Регистрация документа и её значение

Бланки документов должны иметь поля: левое и нижнее — 20 мм, верхнее — не менее 15 мм, правое — не менее 10 мм.

Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного  цвета, позволяющими тиражировать документы  с помощью средств оперативной  полиграфии.

При печатании на бланках  трафаретных частей текста основания  смежных строк, в Которые вносится машинописный текст, должны располагаться  на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.

Ограничительные отметки  для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков  или других обозначений. Допускается  наносить на бланки отметки для фальцовки  и для пробивки отверстий дыроколами.

При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации

Эти требования изложены в  ГОСТ Р 6.30-97 «Унифированная система  организационно-распорядительной документации»:

«5.1. Бланки документов с  воспроизведением Государственного герба  Российской Федерации и гербов субъектов  Российской Федерации (далее — гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

5.2. Гербовые бланки изготавливают  только полиграфические и штемпельно-граверные  предприятия, имеющие лицензии  на соответствующий вид деятельности  и сертификаты о наличии технических  и технологических возможностей  для изготовления указанного  вида продукции на должном  качественном уровне.

5.3. Изготовление гербовых  бланков осуществляют по заказам  органов государственной власти, иных государственных органов  и учреждений (далее — организаций), определенных Положением о Государственном  гербе Российской Федерации, соответствующими  правовыми актами субъектов Российской  Федерации.

5.4. Гербовые бланки в  организации подлежат учету. На  гербовых бланках типографским  способом или нумератором проставляют  порядковые номера, а при необходимости  — и серии этих номеров.  Учет гербовых бланков ведется  раздельно по видам бланков  в регистрационно-учетной форме  (карточке, журнале), при этом используются  следующие реквизиты:

при поступлении бланков

наименование вида гербового  бланка;

дата поступления;

номер сопроводительного  документа;

наименование организации  — поставщика гербовых бланков;

количество экземпляров;

серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков

наименование вида гербового  бланка;

количество экземпляров;

серия и номера гербовых бланков;

наименование структурного подразделения организации, фамилия  и инициалы должностного лица —  получателя гербовых бланков;

расписка в получении;

примечание (отметка об уничтожении  и т.д.).

5.5. Гербовые бланки хранят  в надежно запираемых и опечатываемых  шкафах.

5.6. Уничтожение гербовых  бланков осуществляется по акту  с отметкой в учетно-регистрационной  форме.

5.7. Контроль за изготовлением,  использованием и хранением гербовых  бланков возлагают на подразделение  организации, ответственное за  делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за  учет, использование и хранение  бланков, назначаются распорядительным  документом руководителя организации.

5.8. Регистрационно-учетные  формы включают в номенклатуру  дел организации.

5.9. Проверку наличия, использования  и хранения гербовых бланков  проводят не реже одного раза  в год комиссией, назначаемой  распорядительным документом руководителя  организации. О проведенных проверках  делают отметки в учетно-регистрационных  формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений  при изготовлении, учете, хранении  и использовании гербовых бланков  комиссия проводит служебное  расследование, результаты которого  оформляют актом и доводят  до сведения руководителя организации.

5.10. Допускается тиражирование  средствами оперативной полиграфии  организации документов на гербовом  бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой  копии документа печатью организации».