Схемы движения денежных средств и документов в финансовых АИС

    - повышение оперативности и полноты обмена информации с внешними системами – с налоговыми службами, банками, финансовыми органами, таможенными органами и т.д. [7]

    Чтобы наглядно представить себе всю сложность  автоматизации финансовой деятельности предприятий, необходимо иметь графическое  представление об имеющихся потоках  движения документов и денежных средств. Среди документов, участвующих в электронном обороте, можно выделить такие, как: платежные поручения, оперативные отчеты, сметы расходов, реестры, сметы доходов. Они являются связующими элементами между участниками документооборота (Управление федерального казначейства, распорядители средств, отделения Федерального казначейства и др.)

    Как видно из приведенной схемы, во всех финансовых учреждениях присутствует огромное множество потоков. С целью  их автоматизации и упорядочивания и создаются финансовые АИС.

    В качестве еще одного примера можно  взять АИС, автоматизирующую бюджетную деятельность, а именно – формирование доходной части бюджета (Приложение 1). В этом процессе также присутствует множество документов, движение которых необходимо автоматизировать. В первую очередь это: платежные поручения, отчетные данные, налоговые платежи, выписки.

    Движение  всех документов и денежных средств  автоматизировано и реализовано  в таких финансовых АИС, как АИС  «Финансы», АИС «Казначейство» и  другие. 
 
 
 

     Глава 2. Практическое применение финансовых АИС 

     2.1 Реализация документооборота в АИС «Финансы»

      Самыми  распространенными финансовыми  АИС на сегодняшний день являются АИС «Финансы» и АИС «Казначейство». Каждая из них имеет необходимые  программные модули, отвечающие за электронный документооборот и движение денежных средств. Документы, участвующие в процессах, поступают в систему путем сканирования, по электронной почте или подготовлены с использованием текстовых редакторов. Модуль обеспечивает создание и ведение перечня дел фирмы, формирование полнотекстовых документов, создание и использование классификации документов, продвижение документов по маршруту обработки, ведение обработки и контроль исполнения документов, поиск, их массовую рассылку и др.

     АИС «Финансы» обеспечивает ввод, обработку, печать финансовых документов, а также анализ финансового состояния предприятия в разрезе дебиторов/кредиторов, банков, назначений платежей, или любого другого аналитического направления, заданного пользователем.

     АИС «Финансы» выполняет следующие функции:

     1. Учет, обработка и печать первичных финансовых документов по приходу и расходу (договоров, счетов-фактур, счетов, валютных счетов);

     2.Учет, обработка и печать платежных финансовых документов по приходу и расходу (платежных поручений, платежных требований, взаимозачетов, отказов в оплате);

     3. Многоуровневый анализ финансовых потоков и задолженности предприятия в разрезе произвольных аналитических срезов (анализ оборотов по первичным документам, анализ оборотов по платежным документам, анализ дебиторской и кредиторской задолженности и пр.) [7]

     АИС «Финансы» применяется для автоматизации  всех процессов, протекающих в финансовых учреждениях. Рассмотрим на примере  бюджетного процесса (Рис. 1).

      

Рис. 1 Схема  этапов бюджетного процесса

     На  каждом из представленных выше этапов накапливается огромное количество документов, которые необходимо упорядочить  и автоматизировать. Схема того, как происходит обмен информационными и финансовыми потоками, представлена ниже (Рис. 2):

        

     Рис. 2 Схема информационных и финансовых взаимодействий участников бюджетного процесса

     Участники данного процесса обмениваются следующими документами:

     - смета расходов;

     - смета доходов;

     - отчеты;

     - платежные требования;

     - налоговые платежи.

     Автоматизированная система бюджетного процесса отвечает следующим современным требованиям:

     - не просто автоматизирует отдельные участки работы, а моделирует всю деятельность финансовых органов в динамике, затрагивая все участки работы и всех специалистов;

     - имеет возможность динамично развиваться, гибко адаптироваться к новым тенденциям управления и учета, изменениям в законодательстве, к растущим потребностям специалистов финансовых органов [5].

     АИС «Финансы» взаимодействует с  другими ИС органов государственной  власти и управления. Она позволяет качественно, на основе формирования оптимальных макроэкономических пропорций осуществлять государственное финансовое планирование.

     Кроме документов, очень важное значение придается автоматизации движения денежных средств, к которым можно  отнести различные поступления плательщиков, финансовую помощь вышестоящих органов, различные расходы самих финансово-кредитных учреждений. Для достижения максимального эффекта необходимо использовать качественное и многофункциональное оборудование и программное обеспечение, отвечающее всем последним требованиям. Схема взаимодействия частей программного комплекса представлена в Приложении 2.

