Процедура управления затратами

ПРОЦЕДУРА УПРАВЛЕНИЯ ЗАТРАТАМИ

Основным  показателем, характеризующим финансово-хозяйственную  деятельность большей части организаций, является экономический результат. Этот показатель применяется для  оценки всей деятельности организации  или отдельной ее сферы за определенный период. На экономический результат  оказывают влияние два основных фактора: доходы и расходы. Значит, улучшение  финансового результата может быть достигнуто либо путем увеличения доходов, либо путем снижения расходов. В  расходы хозяйствующих субъектов  включаются затраты во всем их многообразии, а не только производственные. Таким  образом, налицо заинтересованность хозяйствующих  субъектов в эффективном управлении затратами.

В задачи системы  управленческого учета входит не только формирование информации о затратах и калькулирование себестоимости  продукции, но и помощь бухгалтерским  службам в выборе оптимальных  методов учета, определении базы распределения косвенных затрат и решении некоторых других вопросов. Поэтому, с нашей точки зрения, именно управленческий учет является главным звеном, позволяющим организовать эффективное управление затратами.

Управлять затратами — значит максимизировать отдачу от используемых ресурсов. Следует помнить, что затраты — упорядоченная последовательность. Перечислим основные затраты.

1. Затраты  хозяйствующих субъектов постоянно  меняются. Поэтому в управленческом  учете выделяют переменные, постоянные  и условно-постоянные затраты. Переменные затраты определенным образом зависят от объемов производственной деятельности или от степени загрузки производственных мощностей. Постоянные затраты не находятся в четкой зависимости от объемов производства, они больше привязаны к временному фактору. Постоянные и условно-постоянные затраты — весьма условные понятия, так как только в определенном временном периоде некоторые затраты действительно могут быть неизменными.

2. Многообразие  затрат и различные методы  их классификации позволяют удовлетворять  различные потребности управления, что обусловливает многообразие  методов их учета и калькулирования  себестоимости. В управленческом  учете методы учета затрат  и калькулирования себестоимости  продукции можно классифицировать  следующим образом:

■ по объектам учета — попроцессный, попередельный, позаказный, по функциям;

■ по полноте учитываемых издержек — полный и неполный;

■ по оперативности учета и контроля затрат — метод учета нормативных и фактических затрат.

3. Очень трудно  провести оценку прямых затрат  и распределить косвенные затраты  таким образом, чтобы они наиболее  точно отражали реально понесенные  затраты при производстве той  или иной продукции. Прямые затраты связаны непосредственно с одним объектом учета затрат. Косвенные затраты — это совокупность понесенных затрат, связанных одновременно с несколькими объектами отнесения затрат, которые невозможно связать с конкретным единственным объектом отнесения затрат, они подлежат распределению между объектами учета затрат, базу распределения организация выбирает самостоятельно.

В задачи управления затратами входит определение объективной  себестоимости продукции. Когда  речь идет о выборе базы распределения  косвенных расходов для калькулирования  продукции, примешивается субъективный фактор. Следовательно, нужно стремиться к расширению статей прямых расходов и сокращению косвенных. При перераспределении  расходов непроизводственных подразделений  следует использовать современные  технологии, т.е. программы, позволяющие  учесть все взаимоотношения структурных  подразделений (метод взаимного  распределения).

4. Многие  эффективные методы учета затрат  основаны на использовании норм  расходов, а так как каждое  производственное предприятие имеет  свои технологические особенности,  то и нормы должны устанавливаться  индивидуально. В условиях прогрессивного  развития производства нормы  должны постоянно пересматриваться. Разумеется, это связано с дополнительными  затратами по нормированию, но  эти затраты не идут ни в  какое сравнение с потерями, которые  несут хозяйствующие субъекты, не  применяющие нормативный метод  учета.

Рассмотрим  процесс организации управления затратами с учетом изложенных особенностей.

Процесс управления затратами включает в себя: прогнозирование, планирование, организацию, координацию, регулирование, учет, контроль и анализ. Для выполнения каждой из названных  функций необходимы обработка информации и определение способов воздействия  на затраты.

Прогнозирование затрат — оценка будущих потребностей с учетом результатов анализа различных макро- и микроэкономических факторов. Эта оценка осуществляется на основе анализа данных за предыдущие периоды с использованием математических методов. Основные задачи прогнозирования — научное предвидение развития производства и поиск решений, обеспечивающих развитие в оптимальном режиме производства в целом и его частей.

