Регистрация документа и её значение

В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, его регистрационный  номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько  решений, выводов и т.д., то его  следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими  цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст  должен излагаться от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст  излагают от третьего лица единственного  числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого  лица множественного числа («приказываю», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих  права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения  текста от третьего лица единственного  или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие  формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем  на рассмотрение»);

от третьего лица единственного  числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

20. Отметка о наличии  приложения. Если документ имеет  приложения, названные в тексте, отметка о них делается в  следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить  их названия, количество листов и экземпляров  каждого. Например:

Приложения:1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов на 3 л.  в 3 экз.

На приложении к распорядительному  документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с  указанием названия распорядительного  документа, его даты и номера. Например:

Приложение к постановлению  администраций области от 10.01.2000 №30

21. Подпись. В состав  этого реквизита входят наименование  должности лица, подписывающего  документ (полное, если документ  оформлен не на бланке, и сокращенное  на документе, оформленном на  бланке), личная подпись и ее  расшифровка. Например:

Директор Проектно-конструкторского

и технологического института

автоматизированных систем

управления

Подпись А.А. Сергеев

или

Директор института Подпись  А.А. Сергеев

При подписании документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под  другой в последовательности, соответствующей  занимаемой должности. Например:

Директор завода Подпись  В.В. Волков

Главный бухгалтер Подпись  В.М. Семенова

При подписании документа  несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном  уровне. Например:

Заместитель министра Заместитель  министра

транспорта РФ связи РФ

Подпись А.А. Петров Подпись  А.В. Смирнов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности  лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в. соответствии с распределением. Например:

Председатель комиссии Подпись  Н.В. Куликов

Члены комиссии: Подпись  К.М. Артемьева

Подпись С.П. Матвеев

Подпись В.А. Филатов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической  должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог  «за», надпись от руки «Зам» или  косую черту перед наименованием  должности.

22. Гриф согласования. Состоит  из слова СОГЛАСОВАНО, наименования  должности лица, с которым согласовывается  документ (включая наименование  организации), личной подписи, ее  расшифровки и даты. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Управления

начального профессионального

образования Министерства

образования РФ

_______________Е.Я. Бутко

Подпись

12.03.2000

Если согласование производится коллегиальным органом или посредством  письма, гриф согласования оформляют  следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

педагогического совета

от 10.02.2000 №5

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Главархива РФ

от 10.02.2000 №01-4/270

Грифы согласования располагают  ниже реквизита «подпись» или  на отдельном листе согласования.

Примечание. В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и  «гриф согласования» должны указываться  фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его  инициалы, фамилия. Не допускается ставить  предлог «За» или косую черту  перед наименованием должности.

23. Согласование документа  оформляют визой, включающей подпись  и должность лица, визирующего  Документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник общего отдела

Личная подпись Е.О. Матвеенко

19.09.2000

При наличии замечаний  к документу визу оформляют следующим  образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.И. Ващук

19.09.2000

Замечания излагаются на отдельном  листе, подписываются и прилагаются  к документу.

Для документа, подлинник  которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части  лицевой стороны копии отправляемого  документа.

Для документа, подлинник  которого остается в организации, визы проставляются в нижней части  оборотной стороны последнего листа  подлинника документа.

Возможно оформление виз  документа на отдельном листе  согласования. Допускается по усмотрению организации поместное визирование  документа и его приложения.

24. Печать. На документах, удостоверяющих права должностных  лиц, фиксирующих факт расходования  денежных средств и материальных  ценностей, а также специально  предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица  должна быть заверена печатью  (гербовой, круглой). Оттиск печати  следует проставлять таким образом,  чтобы он захватывал часть  наименования должности лица, подписавшего  документ. Например:

Начальник

управления Печать Подпись  Г.В. Сидоров

25. Отметка о заверении  копии документа. При заверении  копии документа ниже реквизита  «Подпись» проставляют заверительную  надпись «Верно», наименование  должности лица, заверившего копию,  его личную подпись, ее расшифровку  и дату заверения. Например:

Верно:

Инженер отдела кадров Подпись  А.С. Смирнов

10.02.2000

При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись  удостоверяют печатью.

• Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются  на лицевой стороне или при  отсутствии места на оборотной стороне  последнего листа документа в  левом нижнем углу. Например: Аксенов

22-50-32

или

Аксенов Юрий Михайлович

22-50-32

27. Отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело должна включать следующие  данные:

краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер;

слова «В дело»;

номер дела, в котором  будет храниться документ. Отметка  об исполнении документа и направлении  его в дело

должна быть подписана  и датирована исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

28. Отметка о поступлении  документа располагается в нижней  части первого листа документа  и включает сокращенное наименование  организации — получателя документа,  дату поступления документа, его  индекс.

29. Идентификатором электронной  копии документа является отметка  (колонтитул),проставляемая в левом  нижнем углу каждой страницы  документа и содержащая наименование  файла на машинном носителе, дату  и другие поисковые данные, устанавливаемые  в организации.

Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных устройств

Текст документов на бланках  формата А4 печатается через полтора  межстрочных интервала, на бланках  формата А5 — через один межстрочный  интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается  печатать через два межстрочных  интервала.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии  приложения», «гриф согласования»  отделяют друг от друга полутора-двумя  межстрочными интервалами. Например:

СОГЛАСОВАНО

[1,5]

Руководитель организации

[1-2]

Л.И. Петрова

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.

Название вида документа  печатают прописными буквами.

Расшифровку подписи в  реквизите «подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между  инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается  продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

При печатании документов используются восемь стандартных положений  табулятора:

0 — от границы левого  поля для печатания реквизитов  «заголовок к тексту», «текст»  (без абзацев), «отметки о наличии  приложения», «фамилия исполнителя  и номер его телефона», «отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело», наименования  должности в реквизитах «подпись»  и «гриф согласования», заверительной  надписи «Верно», а также слов  «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

1 — после пяти печатных  знаков для начала абзацев  в тексте;

2 — после 16 печатных  знаков для составления таблиц  и трафаретных текстов;

3 — после 24 печатных  знаков для составления таблиц  и трафаретных текстов;

4 — после 32 печатных  знаков для реквизита «адресат»;

5 — после 40 печатных  знаков для реквизитов «гриф  утверждения» и «гриф ограничения  доступа к документу»;

6 — после 48 печатных  знаков для расшифровки подписи  в реквизите «подпись»;

7 — после 56 печатных  знаков для составления таблиц  и трафаретных текстов, а также  для проставления кодов по  ОКПО и ОКУД.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают  на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го или 5-го положения  табулятора.

Если в тексте документа  имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от 0-го положения  табулятора, а относящийся к ним  текст — через один межстрочный  интервал.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют  посередине верхнего поля листа арабскими  цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.

Каждый лист документа  должен иметь поля не менее: 20 мм —  левое, нижнее; 10 мм — правое; 15 мм —  верхнее.

Требования к бланкам

Состав реквизитов и порядок  их расположения на бланке установлены  ГОСТ Р 6.30-97.

Общий бланк в зависимости  от документов организации включает реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации  или товарный знак (знак обслуживания), наименование организации.

Бланк письма включает реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, наименование организации, справочные данные об организации. При необходимости проставляются  ограничительные отметки для  зон расположения таких реквизитов, как дата документа, регистрационный  номер документа, ссылка на регистрационный  номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту.

Бланк конкретного вида документа  включает следующие обязательные реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, место составления  или издания документа. Можно  сделать отметки для границ документа, проставление его регистрационного номера, указания места составления  или издания документа, заголовка  к тексту, отметки о контроле.

Установлено два формата  бланков — А4 и А5 по ГОСТ 9327. Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного  расположения реквизитов. Расположение реквизитов на бланках и их размеры  приведены в прилож. 2.1 и 2.2.

На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают  центрованным (начало и конец каждой строки реквизита удалены от границ площади) или фланговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы  площади) способом.

Изображение Государственного герба на бланках с угловым  расположением реквизитов помещают на верхнем поде бланка над серединой  строк наименования организаций, а  на бланках с продольным расположением  реквизитов — в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.

Наименование организации (полное, сокращенное или аббревиатура), вышестоящих органов, а также  структурного подразделения должно соответствовать наименованиям, установленным  соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения  допускается печатать и типографским, и машинописным способами.

При печатании бланков  должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для  оформления реквизита «Наименование  организации» допускается применять  рисованные шрифты от 6 до 24 кегля.