Регистрация документа и её значение

по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы  и т.д.

Подлинник — это подписанный  и надлежащим образом оформленный  экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия — повторное, абсолютно  точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное  в установленном порядке соответствующим  должностным лицом. На копиях служебных  документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется  не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного  его раздела. При оформлении выписки  обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и  печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа  выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат.»), имеющий  одинаковую юридическую силу с подлинником.

4. Правила оформления  управленческих (организационно-распорядительных) документов [2] .

Документы состоят из отдельных  элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum —  требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его  форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с  формой, принятой для данной категории  документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они  служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Постановлением Госстандарта России от 31.07.97 № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6-30.97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», изменения к нему внесены постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 21.01.2000 № 9-ст и введены в действие с 01.04.2000. Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с  воспроизведением Государственного герба  Российской Федерации, гербов субъектов  Федерации. Эти же правила оформления изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 31.10.2000 № 1547-р.

В государственном стандарте  определено 29 реквизитов (было 31). Расположение их показано на схемах в прилож. 2.1-2.2.

Оформление реквизитов документов

01. Изображение Государственного  герба Российской Федерации помещают  на бланках документов в соответствии  с Положением о Государственном  гербе Российской Федерации.

02. Изображение герба субъекта  Российской Федерации помещают  на бланках документов в соответствии  с правовыми актами субъектов  Российской Федерации.

03. Эмблему организации  или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций  в соответствии с уставом (положением  об организации). Эмблему не воспроизводят  на бланке, если на нем помещен  Государственный герб Российской  Федерации или герб, субъекта  Российской Федерации.

04. Код организации проставляют  по Общероссийскому классификатору  предприятий и организаций (ОКПО).

05. Код формы документа  проставляют по Общероссийскому  классификатору управленческой  документации (ОКУД).

06 . Наименование организации,  являющейся автором документа,  должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных  документах.

Над наименованием организации  указывают сокращенное, а при  его отсутствии — полное наименование высшестоящей организации.

Наименования организаций  субъектов Российской Федерации, имеющих  наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском  и национальном.

Сокращенное наименование организации  приводят в тех случаях, когда  оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное  наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном  языке воспроизводят в тех  случаях, когда оно закреплено в  уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке  располагают ниже наименования на русском  языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают  в том случае, если эта структура  является автором документа, и располагают  ниже наименования организации.

Автором документа может  быть должностное лицо, представляющее организацию.

07. Справочные данные об  организации включают почтовый  адрес; номера телефонов и другие  сведения по усмотрению организации  (номера факсов, телексов, счетов  в банке, адрес электронной  почты и др.).

08. Наименование вида документа,  составленного или изданного  организацией, регламентируется уставом  (положением об организации) и  должно соответствовать видам  документов, предусмотренным Унифицированной  системой организационно-распорядительных  документов (УСОРД) и ОКУД (класс  02 00000). В письме наименование вида  документа не указывают.

09. Датой документа является  дата его подписания или утверждения,  для протокола — дата заседания  (принятия решения), для акта —  дата события. Если авторами  документа являются несколько  организаций, то датой документа  является наиболее поздняя дата  подписания.

Дата документа оформляется  арабскими цифрами в такой  последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются  двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими  цифрами. Например, дату 1 сентября 2000 г. следует оформлять: 01.09.2000. Допускается  словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 1 сентября 2000 г., а также  оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2000.09.01.

10. Регистрационный номер  документа. Состоит из его порядкого  номера, который можно дополнять  по усмотрению организации индексом  дела по номенклатуре дел, информацией  о корреспонденте, исполнителях  и др. Регистрационный номер документа,  составленного совместно двумя  и более организациями, состоит  из регистрационных номеров, присваиваемых  каждой из этих организаций.  Эти номера проставляются через  косую черту в порядке указания  авторов в документе.

11 . Ссылка на регистрационный  номер и дату документа. Включает  регистрационный номер и дату  документа, на который дается  ответ.

12. Место составления или  издания документа. Указывают  в том случае, если затруднено  его определение по реквизитам  «Наименование организации» и  «Справочные данные об организации». Место составления или издания  указывают с учетом принятого  административно-территориального  деления, и оно включает только  общепринятые сокращения.