Практически на всех этапах управления следует  различать две группы факторов, оказывающих  непосредственное влияние на объект управления, диагностику которых  следует проводить,— это внешние  и внутренние факторы (см. рис. 1.1). Наиболее проблематично дать оценку влияния  внешних факторов и их последствий  на деятельность хозяйствующего субъекта. Поэтому на этапе прогнозирования  существенная трудность состоит  в том, что некоторые аспекты  функционирования экономической системы  России не поддаются оценке, поскольку  действия федеральных и местных  органов власти, а также налоговых  органов не всегда предсказуемы. Например, в ст. 5 Налогового кодекса Российской Федерации определено, что акты законодательства о налогах вступают в силу не ранее  чем по истечении одного месяца со дня их официального опубликования и не ранее 1-го числа очередного налогового периода по соответствующему налогу. Что мы имеем в действительности? И в часть первую, и в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации неоднократно вносились изменения и уточнения, те или иные статьи НК РФ вступали в силу в разное время. Некоторые статьи НК РФ и изменения вступали в действие с середины налогового периода. То же самое происходит со многими другими законодательными актами.

Еще одна трудность  состоит в том, что действие некоторых  законодательных актов отменяется, но ничего не предлагается взамен. Это  можно наблюдать на примере нормативных  документов, регламентирующих состав затрат, включаемых в себестоимость  продукции, и порядок формирования доходов и расходов в организациях. Большая часть отраслевых документов утратила силу, а в письме Минфина  России от 29 апреля 2002 г. № 16-00-13/03 указано, что в связи с реализацией  Программы реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности должны быть разработаны и утверждены отраслевые инструкции по учету доходов  и расходов по обычным видам деятельности, исполнителем которых в первую очередь  являются федеральные органы власти, осуществляющие оперативное управление отраслями экономики России. Значит, бухгалтерским службам пока следует  ориентироваться на формирование себестоимости  исходя из фактически сложившихся затрат.

Однако несмотря на все трудности прогнозирования  затрат в переходный период, нельзя отказываться от этого этапа. В связи  с этим рекомендуется обратить внимание на краткосрочное прогнозирование. Оно имеет ряд преимуществ:

■ в краткосрочном  периоде затраты можно разделить  на постоянные и переменные, что  позволяет формировать переменную себестоимость продукции;

■ легче  проконтролировать воздействие  внешней экономической среды  на состояние хозяйствующего субъекта (уже несколько лет не наблюдается  резкого возрастания цен, что  позволяет прогнозировать затраты  на исходное сырье и цены реализации выпускаемой продукции);

■ на короткий период легче определить затраты  на содержание производственных мощностей, так как не наблюдается их резкого  изменения.

Таким образом, на этапе краткосрочного прогнозирования  можно сформировать основные статьи затрат, дать оценку размерам затрат, определить возможные тенденции их поведения  в зависимости от воздействия  некоторых факторов и выделить режимы наибольшего благоприятствования  для эффективного функционирования хозяйствующего субъекта.

Следующий этап процесса управления затратами — планирование затрат. Данный этап является наиболее трудоемким и сложным. Процесс планирования включает в себя определение целей и задач, а также выработку путей реализации планов для достижения поставленных целей и решения намеченных задач. Для большинства хозяйствующих субъектов главная цель — максимизация доходов и минимизация затрат. Посредством планирования менеджеры стараются обеспечить снижение риска неопределенности будущего. Большое значение на этапе планирования имеет точность исходных показателей, т.е. точность учетных данных.

С развитием  рыночных отношений меняется структура  процесса планирования и наиболее верна  ориентация затрат на показатели рынка. Но так как российский рынок пока еще стихиен, многие планируемые  показатели носят вероятностный  характер. Поэтому важнейшей проблемой  в этой области становится реальность формируемых планов.

Планирование  затрат может быть перспективным  — на стадии долгосрочного планирования и текущим — на стадии краткосрочного планирования. Точность долгосрочного  планирования затрат невелика, потому что подвержена влиянию инвестиционного  процесса и различных внешних  факторов, таких, как поведение конкурентов  и политика государства в области  экономики. Краткосрочные планы  затрат отражают потребность на ближайшее  будущее и более точно определяются годовыми и квартальными расчетами.

