Схемы движения денежных средств и документов в финансовых АИС

     При системном подходе можно выделить следующие структурные составляющие управления:

     - управляющая система, или субъект управления - СУ;

     - управляемая часть, или объект управления - ОУ;

     - информационная система - ИС, через которую, собственно, и происходит связь между СУ и ОУ.

     ИС - непременная составляющая в процессе организации управления - содержит в себе:

     - совокупность экономических данных на соответствующих носителях, организованных определенным способом;

     - методы, способы, технические средства и технологии сбора, обработки, сохранения, пересылки информации и ее предоставления пользователям.

     В зависимости от применяемых технических  средств обработки информации различают ИС:

     - ручные,

     - механизированные,

     - автоматизированные ИС (АИС).

     Для финансовых учреждений огромное значение имеют:

• высокая производительность АИС,
• способность быстро перерабатывать информацию,
• способность отслеживать изменения на объекте, в окружающей среде, и максимально их учитывать, поскольку задержка с обработкой таких данных может стоить очень дорого [3, с. 423].

      При создании финансовых АИС необходимо учитывать, что объекты и процессы, которыми руководят, а также и сама система  управления  могут быть сложными и территориально  распределенными, а объемы информации - большие и требующие тщательного анализа и обработки. Важно понимать, что для банковских и финансово-кредитных учреждений прежде всего, важной особенностью является то, что  основное «производство» связано с изготовлением и переработкой информации.  Работа с информацией часто становится и предметом, и продуктом работы не только соответствующих информационных систем, но и учреждения в целом.

      АИС в финансовых организациях формально можно представить как синтез автоматизированной системы обработки управленческой информации и автоматизированной системы основного производства. Специфическим требованием, предъявляемым к финансовым АИС, является первоочередность автоматизации операций «основного производства», а именно - обработка огромных массивов числовой и аналитической информации. 

     Кроме того, финансовые АИС отличаются от остальных систем еще и тем, что используемая в них информация должна быть надежно защищена, а они сами должны иметь повышенную «живучесть» и безотказность в работе.

     Для того чтобы лучше понять особенности  построения и функционирования финансовых АИС, можно выделить следующие принципы:

      1. Принцип системности.

      Нужно устанавливать такие связи между структурными элементами системы, которые обеспечивают ее совместимость и взаимодействие с другими системами. Все связи, элементы, функции и проблемы управления и деятельности должны рассматриваться как единое целое.

      2. Принцип развития (открытости).

      Автоматизированная  система может создаваться с учетом возможности пополнения и обновления ее функций и состава без нарушения функционирования самой системы.

      3. Принцип совместимости.

      Во  время создания системы должны быть реализованы информационные интерфейсы, благодаря которым эта система  сможет взаимодействовать с другими системами согласно  установленным  правилам. Так, любая АИС должна информационно взаимодействовать с системами всех финансовых учреждений.

      4. Принцип стандартизации.

      Во время создания систем должны  быть рационально применены типичные, унифицированы и стандартизованные элементы, проектные решения, пакеты прикладных программ  и т.п.. Система и ее элементы требуют стандартизации, для того чтобы   можно было минимизировать все виды затрат, унифицировать приемы, методы и инструкции, которыми руководствуется персонал.

     5. Принцип эффективности.

     Подразумевается рациональное соотношение между затратами на создание автоматизированной информационной системы и целевыми эффектами (вместе с другими результатами), достигнутыми благодаря автоматизации, которые не обязательно должны выражаться в денежной форме, может представлять собою время (верней, его экономию), определенные удобства, новые функции, имидж и т. п [10].

       Кроме рассматриваемых основных, можно дополнительно определить принципы создания и функционирования АИС финансово – кредитных учреждений:

      1. Принцип новых задач.

      Определяя перечень задач, которые необходимо включить в АИС, следует учитывать  основные технологические  итерации обработки документов и задачи, которые вытекают из потребности обеспечить полноту и оптимальность принятия  решений (которые раньше не выполнялись через ограниченные возможности  обработки информации).

     2. Принцип надежности.

      Система должна нормально функционировать в случае выхода из строя технических средств. Понятно, насколько этот принцип важный для автоматизированных систем в финансово – кредитных учреждениях, где существуют специфические требования относительно его реализации и где потеря информации равносильна потере денежных средств.

      3. Принцип единой информационной базы.

      Речь  идет об использовании  единой системы  классификации и единой системы  кодирования  одних и тех же структурных единиц экономической  информации. Во время создания АИС возникают дополнительные требования, то есть приходится опираться на некоторые дополнительные принципы.

     4. Принцип безопасности данных.

     Информация  должна быть защищена как в процессе ее непосредственной обработки и сохранения в системе, так и в моменты обмена между компьютерами. Особое внимание следует обратить на такие факты, как:

     - должна быть исключена возможность несанкционированного доступа к данным в системе.

