Планирование работы коммерческой фирмы

     Следует заметить, что инициаторами корректировок  могут выступать и отдел маркетинга, рекламы и цен, реагируя на изменения  текущей или ожидаемой рыночной конъюнктуры, и отдел координации  закупок и продаж, непосредственно  связанный с работой на рынке.

2.2. Компьютеризация  финансового планирования

 

     При создании компьютерной системы финансового  планирования фирмы необходимо соблюдать  логическую последовательность следующих  основных действий:

     1. Исследование организационно-управленческой модели фирмы с определением функциональных назначений отдельных ее подразделений и взаимной увязки их функций.

     2. Выбор интервалов планирования, обеспечивающих возможность анализа  текущих показателей выполнения  плана и предсказания будущих  событий.

     3. Определение комплексности текущего  и перспективного планирования.

     4. Выбор степени укрупнения плановых  и контрольных показателей плана,  который обычно вызывает серьезные  противоречия между бухгалтерскими  службами, привыкшими вести учет  с максимальной детализацией, и службами, решающими управленческие задачи, причем последним чаще всего отдается предпочтение, поскольку нелогично дублировать систему бухгалтерского учета. Так, например, специалисты компании «Альт» смогли сгруппировать номенклатуру крупной фирмы, насчитывающую сотни наименований в двадцать основных групп. Как показывает опыт, показатели доходов группируются по видам их основных источников, а показатели расходов — по укрупненным видам затрат, а также по привязке к различным нормативам налогообложения, отчислений во внебюджетные фонды, амортизации и т.д.

     5. Разработка необходимого числа  вариантов моделей компьютерного  планирования с целью максимального  приближения к заранее утвержденным  исходным данным и ожидаемым  результатам на конец планируемого периода, а часто, при необходимости, и на промежуточные даты или события.

     6. Тестирование модели с помощью  специально выбранных в Программе  контрольных позиций по отдельным  главным показателям, которые  могут быть проверены наиболее  простыми расчетами.

     С самого начала следует проверить  возможность использования и  целесообразность приобретения уже  готовых программ. Если такой возможности  нет, то следует или обратиться к  специализированной фирме, или принять  на работу достаточно квалифицированного программиста.

     В качестве примера основы для разработки программы для финансового планирования можно использовать модель расчета  доходов и расходов коммерческой фирмы приведенный в п. 1.1. как  алгоритм расчета экономического обоснования  создания фирмы (табл. 22.2) в соответствии с заданными учредителями исходными данными (табл. 22.1).

     Вариант расчета экономического обоснования  создания фирмы, максимально отвечающий заданным исходным данным, является перспективным  планом работы фирмы. Тот же алгоритм расчета можно применить последовательно к годовому, ежеквартальному и помесячному планированию, используя в качестве исходных данных контрольные годовые цифры пятилетнего плана и сопоставимые отчетные данные за предыдущий период. Вполне возможно, что с учетом реальных показателей выполнения планов за предыдущие годы руководство фирмы с согласия общего собрания акционеров или пайщиков может скорректировать контрольные цифры пятилетнего плана, изменив таким образом исходные данные, применявшиеся для расчета экономического обоснования.

     Текущее планирование работы фирмы должно сочетаться с постоянным планированием финансового  обеспечения деятельности фирмы, т.е. с финансовым мониторингом.

2.3. Финансовый мониторинг

 

     Одним из основных принципов работы коммерческих и всех других предпринимательских образований должно быть максимально эффективное использование оборотного капитала с минимальными размерами и сроками банковских кредитов, естественно, если их ставки не более благоприятны, чем эффективность использования капитала в деятельности самой фирмы.

     Чтобы соблюсти указанные условия, необходим  финансовый мониторинг (cash flow) доходов, расходов, наличия средств, получения и погашения кредитов, для ведения которого также могут быть использованы готовые компьютерные программы или по заданию фирмы разработаны новые.

     Принцип составления программ следующий.

     В компьютер ежедневно или еженедельно* вводятся все планируемые реализационные и внереализационные доходы с  разнесением их на планируемые даты поступления средств на счет фирмы  с указанием шифров их статей. В результате на мониторе должен появиться график, суммирующий доходы фирмы на любой момент планируемого периода. Одновременно в компьютер вводятся все планируемые расходы фирмы с указанием статей расходов, и также на мониторе будет изображен график расходов на любой момент того же планируемого периода, и кроме того суммирующий график — сальдо доходов и расходов.

     * Выбирается руководством фирмы  в зависимости от желаемой  точности расчета по временным  периодам. В принципе введение в компьютер данных может осуществляться по поступлении информации о наступившем или будущем событии.

 

     Далее в ходе ведения коммерческой деятельности ежедневно (или еженедельно) в компьютер  следует вводить поправки, реально  отражающие фактическое поступление средств на счета фирмы или списание средств с ее счетов. Например, если фирме стало известно, что через три месяца ей предстоят внеплановые расходы, то в компьютер следует ввести соответствующую сумму на предстоящую дату списания средств с ее счета с указанием шифра расходов. В результате этой операции, возможно, окажется, что ранее намечавшееся положительное сальдо на определенное время станет отрицательным и у фирмы не будет средств на запланированные в тот же период платежи на иные цели. Тогда планово-аналитическому отделу придется или переносить запланированные платежи, или искать для них источники дополнительных средств. Если будет принято решение взять в банке кредит, то заранее уже известно, на какую сумму и на какой срок должен быть взят такой кредит. При этом сумма этого кредита должна быть учтена не в доходах, поскольку она немедленно расходуется на внеплановый платеж, а в расходах, как его погашение с начислением процентов. На практике фирмами в компьютер вносятся сотни корректирующих поправок, каждый раз меняющих общую картину соотношения доходов и расходов.

