продвижению на рынок новой продукции. Эти фирмы будут стремиться завоевать большую долю рынка и, таким образом, увеличить объем реализованной продукции, что позволит им добиться эффекта экономии масштаба по вышеуказанным видам деятельности.

Эффект масштаба проявляется в отдельных отраслях по-разному. Существуют отрасли, где средние издержки достигают минимума при очень большем объеме выпускаемой продукции (естественные монополии), а в некоторых отраслях наблюдается иная картина: средние издержки в начале резко снижаются с ростом объемов производства, а затем почти не изменяются с увеличением выпуска продукции. Это позволяет в данной отрасли эффективно работать как крупным предприятиям, так и небольшим (производство одежды, обуви, а также в розничной торговле).

Экономия масштаба может быть не только следствием технологии, применяемой в той или иной деятельности, но и способа ее организации на предприятии.

Аналогично эффекту масштаба при производстве продукции организация торгового персонала влияет на затраты при продажах. Если торговый персонал организован по географическому принципу, то затраты будут падать по мере роста региональных продаж, потому что каждый торговый агент будет делать более крупные сделки и будет уменьшаться время, затрачиваемое им на проезд от одного клиента к другому, благодаря их увеличению на ограниченном пространстве. Если же продавцы организованны по ассортиментному признаку, то в этом случае рост продаж в одном регионе может привести к росту затрат из-за необходимости ездить туда чаще, чем в другие регионы, которые находятся ближе к месту расположения фирмы.

Для разных видов деятельности предельный масштаб, который позволяет добиться эффекта экономии, разный. Это может быть масштаб всего мира, страны, региона, населенного пункта, завода, проекта, цеха, клиента и т.д. Например, к разработке новой продукции имеет смысл подходить с позиций масштаба мирового или национального рынка, потому что фиксированные затраты на НИОКР распределяются на все проданные товары данной серии во всем мире или в той стране, для которой они предназначены. В то же время, эффект экономии при транспортировке обычно определяется региональным или местным масштабом, или масштабом покупателя (в зависимости от используемого средства транспортировки). Это объясняется тем, что региональный или местный масштаб являются выражением плотности расположения клиентов и. значит, расстояний между ними; а расходы при осуществлении поставки часто не зависят от ее объема, что делает обслуживание крупных клиентов более рентабельным, чем мелких.

Таким образом, понимание того, как масштаб деятельности влияет на затраты, с ней связанные, требует понимания механизмов этого влияния и оптимального масштаба действия этих механизмов. С точки зрения конкуренции это означает, что предприятие должно управлять так своей деятельностью, чтобы максимально повысить ее чувствительность к тому типу масштаба, в котором она имеет наибольшее преимущество перед конкурентами.

1.5 Механизм реализации функций системы управленческого контроля затрат

Механизм реализации функций управленческого контроля можно представить в виде трех основных блоков:

организационная структура осуществления управленческого контроля;

мотивационные аспекты управленческого контроля;

информационные потоки в системе управленческого контроля.

Система управленческого контроля функционирует в рамках существующей организационной структуры предприятия. Выделяют следующие основные типы организационных структур:

линейно-функциональная;

дивизиональная;

матричная.

Чаще всего на практике встречается линейно-функциональная организационная структура. В рамках такой структуры линейные подразделения занимаются основной деятельностью по выпуску продукции, а специализированные функциональные подразделения оказывают услуги основным.

В линейно-функциональной структуре управленческий контроль осуществляется "по вертикали": вышестоящий менеджер контролирует деятельность нижестоящего менеджера. Такая система характеризуется высокой степенью централизации управления и контроля всех сторон деятельности предприятия.

В рамках дивизиональной структуры менеджер дивизиона осуществляет контроль текущей деятельности своего дивизиона, и прежде всего - контроль выручки, затрат, прибыли. Центральный аппарат контролирует лишь основные показатели деятельности дивизиона, прежде всего - прибыль и рентабельность капиталовложений. Кроме того, централизованным остается контроль выполнения стратегических решений и проведения единой политики в рамках организации.

