Деловой этикет в профессиограмме секретаря

Курсовая  работа

Деловой этикет в профессиограмме  секретаря 
 

 

Содержание 
 

 

Введение 

    В приемной руководителя бывает множество  посетителей, и от знания и соблюдения секретарем правил деловой этики  зависит имидж ее, руководителя и организации в целом. Соблюдая деловой этикет, секретарь одновременно служит положительным примером и для посетителей, и для сотрудников.

    Секретарь — это, прежде всего, лицо компании. Именно он встречает посетителей, отвечает на звонки, создавая тем самым первое впечатление об организации, которое, безусловно, должно быть хорошим. В обязанности секретаря входит еще и грамотная организация деятельности руководителя, а то и всей фирмы. Именно секретарь следит за тем, чтобы переговоры проходили точно по графику. По сути дела это руководитель приемной, помощник руководителя. Не случайно в последнее время все чаще вместо слова «секретарь» упоминается «офис-менеджер».

    Не каждый способен работать секретарем. Важными характеристиками его являются: располагающая к доверию и солидная внешность, знание делопроизводства, безукоризненные манеры, умение четко и связно говорить, держать себя на людях, умение вести телефонные переговоры.

    В телефонных разговорах секретарь должен быть вежлив и краток, при этом получить как можно большее количество информации. Отвечая на телефонный звонок, секретарь должен выяснить имя и должность собеседника, суть дела, доложить о нем руководству или при необходимости переключить телефон на сотрудника, отвечающего за данное направление, чтобы тот смог проработать вопрос для дальнейшего доклада.

    Решать  вопросы без указаний руководителя нельзя: лучше сослаться на свою некомпетентность, чем «наворочать дров». При приеме деловых партнеров, если руководитель занят и не может их принять немедленно, секретарь должен позаботиться о гостях: ненавязчиво должен предложить им сесть, просмотреть газеты или журналы, если же ожидание затягивается, то уместно предложить им чай, кофе или воду.

    Дурным  тоном для секретаря является игнорирование своих обязанностей, особенно в присутствии посетителей.

    Секретарь, как правило, следит и за состоянием рабочего кабинета руководителя, за наличием на рабочем месте канцелярских принадлежностей. Не возбраняется так же уход за растениями в офисе (при их наличии). Стоит ли говорить, что рабочее место секретаря тоже должно быть в идеальном порядке.

    Целью данной курсовой работы является изучения особенностей этикета в профессиограмме  секретаря. Были сформулированы следующие  задачи:

    - изучить средства создания привлекательного  имиджа секретаря;

    - изучить особенности общения  секретаря по телефону;

    - изучить особенности работы секретаря  в компании ООО «ИнтерКарго». 
 
 

 

Глава 1. Этикет секретаря

1.1. Средства создания  привлекательного  имиджа 

    Для имиджа секретаря важно все: и  манеры, и культура речи, и одежда, и интерьер офиса.

    Производит, например, хорошее впечатление на посетителей, когда секретарь-референт, инспектор имеет собственную  визитную карточку. Это подчеркивает ее значимость в фирме. Предпочтительно  обращение к ней по имени-отчеству.

    Секретарь целый день находится на виду. Безусловно, ее одежда должна быть красивой и удобной. Одежда всегда играла огромную роль в  жизни женщины. Женщины тратят на одежду много времени и средств, и это себя оправдывает, прежде всего  потому, что только хорошо одетая женщина чувствует себя уверенно и комфортно.

    Работая над формированием своего имиджа, целесообразно взглянуть на себя критически, оценить достоинства  и недостатки своей внешности  и учесть нижеследующие рекомендации. Ориентиром здесь должна быть такая установка: партнер по общению должен видеть в вас одновременно делового человека, и женщину. Мужчины ценят в женщине кроме деловых качеств внешнюю привлекательность и женственность. Поэтому производить впечатление «синего чулка» не стоит. Однако не должна возобладать и противоположная тенденция - превалирование женственности над деловитостью. [9]

    Одежда. Предпочтение стоит отдавать костюмам. Костюм дает гораздо больше возможностей для комбинирования. Он предполагает замену блузок, платков, шарфов, а также время от времени - юбки на брюки или одного жакета на другой.

