Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

       По  имеющемуся договору поставки ООО «ОПТАН-Пенза» обязана предоставить ЗАО «Уфаоил», поставщику топлива, заявку на поставку продукции за 25 дней до начала месяца, в котором планируется поставка. После этого, поставщик направляет покупателю Дополнительное соглашение, которое покупатель в течения 1 дня с момента получения подписывает и возвращает поставщику. В Дополнительных соглашениях оговариваются ассортимент, количество и срок поставки продукции. По достижении соглашения, поставщик поставляет продукцию на оговоренных условиях.

       В договоре подряда оговаривается  вид, условия выполнения работы сумма  вознаграждения, порядок расчетов, штрафных санкций.

       При выполнении работ или оказании услуг  составляется акт выполненных работ  по заказу покупателя.

       Основанием  возникновения расчетных отношений  является совершение плательщиком действий, направленных на совершение платежа  другому лицу (получателю).

       На  поступающие материалы организация, как правило, получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные и сопроводительные документы. В соответствии с графиком документооборота необходимо:

• зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;
• проверить соответствие данных документов договорам по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки;
• проверить правильность информации в расчетных документах;
• акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от акцепта (от оплаты);
• определить фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора;
• передать своевременно документы в подразделения организации для последующей обработки.

       В расчетах за приобретенные организацией материальные ценности применяются:

• товарно-транспортная накладная;
• счет-фактура;
• расчетно-платежные документы по банку;
• приходный и расходный кассовые ордера.

       Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на их получение. Приемка материалов от организаций транспорта по количеству и качеству осуществляется по действующим в названных организациях правилам с учетом условий договоров купли-продажи и перевозки груза.

       Сопроводительные  документы на поступившие покупателю грузы передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу) для приемки и оприходования материалов. На складе проверяется соответствие качества, ассортимента и количества материалов данным расчетных и сопроводительных документов поставщика. Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами.

       При перевозке грузов автотранспортом  приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя.

       Счет-фактура  служит основанием для принятия предъявленных  сумм НДС к налоговому вычету (в  соответствии с правилами ст. 171, 172 НК РФ), а также основанием к  возмещению НДС (в соответствии со ст. 176 НК РФ). При реализации товаров (работ, услуг) плательщик НДС обязан выставить покупателю счет-фактуру не позднее пяти дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) (п. 3 ст. 168 НК РФ).

       Составление счетов-фактур и регистрация их в книге продаж  производится в том налоговом периоде, в котором состоялась реализация этих товаров (оказание услуг) в соответствии с принятой организацией учетной политикой для целей налогообложения.

       Если  поставка соответствует условиям договора, материально ответственным лицом на складе выписывается приходный ордер (форма         №М-4). Он используется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад. При неоднократном получении в течение дня однородного груза можно выписывать один приходный ордер за день. На оборотной стороне приходного ордера делается отметка о каждой партии с подведением итога за день.

       Для сокращения количества первичных учетных  документов и снижения трудоемкости начальной стадии учета по усмотрению руководства организации вместо приходного ордера могут использоваться сопроводительные документы поставщика (спецификация, сертификат, удостоверения  качества и др.), в которых на обратной стороне работником склада проставляется  штамп с указанием даты приемки, количества материалов и подписи  материально ответственного лица.

       Если  при приемке материалов от поставщиков  установлено расхождение с данными  сопроводительных документов, либо условиями договоров (недостача, излишки, пересортица), а также в случае неотфактурованной поставки, специальной комиссией с участием представителя поставщика или независимой организации составляется акт о приемке материалов (форма       № М-7) в двух экземплярах. При этом приходный ордер не выписывается, приемный акт является одновременно приходным документом и основанием для предъявления претензий и исков к поставщику или транспортной организации, уточнения расчетов с поставщиком.

       Акт о приемке материалов предназначен для оформления поступивших материальных ценностей в тех случаях, когда  имеются расхождения по количеству, качеству, ассортименту с данными  сопроводительных документов поставщика, а также при приемке материалов, поступивших без документов поставщика (неотфактурованных поставок). Акт  является юридическим основанием для  предъявления претензии поставщику, составляется членами комиссии по приему материалов с обязательным участием материально ответственного лица и  представителя поставщика либо незаинтересованной организации. Утверждается руководителем  организации или другим уполномоченным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей, другой — в  отдел снабжения или в бухгалтерию  для направления претензии поставщику.

       Порядок формирования и движения документов должен соответствовать графику  документооборота, который разрабатывается организацией с учетом условий поставок, транспортировки, организационной структуры и функциональных обязанностей подразделений и должностных лиц.

