Служебный этикет

"Смертные  грехи" на рабочем  месте.

 
Во время опроса, проведенного компанией "Роберт Хаф Интернэшнл" 50% респондентов согласились с тем, что критика служащего в присутствии других сотрудников является одним из самых серьезных грехов, который может быть совершен в рабочей обстановке. 
 
Чтобы избежать этого и других проступков, всегда используйте следующие микро-детали. 
 
- Никогда не критикуйте служащего в присутствии других. 
- Всегда давайте возможность служащему высказаться. 
- Никогда не опаздывайте на встречу. Разве это не смешно! Быть вовремя на месте встречи - это так просто и при этом так важно, тогда почему у столь многих людей проблемы с пунктуальностью? Если бы все относились ко времени так же, как к пространству, то никто никогда бы не опаздывал. Учитывая дикое напряжение, с которым большинство из нас лавирует в мире бизнеса, пунктуальность дает большое преимущество. Чем больше заняты люди, тем с меньшей терпимостью они относятся к тем, кто опаздывает. Опоздание на встречу не только не вежливо само по себе, но и может означать для вас двойной удар еще до того, как встреча началась.

Вот несколько  советов, которые помогут вам  держаться на плаву.

 
 Пусть ваши часы немного  спешат. 
Планируя встречу, придавайте большое значение времени отъезда, а не времени приезда на место, тогда Вы будете лучше контролировать свое время. 
Если Вы готовитесь отбыть на совещание или на условленную встречу, откажитесь от привычки сделать что-то в последний момент или отвечать на телефонный звонок в последнюю минуту перед отъездом. Помните об обязательстве, которое Вы дали. 
Цените то, как вас воспринимают другие. Не портите свою репутацию, опаздывая на встречу. 
 
Если вас часто заставляет себя ждать постоянно опаздывающий деловой партнер, то Вы можете сделать пару простых вещей. Первое - обратить его внимание на проблему. Вторая возможность - планировать встречу на 15 минут раньше, чем она в действительности начнется.  

Что делать, если вас  отрывают от работы.

 
Постоянные вынужденные перерывы в работе не только раздражают, но могут  снизить продуктивность труда. С  нежелательными перерывами в работе можно справиться несколькими способами. Самый простой, хотя иногда не тактичный прием - закрыть дверь в кабинет. Это поставит эффективный заслон на пути любого вмешательства в вашу работу. Если же вам приходится держать дверь открытой или у вас нет отдельного кабинета, подумайте о перестановке стола и/ или о перепланировке рабочего места. Если вы, например, сидите лицом к входу в помещение, то разверните стол так, чтобы не видеть людей, проходящих мимо. 
 
Если штатный сотрудник или любой другой посетитель заходит к вам, чтобы обсудить на ходу вопрос, который может быть рассмотрен на еженедельном рабочем совещании или в другое, более удобное для этого время, поблагодарите его за то, что он довел этот вопрос до вашего сведения. Затем объясните, что, по вашему мнению, этот вопрос полезно будет обсудить с другими членами вашей группы и что он будет включен в повестку дня одного из совещаний, подходящего по общей теме. 
Дайте понять вашим штатным сотрудникам, что хотя Вы и рады возможности встретиться с ними с глазу на глаз, но, тем не менее, Вы предпочли бы рассмотрение их вопросов и предложений в специальное, более подходящее для этого время. Тактично объясните, что на предстоящей встрече Вы сможете уделить им больше внимания, а не заниматься на ходу их предложениями, которые Вы считаете очень важными, отвлекаясь на другие дела. 
 
Если Вы менеджер, то проводите политику "открытых дверей". Для этого отведите по одному часу утром и днем. Объясните вашим служащим, что они могут заходить к вам в это время для обсуждения вопроса или какого-то дела на десять минут или меньше. Если вопрос потребует больше времени, то попросите договориться о специальной встрече.

Как вести себя на совещаниях.