    Платья  допустимы только в жаркую погоду, причем только однотонные.

    В деловой одежде абсолютно запрещен самодельный трикотаж. Ни в коем случае не надевайте в офис самосвязанные вещи, какими бы качественными они ни казались.

    Деловая одежда не может быть сексуально провоцирующей, облегающей. Под этот запрет попадает как слишком узкая и короткая одежда, так и слишком длинная. И все потому, что миниюбка, и струящийся шелковый балахон до пят одинаково успешно превращают женщину в сексуальный объект. А это-то и не разрешается в деловом мире.

    В любую погоду женщина на работе должна быть в колготках или чулках.

    В солидных фирмах требования к одежде особенно строгие. В частности, сотрудницам в обеденный перерыв рекомендуется сменить блузку и колготки.

    Гардероб  деловой женщины. В нем должны быть две-три юбки, жакеты, две-три блузки. Менять туалеты желательно ежедневно, ведь одна и та же вещь, надеваемая каждый день, надоедает и «гасит настроение». Деловую одежду отличает классический покрой и многофункциональность. Но тем не менее и здесь предназначением женской одежды было и остается подчеркивание собственной неповторимости и элегантности. Женщины всегда обладает правом на оригинальность своей одежды и на свой стиль в ее ношении.

    Походка. По мнению экспертов, оптимальная ширина шага, не лишающая женскую походку необходимой элегантности, составляет полторы длины ступни. Более длинный шаг придает женщине излишне мужской и авторитарный вид. При коротком - наоборот, она кажется робкой и нерешительной. Главный секрет походки супермоделей - в их абсолютной уверенности в собственной неотразимости. «Я самая-самая, - написано на их невозмутимых лицах, - может ли кто-то усомниться в этом хоть на минуту?». Двигаясь по подиуму, они следят за осанкой и держат спину, стараясь казаться еще выше и стройней. При этом тело несколько отклонено назад, а бедро выдвигается вперед. Почему бы не воспользоваться такими маленькими модельными хитростями в повседневной жизни? Есть ситуации, когда к вам прикованы взгляды всех вокруг и вам просто необходимо устроить блестящее дефиле:

    · Когда вы заходите в кабинет руководителя;

    · Если большинство присутствующих людей  сидят и вы чуть ли не единственная, кто оказался на ногах;

    · Когда вы покидаете автомобиль или  входите в холл - потому что в  этот момент женщина особенно часто  оказывается под перекрестными  взглядами;

    · На приеме, презентации и т.п., когда  вас подводят к кому-либо с целью  знакомства;

    · В ресторане или баре, когда вы входите в него или пересекаете зал, двигаясь к своему столику.

    Ткани на службе женщины.

    Особенно  ценен хороший вкус, который проявляется  в умении подобрать для своей  одежды ткани по структуре и расцветке. Так, худеньким женщинам лучше всего шить или покупать одежду из легких «торчащих» тканей или из тканей с большим ворсом. Полным, наоборот, пойдут тяжелые, «падающие» ткани. К тонким фигурам хорошо подходят ткани ярких расцветок с крупным рисунком, с поперечными или косыми полосками, в крупную клетку, а также однотонные светлые ткани (белые, голубые, желтые и т.д.) с различными блестящими оттенками. Женщинам, имеющим полную фигуру, больше идут ткани с мелким рисунком, продольными полосами и однотонные ткани темных расцветок (черные, коричневые, синие и т.п.). такой подбор красок и рисунков объясняется их световыми эффектами: в первом случае они как бы укрупняют фигуру, во втором - делают ее тоньше.

    Цвет.

