Порядок оформления и учёта кассовых операций в кредитной организации

Правила заполнения полей приходного кассового ордера и квитанции:

Организация – указывается наименование организации.

Структурное подразделение – указывается структурное подразделение организации, в котором сформирован приходный кассовый ордер.

Номер документа – содержит порядковый номер приходного кассового ордера. При формировании приходных кассовых ордеров должна обеспечиваться непрерывная нумерация документов.

Дата составления – указывается дата формирования приходного кассового ордера.

Дебет – указывается дебетовый счёт бухгалтерской проводки, формируемой на основании ордера. Как правило, в данном поле указывается бухгалтерский счёт 20202 «Касса».

Кредит, код структурного подразделения – указывается код подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Кредит, корреспондирующий счёт, субсчёт – указывается кредитовый счёт бухгалтерской проводки, формируемой на основании ордера.

Кредит, код аналитического учёта – указывается объект аналитики корреспондирующего счёта.

Сумма, руб. коп. – указывается сумма приходуемых в кассу денег цифрами.

Принято от – указывается лицо, от которого принимаются наличные денежные средства.

Основание – указывается содержание хозяйственной операции.

Сумма – указывается с начала строки с заглавной буквы сумма поступления прописью в рублях, при этом слово "рубль" ("рублей", "рубля") не сокращается, копейки указываются цифрами, слово "копейка" ("копейки", "копеек") также не сокращается.

В том числе – указывается сумма НДС, записанная цифрами (в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)").

Приложение – содержит перечисление прилагаемых первичных и других документов с указанием их номеров и дат составления.

2.2 Расходный кассовый ордер

Применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платёжных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении денег по платёжной (расчётно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Сформированный расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Правила заполнения полей расходного кассового ордера:

Организация – указывается наименование организации.

Структурное подразделение – указывается структурное подразделение организации, в котором сформирован расходный кассовый ордер.

Номер документа – содержит порядковый номер расходного кассового ордера. При формировании расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться непрерывная нумерация документов.

Дата составления – указывается дата формирования расходного кассового ордера.

Дебет, код структурного подразделения – указывается код подразделения, с которого расходуются денежные средства.

Дебет, корреспондирующий счёт, субсчёт – указывается дебетовый счет бухгалтерской проводки, формируемой на основании ордера.

Дебет, код аналитического учёта – указывается объект аналитического учёта корреспондирующего счёта.

Кредит – указывается кредитовый счёт бухгалтерской проводки, формируемой на основании ордера. Как правило, в данном поле указывается бухгалтерский счёт 20202 «Касса».

Сумма, руб. коп. – указывается сумма расходуемых из кассы денег цифрами.

Выдать – указывается лицо (фамилия, имя, отчество), которому выдаются наличные денежные средства.

Основание – указывается содержание хозяйственной операции (назначение использования денежных средств).

Сумма – указывается с начала строки с заглавной буквы сумма поступления прописью в рублях, при этом слово "рубль" ("рублей", "рубля") не сокращается, копейки указываются цифрами, слово "копейка" ("копейки", "копеек") также не сокращается. Если сумма прихода номинирована в валюте "рубль" заменяется на наименование валюты.

Приложение – содержит перечисление прилагаемых первичных и других документов с указанием их номеров и дат составления.

Получил – указывается сумма выданных денежных средств прописью. Поле заполняется лицом, получающим денежные средства по расходному кассовому ордеру.

По – указывается наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности».

Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Сумма прописью в расчётно-кассовом ордере должна быть проставлена от руки человеком, получающим денежные средства.

2.3 Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов, платёжных                    (расчётно- платёжных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платёжных (расчётно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме вкладной лист "журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров", составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учёта движения денежных средств по целевому назначению.

2.4 Кассовая книга

Применяется для учёта поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчётом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня". Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остаётся в книге. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

В кассовой книге допускаются исправления, которые должны быть в обязательном порядке оговорены и заверены подписями кассира и главного бухгалтера. В кассовой книге не допускаются подчистки.

Кассовые первичные документы подбираются по каждому дню и скрепляются вместе с отрывной частью кассовой книги. Затем за каждый отчётный период все первичные кассовые документы сшиваются воедино нитью. На обратной стороне последнего листа на нить наклеивается небольшой квадратик бумаги таким образом, чтобы конец нити был свободен. Ставится печать (штамп) таким образом, чтобы часть стояла на самом листе, а часть на наклеенном листке.

