Облік касових операцій

На ПП «Індустрія Клімату» наказ про облікову політику затверджено  02.01.2008р. директором підприємства. Згідно з наказом про облікову політику на підприємстві веденням бухгалтерського обліку займається бухгалтерська служба на чолі з головним бухгалтером.

На ПП «Індустрія Клімату» застосовується План рахунків бухгалтерського  обліку активів, капіталу, зобов’язань  і господарських операцій підприємств  і організацій. Головний бухгалтер  підприємства має право вводити  додаткову систему субрахунків, також на підприємстві застосовується журнально-ордерна система обліку.

Підставою для складання  фінансової звітності є головна  книга підприємства, в якій відображаються дані регістрів обліку майна підприємства, інших облікових регістрів і  додаткових довідок. Аналітичний облік  руху товарно-матеріальних цінностей  у бухгалтерії ведеться у відомостях обліку залишків матеріалів у кількісно-сумарному  виразі.

Відповідно до наказу про  облікову політику ПП «Індустрія Клімату» не здійснює готівкових операцій з  продажу товарів, а використовує лише при виплаті заробітної плати  та розрахунків з підзвітними  особами за видами витрат по відрядженню  та господарських витрат.

В наказі про облікову політику зазначено, що підприємство веде податковий облік відповідно до законодавства  України.

Згідно з наказом про  облікову політику перед складанням річної фінансової звітності необхідно  проводити інвентаризацію матеріалів щоквартально на 1-ше число місяця, що настає за минулим кварталом, бланків  суворої звітності – щоквартально, грошових коштів у касі – щомісяця, основних фондів і нематеріальних активів  – щорічно станом на 1 грудня, розрахунків з постачальниками і покупцями – щорічно станом на 1 січня року, що настає за звітним. Крім того, також необхідно проводити інвентаризацію у разі зміни матеріально-відповідальної особи та при встановленні фактів розкрадань. Для проведення інвентаризації створюється постійно діюча комісія.

Наказ про облікову політику ПП «Індустрія Клімату» не охоплює  деякі питання щодо обліку на підприємстві та потребує доопрацювання.

Для підвищення реальності відображення валютних операцій в обліку та звітності підприємства доцільно внести в наказ про облікову політику наступні елементи: перелік  видів операцій, які належать до операційної, інвестиційної, фінансової діяльностей та надзвичайних подій  на даному підприємстві; дати, за якими  визнаються валютні операції; розрізи  аналітичного обліку; методи списання балансової вартості іноземної валюти; метод, що використовується для оцінки поставок у випадку проведення часткових  авансових платежів; діяльність структурного підрозділу з валютного контролю. Це стане підґрунтям для прийняття  обґрунтованих управлінських рішень. Таким чином, облікова політика – це вибрана підприємством, з урахуванням встановлених норм та особливостей, методологія бухгалтерського обліку, яка спрямована на досягнення його цілей і завдань та використовується з метою забезпечення надійності фінансової звітності та якісної системи управління.

2.2. Порядок документального оформлення касових операцій

у ПП «Індустрія Клімату»

Підприємству «Індустрія клімату» постійно необхідна готівка  для забезпечення ефективної діяльності. Готівка є абсолютно ліквідним  активом, тому необхідний постійний  контроль і облік касових операцій. Касові операції оформляють прибутковими та видатковими касовими ордерами, типові форми і порядок заповнення яких затверджено наказом Міністерства статистики України від 15 грудня.2004 р. № 637 «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій». Відповідно до цього Положення, ПП «Індустрія Клімату» для здійснення розрахунків  готівкою має касу.

Каса – це приміщення або місце, що призначене для приймання, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей та касових документів, де ведеться касова книга. Відповідальність за обладнання каси, доставку та зберігання коштів несуть керівники підприємств  та установ. Касир – це матеріально  відповідальна особа, на яку покладено  функції щодо видачі – приймання  готівки. На приватному підприємстві «Індустрія клімату» не передбачено такої посади, як касир, тож ці уповноваження надаються  головному бухгалтеру підприємства.