     - все операции в системе должны регистрироваться.

     - любое нарушение системы безопасности должно быть выявлено.

     5. Принцип надежности системы.

     В финансовых АИС должны быть одинаково высоконадежными как аппаратное, так и программное обеспечение. Информация для клиента должна быть точной, доступной и предоставляться ему без задержки. В случае выхода системы из строя, данные должны быть обновлены, а повреждения устранено.

     6. Принцип производительности системы.

     Потребность соблюдать данный принцип связана со значительной неравномерностью поступления потоков информации, которую следует обрабатывать в определенные промежутки времени, и жестких требований к срокам ее обработки. Кроме того, АИС должна иметь определенный запас мощности, которая обеспечивает оперативное предоставление информации клиенту по его запросу независимо от того, какие другие работы выполняются вместе с тем этой системой. В АИС должна быть предусмотрена возможность пакетной обработки информации, в особенности когда речь идет о подбивке ежедневного банковского баланса.

     7. Принцип приспособления (адаптации).

     Со  временем робота финансово-кредитных учреждений изменяется, возникают новые виды деятельности и услуг. Поэтому существующие информационные системы должны быть пригодными для модификации и расширения. Больше того, система может быть полностью переработана, но информация при этом должна сохраняться.

     Важным  является также и требование относительно удобства, простоты и эффективности эксплуатации системы. Банки, например, выбирают, прежде всего, системы, которые легко устанавливать, использовать и обслуживать.

     Всегда, когда речь идет о создании системы, существуют индивидуальные требования к ней, причем наилучшей из предлагаемых АИС будет та, которая больше удовлетворяет этим требованиям [12]. 

     1.3 Движение документов и денежных средств в финансовых АИС

     Потоки  информации, циркулирующие в окружающем нас мире, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. В этих потоках имеются документы, содержащие самую разнообразную информацию. Документы сопровождают нас на каждом шагу. Ежедневно в мире создаются миллиарды больших и малых документов и их копий. На производство и воспроизведение документов расходуется огромное количество леса, а на их проверку и хранение требуется большое количество времени. Современное общество не может существовать без документооборота.

     Документооборот - следовательность прохождения документов с момента их составления или получения до момента их обработки и использования.

     Основные  принципы документооборота:

     - рациональное и своевременное составление документов;

- последовательность охвата документами всех видов хозяйственной - деятельности организации;

     - взаимосвязь документов;

     - рациональная обработка документов;

     - сокращение путей прохождения документов;

     -систематизированное изучение и совершенствование документооборота [8].

     В любом предприятии возникает  проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Для эффективного руководства организацией и оптимального выполнения работ современным руководителям и специалистам постоянно требуется иметь в распоряжении обширную и достоверную информацию. Этого можно достичь в настоящее время только с помощью средств и методов автоматизации всех потоков.

     Рассмотрим, как идут потоки информации в АСУ.

     Поток информации - это группа данных, рассматриваемых в процессе ее движения в пространстве и времени в одном направлении. У этих данных есть общий источник и общий приемник. Поток, состоящий из смысловых структурных элементов, называют сообщением.

     При сборе информации исходными документами  являются те, которые служат источниками  информации для других документов. Производные документы (показатели) формируются на основании других документов. Первичные документы непосредственно отражают входную информацию.

     Конечные  документы - выходные документы, а также непосредственно влияющие на объект управления.

     В АСУ на нижних уровнях действует  детальная информация о состоянии объекта управления. По мере движения информации от нижних уровней управления к высшим она должна быть избавлена от лишних подробностей, бесполезной детализации. Этот процесс называется интеграцией или сжатием информации, а сама информация - осведомительной.

     Распорядительная  информация (идущая от верхних уровней  к нижним ) на средних уровнях  «размножается», так как средние  уровни генерируют дополнительную информацию.

     Цель  автоматизации разнообразных потоков информации - совершенствование существующего документооборота, форм документов, сокращение их числа и копий, оптимизация маршрутов движения документов и алгоритма их формирования. Одна из основных задач состоит в разработке и внедрении средств и методов использования вычислительной техники для перевода документооборота из бумажной формы в электронную. Современные сетевые информационные технологии позволяют решить эту задачу [13].

       В результате создания и внедрения  единой автоматизированной системы для финансовых учреждений должно быть достигнуто:

    - сокращение бумажного документооборота и объемов ручного труда при обработке информации и одновременно увеличение общего объема обрабатываемой информации, ее полноты и достоверности;

    - повышение оперативности обработки информации, поступающей на различные уровни иерархии финансовой системы;

      - стандартизация информационной базы (нормативно-справочной и правовой информации, входных и выходных документов, описаний информационных объектов и правил задания и предоставление их реквизитов) для обеспечения унифицированной обработки финансовой информации как единой взаимосвязанной системы;