Нестабильное  состояние российской экономики  может привести к срыву поставок по вине различных служб. Поставщик  может нарушить свои обязательства  из-за нарушения договоров с третьими лицами. Транспортные службы не всегда гарантируют своевременность поставок, время перемещения грузов по железной дороге может быть длительным (иногда до трех месяцев), особенно если груз отправляется не отдельным вагоном, а контейнером. И востребовать возмещение убытков  в связи с несвоевременной  поставкой довольно проблематично: во-первых, несвоевременные поставки — это частое явление; во-вторых, иногда некому выставлять иск, так как  поставщик признан банкротом  или находится на грани банкротства, а затраты по суду окажутся более  значительными, нежели фактически востребованные. Но это внешние факторы, влияющие на нестабильность затрат хозяйствующих  субъектов.

На эффективность  планирования могут оказывать воздействие  и внутренние факторы. Планирование затрат не будет эффективным, если оно  осуществляется сверху. Очень важно, чтобы в процессе составления  планов принимали участие руководители тех подразделений, затраты которых  планируются.

На этапе  планирования следует обратить внимание на возможные классификации затрат (см. рис. 2.1).

Большое значение на данном этапе имеет определение  зависимости темпов роста затрат от темпов роста деловой активности. В теме 2 был подробно описан процесс  определения такой зависимости.

Следует помнить, что планирование затрат на основе расчетных формул будет эффективным  для хозяйствующих субъектов, занимающихся производственной деятельностью, в  странах с устойчивой экономикой. Российские организации в результате расчета могут получить исходное значение затрат, которое будет корректироваться в зависимости от воздействия внешних факторов. Так, наличие долгосрочного договора на поставку исходного сырья, материалов и других ресурсов еще не гарантирует своевременное исполнение обязательств.

Нельзя рассматривать  постоянные затраты как неизменяющуюся величину, при управлении затратами  следует учитывать отраслевые особенности. Так, несмотря на объективные ограничители у хозяйствующих субъектов имеется  возможность снижения удельного  веса постоянных затрат в себестоимости  единицы продукции. Одновременно с  этим четкое определение состава  постоянных затрат будет способствовать изысканию резервов их снижения. Например, практически на всех предприятиях присутствует такая категория постоянных расходов, как административно-управленческие, размер которых регулируется внутренними  положениями. Амортизационные отчисления также можно отнести к постоянным затратам.

На практике мы сталкиваемся с проблемой использования  устаревшего, неэффективного оборудования или нематериальных активов, на которые  начисляются амортизационные отчисления. Из-за наличия действующего оборудования новое, более прогрессивное оборудование, отвечающее современным требованиям, не приобретается. Очень часто выгоднее списать устаревшее оборудование, т.е. увеличить разовые затраты, что  позволит улучшить эффективность работы хозяйствующего субъекта и сократить  регулярные затраты. Но такое решение  необходимо сопровождать экономическим  расчетом.

Экономия  переменных затрат может быть достигнута благодаря организационно-техническим  мероприятиям, позволяющим увеличить  производительность труда и улучшить качество использования материалов, снизить себестоимость единицы  продукции путем применения современных  материалов.

Все изложенное касалось процесса планирования производственных и хозяйственных затрат, которые  связаны непосредственно с осуществлением определенной деятельности. Но не следует  забывать о необходимости предварительного планирования, которое осуществляется на этапах подготовки и может касаться не всего цикла деятельности, а  какой-либо его части. Например, производственная организация осуществляет выбор  оборудования или организации необходимо провести модернизацию оборудования. Когда речь идет о приобретении оборудования в крупных масштабах, то должен проводиться  технико-экономический анализ. Если же осуществляется приобретение одного или нескольких основных средств, то чаще всего руководствуются рекомендациями специалистов (инженера, экономиста и  т.п.). При этом нужно принимать  во внимание не столько единовременные затраты (затраты на приобретение), сколько затраты, которые будут  возникать в связи с эксплуатацией  производственных фондов и после  окончания срока полезного использования. Так, оборудование, покупная стоимость  которого низкая, может потреблять больше электроэнергии, чем более  дорогостоящее оборудование, что  хорошо видно из следующего примера. Лампа накаливания мощностью 0,75 кВт стоит 7,5 руб., нормативный показатель ее безотказной работы составляет 2000 ч (хотя практика показывает, что этот показатель соблюдается только у 50% выпущенных электроламп). Энергосберегающая  лампа накаливания дает ту же освещенность, но потребляет 0,11 кВт, безотказно работает 7000 ч, но стоит она 130 руб., т.е. мощность в 6,8 раз меньше, а срок службы в 3,5 раз больше. В таблице 17.1 приведен расчет стоимости 7000 ч освещения  разными лампами.