 
Совещания нужны! Вы с трудом найдете  человека, который бы с этим не согласился. Но при этом сколько раз Вы чувствовали, что совещание, на котором Вы сидите, скучное и непродуктивное? Такое было со всеми. Но все получали удовольствие от хорошо спланированных, эффективно проведенных совещаний, после которых возникало чувство завершенности и, может быть, даже появлялся энтузиазм для дальнейшей активной, плодотворной работы.  
 
Если Вы хотите, чтобы намечаемые вами совещания, начиная со следующего, проходили так, как я только что говорила, выполняйте следующие правила их проведения. 
 
- Объявляя о предстоящем совещании, объясните сотрудникам с какой целью оно проводится. 
 
- Объясните каждому необходимость его присутствия. Например: "Мэри, пожалуйста, подготовьте и представьте пятиминутное сообщение о предложениях вашего отдела за неделю". 
 
- Даже приглашая на совещание служащего, имя которого не будет внесено в повестку дня, все равно конкретно объясните ему (ей) необходимость участия в совещании. Например: "Джон, мы будем обсуждать особенности маркетинга в связи с изданием новой книги. Так как Вы участвовали в создании этого проекта с самого начала, нам хотелось бы, чтобы Вы присутствовали на совещании. Может быть, у вас появятся свежие идеи, которые мы еще не рассматривали". 
 
- Приготовьте для участников совещания письменную повестку дня. Если возможно, раздайте ее за несколько дней до совещания. 
 
- Придите на совещание раньше намеченного времени, еще до прихода других, тогда Вы сможете подготовить помещение к работе, разложить повестку дня (если ее до этого не раздавали) и поприветствовать каждого участника совещания. Вы также подадите хороший пример другим - на совещание надо приходить вовремя.  
 
- Начните совещание вовремя. Даже если присутствуют только два или пять участников, начинайте работу. Действуя таким образом, Вы создаете себе репутацию человека, который ценит время других, тонко намекая, что ожидает от других такой же любезности. 
 
- Объясните цель совещания. Пригласите каждого активно участвовать в работе совещания. Пусть это будет формальное участие (например, приглашение выступить с заранее подготовленным по вашей просьбе сообщением) или неформальное, когда Вы поздравляете нового служащего с началом работы, отмечаете годовщину работы в фирме одного из сотрудников или даже хвалите кого-то за хороший труд. 
 
- Контролируйте ход совещания. Если кто-то отступает от повестки дня, проявите такт. Позвольте человеку закончить свое выступление, суммируйте то, что он сказал, а потом тактично сообщите о времени и месте дальнейшего обсуждения данного вопроса. Например: "Давайте обсудим этот вопрос на нашем следующем- заседании". Или: "Сусанна и Боб, не создадите ли Вы рабочую группу для более глубокого изучения этого вопроса, чтобы представить ваши выводы на следующем совещании?" 
 
- В заключение совещания суммируйте все, что было сказано. 
 
- Быстро закончите совещание . Люди с удовольствием будут ходить на проводимые вами совещания, если поймут, что могут с доверием отнестись к вам, как к человеку, уважающему их время и способности. 

Выступления на сцене.

 
Представление выступающих - подлинное искусство, имеющее свои правила. 
Вот некоторые правила, соблюдение которых поможет вам выглядеть безупречно. 
 
-Подготовьтесь заранее. 
 
-Составляя список выступающих, попросите прислать вам заранее биографические данные, необходимые для представления.  
 
-Прорепетируйте то, что намереваетесь сказать, с тем, чтобы ваши пояснения выглядели естественно и походили на импровизацию. 
 
-Представив выступающего, подождите пока он поднимется на сцену. Затем отступите немного назад и поприветствуйте его (ее) рукопожатием. 
 
-После окончания выступления подойдите, к трибуне и поблагодарите выступавшего, пожав ему руку и сказав несколько слов благодарности. 
 
-Если будут выступать несколько человек и Вы должны представлять каждого, то перед тем, как представить очередного оратора, поблагодарите предыдущего.

Вежливое  поведение в кафетерии.

 
-Не задерживайте очередь.  
 
-Прочитайте меню до того, как подойдет ваша очередь заказывать. Тогда Вы не рискуете задержать других. 
 