    Цвет  ткани подбирается в зависимости  от цвета и характера кожи, волос, лица женщины. Ткани пастельных оттенков идут только к хорошему цвету лица и гладкой коже, не имеющей каких-либо изъянов, родинок и т.д. Голубой цвет идет блондинкам, обладающим ярким цветом лица. Им также идут розовый и оранжевый цвета, оттенки черного, белого, серого цветов. Рыжеволосым не идут розовый, оранжевый и желтый цвета. Им подходят коричневый с фиолетовым оттенком, зеленый или голубой цвета. Брюнеткам лучше носить платья ярких цветов (красного, черного, фиолетового и т.п.).

    Во  всем ансамбле одежды лучше иметь не более трех цветов, причем они подбираются так, чтобы подчеркнуть основной, доминирующий цвет или контрастировать с ним. Лучшими цветами делового платья считаются темно-синий, рыжевато-коричневый, бежевый, темно-коричневый, серый, умеренно синий и светло-синий.

    В одежде делового стиля отдается предпочтение не только гладкокрашеным тканям названных  цветов, но и различным вариантам  полосок и клеток в серых и  серо-синих тонах. В то же время  совершенно нежелательны геометрические, растительные или абстрактные рисунки.

    Элегантной  деловой женщине много вещей  не нужно - вполне хватит, например пары жакетов (один однотонный, другой - клетчатый  или полосатый), двух юбок, брюк, нескольких блузок и жилетов. Даже если у вас  совсем немного одежды, скажем, две юбки и три блузки, чередуйте их - сегодня одно, завтра другое.

    Помните, что сочетание юбка-кофта еще  не является деловым костюмом. Чтобы  юбка и блузка выглядели как элегантный деловой костюм, они должны быть тщательно подобраны по цветовой гамме и дополнены аксессуарами.

    Старайтесь  избегать вещей, которые приобретают  на рынках: турецких костюмов из мокрого  шелка, блузок и юбок из липкой синтетики  и пр.

    Избегайте ярких, кричащих тонов, мнущейся одежды.

    В деловой одежде недопустимы джинсовая  и спортивная небрежность.

    Следите за тем, чтобы цвет и качество ваших  колгот соответствовали костюму  и обуви. Колготы с блеском  искажают форму ног, подчеркивают недостатки.

    Украшения.

    Лучше, когда украшений немного, но они  по возможности дорогие. Выбирая  бижутерию и украшения, имейте в виду, что мелкие висячие серьги подходят девушкам с правильными чертами лица. Большинству же идет крупная бижутерия (клипсы, серьги).

    Деловая женщина не должна надевать четыре украшения сразу: клипсы (серьги), бусы (цепочка), брошь и браслет. Максимально допустимы только три украшения вместе. [7]

    С деловым костюмом редко сочетаются различные банты в волосах, блестящие  заколки, обручи, цветные резинки  и т.п.

    Аксессуары.

    Цветной платочек (но не цветастый), брошь, фигурная заколка, оригинальный поясок, элегантная сумочка - эти и другие нехитрые детали женского туалета придают внешнему виду индивидуальность. Стремление быть замеченной - глубинная потребность истинной женщины. Вот почему она постоянно изобретает средства для ее удовлетворения. И эффект аксессуаров - одно из таких средств.

    Примечательно, что достижение данного эффекта  не требует каких-то значительных материальных затрат. Сами аксессуары поддаются  многочисленным комбинациям. Они прекрасно  выполняют роль дополнительных деталей в создании личного имиджа.

    Тонкие  золотые и серебряные цепочки, кулоны не носят поверх трикотажных и  шерстяных вещей. Что касается крестика - это личное, символ веры, и носить его поверх одежды не рекомендуется.

    Обувь.

    Не  увлекайтесь обувью с вычурными, блестящими украшениями. Такая обувь редко подходит к деловому костюму.

    Самая простая одежда становится элегантной, если на вас красивые туфли изящной  формы, гармонирующие по цвету с  элементами костюма.