     Если  фирма поставила для себя задачу получения за определенный период результирующей величины дохода, то получаемая картина  динамики доходов и расходов позволит заранее принять меры для обеспечения ее получения. Чтобы более наглядно пояснить изложенную систему планирования и корректировки, будет показано минимальное число предельно упрощенных графиков доходов и расходов с введением вынужденной корректировки и изменений, связанных с принятым решением, целью которого является создание условий для получения заранее запланированного результирующего дохода (рис. 22.1)

     

 
 

     Эти графики на рис. 22.1 выполнены с  рядом следующих допущений:

     • графики приняты в ежемесячном  исполнении;

     • на графиках показаны средние уровни ежемесячных величин;

     • графики показывают динамику доходов  и расходов от перепродажи сезонных товаров;

     • при минимальных объемах сбыта  доходы и расходы принимаются  равными;

     • графики составлены в условных денежных единицах (ед.), число которых пропорционально площадям заштрихованных фигур.

     График I показывает планируемые доходы фирмы  от продажи преимущественно летних товаров с максимумом объемов  сбыта в июне, а также зимних товаров с наибольшими объемами продаж в ноябре и декабре. Общий  объем доходов запланирован в размере 36 ед.

     График II показывает расходы фирмы, включающие сумму затрат на приобретение летней и зимней одежды у производителей, а также общие издержки обращения, возвраты кредитов, уплату фирмой налогов  и отчислений во внебюджетные фонды. Как видно из графика, наибольший объем закупок летних товаров запланирован на май, а зимних — на октябрь и ноябрь. Общий объем расходов запланирован в объеме 30 ед.

     Графики III и IV показывают ожидаемые по месяцам  превышения доходов в июне и ноябре — декабре в сумме 12 ед. и расходов в сумме 6 ед. в сентябре — октябре и марте. Это обеспечивает получение результирующего дохода 6 ед.

     График V показывает, что в августе возникнут  непредвиденные-затраты в размере 2 ед., например, вследствие выплаты непредвиденных штрафов покупателю за опоздание в поставках товаров в конце июня. Это не позволит фирме достичь запланированной величины общих доходов в сумме 6 ед. В связи с этим руководство фирмы приняло решение компенсировать возникший убыток увеличением зимних продаж путем вложения дополнительных средств в рекламу в сумме 6 ед. в сентябре и увеличением закупок товаров на 2 ед. в октябре. Для этого в коммерческом банке в сентябре должен быть взят соответствующий кредит и сразу же израсходован на рекламную кампанию и дополнительные закупки товаров. Поэтому на графике V в сентябре не показано ни дополнительных доходов, ни расходов, однако в октябре и ноябре видны дополнительные расходы на возврат кредита.

     График VI подтверждает, что с апреля по конец  июля нет оснований для изменения ранее запланированных доходов и расходов. Однако фирма рассчитывает, что, благодаря более интенсивной рекламе, продажи товаров с октября по февраль вырастут на 10 ед.* и составят в сумме за планируемый период 44 ед.

     * О зависимости объема реализации продукции от насыщенности рекламы см. гл. 24. В приведенном примере это соотношение составляет 1,33.

 

     График VII показывает, что в августе и  с октября по ноябрь расходы вырастут на уплату штрафа и погашение кредита, взятого на выплату штрафных санкций, а также затрат на рекламу и закупку дополнительной партии товара.

     Графики VIII и IX показывают, что вследствие принятых в августе и сентябре мер удастся  сохранить получение запланированной  прибыли, а предстоящие расходы  могут быть покрыты с депозитов, на которые будут внесены суммы опережающих доходов.

     Конечно, приведенный пример достаточно условен  и примитивен, но и из него при  сопоставлении фигур 1 и 3, 2 и 4 видно, как сравнительно небольшая корректировка  с выплатой штрафа резко меняет картину движения финансовых средств коммерческой фирмы.

     Поскольку вынужденные корректировки финансового  плана могут случаться в течение  планируемого периода многократно, то требуются большие усилия, чтобы  скорректировать план в соответствии с принятыми решениями. На практике такая работа российскими фирмами или не проводится совсем, или проводится время от времени при серьезных изменениях финансовой ситуации, однако, обычно с запозданием и неизбежными потерями.

     Сейчас  применение компьютерной техники до предела упрощает возможности моделирования финансовых последствий заблаговременно принимаемых решений, причем не только для коммерческих, но и для производственных фирм, т.е. позволяет вести непрерывный мониторинг их финансового состояния. Составление такой программы с использованием весьма распространенных математических таблиц под силу среднему программисту. При этом планово-аналитический отдел должен дать программисту накопленные практикой закономерности влияния затрат на динамику доходов.

     Работа  по составлению и корректировке текущих планов неразрывно связана с мониторингом финансового состояния фирмы, поскольку любые изменения плана, направленные на достижения заданных параметров деятельности фирмы, всегда должны проверяться с точки зрения их финансового обеспечения, а любые сигналы об отсутствии необходимых средств в нужные периоды времени, которые выявляет непрерывный мониторинг, должны, как в приведенном примере, находить отражение в корректировке плана коммерческих мероприятий.

     Иными словами, работа над текущим планом и мониторинг финансового состояния должны производиться непрерывно с момента начала работы фирмы. При этом параллельно должны накапливаться данные о закономерностях влияния различных видов расходов на динамику доходов, которые специфичны для каждой фирмы.