Облік касових операцій

Під час перевірок ведення  касової книги і касових документів здійснюється контроль за виконанням підприємством вимог цього Положення, що пов'язані з веденням касової  книги та оформленням операцій з  приймання та видачі готівки з  каси, веденням форм первинної облікової  документації. Під час перевірок  з'ясовується наявність у підприємства касової книги, а також відповідність  її оформлення вимогам наказу Мінстату. Крім того, перевіряється правильність ведення касової книги, оформлення в ній касових операцій із приймання  і видачі готівкових коштів (у тому числі за строками), відповідність  зазначених у ній сум про прийняту до каси або видану з каси готівку  даним прибуткових і видаткових касових ордерів (типові форми відповідно КО-1 і КО-2, якість і своєчасність записів касира згідно із зазначеними в касовій книзі касовими документами, наявність підпису бухгалтера, який перевірив записи в касовій книзі за кількістю отриманих ним касових ордерів, правильність підрахунку в касовій книзі фактичних залишків готівки в касі на кінець дня тощо. Перевіряється також правильність заповнення всіх реквізитів прибуткових і видаткових касових ордерів (проставляння потрібних дат, номерів, сум, підстав для їх виписки, наявність підписів службових осіб і одержувачів коштів, печаток, штампів, розписів про отримання готівки, правильність оформлення депонованих сум тощо).

Виявлені в результаті перевірки порушення і висновки про ведення касової книги  та касових документів зазначаються в розділі і акта перевірки. Під  час перевірки Оприбуткування надходжень готівки, особлива увага приділятися  встановленню повноти та своєчасності оприбуткування касою підприємства готівкових надходжень, одержаних у  результаті здійснення підприємством  господарської діяльності (за реалізовану  продукцію, продані товари, виконані роботи, надані послуги і за позареалізаційні операції). Під час перевірки аналізується загальний стан касових оборотів надходжень готівки з кас банку  до кас підприємства на підставі банківських  виписок за поточними рахунками  підприємства. Звіряються банківські виписки (за сумами коштів, що одержані з банку, і датами) та відповідні записи в касовій книзі з даними прибуткових касових ордерів. У  разі потреби можуть також порівнюватися  дані корінців грошових чеків з виписками  банку. Під час перевірки контролюючими  органами повного і своєчасного  оприбуткування коштів, що надійшли до каси підприємства від здійснення господарської  діяльності, записи в касовій книзі  звіряються за сумами та строками з  даними відповідних прибуткових  касових ордерів (із залученням у  разі потреби таких виправдувальних  документів: товарних і касових чеків, розрахункових квитанцій, квитанцій  до прибуткових касових ордерів, рахунків-фактур, товарно-транспортних і податкових накладних тощо). Крім того, для контролю за повним і своєчасним оприбуткуванням готівки контролюючі  органи можуть застосовувати відповідні зустрічні документальні перевірки, що здійснюються безпосередньо на підприємствах-покупцях (замовниках), які сплатили готівкові кошти, шляхом залучення відповідних первинних документів та взаємного звіряння касових документів отримувачів готівки з даними покупців. Під час перевірки контролюючі органи можуть брати до уваги те, що за наявності в касі підприємства готівки, яка не підтверджена прибутковими касовими ордерами, вона вважається не оприбуткованою в касі та зараховується в дохід підприємства.

Дотримання встановлених лімітів каси: для визначення понадлімітних  залишків готівки в касі порівнюються записи про фактичні її залишки в  касі за касовою книгою з установленим ПП «Індустрія Клімату» лімітом каси за кожний день незалежно від того, здійснювалися в цей день касові обороти (надходження і витрати  готівки) чи ні. Якщо в періоді, що перевіряється, виявлено перевищення ліміту каси, то визначаються, протягом якого часу (у днях) і які понадлімітні суми не здавалися в установлені строки до банку і з якої причини, а  також загальна сума понадлімітних  залишків.

Метою перевірки дотримання порядку видачі готівки під звіт та її використання є здійснення контролю за дотриманням підприємства встановленого  порядку видачі готівкових коштів під  звіт (у тому числі на відрядження ) та їх використання. Під час проведення перевірок аналізується порядок  видачі сум під звіт, їх цільове  використання, виявляються факти  неправомірної видачі готівки під  звіт працівникам, які повністю не розрахувалися  за попередньо видані їм кошти, несвоєчасного  звітування, а також випадки передавання  підзвітних коштів одним працівником  іншому тощо. Під час перевірки  аналізується субрахунок 372 "Розрахунки з підзвітними особами", у яких за дебетом відображаються кошти, видані з каси під звіт, і відшкодування перевитрат за авансовими звітами, а за кредитом – суми витрат за авансовими звітами, підтверджені бухгалтерією, та повернення невикористаних авансів. Дебетове сальдо зазначає суму заборгованості підзвітних осіб підприємству, кредитове - суму перевитрат підзвітних осіб за авансовими звітами. Такий аналіз дає змогу визначити напрями використання підзвітних сум, виявити порушення під час їх видачі. При перевірці авансових звітів про використання одержаної під звіт готівки для вирішення господарських питань особлива увага приділяється дотриманню вимог підзвітними особами встановлених термінів складання та подання до бухгалтерії відповідних звітів, своєчасність повернення до каси підприємств залишку невикористаних коштів (одночасно з авансовим звітом), наявність оригіналів підтверджувальних документів, їх погашення, цільове витрачання підзвітних сум тощо. Крім того, ураховується те, що представлення авансових звітів про використання підзвітних сум із порушенням установлених термінів може дозволятися лише в зв'язку з тимчасовою непрацездатністю підзвітної особи або за інших обставин, що мають документальне підтвердження.

