Учет материально-производственных запасов

     Унифицированные формы первичной учетной документации по учету материалов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 г. №71а (в редакции последующих изменений).

     Документы третьего уровня имеют рекомендательный характер, к ним, в частности, относятся:

     Методические  указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов – наряду с определением назначения материалов и основных хозяйственных  операций с ними, конкретизируют способы  оценки материально-производственных запасов;

     Методические  указания по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств – конкретизирует проверку фактического наличия в натуре по местам расположения материально-производственных запасов;

     Методические  рекомендации по учету затрат на производство продукции, работ, услуг. Проект МФ РФ, 2003 г. [16].

     Методические  указания и инструкции призваны конкретизировать учетные стандарты в соответствии с отраслевыми и иными особенностями. Они разрабатываются Минфином РФ и различными ведомствами.

     К документам четвертого уровня относятся  указания, инструкции, положения приказы  и иные подобные документы по постановке, ведению бухгалтерского учета, непосредственно  созданные в организации и  являющиеся внутрифирменными стандартами (приказы о формировании учетной  политики, должностные инструкции и  пр.).

1.3 Документальное оформление учета

материально-производственных запасов

     Операции  по движению материальных ценностей  все юридические лица независимо от формы собственности должны оформлять  унифицированными первичными документами  по учету материалов, разработанными Госкомстатом России. Первичные документы на получение и отпуск материалов должны быть правильно оформлены, иметь соответствующие подписи и быть заранее пронумерованы.

     Список  лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих  материалов, и перечень таких материалов устанавливаются руководителем организации по представлению начальника отдела снабжения и главного бухгалтера.

     Необходимые документы по учету материально-производственных запасов.

     Доверенность (ф. № М-2 и №  М-2а) – применяется для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщика. Доверенность составляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю. Срок действия доверенностей, как правило, не может превышать 15 дней; в исключительных случаях она может выдаваться на календарный месяц.

     Приходный ордер (ф. № М-4) – используется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад. Он выписывается на фактически принятое количество ценностей. Бланки приходных ордеров вручаются материально ответственным лицам в заранее пронумерованном виде.

     Акт о приемке материалов (ф. № М-7) – применяется для оформления приемки материальных ценностей в тех случаях, когда имеются количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке запасов, поступивших без документов (при неотфактурованных поставках). Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику; он составляется в двух экземплярах членами приемочной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации. Утверждается акт руководителем организации или другим уполномоченным лицом. Один экземпляр акта с приложенными первичными документами передается в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей, другой – в отдел снабжения или бухгалтерию для направления претензионного письма поставщику.

     Лимитно-заборная карта (ф. № М-8) – нужна для учета отпуска со склада сырья, материалов, покупных полуфабрикатов и т.п. в производственные подразделения организации в пределах утвержденного лимита. Лимит отпуска определяется на основе существующих нормативов расчетным путем, исходя из объемов производственных заданий цехов с учетом переходящих остатков запасов на начало отчетного периода. Лимитно-заборные карты выписываются в двух экземплярах сроком на один месяц, а при небольших объемах – на квартал. Один экземпляр карты до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, другой - складу.

     Материалы отпускаются в производство складом  только при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик  отмечает в обоих экземплярах  дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита материала. В лимитно-заборной карте  структурного подразделения расписывается  кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель структурного подразделения. Лимитно-заборные карты  склад сдает в бухгалтерию  после использования лимита.

     Требование-накладная (ф. № М-11) – применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации, их отпуска филиалам, расположенным за его пределами, и при продаже запасов.

     Накладная составляется в двух экземплярах  материально ответственными лицами склада или цеха, сдающего ценности. Первый экземпляр предназначен для  списания ценностей (складом, цехом), второй – для оприходования ценностей принимающей стороной (складом, цехом). Сверхлимитный отпуск материалов со склада может производиться только с разрешения руководителя или главного инженера и оформляется требованием-накладной (ф. № М-11).

     Замена  одних видов материалов другими, сходными по своим свойствам, также  допускается только с разрешения руководителя и оформляется требованием-накладной  указанной формы. Этот документ вместе с лимитно-заборной картой заменяемого  материала передается на склад, и  кладовщик уменьшает остаток  лимита с учетом выдачи материалов-заменителей.

     Накладная на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15) – используется для учета отпуска материальных ценностей сторонним организациям на основании договоров и других документов. Накладная выписывается в двух экземплярах по предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передается на склад в качестве основания для отпуска материалов, второй - получателю.