     Автоматизация процессов учета движения денежных средств позволяет в более полной мере реализовать принцип обязательной сбалансированности бюджета, компенсировать диспропорции, которые неизбежно возникают на этапе прогнозирования в условиях нестабильной экономической ситуации. АИС «Финансы» позволяет на основе четко определяемых объемов реальных потребностей наиболее рационально и избирательно проводить оптимизацию бюджетных потоков и сделать процесс исполнения бюджета более устойчивым и плавным [16]. 

     2.2 Схема движения документов и денежных средств на примере АИС «Казначейство»

      Федеральное Казначейство – это специальный  государственный орган, созданный для управления доходами и расходами федерального бюджета, контролем за поступлением и исполнением внебюджетных средств, управлением и обслуживанием совместно с уполномоченными банками внутреннего и внешнего долга России и т.д. Одним из условий повышения эффективности работы казначейских органов и всей казначейской системы в целом является создание автоматизированной системы управления исполнением бюджета.

      К АИС «Казначейство» предъявляются  следующие требования:

      - оперативность и эффективность решения поставленных задач;

      - организация взаимодействия между  бюджетами всех уровней;

      - обеспечение конфиденциальности  и секретности информации.

      Отсутствие  действенной технологии управления документооборотом приводит к определенным негативным последствиям:

      - длительное время процесса обработки информации;

      - частая потеря документации;

      - большой объем документов, назначение и источник которых неясны;

      - слабая защита документации от несанкционированного доступа

      - сложность в поиске информации и формировании тематической подборки документов.

     Внедрение АИС позволяет решить такие задачи, как:

     - сокращение бумажного документооборота;

     - повышение оперативности обработки  информации;

     - повышение достоверности данных  по учету бюджетных средств  и эффективного контроля за их получением и использованием;

     - углубленный аналитический анализ;

     - оперативность передачи информации  о доходах и расходах бюджета  между различными уровнями иерархии  исполнения бюджета [6].

      В состав АИС Федерального казначейства входят три основных программных комплекса.

      - «КАЗНА», учитывающий доходы ФБ и распределение регулирующих налогов между бюджетами разных уровней.

      - «СМЕТА-W», «СМЕТА-F», учитывающие расходы из ФБ и финансирование бюджетополучателей, организованных органами федерального казначейства.

      - Внутриказначейский учет и отчетность.

      Все эти компоненты контролируют движение денег по бюджетным счетам и статьи расходов бюджетов. Пример движения денежных потоков и документов при финансировании предприятий из федерального бюджета через систему казначейских органов представлен в Приложении 3.

      АИС «Казначейство» приходится генерировать и обрабатывать множество денежных средств, поступающих в систему  от налогоплательщиков и вышестоящих органов управления (Рис. 3)

Рис. 3 Схема электронного документооборота и перечисления денежных средств при формировании расходной части бюджета 

     С целью их быстрой и эффективной  обработки и учета разработаны  две архитектуры автоматизированной информационной технологии:

     1. «Терминальная» – на основе применения центрального вычислительного комплекса высокой производительности – мэйнфрейма (mainframe) и системы локализованных и удаленных терминалов, в том числе интеллектуальных;

     2. «Клиент – сервер» – на основе организации коллективной высокопроизводительной работы с базами данных в локальных вычислительных сетях организации [14].

     Можно выделить определенные стадии движения денежных средств в финансовых АИС:

     - поступление;

     - обработка;

     - внедрение в систему;

     - передача пользователям АИС;

     - анализ, отчетность.

     Главные требования, предъявляемые к АИС  «Финансы» и «Казначейство» - быстрая  обработка данных, обеспечение их защиты от несанкционированного доступа, контроль, эффективное решение поставленных целей и задач.

 

      Глава 3. Развитие финансовых АИС 

     3.1 Перспективы совершенствования финансовых АИС

     Проблемы  эффективной обработки информации возникают во всех организациях. Руководитель, заинтересованный  в рациональном использовании имеющихся ресурсов и развитии своей фирмы, непременно уделит внимание таким вопросам, как автоматизация процесса документооборота.

     Но  особенно остро данный вопрос стоит  перед руководителями финансово  – кредитно учреждений. В настоящее время АИС «Финансы» автоматизирует огромный объем процессов, связанных с обработкой и передачей информации между распределенными базами данных, поступлением денежных средств, совершением операций пользователями системы. Постоянно возрастающее количество поступающих документов существенно влияет на нагрузку системы. В связи с этим необходимо периодически обновлять автоматизированную систему, чтобы она соответствовала функциональным требованиям, предъявляемым учреждениями [9].

     Большие объемы и ценность информации, имеющейся  в БД АИС «Финансы», определяют необходимость  создания специальных программ экспертного анализа АИС «Финансы». В качестве эксперта может выступать работник финансового органа, обладающий большим опытом контрольной работы, имеющий навыки работы с компьютерными системами. В состав соответствующего ПО входят следующие аналитические модули:

  - запросные системы;

     - генераторы произвольных отчетов;

     - модули визуализации и хранения аналитических результатов в табличном и графическом представлении.