Під час перевірки правильності оформлення видач готівки під  звіт як на відрядження, так і на інші потреби встановлюється достовірність  підтверджувальних документів, що додаються  до авансових звітів. Також звертають  увагу на повне і своєчасне  звітування підзвітних осіб у разі використання ними під час відрядження  значних сум підзвітних коштів для  вирішення господарських питань. При проведенні перевірки правильності організації видачі готівки під  звіт на відрядження встановлюється наявність розпорядчого документа (наказу, розпорядження) на службові відрядження, правильність ведення записів у  журналі реєстрації посвідчень на відрядження, дотримання граничної тривалості службового відрядження, наявність відміток у  посвідченні про відрядження, своєчасність звітування за витрачені під час  відрядження кошти, правильність відшкодування  витрат працівникам тощо. Також враховують те, що в разі виявлення порушення  видачі конкретному працівнику під  звіт готівкового авансу за наявності  в нього раніше одержаних підзвітних коштів, за якими в установленому  порядку не був складений авансовий  звіт, то незалежно від того, закінчився чи ні термін, на який ці кошти були видані, штраф за таке порушення (25% від одержаної під звіт суми) має  розраховуватися, виходячи із суми попередньо одержаних і не повернених до каси підприємств підзвітних коштів, щодо яких не був складений звіт. У разі своєчасного повернення лише частини підзвітних коштів штраф розраховується щодо суми не повернених до каси підзвітних коштів. Факти подання авансового звіту до бухгалтерії в установлені строки без одночасного повернення до каси підприємства невикористаних підзвітних сум є порушенням порядку видачі готівки під звіт і її використання.

Для контролю за дотриманням  підприємства установлених обмежень (10 тис.грн.) при здійсненні між ними готівкових розрахунків перевіряються розрахункові операції підприємства – платника готівкових коштів.

Також має враховуватися  те, що такі готівкові розрахунки можуть здійснюватися ПП «Індустрія Клімату» протягом дня з іншими підприємствами (підприємцями) за одним чи кількома платіжними документами, а також  те, що зазначені обмеження не стосуються розрахунків підприємств із фізичними  особами та інших випадків. Якщо готівкові розрахунки підприємств перевищують установлену граничну суму, то надлишкова їх сума додається розрахункове до фактичних залишків готівки в касі платника готівки одноразово (того самого дня, у який було здійснено цю операцію), а одержана сума порівнюється із затвердженим лімітом каси. Зазначені обмеження стосуються всіх видів операцій з готівкою, пов'язаних як з реалізацією продукції (виконанням робіт, наданням послуг), так і з позареалізаційними операціями. Для перевірки використовуються потрібні касові документи підприємства (касова книга, касові ордери, журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, авансові звіти працівників щодо витрачання підзвітних сум), а також документи, що підтверджують здійснені покупцем (замовником) витрати готівки при придбанні товарів, оплаті наданих послуг та виконаних робіт (касові та товарні чеки, розрахункові квитанції, квитанції до прибуткових касових ордерів, інші розрахункові документи, а також рахунки-фактури, податкові накладні, договори на поставку продукції, надання послуг, виконання робіт, товарно-транспортні накладні тощо). Під час перевірки підприємства аналізуються записи в касовій книзі, книзі обліку придбаних товарів (виконаних робіт, наданих послуг), дані прибуткових і видаткових касових ордерів, авансових звітів підзвітних осіб та інших підтверджувальних документів. Можуть також перевірятися обороти за субрахунком 372 "Розрахунки з підзвітними особами". Порушення встановлених обмежень на здійснення готівкових розрахунків виявляються шляхом порівняння фактичних витрат готівки підприємств-платників за придбані товари (виконані роботи, надані послуги) за конкретним розрахунком, що підтверджені відповідними обґрунтованими документами, з діючими обмеженнями. У разі потреби можуть здійснюватися зустрічні перевірки підприємств з порівнянням даних (за сумами і строками) відповідних касових документів підприємств-платників і підприємств – одержувачів готівкових коштів.

Отже, інвентаризація каси проводиться  з метою контролю за схоронністю  готівкових коштів на підприємстві. Правила  проведення інвентаризації каси повинні  обов’язково бути обумовлені в наказі про облікову політику підприємства. Для проведення інвентаризації каси, що має здійснюватися згідно з  наказом керівника, призначається  комісія. Відповідно до П(С)БО №4 ПП «Індустрія Клімату» веде як синтетичний, так і  аналітичний облік касових операцій, що дає можливість внутрішнім користувачам (адміністрації, дирекції) зовнішнім  користувачам та контролюючим органам  побачити заборгованість як дебіторську, так і кредиторську по всім контрагентам, а також зробити аналіз використання коштів підприємства в частині господарських  витрат та витрат на відрядження, підприємство веде облік за допомогою ліцензійного програмного забезпечення «1С Бухгалтерія», окрім того в ручну веде облік реєстрів додаткового призначення.

