Облік касових операцій

Таблиця2

Касові операції,

що оформляються видатковим касовим ордером

у ПП «Індустрія Клімату»

Видача грошей із каси, не засвідчена підписом одержувача у видатковому  касовому ордері, на виправдання залишку  готівки в касі не приймається. Ця сума вважається недостачею і стягується з касира. Готівка, не підтверджена прибутковими касовими ордерами, вважається надлишком каси і зараховується  до прибутку підприємства.

Прибутковий касовий ордер  і квитанцію до нього, а також  видатковий касовий ордер бухгалтер  заповнює чітко, без виправлень, навіть тих, що застережені. В цих документах зазначається підстава для їх складання  і наводиться перелік документів, що додаються. Видача прибуткового та видаткового касових ордерів  або документів, що їх заміняють, на руки особам, які вносять або одержують гроші, забороняється. Приймання та видача грошей здійснюються лише у день складання касових ордерів.

Якщо підприємство буде в  касі зберігати кошти в іноземній  валюті, їх облік буде обліковуватися в окремій книзі за видами валют. Записи у касовій книзі здійснюються у двох примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору, кульковою  або чорнильною ручкою. Перші примірники залишаються в касовій книзі. Другі примірники повинні бути відривними і є звітами касира. Обидва екземпляри нумеруються однаковими номерами. Записи касових операцій починаються на лицьовій стороні невідривної частини  листа (після рядка «залишок на початок  дня»).

Підчистки та не оговорені  виправлення в касовій книзі  забороняються. Зроблені виправлення  засвідчуються підписами касира і головного бухгалтера.

Записи в касовій книзі  касир робить одразу після отримання  чи видачі грошей за кожним ордером. Щоденно  наприкінці робочого дня він підводить  підсумки за день, виводить залишок  грошей у касі на наступне число  і передає в бухгалтерію як звіт касира другий примірник з прибутковими та видатковими документами під  розписку в касовій книзі. Бланк  звіту в кінці операцій за день не відривається. ПП «Індустрія Клімату» при здійсненні касових операцій з готівкою могла б забезпечити постійну наявність у своїх касах розмінної монети різних номіналів (не менше 5% від суми встановленого для підприємства ліміту залишку готівки в касі) для видання клієнтам (покупцям).

Отже, підприємство дотримується порядку оформлення прийому та видачі готівки в касу. Кожний прибутковий  та видатковий ордер підписується відповідними особами та реєструються в журналах, а також відображають всі господарські операції пов’язані з готівкою в  касовій книзі на день їх здійснення.

2.3 Синтетичний та аналітичний облік касових операцій

у ПП «Індустрія Клімату»

Одержані касові звіти  й документи обробляються. Кожний запис перевіряється по суті, звіряється з первинним документом, відтак у  кожному документі та у звіті  проставляється шифр синтетичного рахунка  і субрахунків, що кореспондують  з рахунком 30 «Каса». Залишок грошей на початок дня за звітом касира бухгалтер звіряє із залишком грошей на кінець дня, виведеним у попередньому звіті, й перевіряє правильність виведених оборотів і залишків.

Синтетичний облік наявності  руху грошових коштів у касі ведеться на рахунку 30 «Каса», записи на якому  здійснюють на підставі перевірених  звітів касира загальними підсумками за день в журналі-ордері №1 (по кредиту) і відомість №1 (по дебету).

Рахунок 30 «Каса» ведеться за субрахунками: 301 «Каса в національній валюті», 302 «Каса в іноземній валюті».

Крім готівки в касі можуть зберігатися грошові документи  і бланки суворої звітності.

До грошових документів належать, зокрема, акції, облігації й інші цінні папери; путівки в будинки  відпочинку і санаторії; поштові  марки, проїзні квитки тощо. Надходження  і видача здійснюються за прибутковими та видатковими касовими ордерами і  відображаються на рахунку 331 «Грошові документи в національній валюті». Аналітичний облік грошових документів ведеться за їх видами.

Бланки суворого обліку, які знаходяться на зберіганні і  видаються під звіт (бланки товарно-супровідних документів тощо), обліковуються на за балансовому рахунку 08 «Бланки суворого обліку». Аналітичний облік ведеться по кожному виду бланків із зазначенням даних про місце зберігання, нумерації, кількості і вартості таких бланків.

ПП «Індустрія Клімату» використовує лише такі субрахунки 301 «Каса в національній валюті» і 311 «Поточний рахунок  в національній валюті». За дебетом  субрахунку 301 "Каса в національній валюті" відображається надходження  грошових коштів до каси підприємства, за кредитом – виплата (витрачання) готівки. Розрахунки з покупцями відбуваються в готівковій формі. І саме надходження грошових коштів від них є для фірми основним каналом надходження. Основні господарські операції, які здійснюються в касі підприємства наведено у табл.3.

Таблиця 3

Облік грошових коштів у  касі ПП «Індустрія Клімату»

Аналітичний облік ведеться касиром, що забезпечує реалізацію функції збереження майна власника. Найбільш достовірний  аналітичний облік ведеться в  звіті касира, де відображається кожна  господарська операція з руху грошових коштів у касі.