-Относитесь к работникам кафетерия с уважением. Они тоже люди и заслуживают та кого же вежливого отношения, как ваши клиенты и заказчики. 
 
-Не навязывайте себя старшим по должности сотрудникам. Если они захотят, чтобы Вы присоединились к ним, то сами вас пригласят.  
 
-Если вас приглашают присоединиться, никогда не заводите разговор о том, что не относится к фирме (особенно о личных наблюдениях, касающихся коллег по работе), не поднимайте вопросы, которые следует обсуждать на плановых совещаниях. Не допускайте того, чтобы ваш обед походил на встречу "в узком кругу".  
 
-Вместо того чтобы каждый день обедать с одними и теми же людьми, будьте общительны с разными коллегами по работе или приглашайте других к вашему столу. 
 
-Не делайте замечаний о пище, унижающих тех, кто ее готовил. В конце концов, Вы не диетолог фирмы. 
 
-Будьте общительным. Вместо того чтобы сидеть одному и читать книгу, используйте это время, чтобы познакомиться со служащими из других подразделений компании или постарайтесь лучше узнать своих сослуживцев, не говоря уже о том, что такие контакты укрепляют ваш общественный авторитет, кто знает, может когда-то такое знакомство поможет вам достичь профессионального успеха. 
 
-Оставляйте место, где Вы кушали, в таком же порядке, в каком Вы оставляете свое рабочее место в конце дня (мы думаем, что более подходящим в этом случае словом будет слово "опрятный").  
 
Единственное, что должно остаться в памяти после обеда, это хорошие впечатления и воспоминания о шутках, которыми Вы обменивались с другими во время перерыва в работе.

Взаимоотношения с начальниками.

 
Не важно, в какой степени  Вы можете испытывать ощущение, что  попали в другой мир, общаясь с  начальниками. В бизнес этикете нет  такого понятия, как правила общения  с "особо важными лицами". Если Вы соблюдаете в отношениях с начальниками такой же деловой этикет и проявляете такую же любезность, как и в отношении с вашими сослуживцами, клиентами, заказчиками, поставщиками и с любым другим человеком, с которым у вас деловые отношения, вам нечего беспокоиться.

Как просить  прибавку к зарплате.

 
Однако есть вопрос, который может потребовать некоторой предусмотрительности и планирования с вашей стороны. Это обращение к начальнику с просьбой о прибавке к зарплате. Мы все бывали в подобной ситуации. Мы любим свою работу. Мы даже не имеем ничего против того, чтобы работать лишние часы. Однако мы понимаем, что заслуживаем больше денег за свои усилия. 
 
Как обратиться к начальнику с просьбой о повышении зарплаты, не раздражая его? Так как повышение зарплаты основывается обычно на личных достижениях в работе, вот несколько соображений, которые следует обдумать прежде, чем обращаться к власть имущим. 
 
1.Вам когда-нибудь предлагали большую ответственность? Если да, то какую? 
 
2.Способствовали ли Вы повышению доходов компании до такой степени, что ваш начальник признал бы, что Вы заслуживаете прибавки к зарплате?  
 
Если Вы можете ответить "да" на каждый из этих вопросов, тогда приготовьте короткую справку.  
Перечислите ваши достижения, которые, как Вы считаете, могут служить основанием для повышения зарплаты.  
 
Затем назначьте встречу с вашим начальником.  
Следите за словами. Хотя популярные кино- и телефильмы могут заставить вас поверить в то, что короткие крепкие словечки стали привычными для всех, не обманывайтесь на этот счет. Вульгарный язык никогда не был и никогда не будет приемлем в деловых кругах. Случайные слова типа "черт" или "дрянь" большинство людей может выдержать. Но более сильные выражения строго запрещены. Если у вас существует подобная "брешь" в деловом этикете, начните работать над очисткой своего словарного запаса от вульгарных выражений. Если Вы сталкиваетесь с человеком, который выражается нехорошими словами, то у вас есть два варианта на выбор: проигнорировать такое поведение или просто уйти. Ни в коем случае не опускайтесь до его уровня. 

