Деловой этикет в профессиограмме секретаря

    Сохранить даже к концу напряженного рабочего дня легкую, красивую походку помогает каблук средней высоты (около 5 см). Высокие каблуки рекомендуются только для торжественных случаев.

    Прическа должна быть строгой, но элегантной. В деловом стиле не допускаются распущенные длинные волосы. Особое внимание обратите на кончики волос: сеченые, пережженные волосы производят впечатление неопрятности, их обязательно нужно подстригать.

    Женщины, как известно, красят волосы, чтобы  выглядеть моложе и красивее. Седина прибавляет мужчине солидности и  в такой же степени отрицательно влияет на облик женщины.

    В психологическом плане темные волосы женщины более подразумевают  власть, светлые же способствуют ее популярности. Однако смелые эксперименты с волосами, особенно с цветом, снижают  деловой авторитет женщины.

    Для каждой женщины очень важен выбор  прически; ниже указывается ряд правил.

    Прическа: три правила.

    1. Прическа выбирается с учетом фигуры. Крупная и высокая женская фигура: средняя длина волос должна быть до мочки уха, увеличен их объем на височной части. Маленькая и полная фигура: ей пойдут волны или легкие кудри, уходящие в теменную зону. Маленькая и худенькая женщина: линия каре - короткий и удлиненный вариант, увеличенный объем волос около ушных областей и висков.

    2. Прическа выбирается с учетом типа лица. Нет особых проблем с выбором прически для тех, у кого лицо овальной формы. К круглому лицу подойдет каре классического или романтического стиля. При квадратном лице не следует открывать лоб, рекомендуется челкой прикрывать верхнюю лобную зону. Существуют способы подкорректировать отдельные части лица. Так, длинный нос требует напуска волос надо лбом, вздернутый - использовать кудри. Скошенный подбородок выправляет зачесанные назад волосы или прическа с пробором.

    3. При выборе прически следует принимать во внимание форму головы. Если заметно выражена теменная часть, то желательна стрижка, уменьшающая объем теменной части. Если скошена линия лба, то лучше всего длинная челка.

    Макияж.

    Макияж  является обязательным: накрашены губы, ресницы, немного румян, маникюр. Лак для ногтей желательно подбирать в тон губной помады, и уж во всяком случае он не должен быть кричащим (черным, синим, зеленым). Длина ногтей - средняя. Блондинкам, предпочитающим холодную гамму, рекомендуются розоватые, серые, сливовые и серо-голубые тени, бежевый или розовый тональный крем. Теплую гамму у блондинки создают каштановые или медные тени для век при золотисто-бежевом тоне лица. Остальной макияж сдержанный. Помада может быть яркой.

    Черноволосым  женщинам не следует применять яркие  и так называемые чистые цвета. Серые и розовые тени «смягчают» взгляд.

    Каштановые  оттенки волос нейтральны. Их отлив  может быть теплым (коричневым и  красноватым с желтым) или холодным (пепельно-каштановым). Если волосы медно-каштанового  оттенка, а глаза цвета лесного ореха, то предпочтение следует отдавать светло-бежевому тону лица. Глаза подчеркиваются сочетанием теней коричневого и рыжеватого цветов или золотистого и цвета листвы. Румяна и губная помада в таком случае - медных и коричневато-оранжевых оттенков. [6]

    Если  волосы пепельно-каштановые, а глаза  карие, голубы, то тон лица - розовый. Макияж глаз - желто-каштановый или  бежево-розовый.

    Очки.

    Оправа  очков должна быть средних размеров, пластмассовая или металлическая. Брюнеткам рекомендуется подбирать оправу в тон к волосам, блондинкам и рыжеватым - избегать оправ, цвет которых хоть как-то напоминает цвет их волос. Для них лучшая оправа - коричневого цвета. Не рекомендуются темные и дымчатые очки, особенно во время деловой беседы.

    Парфюм.

    На  работе нужно им пользоваться очень  осторожно или не пользоваться вообще. Запах, который нравится вам, может  раздражать ваших коллег. А может, наоборот, сексуально привлекать, что  на работе не рекомендуется.

    Днем  лучше пользоваться туалетной водой. Дезодорантом - несколько раз в день, не зависимо от времени года. Все парфюмерные средства дают благоприятный эффект только тогда, когда наносятся на чистую кожу.

    Правильный  выбор одежды помогает женщине добиться успеха на работе и в личной жизни. При этом желательно соблюдение некоторых правил:

    1. не появляйтесь на работе в сверхмодной вещи: порой мода может быть однодневкой и подведет вас.

    2. не приходите на работу в одежде, подчеркивающей только вашу женскую привлекательность, чтобы не предлагать окружающим в первую очередь…..увы, не свой ум.

    3. не носите брюки, если имеете дело с мужчинами.

    4. мужской стиль одежды для женщины противопоказан.

    5. оставьте женскую сумку, когда можно взять атташе-кейс.

    6. не позволяйте моде диктовать длину вашей юбки в деловом костюме.

    7. не снимайте жакет на работе.

    8. не носите очков в ультрамодной оправе и с сильно затемненными стеклами.

    9. одежду для работы покупайте с особой тщательностью.

    Всегда:

    1. надевайте в рабочие часы костюм с юбкой.

    2. шейте новый костюм с учетом специфики работы.

    3. носите простые туфли на среднем  каблуке (4 см).

    4. надевайте чулки телесного цвета.

