Деловая этика как наука

В процессе проведения делового совещания очень  важно контролировать его ход. Для  этого руководителю следует:

- оставаться  на нейтральных позициях –  это положительно сказывается  на эмоциональном состоянии присутствующих

- постоянно  поддерживать разговор

- немедленно  принимать меры в случае возникновения  напряжения, обусловленного эмоциями

- отклонять  непродуманные решения, только  подкрепленные фактическим материалом

- позволять  говорить только одному человеку, препятствовать возникновению дискуссии

- выслушивать  мнение всех оппонентов

- стремится  к выработке общих подходов

- нетерпимо  относится к отклонениям от  темы

- чаще  подводить промежуточные итоги

- экономить  время

 

Организация и ведение дискуссий

Чтобы деловое совещание было плодотворным и не превратилось в балаган, председательствующий должен владеть техникой проведения дискуссий. Надо стремится вести дискуссию цивилизованно. Это достигается:

- наличие  деликатности дискутантом

- исключение  насмешек, прерывание оппонентов, резкие  выпады в их адрес, хамства

- не  допускать личной неприязни у  спорящих

- прежде  всего сформулируйте то, что хотите сказать

- внимательно  и до конца выслушайте доводы  оппонента, трезво взвести их

- в начале  приводите сильные доводы, а о  слабых в конце, как бы в сколь

- в процессе  старайтесь убедить оппонента

- не  упорствуйте в отрицании доводов  оппонента, если он очевидны

- никогда  не вступайте в дискуссии не  подготовленными

- предварительно  готовьтесь к ним, подготовьте  аргументы, в которых ни у  кого не возникнет сомнений

 

Этапы процесса принятия решений

Каждое  деловое совещание заканчивается  принятием решения. Оно складывается из 5 этапов:

- установление  контактов

- определение  проблемы

- определение  целей

- изложение  мыслей

- готовность  к действию

Если  вы организатор, то эти действия на этапах могут быть следующими:

- уделяйте внимание каждому с помощью визуального контакта, внимательно выслушивайте мнение

- выявите  проблему, четко сформулируйте ее  сущность

- дайте  возможность всем высказаться  о проблеме; отметьте чувства,  возникшие вокруг ключевых идей; сделайте резюме согласно проблеме  и способов ее решения, учитывая  при этом мнения присутствующих

- для  определение целей обсудите возможность  идеального решения проблемы, даже  если это кажется недостижимым. Следует предпринимать усилия, чтобы вовлечь каждого из присутствующих в процесс определения проблемы и постановки целей

- ищите  возможность выработки альтернатив,  оказывайте поддержку авторам  новых идей, постарайтесь поощрить  каждого из них

- постарайтесь, чтобы у каждого была четкая  инструкция его личных действий, убедитесь, что все действия  четко поняты. В конце совещания  подведите итоги

 
 

Завершение  делового совещания и составление  протокола

Совещание можно закончить подведением  итогом. Совещание должно заканчиваться в строго определенное время, что сделает вас дисциплинированным руководителем. Все сотрудники в конце должны получить протокол результатов совещания.

Тема: Презентация

Под презентацией мы будем понимать любое публичное  представление чего-либо. Презентации  помогают отдельным лицам или  организациям приобрести необходимую  известность, которая является визитной карточкой делового успеха.

Презентация – испытанное средство привлечь внимание, деловая презентация, проведенная успешно, заставляет людей положительно оценить и вас, и ваше сообщение (по книге Л. Арредондо). Как для отдельных людей, так и для организации успешная презентация это профессиональный инструмент, помогающий добиваться желаемого. Арредондо формулирует цели, которые может достичь человек в результате успешной презентации:

- создать  мнение о себе как о высококвалифицированном  специалисте, знающем свою работу и относящимся к ней творчески

- проявить  свои лидерские качества и  интеллектуальный потенциал

- продемонстрировать  инициативность, организованность  и способность к творчеству

- убедить  других принять ваши идеи, рекомендации, предложения или точку зрения

Большие возможности презентация открывает  и перед организацией любого типа. Она позволяет:

- продвинуть  продукцию, услуги, расширить интересы

- распространить  информацию внутри организации  или среди широкой публики

- повысить  узнаваемость имени, бренда

- поднять  восприимчивость потребителя к  новым продуктам или услугам

- найти  пути и новые возможности воздействовать  на тех, кого организация стремится  обслуживать

Таким образом, презентация мобилизует ресурсы  личности и организации, увеличивает  их популярность, привлекает внимание к их деятельности деловых кругов и широкой общественности.

Главная цель деловой презентации – убедить присутствующих действовать в нужном направлении (одобрить предлагаемый проект, поддержать идею или проект, купить продукт и т.д.).