Когда вам показывают на дверь.

 
Конечно, никто не хочет оказаться  в таком положении. Но если такое  случится, вот пять правил этикета, чтобы Вы вели себя как взрослый человек и как профессионал. 
 
- Не позволяйте эмоциям одержать верх над здравым смыслом. Несмотря ни на что оставайтесь профессионалом.

- Никогда не  сжигайте за собой мосты. Отвечайте  на любые телефонные звонки  и полученную корреспонденцию,  всегда помня первую заповедь - сохранять профессионализм.

- Когда обсуждаете  этот вопрос с другими, держитесь  как можно увереннее. Сосредоточьтесь на "хороших" годах и поговорите о будущем.

- Не подвергайте  риску свою репутацию, всегда  помните, что во многих случаях  молчание по истине может быть  золотым. А сейчас, возможно, как  раз один из таких случаев.

- Будьте готовы воспользоваться любой представившейся вам возможностью. Позитивный настрой ума позволит вам всегда быть готовым к тому, чтобы выглядеть профессионалом с хорошими манерами в глазах потенциального нанимателя

Сделайте так, чтобы ваши первые десять слов были весомыми. 
 
Вы хотите привлечь чье-либо внимание? В положительном смысле, конечно. Тогда называйте его или ее имя. 
 
Помните четыре правила, сформулированные в первой главе? Ничто не привлекает внимание человека более, надежнее и быстрее, чем то, что его называют по имени. Вот почему я советую вам попытаться назвать человека по имени в первых же нескольких словах вашего обращения. 
 
Это правило равнозначно тому правилу, о котором говорилось выше, т. е. Вы выражаете благодарность и называете имя человека в первых десяти словах. 
"Спасибо, что Вы нашли время, чтобы встретиться со мной сегодня, Джон". 
 
Если Вы говорите себе: "Я всегда поступаю именно так", то примите мои поздравления. Вы уже знаете, какой эффект это может произвести. Суть состоит в том, чтобы приучить себя всегда пользоваться этой микродеталью.

Пять  заповедей.

 
Хотя Вы и не увидите эти пять заповедей высеченными на камне, но тем не менее они очень важны  для вас во время приветствий  и представлений. Вам необходимо следовать им. 
 
Надо ли вставать? 
Когда Вы сидите и кто-то подходит к вам, чтобы поприветствовать вас и поздороваться, встаньте, мужчина Вы или женщина. Поступая таким образом, Вы показываете человеку, которого приветствуете, что уделяете ему (ей) полное внимание. 
 
Как поступать, если вас зажали или Вы находитесь в положении, когда трудно или невозможно встать? Тогда покажите, что Вы пытаетесь встать. Когда подошедший к вам человек заметит эту вашу попытку, он, возможно, подаст вам знак не подниматься. По крайней мере, будем надеяться, что он это сделает! 
Вопрос о том, следует ли женщине вставать с места, часто возникает на моих семинарах. Это связано с нашими прошлыми культурными традициями. Когда-то, когда женщины редко появлялись в общественных местах, для них не было обязательным вставать со своего места. Сегодня же мужчины и женщины взаимодействуют в мире бизнеса на равном профессиональном уровне, и женщины должны вести себя соответственно. 
 
А как поступать когда деловая женщина посещает общественное мероприятие с мужем или с начальником? Обязательно ли и в этом случае ей вставать? Во чтобы то ни стало. 
Следующий эпизод проиллюстрирует, почему это надо делать. Несколько лет назад я побывала с моим другом на одной вечеринке. Присутствовало несколько его клиентов. Я не знала никого из них. По мере того как мой друг представлял меня каждому из них, я заметила следующее. Если я оставалась сидеть во время знакомства, меня приветствовали рукопожатием и словами: "Приятно с вами встретиться". Однако, когда же я делала попытку встать, меня приветствовали рукопожатием со словами "приятно с вами встретиться" и через несколько минут вопросом: "Чем Вы занимаетесь?" 
То, что Вы встаете с места, когда здороваетесь за руку, свидетельствует, что Вы не новичок.