13. Гриф ограничения доступа  к документу (секретно, конфиденциально  и др.) проставляют без кавычек  на первом листе документа.  Его можно дополнять данными,  предусмотренными законодательством  об информации, отнесенной к государственной  тайне и конфиденциальной информации.

14. В качестве адресата  могут быть организации, их  структурные подразделения, должностные  или физические лица. При адресовании  документа должностному или физическому  лицу инициалы указываются перед  фамилией. Наименование организации  и ее структурного подразделения  указывают в именительном падеже.

Например:

Администрация Новосибирской  области

Контрольно-правовое управление

Должность лица, которому адресован  документ, указывают в дательном  падеже. Например:

Администрация Новосибирской  области

Контрольно-правовое управление

Главному специалисту  А. С. Сидорову

или

Президенту АОЗТ «Сиблитмаш»

И. И. Иванову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций  или в несколько структурных  подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например:

Администрации районов, городов

Новосибирской области

В состав реквизита «адресат»  при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают  в последовательности, установленной  Почтовыми правилами.

Документ не должен содержать  более четырех адресатов. Слово  «Копия» перед вторым, третьим, четвертым  адресатами не указывают. Каждый экземпляр  такого документа обязательно подписывают. При большем количестве адресатов  составляют список рассылки документа, и на каждом экземпляре документа  указывается только один адрес.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем  почтовый адрес. Например:

Редакция журнала «Новый мир»

Малый Путинковский переулок, д. 1/2

Центр, Москва, 103006

Допускается центрировать каждую строку реквизита адресата по отношению  к самой длинной строке. Например:

Директору ЗАО

«Кристалл»

Г.В. Сидорову

При адресовании документа  физическому лицу указывают инициалы и фамилию, а затем почтовый адрес  получателя. Например:

А.Н. Гуляеву

ул. Мира, д. 11, кв. 12

г. Новосибирск, 630102

15. Гриф утверждения документа.  Документ утверждается должностным  лицом (должностными лицами) или  специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным  лицом гриф утверждения документа  должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ  (без кавычек), наименования должности  лица, утверждающего документ, его  подписи, инициалов, фамилии и  даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Зам. главы администрации

Подпись А.А. Иванова

12.02.2000

При утверждении документа  несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном  уровне.

При утверждении документа  постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова  УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) (без кавычек), наименования утверждающего  документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Протоколом общего собрания

акционеров

15.03.2000 № 12

или

УТВЕРЖДЕНЫ

Приказом Председателя

Правления банка

30.09.2000 № 82

или

УТВЕРЖДЕН

Постановлением

администрации области

12.03.2000 №375

Гриф утверждения документа  располагают в правом верхнем  углу первой страницы документа.

16. Резолюция. В резолюции  даются указания по исполнению  решения постановления и т.п., зафиксированного в документе.  Резолюция пишется на документе  соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:

А.В. Зайцевой

П.С. Никитину

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «ХИТЭК» к 21.02.2000

Подпись

05.02.2000

При наличии в резолюции  нескольких фамилий указывается  ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, исполнителем является лицо, названное в резолюции первым. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции  указывается исполнитель, ставятся подпись автора, резолюции и дата. Допускается оформление резолюции  на отдельном листе.

17. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания  документа указывают в заголовке  к тексту. Он должен быть максимально  кратким и емким, точно передавать  смысл текста. Заголовок должен  грамматически согласовываться  с названием документа. Например: приказ (о чем?) «Об итогах работы  за первое полугодие 2000 года»;  протокол (чего?) «Заседания педагогического  совета».

Допускается не давать заголовок  к тексту на документах формата А5.

18. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается  в резолюции руководителя. Если  он не указан, срок контрольного  документа определяется в один  месяц или как указано в  документе. Эту отметку обозначают  штампом «Контроль» или буквой  «К».

19. Текст. Тексты документов  пишут на русском языке при  направлении их

в федеральные органы государственной  власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

на предприятия, в организации  и их объединения, не находящиеся  в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные  на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут  оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации.

При составлении текста в  виде анкеты наименования признаков  характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в  именительном падеже или словосочетанием  с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться  с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы  должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк  должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем  на одной странице, графы таблицы  должны быть пронумерованы, и на следующих  страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной)—решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может  содержать только заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки —  оценку фактов, выводы).