Отже, аналітичний облік фінансових результатів повинен бути організований  так, щоб за підсумком кожного  звітного періоду із аналітичного обліку фінансових результатів можна було взяти підсумкові дані і перенести  їх на відповідну статтю Звіту про  фінансові результати.

2.4. Інвентаризація грошових коштів на ПП «Індустрія Клімату»

Грошові кошти є найбільш ліквідними активами підприємства, а грошові  операції носять масовий характер і  охоплюють практично всі сфери  господарської діяльності підприємства, а тому грошові кошти є найбільш вразливими до порушень і зловживань. Основними документами, які підлягають вивченню під час перевірки касових  операцій, є касова книга, звіти касира, прибуткові та видаткові касові ордери (ПКО, ВКО), журнал реєстрації ПКО, журнал реєстрації ВКО, журнал реєстрації депонованих  сум, авансові звіти з підтверджуючими  документами, виправдувальні документи  тощо, а також регістри синтетичного обліку і звіти (журнал-ордер №1, відомість до журналу-ордеру №1а, Головна  книга, звіт про рух грошових коштів, баланс.

Інвентаризація каси проводиться  в присутності касира і головного  бухгалтера, (в разі виникнення кількох  кас потрібно опечатувати їх, щоб  уникнути можливості покрити нестачу  в одних касах за рахунок грошей інших). Під час проведення інвентаризації необхідно звернути увагу на:

• наказ керівника підприємства про призначення касира;
• наявність договору про повну матеріальну відповідальність касира підприємства;
• умови зберігання готівки в касі;
• повноту і своєчасність оприбуткування грошових коштів за чеками у банку;
• правильність оформлення прибуткових (ПКО) і видаткових (ВКО) касових ордерів та наявність усіх необхідних реквізитів;
• погашення видаткових і прибуткових ордерів відповідними штампами;
• правильність виведення арифметичних підсумків у платіжних відомостях;
• визначення депонованих сум, а також розрахунків за видатковими чеками;
• дотримання ліміту готівки в касі.

Під час перевірок з'ясовується структура підприємства, кількість  відкритих поточних рахунків у підприємства в установах банків, наявність  податкового боргу у підприємства, результати раніше здійснених перевірок, дотримання ними порядку ведення  операцій з готівкою. Перевірка безпосередньо  за місцезнаходженням підприємства здійснюється на підставі документів, визначених чинним законодавством за певний період –квартал, півріччя, рік тощо (але не менше ніж за три місяці). ПП «Індустрія Клімату» обов’язково один раз в квартал проводить інвентаризацію каси підприємства. Проводячи інвентаризацію каси, потрібно дати розписку у тому, що всі прибуткові та видаткові документи на грошові кошти включені до звіту касира і на момент інвентаризації каси не оприбуткованих і несплачених коштів немає. Підрахунок грошових коштів проводиться суцільним способом по кожній купюрі окремо, про що робляться записи в «покупюрній» відомості. Запис і підрахунок коштів проводиться комісією і касиром окремо. Причому безпосередній підрахунок купюр робить сам касир, комісія не має права брати грошові кошти та перераховувати їх. На підставі проведення інвентаризації складається акт інвентаризації каси за формою, що визначена додатком 1 до «Положення про порядок ведення касових операцій». У разі виявлення нестачі або залишків коштів касир дає письмове пояснення про причини таких явищ. Сума виявлених залишків оприбутковується, про що виписується ПКО на загальну суму виявлених залишків. Виявлені нестачі відносяться на винних осіб. У випадках непогодження касира відшкодувати суму нестач подається позов до суду. До позовної заяви додається акт інвентаризації готівки в касі, письмове пояснення касира та інші службові розписки, через які сталися нестачі готівки в касі. Відповідальність за дотримання порядку ведення операцій з готівкою покладається на головного бухгалтера ПП «Індустрія Клімату». Особи, винні в порушенні порядку ведення операцій з готівкою, притягуються до відповідальності в установленому чинним законодавством порядку.

У разі виявлення порушень установленого порядку ведення  операцій з готівкою органи державної  податкової служби України застосовують до порушників штрафні санкції на підставі подання контролюючих органів  згідно з Указом Президента України  від 06.11.2008р. № 436/95 "Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки" (із змінами і доповненнями).

Якщо порушень не виявлено, то службовими особами, які проводили  перевірку, складається довідка  довільної форми, у якій зазначаються назва підприємства, термін перевірки, посилання на чинне законодавство, згідно з яким проводилася перевірка, питання, які були перевірені, яка  підписується службовими особами, які  проводили перевірку, а також  керівником та головним бухгалтером  підприємства. Керівник підприємства має право під час складання  акта перевірки не погодитися з результатами перевірки і надати щодо цього  відповідні обґрунтовані зауваження (пояснення) у письмовій формі, які додаються до акта. Результати перевірки дотримання порядку ведення касових операцій розглядаються керівництвом підприємства, як правило, у триденний строк після її закінчення.