Схемы движения денежных средств и документов в финансовых АИС

Введение

     В современных условиях отношений  предъявляются повышенные требования документации, а в свою очередь информация должна быть актуальной, достоверной, и полной, без которой немыслима эффективная финансовая деятельность любой организации. Возникает необходимость внедрения и использования финансовых автоматизированных информационных систем.

     Автоматизированная  информационная система (АИС) представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений. Создание АИС способствует повышению эффективности производства экономического объекта и обеспечивает качество управления [1]. Наибольшая эффективность автоматизированной информационной системы достигается при оптимизации планов работы предприятий, фирм и отраслей, быстрой выработке оперативных решений, четком маневрировании материальными и финансовыми ресурсами и т.д. 

     Процесс управления в условиях функционирования автоматизированных информационных систем основывается на экономико-организационных моделях, более или менее адекватно отражающих характерные структурно-динамические свойства объекта. Адекватность модели означает, прежде всего, ее соответствие объекту в смысле идентичности поведения в условиях, имитирующих реальную ситуацию, поведение моделируемого объекта в части существенных для поставленной задачи характеристик и свойств. Безусловно, полного повторения объекта в модели быть не может, однако несущественными для анализа и принятия управленческих решений деталями можно пренебречь. Модели имеют собственную классификацию, подразделяясь на вероятностные и детерминированные, функциональные и структурные. Эти особенности модели порождают разнообразие типов информационных систем. 

      АИС организационного управления объектом служат производственно-хозяйственные, функциональные процессы, реализуемые на всех уровнях управления экономикой, в частности:

     - банковские АИС;

     - АИС фондового рынка;

     - финансовые АИС;

     - страховые АИС.

     Финансовые  АИС в настоящее время получают все более широкое распространение, поскольку дают руководителям возможность  отслеживать движение финансовых и  денежных средств в наглядном  и удобном виде, автоматизируют весь процесс документооборота и существенно снижают временные затраты.

     Целью данной курсовой работы является рассмотрение и анализ схемы движения денежных средств и документов в финансовых автоматизированных информационных системах.

     Задачи  курсовой работы следующие:

     - проанализировать существующие схемы движения финансовых потоков и документов в финансовых АИС;

     - рассмотреть внедрения АИС на предприятия, так же существующие проблемы при использовании;

     - сделать выводы и перспективы  развития.

     Выбранная тема актуальна, поскольку финансовая сфера деятельности присутствует на всех уровнях, постоянно развивается и совершенствуется.

 

      Глава 1. Теоретические  основы функционирования финансовых

     АИС 

     1.1 Предпосылки создания финансовых АИС

     В настоящее время все предприятия  испытывают настоятельную потребность в расширении аналитических работ, связанных с переходом к рынку, разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений. В связи с этим автоматизация финансового анализа с использованием информационных технологий становится объективной необходимостью. Финансовый анализ сопровождается выполнением большого объема разнообразных вычислений: абсолютных и относительных отклонений, средних величин, дисперсий, процентных величин и др. Кроме того, в ходе анализа выполняются различные виды оценок, группировок, сравнений и сортировок исходных данных, нахождение минимального или максимального значения и ряд других операций.

     Результаты анализа требуют графического или табличного представления. Все это многообразие видов аналитической обработки экономической информации является объектом автоматизации с применением современных средств связи и вычислительной техники, особенно персональных ЭВМ.

     Применение  информационных технологий повышает эффективность  аналитической работы. Это достигается за счет:

     - сокращения сроков проведения анализа;

       - более полного охвата влияния факторов на результаты хозяйственной деятельности;

     - замены приближенных или упрощенных расчетов точными вычислениями;

     - постановки и решения новых многомерных задач анализа, практически невыполнимых вручную и традиционными методами [1, с. 25].

     Автоматизированные  информационные системы становится неотъемлемой частью рабочего места бухгалтера, экономиста, финансиста и их труд приобретает характер автоматизированного труда.

     В настоящее время все предприятия  испытывают настоятельную потребность  в расширении аналитических работ, связанных с переходом к рынку; разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений. В связи с этим автоматизация финансовой деятельности с применением достижений информационных технологий становится объективной необходимостью. Она обусловлена ростом значения качественного информационного обслуживания процесса управления хозяйственной деятельностью, бурным развитием технических возможностей современных вычислительных средств, особенностями настоящего периода развития экономики.

     Методика  финансового анализа, ориентированная  на использование информационных технологий, должна удовлетворять следующим требованиям:

     - системность;

     - комплексность;

     - оперативность;

     - точность;

     - прогрессивность;

     - динамичность.

     Только  на основе выполнения этих требований обеспечиваются познание состояний управляемого объекта и тенденций его развития, систематическое и целенаправленное повышение эффективности хозяйственной деятельности по результатам анализа.