    5. носите пальто и плащ, закрывающие  юбку или платье.

    6. на выезде (в выходные дни) надевайте  спортивную одежду хорошего качества.

    7. прежде чем одеться, подумайте, с кем придется встречаться и что нужно будет сделать.

    Модельеры обратили внимание, что женщины, потерпевшие  фиаско на службе, допускали ошибки не только в делах, но и в подборе  гардероба. Вот они, враги безупречного имиджа:

    · слепое повиновение капризам моды;

    · преувеличенная оценка и подчеркивание  своих женских достоинств;

    · злоупотребление атрибутами мужской  одежды (темный цвет брючного костюма; сорочка мужского фасона; обувь без  каблука; мужская стрижка);

    · недостаточное внимание к аксессуарам;

    · неухоженный внешний вид (волосы, кожа, одежда, обувь).

    Вовсе не обязательно рабски следовать  моде, нужно сосредоточиться на том, что вам лично подходит и соответствует  вашему собственному характеру и  образу жизни. Хотя умение подать себя - только один из факторов общего профессионализма, но фактор немаловажный. Умение подать себя позволит вам выглядеть более привлекательно.

    Важным  фактором, особенно в определенной среде, является стоимость одежды. Одежда - это символ определенного уровня благосостояния, а ведь еще со времен каменного века материальное благосостояние было престижным. Таким образом, высокое качество вашей одежды - это неявное указание на ваше личное благосостояние, что улучшает ваш имидж.

    Деловой набор.

    Для деловой женщины незаменимым предметом должен стать атташе-кейс. Кожаный телесно-коричневый, простой, без ярких металлических украшений. Если женщина пользуется дамской сумочкой, то уж, конечно, кожаной и очень высокого качества (внутри сумочки должен быть полный порядок: ужасное впечатление на мужчину производит бедлам, который он случайно увидит в открываемой женщиной сумочке). Бумажник и кошелек желательны одного цвета без узоров.

    Всегда  при себе должны быть ручка и карандаш, причем желательно, чтобы ручка была с надежным золотым или позолоченным пером. Никогда не пишите дешевыми ручками и огрызками карандаша: эта на первый взгляд мелкая деталь может навсегда испортить ваш имидж.

    При выборе одежды очень важно правильно  подобрать основной цвет и гармонирующие  цвета отделок, дополнений и аксессуаров. Когда цвета соприкасаются между собой, они взаимно влияют друг на друга и производят соответствующее впечатление: благоприятное - если цвета гармонируют, и не благоприятное - если цвета не сочетаются. 

1.2. Общение по телефону 

    Снимать трубку необходимо не позже четвертого звонка. Это одно из правил хорошего тона. Подняв трубку, необходимо назвать свое учреждение, отдел и вашу должность. Отвечая на звонок нужно всегда представляться. Люди хотят знать, с кем они разговаривают. В вашем голосе должна звучать заинтересованность. Не давайте выхода своим отрицательным эмоциям. Ваш собеседник не виноват в том, что, возможно, за пару минут до этого вы имели с кем-либо неприятный разговор или у вас личные проблемы.

    - Если вам необходимо прервать разговор, чтобы ответить на другой звонок, попросите у вашего собеседника разрешения сделать это.

    - Добейтесь того, чтобы в вашем голосе «звучала» улыбка. Это очень просто: улыбнитесь самой себе, когда снимаете трубку. Ваш голос должен звучать дружелюбно.

    - Договариваясь о следующем телефонном разговоре, следует уточнить, какое время удобно для собеседника.

    - Если вам задали вопрос, ответа на который вы не знаете, то лучший ответ звучит примерно так: «Хороший вопрос. Разрешите уточнить для вас и перезвонить?»

    Трубку  снимают левой рукой, чтобы правой можно было записать передаваемую информацию. Недалеко от телефонного аппарата всегда под руками должны быть телефонный блокнот для записи сообщений  и ручка.

    Обязательно надо записать:

    - Дату и время звонка;

    - Фамилию, имя, отчество и должность звонившего;

    - Суть сообщения;

    - По какому номеру перезвонить и когда.

    Типичные  ошибки при телефонном общении:

    - Неготовность вести диалог;

    - Недружелюбие, сухость в общении;

    - Подчеркнутая краткость, граничащая с невежливостью;

    - Нетерпение;

    - Желание быстрее закончить разговор и положить трубку;

    - Отсутствие обращения к собеседнику по имени-отчеству;

    - Недостаточное участие в проблемах собеседника;

    - Долгие паузы, связанные с поиском документов.

    Существуют  выражения, которых следует избегать при телефонных разговорах, чтобы о вашем учреждении не сложилось превратного представления. [16]

    1. я не знаю

    2. мы не сможем этого сделать

    3. вы должны….

    4. подождите секунду, я скоро вернусь

    5. нет

    10 телефонных грехов:

    1. конкретная цель разговора неясна  самому звонящему

    2. неудобное для собеседника время  звонка

    3. долгий поиск номера абонента (при отсутствии систематических  записей)

    4. звонок без предварительной подготовки  необходимых материалов

    5. предварительно не записаны план разговора и ключевые слова

    6. собеседнику не сообщается цель  разговора

    7. импровизация вместо того, чтобы  действовать по плану

    8. длинные монологи, не дающие возможности  собеседнику высказаться

    9. не ведется запись основных  результатов делового разговора

    10. неконкретные договоренности 

Рекомендации  по ведению служебного телефонного  разговора