       Поставщики, кроме поставки материальных ценностей, могут для нашей организации  выполнять работы или оказывать  услуги: ремонтные, строительные, монтажные, пусконаладочные и т.д. результаты выполненных работ, оказанных услуг, подтверждаются актом приёмки, который  заверяется печатями и подписями  сторон.

       При журнально-ордерной форме учета учет расходов с поставщиками велся в журнале-ордере № 6. В данном журнале-ордере синтетический учет расчетов с поставщиками сочетается с аналитическим учетом. Аналитический учет расчетов с поставщиками при расчетах и порядке плановых платежей ведут в ведомости №5, данные которой в конце месяца включают общими итогами по корреспондирующим счетам в журнал-ордер № 6.

       На  данный момент учет в ООО «ОПТАН-Пенза» ведется автоматизировано, с использование программы «1С-Предприятие». При автоматизации учета на основании выписок банка составляются машинограммы синтетического и аналитического учета по каждому счету, применяемому для учета расчетов с поставщиками и покупателями («Расчеты с поставщиками и подрядчиками», «Расчеты с покупателями и заказчиками», «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»). Эти машинограммы служат основанием для разработки машинограмм — оборотных ведомостей по счетам, по итоговым данным которых делаются записи в Главную книгу. 
 

       2.3   Синтетический и аналитический  учет расчетов с поставщиками и подрядчиками  

       Для бухгалтерского учета расчетов с  поставщиками и подрядчиками используется пассивный счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». 

       Данный  счет предназначен для обобщения  информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за:

• полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, а также по доставке или переработке материальных ценностей, расчетные документы на которые акцептованы и подлежат оплате через банк;
• товарно-материальные ценности, работы и услуги, расчеты по которым производятся в порядке плановых платежей;
• товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (так называемые неотфактурованные поставки);
• излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке;
• полученные услуги по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам и переборам тарифа (фрахта), а также за все виды услуг связи.

       Сальдо  кредитовое отражает сумму задолженности  организации поставщикам по неоплаченным счетам, оборот по дебету – погашение  задолженности, оборот по кредиту –  возникновение новой задолженности.

       Счет 60 может быть активным только в случае, если была произведена авансовая оплата поставщику (подрядчику), при этом для усиления контроля за движением денежных средств открывается к данному счету субсчет 60-2 «Авансы выданные».[24,80]

       Учет  на счете 60 ведется методом начисления, т.е. все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги, отражаются независимо от времени оплаты. 

       Таблица 5 – Корреспонденции по учету  приобретения материалов у поставщика 

       Счет 60 кредитуется на стоимость принимаемых  к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции  со счетами учета этих ценностей  либо соответствующих затрат. За услуги по доставке материальных ценностей, переработке  материалов на стороне записи по кредиту  счета 60 производятся в корреспонденции  со счетами учета производственныx запасов, товаров, расходов на производство и продажу и др.

       Нa суммы НДС, подлежащие оплате поставщикам или подрядчикам, в бухгалтерском учете производится запись по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», субсчет 19-3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам (МПЗ)» в корреспонденции с кредитом счета 60, если в соответствии с законодательством НДС подлежит вычету.

       При поступлении товарно-материальных ценностей, на которые не получены расчетные  документы поставщиков, по кредиту  счета 60 отражается стоимость ценностей, исходя из цены и других условий, предусмотренных  договором.

         Если цена не указана и не  может быть установлена исходя  из условий договора, то для  определения величины кредиторской  задолженности принимается цена, по которой в сравнимых обстоятельствах  организация обычно определяет  цену в отношении аналогичных  ценностей.

       Счет 60 дебетуется на суммы исполнения обязательств, включая авансы и предварительную  оплату, в корреспонденции со счетами  учета денежных средств, расчетов с  покупателями, заказчиками, иными организациями. Возвращенные поставщиком неиспользованные суммы аванса отражают по дебету счетов учета денежных средств и кредиту  счета 60. Ранее выданные, но не востребованные авансы списывают на убытки организации.

       В аналитическом учете по счету 60 ведется  учет по каждому поставщику и подрядчику по отдельным договорам поставки с целью группировки и обобщения  информации в разрезе:

       - акцептованных расчетных документов, срок оплаты которых не 
наступил;

       - неоплаченных в срок расчетных документов;

       - неотфактурованных поставок;

       - авансов выданных;

       - выданных векселей, срок оплаты которых не наступил;