РОЗДІЛ 3. Шляхи удосконалення обліку грошових коштів в касі

Оскільки підприємство веде облік за допомогою ліцензійного програмного забезпечення «1С Бухгалтерія» його не потрібно автоматизувати, але рекомендується встановити більш нову версію, бо в ручну ведеться облік реєстрів додаткового призначення.

Оскільки методика бухгалтерського  обліку єдина і стандартизована, вибір шляху розв’язку даної  задачі зводиться до вибору в якому  доцільніше її розв’язувати. Тут можливі  два альтернативні напрямки –  встановлення нової версії програмного забезпечення, але на сьогодні має один суттєвий недолік – відносно високу вартість, і одним із шляхів вирішення проблеми міг би бути вибір компонента «1С: Бухгалтерія», який можна додатково налаштувати на виконання деяких функцій оперативного обліку. Очевидно, що якщо підприємство має на меті одержання прибутку, то так чи інакше всі управлінські рішення повинні бути економічно обґрунтованими. А для обґрунтування такого рішення повинні враховуватись такі фактори, як економічна ефективність та ціна системи, і на основі аналізу цих факторів вже повинен робитись висновок про доцільність того чи іншого шляху.

Відповідно до наказу про  облікову політику ПП «Індустрія Клімату» не здійснює готівкових операцій з  продажу товарів, а використовує лише при виплаті заробітної плати  та розрахунків з підзвітними  особами за видами витрат по відрядженню  та господарських витрат.

Якщо раніше чинне місце за значенням посідала заробітна плата, то зараз цей основний канал перетворився в використання готівки на підзвітні витрати, що має в собі ціль зменшення витрат підприємства (використовується підприємством для збільшення витрат і, як наслідок, зменшення прибутку).

Вдосконалення системи обліку перш за все має здійснюватись  в слідуючи напрямках:

• підвищення контролю по обліку вибуття готівки;
• економія витрат ресурсів та праці документування та обробку документів.

Для удосконалення обліку грошових коштів в умовах ПП «Індустрія Клімату» пропонується використовувати банківські платіжні картки, що стають невід'ємним елементом господарського життя підприємств і є одним з найбільш зручних засобів платежу.

За допомогою використання корпоративних  карток на ПП «Індустрія Клімату» можна отримати наступні вигоди і отримати більше можливостей:

У гривні:

• витрати відрядження (готель, оренда автомобілів, замовлення квитків...);
• накладні витрати (підписка, покупка літератури, послуги перекладача... );
• господарські витрати (канцтовари, бензин...);
• витрати, пов'язані з основною діяльністю підприємства (закупівля товару, розрахунки з постачальниками...);

Для приватних підприємців також  отримувати свій дохід.

У валюті:

• одержання готівки у валюті за межами України і у встановленому порядку на території України в касі банку для оплати витрат на відрядження;
• розрахунки в безготівковій формі у валюті за межами України в т.ч. представницькі (магазин, ресторан);
• усне декларування картки на митниці без вказівки суми розміщених коштів.
• скоротити операційні витрати і час, пов'язані з видачею підзвітних сум – зникне необхідність одержання в банку готівкових коштів на відрядження і представницькі витрати, господарські потреби;
• заощадити гроші при одержанні готівкових коштів за корпоративною карткою (0,75 %), а за чековою книжкою (1%);
• картковий рахунок може вестися в гривні, при цьому всі операції за кордоном будуть конвертуватися автоматично. Підприємство позбудеться необхідності купівлі валюти на закордонні відрядження ((так як має іноземні пропозиції в співпраці);
• прив'язати до одного рахунка необмежене число корпоративних карток;
• здійснювати контроль витрат коштів співробітників за виписками, наданими банком;
• у разі потреби оперативно поповнити картковий рахунок відрядженого співробітника;
• одержувати готівку цілодобово у широкій мережі банкоматів і в пунктах видачі готівки;
• полегшити роботу бухгалтерії і каси підприємства, пов'язану з підготовкою розрахунку витрат на відрядження, перерахування, збереження і доставки наявних коштів, зменшити кількість звітних документів (особливо це актуально для ПП «Індустрія Клімату», так як всім цим займається лише головний бухгалтер);
• одержати цілодобовий доступ до рахунка і не залежати від режиму роботи банку. Отримана готівка вважається авансом, видана під звіт, яку не потрібно проводити по касовій книзі організації. Але треба стежити за дотриманням термінів звітності;

Що до безпеки то недоторканість коштів гарантована навіть при втраті чи крадіжці картки. Рахунок блокується за дзвінком власника картки в будь-який час доби. Банк протягом 1-2 днів забезпечить екстрену видачу готівки або одержання нової картки. Не потрібно возити із собою всю готівку, набагато простіше і безпечніше взяти із собою тільки пластиковий гаманець.