Отчёт по практике на предриятии

1.      Общие  положения

●Директор департамента подчиняется непосредственно президенту предприятия.

●Назначение и освобождение от должности производится приказом руководителя отдела кадров предприятия Лаурой Калниней.

●Во время отсутствия директора депортамента (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет административный директор, который приобретает соответствующие права и обязанности.

●В своей деятельности директор депортамента руководствуется должностной инструкцией, приказами по предприятию, распоряжениями вышестоящих руководителей.

●Директор депортамента осуществляет руководство и контроль за деятельностью следующих структурных подразделений и лиц:

               ◘Отдела закупки

             ◘Бухгалтерия и операторы

             ◘За магазинами, относящимися к депортаменту

●Директор депортамента решает вопросы тактического и оперативного планирования,определят даты проведения мероприятий, фестивалей и узко специализированных семинаров.

●Директор депортамента должен знать:

             ◘Основные законодательные и нормативно-правовые акты

             ◘Сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в данной сфере

             ◘Требования предприятия к качеству товаров и услуг.

●Оптовые и розничные цены из ассортимента компании.

● Организацию работы склада предприятия, методы планирования, контроля и управления складским запасом.

● Базу данных «1С», а также иные программные средства, используемые компанией для обеспечения торгового процесса.
 

2.      Задачи должности

●Обеспечивать выполнение показателей по объему продаж, марже и статьям затрат.

●Управлять товарыми запасами предприятия по всему торговому ассортименту.

●Осуществлять управление и контроль за подчиненными структурами.

 

3.      Обязанности
 

Директор депортамента обязан:

●Принимать участие в планировании продаж. План продаж утверждает президент.

●Осуществлять тактическое и оперативное планирование работы отдела закупки.

●Проводить еженедельные оперативные совещания, распределять обязанности и задачи работникам, находящимся в его подчинении и осуществляет контроль за их выполнением.

●Управлять персоналом, разрабатывать и проводить мероприятия по профессиональному развитию сотрудников, повышению их квалификации.

●Развивать и укреплять партнерские отношения с клиентами, совершенствовать клиентскую базу, осуществлять представительские функции.

●Осуществлять контроль:

            ◘за выполнением плана продаж

◘за эффективностью продаж и соблюдением ценовой дисциплины;

            ◘за оперативным и внимательным обслуживанием клиентов;

           ◘за организацией работы по претензиям покупателей;
 

●Подготавливать коммерческие предложения клиентам.

●Учавствовать в разработке цен, скидок и льгот.

●Разрабатывать проекты по совершенствованию работы с клиентами, определять перспективные направления деятельности отдела сбыта.

●Осуществлять подготовку всех установленных для отдела сбыта форм отчетности, контролировать правильность содержащихся в них сведений, гарантировать их достоверность.

●Разработать схему надлежащего учета, ведения и хранения документации в структурных подразделениях - базы данных, договора, накладные.

●Контролировать проблемные расчеты с клиентами и проводить мероприятия по уменьшению задолжности.

●Осуществлять постоянный анализ информации, полученной от отдела маркетинга и отдела сбыта.

●Участвствовать в проведении мероприятий по формированию спроса на товары (рекламных акциях, презентациях, выставках, пр.).

●Контролировать состояние складских запасов по всем ассортиментным группам.

●Проводить оптимизацию закупочной политики (частота заказов, размер заказа) с учетом изменений покупательского спроса, сезонных колебаний, а также других необходимых факторов.

●Проводить регулярный анализ статистики по товарным группам, определять прибыльные, малоприбыльные и убыточные группы товаров, обеспечивать корректировку закупочной политики по результатам такого анализа.

●Помогает в организации и учавствует в проведении инвентаризации.

●Обеспечивать своевременное исполнение всеми сотрудниками департамента издаваемых на предприятии распоряжений, приказов, инструкций и т.д.

●Поддерживать хорошие рабочие взаимоотношения внутри трудового коллектива.

●Проводить работу по предупреждению хищений сотрудниками департамента.

● Предупреждать разглашение коммерческой тайны сотрудниками департамента.

●Следить за соблюдением сотрудниками трудовой дисциплины;

4.      Права

●Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися закупок и сбыта продукции.

●Действовать от имени предприятия, представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с клиентами.

●Отдавать распоряжения работникам подчиненных подразделений в целях выполнения ими среднесрочных задач.

●В служебных целях пользоваться связью, транспортом, орг. техникой за счет предприятия.

●Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений предприятия.

●Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

●Проверять деятельность склада и давать обязательные для исполнения указания по исправлению имеющихся недостатков.

●Участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, иных документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

●Вносить на рассмотрение руководителя предприятия:
 

          ◘Представления о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей подчиненных работников.

          ◘Предложения о поощрении отличившихся работников, о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

          ◘Предложения по улучшению деятельности депортамента.

 

5.      Ответственность

Директор депортамента несет ответственность:

●За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством ЛР.

●За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством ЛР.

●За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством ЛР.

●За ошибки, допущенные в процессе организации закупок, приведшие к низкой продаваемости товара и/или снижающие оборот предприятия — в пределах переменной части заработной платы.

●За не выполнение целевых показателей (оборот, маржа, затраты, входящие в его компетенцию, уровень склада, уровень  дебиторской задолжности, др.)

6.      Критерии оценки деятельности

◘Выполнение планов предприятия по обороту и марже.

◘Оптимизация ассортимента

◘Отсутствие сбоев в работе депортамента.

◘Отсутствие неоправданных затрат.

◘Отсутствие негативных оценок со стороны вышестоящего руководства.

 

7.      Заключительные положения

●Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у предприятия, другой — у работника.

●Задачи, обязанности, права и ответственность директора депортамента могут быть уточнены или изменены в рамках отдельных договоренностей.

●Изменения и дополнения в настоящую должностную инструкцию вносятся приказом президента предприятия.
 

Офис-менеджер

1.      Общие положения
 

Офис менеджер подчиняется непосредственно директору депортамента. Назначение на должность и освобождение от должности, производится приказом руководителя предприятия.

На время отсутствия офис-менеджера (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
 

2.      Задачи должности

◘Обеспечения предприятия всем необходимым для работы.

◘Ведение делопроизводства.

◘Приём посетителей.

◘Помощь руководителям в решении оперативнях вопросов.

Офис-менеджер должен быть опрятным и обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность, энергичность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность, умение убеждать, способность к самоорганизации.

В своей деятельности офис менеджер руководствуется:

◘нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

◘методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

◘уставом предприятия;

◘правилами трудового распорядка;

◘приказами и распоряжениями директора предприятия (непосредственного руководителя);

◘настоящей должностной инструкцией.

Офис-менеджер должен знать:

◘Принципы построение организационной структуры.

◘Сферу деятельности и виды ответственности работников.

◘Особенности составления, разновидности и структуру текста документов.

◘Принципы организации снабжения офиса.

◘Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.

◘Правила пользования оргтехникой.

◘Правила внутреннего трудового распорядка.

◘Основы трудового законодательства.

◘Порядок ведения кассовой книги, составления кассовой отчетности.

◘Знать всю продукцию предприятия.

3.       Должностные обязанности:

●Своевременно выполнять следующие обязанности:

           ◘подготовка отчетов бухгалтеру

           ◘подготовка отчетов

●Организует документооборот офиса

           ◘принемает документы и личные заявления на подпись руководителя    предприятия;

           ◘готовит документы и материалы, необходимые для работы руководителей;

          ◘оформляет доверенности

          ◘организует надлежащий учет, ведение и хранение необходимой для бизнес процессов документации (договора, накладные, и т.д.).

●Организует ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов.

●Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для работы с персоналом Предприятия и текущего решения задач (корректные прайсы, информация о новинках, тексты наклеек на новый товар, сообщения о рабочих мероприятиях, заведение карточек на новые товары в базе «1С»). Поиск информации по запросу руководителей.

●Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование информации для директора, полученной по телефону в отсутствие и доведение её содержания до сведения.

●Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).

●Организует обеспечение Предприятия канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы.

              ◘Составляет бюджет на канцтовары, расходные материалы, пищевые продукты, упаковочный материал (для склада), и следит за его выполнением.

              ◘Анализирует предложения, структуру цен, системы скидок поставщиков; заключает договоры;

              ◘Анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса.

              ◘Следит за наличием канцтоваров и расходных материалов, обеспечивает размещение заказа у поставщиков и отслеживает его доставку.

              ◘Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.

●Организует:

              ◘встречу, прием и необходимое обслуживание визитеров, гостей, клиентов, партнеров

               ◘прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение

               ◘материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.

●Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса, помогает в организации и учавствует в проведении инвентаризации товарно-материальных средств предприятия (товар на складе).