Призначення на посаду касира відбувається на підставі наказу керівника  установи, який одночасно із зарахуванням на роботу касира укладає з ним  договір про повну матеріальну  відповідальність та ознайомлює його з Положенням №637. Операції з готівкою здійснюються на підприємстві посадовою  особою. До умов зберігання готівки  на підприємстві пред'являють жорсткі  вимоги. Касова книга – це обліковий  реєстр, призначений для обліку касових  операцій касиром (Додаток 5). ПП «Індустрія Клімату» веде одну касову книгу для обліку касових операцій із готівкою у національній валюті. Якщо гроші надходять до каси підприємства з установи баку, наприклад на заробітну плату, то касир, одержавши такі гроші виписує прибутковий касовий ордер. Прибутковий касовий ордер (форма № КО-1 (Додаток 2)) застосовується для оформлення надходження грошей в касу при обробці інформації як з використанням обчислювальної техніки, так і без неї. Видатковий касовий ордер (форма № КО-2 (Додаток 3)) застосовується для оформлення видачі грошей з каси при обробці інформації. Він виписується в одному екземплярі бухгалтером і підписується керівником підприємства. Якщо ж кошти надходять за реалізовану продукцію, то на підставі документів про відпуск такої продукції (накладні, товарно-транспортні накладні) виписується прибутковий касовий ордер. Якщо із каси підприємства виплачується заробітна плата, премії або якійсь інші виплати, то вони здійснюються на підставі платіжних відомостей. Разові виплати на відрядження, відпускні здійснюються на підставі видаткових касових ордерів. На відміну від прибуткового касового ордеру видатковий підписується не тільки головним бухгалтером, а й керівником підприємства. На підставі звіту касира бухгалтер відображає в обліку записи по руху коштів в касі окремо по видах валют. Звіт касира – це документ, який передається касиром до бухгалтерії і являє собою відривний листок касової книги з доданими до нього прибутковими і видатковими касовими документами. Видаткові касові ордери, що оформлені на платіжних відомостях, реєструються після видачі грошей. Усі надходження та видача готівки підприємства обліковуються в касовій книзі (форма № КО-4 (Додаток 5)), яка застосовується для обліку руху грошей в касі. Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або особи, які на це уповноважені. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо. У разі видачі окремій фізичній особі готівки за видатковим документом касир вимагає пред'явити паспорт чи документ, що його замінює, записує його найменування і номер, ким і коли він виданий. Фізична особа розписується у видатковому документі про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень – словами, копійок – цифрами), використовуючи чорнило або кулькову ручку з темним чорнилом. Якщо видатковий документ складений на видачу готівки кільком особам, то одержувачі також пред'являють паспорти чи документи, що їх замінюють, і розписуються у відповідній графі документа.

Видача готівки особам, яких немає в штатному розписі  підприємства, проводиться за видатковими  касовими ордерами (Додаток 3), що виписуються  окремо на кожну особу, або за окремою  відомістю. Видачу готівки касир  проводить тільки особі, зазначеній у видатковому документі. Якщо видача готівки проводиться за дорученням, оформленим у встановленому порядку  згідно з чинним законодавством, у  тому числі й особи, що не має змоги  в зв'язку з хворобою або з інших  поважних причин поставити розпис власноручно, то в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача готівки  бухгалтерія зазначає прізвище, ім'я  та по батькові особи, якій доручено одержати готівку. Якщо видача готівки проводиться  за відомістю, то перед розписом про  одержання грошей касир робить у  ній напис: "За довіреністю". Довіреність  залишається у касира і додається  до видаткового касового ордера або  відомості.

Видача готівки з каси підприємства для здавання її до установи банку оформляється видатковим касовим  ордером з відображенням цієї операції в касовій книзі. Документом, що свідчить про здавання виручки  до установи банку, є квитанція до об'яви на внесення готівки за підписами  бухгалтера і касира установи банку, засвідчена печаткою (штампом) установи банку. Документом, що свідчить про  здавання виручки інкасаторам банку, є копія супровідної відомості  за підписом інкасатора, засвідчена печаткою (штампом) установи банку. Виплати, що пов'язані  з оплатою праці, проводяться  касиром підприємства за видатковими  касовими ордерами на кожного одержувача. Аналогічно може оформлятися й одноразова видача готівки на оплату праці (у  разі відпустки, хвороби тощо), а  також видача депонованих сум  і готівки під звіт на витрати, пов'язані із службовими відрядженнями, кільком особам. Після видачі заробітної плати на загальну суму виданої заробітної плати складається один видатковий касовий ордер, дата і номер якого  проставляються на кожній платіжній (розрахунково-платіжній) відомості.