Виды  презентации:

- по  отношению аудитории к презентатору:

   = внешние – рассчитана на лиц, не принадлежащих к организации, которую представляет презентатор (выступление торгового представителя компании)

   = внутренние – относится к  тем ситуациям, при которых  презентатор и аудитория находятся  в рамках одной и той же  организации. В зависимости от  позиции сторон по вертикали  делятся на нисходящие и восходящие

Внешние и внутренние презентации могут  быть: продвигающими (их цели рекламировать, продвигать, внедрять новые идеи, услуги, товары) и информационными (основной удар делается на сообщение и передачу информации)

- точки  зрения количества аудитории:

   = публичные – рассчитана на большую аудиторию, бывают массовыми (50-200 человек и более) и групповыми (10-50 человек) хорошо спланированное и подготовленное мероприятие. Обычно проводится в соответствие с заранее разработанным сценарием, в котором четко определены роли всех участников, содержание и порядок их вступлений, использование визуальных вспомогательных средств, специальное время отводится ответам на вопросы, проводить ее лучше 1-2 часа, после возможен банкет, оформляется соответствующим образом зал заседаний. Хорошее впечатление производит вручение рекламных подарков (ручки, записные книжки, проспекты, значки в папке). Принято сообщать о презентации в СМИ, а участникам и гостям присылать приглашения. При проведении презентации важно учитывать особенности поведения и реакции людей большой аудитории. Из книги Э. Джей «Чем больше аудитория, тем меньше она реагирует на то, что презентуется и больше на человека, который это все презентует». С людьми в большой аудитории происходит 2 важные вещи: они объединяются и солидаризируются, они единодушно принимают и одобряют чье-то лидерство. Большая аудитория не предназначена для дискуссионного обсуждения. Большое внимание необходимо уделить презентационной речи. Структура речи: приветствие, представление компании, демонстрация предмета презентации (актуальность, новизна, оригинальность, перспективность, коммерческая эффективность, готовность общества к восприятию данного проекта).

   = камерные – для небольшого количества слушателей (до 15 человек), проводят в помещениях фирм, особенной популярностью пользуются в фирмах, продающих косметику, лекарства и т.д. Нередко такие помещения проводят не только в помещениях фирм, но и в домашней обстановке. Отличительной особенностью маленькой аудитории является то, что не представляют собой единого монолита, как толпа. Здесь каждый остается личностью и может проявить индивидуальность.

   = приватные – осуществляется при продаже в магазине. Чтобы добиться успеха презентатор должен быть квалифицированным товароведом и психологом. Примерная схема приватной презентации:

• выбор и оценка потенциального покупателя
• общая характеристика презентуемой фирмы
• анализ качества предлагаемого товара и сопоставление его с образцами конкурирующих фирм, выделение преимуществ нашего товара
• нейтрализация сомнений и возражений клиента (правильная аргументация)
• приглашение к сотрудничеству, указание на каналы связи или продажа товара

Чтобы презентация была успешной, достигала  желаемых результатов необходимо чтобы  она отвечала ряду требований: она  должна быть интересной по содержанию; оригинальной по форме; яркой; запоминающейся; побуждающей к активным действиям.

Тема: Публичное выступление

Обязанности оратора заключаются в следующем:

- найти что сказать – найти материал, что сказать

- найденное расположить по порядку (композиция), план

- придать  ему словестную форму (елокуция)

- утвердить  все это в памяти (меморио)

- произнести (акцио)

Навык – осуществлять ту или иную операцию наилучшим образом. К навыкам  оратора относятся:

- навык  отбора литературы

- навык  изучения отобранной литературы

- навык  составления плана

- навык  написания текста речи

- навык  самообладания перед аудитории

- навык  ориентации во времени

Последовательность  подготовки к выступлению:

- выбор  темы и формулирование рабочего  названия выступления, возможны  различные ситуации:

   = когда предлагают выступить  на определенную тему

   = когда тему выступления приходится  выбирать самим. Надо определить  интересы аудитории и интересы  и возможности оратора, на пересечении  их будет находится тема выступления

Предмет речи:

- исследуя  проблему выбираем в ее рамках конкретный предмет речи

- исследуем  себя, свое отношение к предполагаемому  предмету речи и вырабатываем  собственную позицию, позиция  может меняться и конкретизировать, но нужно определить собственную  позицию прежде чем начать читать литературу. Это отличает второстепенные мысли от концептуальных предложений.

Важно развивать в себе критическое  отношение к прочитанному, воспринимать текст любой брошюры как истину последней инстанцию. Формулируем рабочее название выступления, умение формулировать тему выступления необходимо не только лекторам, но и руководителям организаций. Темы и формулировки должны агитировать участников на обсуждение конкретных проблем.

Ситуация  общений

Оратор  должен размышлять над ситуацией  общения и, прежде всего, это повод, по которому собрались люди и должна соответствовать предполагаемая речь. Разные ситуации предполагают разные ситуации.

Риторическая  модель ситуации включает следующие  компоненты:

-  повод  собрания (речевое событие)

- к ситуации  можно отнести настроенность  аудитории на общение, наличие  или отсутствие запроса на  информацию. По этому принципу  делятся на:

   = конвенциальные – предполагают наличие запроса на информацию

   = инициативные – рассчитывают на незаинтересованного в целом слушателя, не расположенного к общению. Поэтому должны включать элементы, направленные на привлечение внимания

- внешние  обстоятельства – когда и где  произносится речь, в какое время  суток, устала ли аудитория,  в какой степени организовано  мероприятие, температурные условия  в помещении, события которые  способствуют или мешают процессу  общения выступающего с аудиторией