     При отпуске материалов самовывозом  или выносом кладовщик передаст и бухгалтерию накладную, подписанную  получателем, для выписки расчетно-платежных  документов, если материалы отпускались  с последующей оплатой.

     Карточка  учета материалов (ф. № М-17) – служит дли учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру. Карточки являются документом строгой отчетности и выдаются кладовщику под расписку. Материально ответственное лицо (кладовщик, заведующий складом) производит записи в карточках на основе первичных приходно-расходных документов в день совершения операции в натуральном выражении.

     Акт об оприходовании  материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. №  М-35) – применяется для учета материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств, пригодных для использования при производстве работ в самой организации. На стоимость таких ценностей уменьшается убыток от ликвидации соответствующих объектов.

     При перевозке грузов автотранспортом  приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между  данными накладной и фактическими данными).

     При установлении несоответствия поступивших  материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует  предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т.д.), приемку осуществляет комиссия, которая оформляет ее актом о  приемке материалов.

     В небольших организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в актах или  отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работником предприятия, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После  утверждения руководителем организации  акт служит основанием для списания соответствующих материалов [20, 21 ].

     В установленные дни документы  по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации  по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию  под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе.

1.4 Отражение поступления материально-производственных

 запасов в бухгалтерском  учете

     МПЗ поступают в организации от поставщиков на основании заключенных договоров поставки. Поставщики МПЗ одновременно с отгрузкой продукции направляют покупателю сопроводительные документы (счета-фактуры, накладные и др.). Полученные материально-производственные запасы сдаются на склад уполномоченным лицом или представителем отдела снабжения (маркетинга) под расписку заведующего складом на сопроводительных документах. С заведующим складом (кладовщиком) обязательно должен быть заключен типовой договор о полной материальной ответственности. При отсутствии должности заведующего складом его обязанности могут быть возложены на любого работника организации с его согласия и с обязательным заключением договора о материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после проведения сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту.

     При поступлении материалов от поставщиков  заведующий складом проверяет соответствие фактического их количества данным сопроводительных документов поставщика. Если расхождений  нет, то заведующий складом выписывает приходные ордера (ф. № М-4) на все количество поступивших материальных ценностей в одном экземпляре на каждый вид материалов в день их поступления. Бланки приходных ордеров выдаются заведующему складом в заранее пронумерованном виде. Можно приходовать МПЗ без выписки приходного ордера, если нет расхождений между фактически принятым количеством МПЗ и количеством, указанным в сопроводительных документах поставщика. В данном случае на документе поставщика заведующий складом ставит штамп, в описке которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере.

     Если  при приемке материалов от поставщиков  установлено расхождение с данными  сопроводительных документов (недостача, излишки, пересортица) или имеет  место неотфактурованная поставка (поступление материалов без сопроводительных документов поставщика), заведующий складом  вместе с представителем поставщика или независимой организации  составляет акт о приемке материалов (ф. № М-7) в двух экземплярах. В этих случаях приходные ордера не составляются, и акт является одновременно и приходным документом, и основанием для уточнения расчетов с поставщиком. Второй экземпляр акта передастся поставщику.

     Если  в течение дня несколько раз  осуществляются поставки однородного  груза, то можно выписывать один приходный  ордер в целом за день. На оборотной  стороне приходного ордера делается отметка о каждой отдельной приемке  с подведением общего итога за день.

     Учет  движения и остатков материалов заведующий складом ведет в карточках  складского учета типовой формы  (ф. № М-17). На каждый номенклатурный номер запасов открывают отдельную карточку. Поэтому складской учет называют сортовым и ведут только в натуральном выражении. Бланки карточек выдаются заведующему складом под расписку па основании реестра, в котором указаны их количество и регистрационные номера.

     Запись  в карточках делается заведующим складом на основании первичных  документов в день совершения операции. После каждой записи выводится остаток  по каждому номенклатурному номеру, сорту, размеру соответствующих  запасов. На основании этих данных заведующий складом своевременно информирует  руководство организации, службу маркетинга о состоянии запасов по отдельным  номенклатурным позициям, а также  об остатках запасов, длительно находящихся  без движения.

     Складской учет материалов можно вести в  книгах сортового учета, которые  содержат те же реквизиты, что и карточки складского учета [18,22].

     Контроль  за правильностью складского учета  осуществляется в бухгалтерии путем  проверки правильности составления  и оформления первичных документов, записей движения материалов в карточках  складского учета и их остатков в  сальдовой книге.

     Аналитический учет материалов в бухгалтерии ведется  в денежном выражении по материально  ответственным лицам (складам) в  разрезе балансовых счетов (субсчетов) и групп запасов.