Після закінчення трьох робочих  днів, які встановлені для виплати  заробітної плати, касир повинен: - у  платіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено виплату, проставити штамп або робить надпис «Депоновано»; скласти реєстр депонованих сум; у кінці відомості зазначити фактично виплачену суму та недоотриману суму виплати, яка підлягає депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за платіжною відомістю і засвідчити надпис своїм підписом.

Депоновані суми, що підлягають здаванню в банк, оформлюються шляхом складання одного загального видаткового  касового ордера. На операцію зі здачі  грошей до банку, крім видаткового касового ордера, касир також оформлює об’яву на внесок готівкою. Цей документ складається  з трьох частин:

• верхня частина (об’ява) залишається в банку;
• середня частина (квитанція) передається касиру;
• нижня частина (ордер) також повертається касирові разом із випискою банку після зарахування грошей на поточний (реєстраційний) рахунок.

У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються  додані до них документи. Видача прибуткових  касових ордерів і видаткових документів на руки особам, що вносять  або одержують готівку, забороняється. Прибуткові касові ордери або видаткові  документи одразу ж після одержання  або видачі за ними готівки підписуються касиром, а на доданих до них документах ставиться штамп або напис "Оплачено" із зазначенням дати (число, місяць, рік). Прибуткові та видаткові касові ордери до передавання в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових  документів. Видаткові касові ордери, що оформлені на підставі платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей на виплати, пов'язані з оплатою праці, реєструються після здійснення цих виплат.

Реєстрація прибуткових  і видаткових касових документів здійснюється за допомогою комп'ютерних  засобів, які забезпечують формування і роздрукування потрібних касових документів. При цьому в документі "Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів", який формується і роздруковується за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів за цільовим призначенням.

Касові документи після  складання касиром звіту та його оброблення в бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки та зберігаються протягом 36 місяців після  закінчення календарного року матеріально  відповідальною особою, на яку покладено  обов'язок зберігання документів, в  окремому сейфі або спеціальному приміщенні, що передається під охорону. Винесення з приміщення, що охороняється, касових документів дозволяється лише в окремих випадках і тільки за письмовим дозволом керівника або  головного бухгалтера.

До кінця робочого дня  документи обов'язково повертають. Довідки за касовими документами (підписані  керівником і головним бухгалтером) видаються відповідним органам  на їхню вимогу у випадках, передбачених чинним законодавством України. З метою  забезпечення здійснення розрахунків  готівкою підприємство повинно мати касу, а його керівники мають обладнати  касу та забезпечити надійне зберігання готівкових коштів у ній. Якщо з вини керівників не були створені належні  умови для забезпечення схоронності  коштів під час їх зберігання і  транспортування, то вони несуть за це відповідальність у встановленому  чинним законодавством України порядку. Зберігання в касі готівки та інших  цінностей, що не належать цьому підприємству, забороняється.

Про аванси, одержані для  оплати праці, касир зобов'язаний скласти  звіт у встановлений строк з урахуванням  дня їх одержання. До закінчення цього  строку касири зобов'язані щоденно  здавати в касу залишки готівки, яка не видана за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями.

Готівка здається в опечатаних касирами сумках, пакетах тощо старшому касиру під розпис у книзі обліку прийнятих та виданих касиром  грошей із зазначенням сум.

До касових операцій відносять  операції, пов'язані з отриманням і використовуванням готівки  безпосередньо з каси підприємства. Дії підприємства по веденню касових  операцій строго регламентовані.

ПП « Індустрія Клімату» самостійно встановлює ліміт каси виходячи із розрахунку суми готівки за три  місяці поспіль, розділивши на відповідну кількість робочих днів цих місяців.

Підприємство самостійно може переглядати ліміт каси при  необхідності. Перелік касових операцій, що оформляються прибутковим касовим  ордером, наведено в табл.1.

Таблиця 1

Касові операції,

що оформляються прибутковим касовим ордером

у ПП «Індустрія Клімату»

Перелік касових операцій, що оформляються видатковим касовим ордером, наведено в табл.2.