     Применение информационных технологий поднимает финансовую деятельность на качественно новую ступень. Новые возможности, открывшиеся для проведения финансовых расчетов, обусловлены исключительными особенностями ЭВМ: низкая стоимость, высокая производительность, надежность, простота обслуживания и эксплуатации, гибкость и автономность использования, наличие развитого программного обеспечения, диалоговый режим работы и др. Применение информационных технологий позволяет реально повысить производительность труда экономиста, бухгалтера, плановика и других специалистов за счет децентрализации процесса автоматизированной обработки экономической информации, совмещения непосредственно на рабочем месте их профессиональных знаний с преимуществами электронной обработки информации [1].

     Современные информационные технологии позволяют  перевести данные о работе предприятия из пассивной в активную форму. Также становится возможным преобразование их в новые знания, в источник новых подходов и решений, материализуя информацию в повышение эффективности производства. Отдельные рабочие места, соединенные в единую вычислительную сеть, позволяют перейти к комплексной компьютеризации финансового анализа.

     Комплексная компьютеризация анализа обеспечивает:

     1. Во-первых, сохранение целостности (системности) финансового анализа при условии децентрализованной обработки информации. В теории анализа хозяйственной деятельности уже созданы основы системного комплексного анализа, обеспечивающие функциональную, техническую, методическую и информационную совместимость составных частей анализа как единого целого. Благодаря этому достигаются объективность анализа и его достоверность. В условиях децентрализованной обработки информации целостность анализа не разрушается, не отменяется единство целей и задач анализа с точки зрения его системных свойств. Поэтому можно говорить о том, что развитой сети распределенных баз данных соответствует система распределенных задач хозяйственной деятельности;

     2. Во-вторых, информационные технологии обеспечивают соединение процесса обработки информации с процессом принятия решения. Применение вычислительной техники позволяет управляющему решать задачи анализа непосредственно на своем рабочем месте. Он ведет личный контроль над всеми стадиями процесса обработки информации, имеет возможность оценить полученные результаты финансовой деятельности предприятия, грамотно использовать их для обоснования принимаемых решений;

     3. В-третьих, информационные технологии обеспечивают повышение оперативности и действенности анализа. Компьютерный анализ непосредственно следует за учетом, а также выполняется в ходе хозяйственного учета и, таким образом, превращает подсистему аналитического обеспечения управления финансовой деятельностью в постоянно действующий фактор повышения эффективности производства за счет актуализации всего информационного фонда предприятия [2, с. 37].

     Методика  финансового анализа, ориентированная  на использование информационных технологий, должна удовлетворять требованиям системности, комплексности, оперативности, точности, прогрессивности, динамичности. Только на основе выполнения этих требований обеспечиваются познание состояний управляемого объекта и тенденций его развития, систематическое и целенаправленное повышение эффективности хозяйственной деятельности по результатам анализа.

     Существенное  значение для автоматизации на базе современных информационных технологий имеет формализованное описание задач финансовой деятельности, исходя из единых принципов построения условных обозначений показателей.

     Рассмотрим, в чем же заключается необходимость формализации задач финансового анализа и анализа хозяйственной деятельности?

     Во-первых, формализация задач облегчает их последующую алгоритмизацию и программирование для ЭВМ.

     Во-вторых, формализация задач четко высвечивает  действительную потребность в исходных данных для анализа.

     В-третьих, формализация устраняет дублирование аналитических задач, облегчает группировку их в блоки для одновременной обработки.

     В-четвертых, формализованная задача анализа  становится непосредственным объектом экономико-математического моделирования, что существенно повышает глубину аналитического исследования хозяйственной деятельности.

     Эти объективные предпосылки к росту ожидаемого эффекта от автоматизации целей и задач финансовой деятельности учреждений подтолкнули разработчиков не только к созданию финансовых АИС, но и к последующему сопровождению и совершенствованию. 

     1.2 Автоматизированные системы в финансовых организациях

     Управление  финансами осуществляется, прежде всего, высшими органами государственной власти и управления - Президентом РФ и Федеральным Собранием. Систему финансовых органов возглавляет Министерство финансов РФ, являющееся органом исполни­тельной власти, который обеспечивает проведение единой финансовой, бюджетной, налоговой и валютной политики в России и координирует деятельность в этой сфере иных федеральных органов исполнительной власти. Управляя финансами согласно своим полномочиям, эти органы способствует проведению единой государственной финансовой политики.

     Во  всех финансовых органах ведется постоянная аналитическая работа, связанная с выделением узловых проблем управления экономическими процессами, подготовкой и анализом возможных вариантов решений. Вот почему необходимо повсеместно внедрять автоматизированные информационные системы с целью автоматизации финансовых процессов.

     Задачи  совершенствования информационного  обеспечения процессов формирования и исполнения бюджета в полной мере могут быть решены только путем  создания комплексной автоматизированной информационной системы финансовых расчетов на основе использования современных информационных технологий и средств вычислительной техники [3, с. 98].