3 Порядок заключения операционной кассы

По окончании операций с наличными деньгами и другими ценностями кассовые работники сдают заведующему кассой имеющуюся у них денежную наличность вместе с кассовыми документами и справками.

Заведующий кассой, приняв деньги, справки и документы от кассовых работников, проверяет: заверены ли операционными работниками суммы кассовых оборотов, указанные в справках о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов и справках о сумме выданных денег и полученной сумме под отчёт; правильно ли выведены в справках остатки денег с учётом записей в своей книге учёта принятых и выданных денег; соответствуют ли количество и сумма сданных кассовыми работниками документов данным справок, включая справки кассовых работников операционных касс вне кассового узла. Сверяет соответствие суммы денег, принятой от кассовых работников, данным справок, контрольных ведомостей по пересчёту денежной наличности.

Ленты контрольно-кассовых машин по платежам заведующий кассой подписывает и направляет вместе с извещениями операционному работнику для оформления приходного кассового ордера. Извещения передаются организациям, на счета которых поступают указанные платежи.

Заведующий кассой по данным справок о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов, о сумме выданных денег и полученной сумме под отчёт, приходных и расходных кассовых ордеров составляет сводную справку о кассовых оборотах. Сверка её итогов с данными бухгалтерского учёта оформляется подписью главного бухгалтера (его заместителя) на сводной справке о кассовых оборотах, которая вместе с отчётными справками кассовых работников, журналом учёта, приходными и расходными кассовыми ордерами и документами клиентов помещается в кассовые документы.

4 Операции по поступлению и расходу наличных денежных средств.

4.1 Приходные операции наличных денежных средств

1. Сдача клиентом банка наличных денежных средств

Д 20202 К40702 – на сумму принятых наличных денежных средств.
Производится по объявлению на взнос наличными. Зачисление суммы наличных денежных средств производится на расчётные (текущие) счета клиентов (40701, 40702 и др.).

2. Учёт кредитной организацией денежной наличности, принятой от инкассаторов накануне

Д 20209 К40906 – до пересчёта денежной наличности

Д 20202 К 20209 – после пересчёта денежной наличности

Д 40906 К 40702 – на сумму перечисленной наличности, зачисленной на расчётный счёт клиента

Д 40906 К 30102 – на сумму пересчитанной наличности, перечисленной клиентам, не имеющим счетов в кредитной организации

3. Учёт установленной недостачи денежной наличности

Д 20209 К 40906 – до пересчёта денежной наличности

Д 40906 К 20209 – на сумму списанной недостачи денежной наличности

Д 40906 К 40702 – на сумму фактически принятой денежной  наличности, зачисленной на счёт клиента

4. Учёт выявленных излишков денежной наличности

Д 20209 К 40906 – до пересчёта денежной наличности

Д 20202 К 20209 – на сумму фактически принятой денежной наличности

Д 40906 К 40702 – на сумму фактически принятой денежной наличности, зачисленной на счёт клиента

5. Внесение вклада (депозита) физическим лицом

Д 20202 К 42301-42307 – в зависимости от сроков привлечения депозитов кредитуются балансовые счета 42301-42307.

Приём наличных денежных средств от физических лиц для перевода в другие кредитные организации без открытия банковского счёта

Д 20202,20207 К 40911 –  на суммы принятых платежей за коммунальные и другие услуги, налоговых платежей, различных взносов населения и организаций

Д 40911 К 30101,30102– на сумму принятых денежных средств.     Не позднее следующего рабочего дня принятые денежные средства перечисляются по назначению за минусом комиссии.

6. Отражение доходов

Д 40911 К 70601 – на сумму комиссионного вознаграждения

4.2 Расходные операции наличных денежных средств

1. Выдана денежная наличность клиенту банка

Д 40702 К 20202 – по денежному чеку. Списание суммы денежной наличности производится с расчётных (текущих) счетов клиентов (40701, 40702 и т.д.).

2. Выдача потребительского кредита наличными денежными средствами физическому лицу

Д 45502-45507 К 20202 – в зависимости от сроков предоставления кредитов дебетуются балансовые счета 45502 - 45507.

3. Выплата вклада (депозита) физическому лицу