В рамках матричной структуры функциональные отделы - это центры затрат, а проекты - центры инвестиций. Соответственно, менеджеры функциональных отделов осуществляют контроль качества выполняемых работ, контроль эффективности использования ресурсов, а также контроль затрат своих отделов.

Менеджеры проектов координируют работу различных отделов, контролируют сроки их выполнения, а также выручку, затраты и прибыль по проекту. Руководство предприятия контролирует деятельность функциональных отделов путем анализа отчетов о проделанной работе и сравнения запланированных затрат с фактическими. Работу менеджеров проектов контролируют при помощи показателей прибыли и рентабельности капиталовложений.

Для создания эффективной системы управленческого контроля затрат помимо организационной структуры необходимо учитывать и психологические аспекты, прежде всего - мотивацию. Мотивация - это совокупность внутренних и внешних движущих сил, которые побуждают человека к деятельности, задают границы и формы деятельности и придают этой деятельности направленность на достижение определенных целей. Сформулируем ряд рекомендаций по построению системы эффективного управленческого контроля с учетом мотивационных факторов:

Цели сформулированные в рамках системы управленческого контроля затрат, должны быть достижимы, но не слишком легкими: слишком сложные цели дезориентируют исполнителя, слишком легкие - не стимулируют повышение эффективности работы.

Система управленческого контроля должна грамотно сочетаться с системой стимулирования работников, оплаты труда и продвижения по службе.

Необходимо как можно шире привлекать сотрудников и менеджеров низшего и среднего звена к постановке целей, разработке планов и анализу их исполнения: это позволяет сотруднику более полно реализовать свои возможности, быть более самостоятельными и одновременно почувствовать себя частью организации.

Цели, задачи, процедуры и результаты контроля должны быть гласными, чтобы каждый сотрудник, и каждый менеджер знал, чего от него требуют, и по каким принципам будет оцениваться его деятельность и др.

Требование гласности управленческого контроля тесно связано с анализом существующей на предприятии системы информационных потоков.

Информационные потоки - это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Любой информационный поток характеризуется:

видом документа;

проблематикой;

исполнителем;

получателем;

периодичностью.

Система информационных потоков - совокупность физических перемещений информации, которая дает возможность, осуществит какой-либо процесс. Наиболее общая система информационных потоков - это сумма информации, которая позволяет предприятию вести финансово-хозяйственную деятельность.

Информационные потоки обеспечивают нормальную работу предприятия в целом, включая нормальное функционирование системы управленческого контроля. Поэтому в целях оптимизации работы предприятия необходимо уделять внимание оптимизации системы информационных потоков, которую не следует смешивать с автоматизацией: действительно, использование компьютерной техники позволяет значительно ускорить подготовку и передачу документов, но действительно ощутимый эффект оно может принести только в сочетании с совершенствованием самих протекающих на предприятии процессов.

Информация, которая собирается в системе управленческого контроля затрат, должна отвечать следующим требованиям:

своевременностью, т.е. информация по затратам, выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать;

достоверностью;

релевантностью, т.е. информация должна помогать принимать решения;

полезностью (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение);

полнотой;

понятностью;

регулярностью поступления.

По-настоящему эффективной можно считать только такую систему информационных потоков, которая обеспечивает желаемый результат, т.е. позволяет получить такую информацию. Следует отметить, что система информационных потоков управленческого контроля не может существовать сама по себе: это органичная часть всей системы информационных потоков предприятия в целом. Поэтому при построении системы информационных потоков предприятия в целом и управленческого контроля в частности следует ориентироваться не на выполняемые функции, а на бизнес-процессы.

Бизнес-процесс - это последовательность работ, направленных на решение одной из задач предприятия - например, таких, как материально-техническое снабжение, планирование, управленческий контроль. Информационные потоки в бизнес-процессах изображают в виде сетевых графиков, на которых представлена последовательность и взаимосвязи применяемых в рамках данного процесса документов.