Менеджменттің мақсаты, міндеті, оның құрылымы

                                                   29

Бұл орайда ақпараттар тікелей  өз дерек көзінен алынды ма немесе туынды дерек

көзінен алынды ма, бастапқы ақпараттардың қайта жаңару кезендері  мен сипаттары қандай деген сауалдарға жауаптар жайы да ескеріледі.

        Іс жүзінде барлық  көрнекті теоретиктер ақпараттардың қайта жаңару, көптеген арналардан өту процестерінде сөзсіз жойылуға ұшырайтынын ескерткен. Ерікті түрде де, еріксіз түрде де орын алатын қателіктер, түсіндірмелердің дұрыс берілмеуі кез келген ақпарат өңдеу нәтижелеріне тән нәрсе. Сондықтан аналитикалық-синтетикалық жолмен алынатын құжатталған ақпараттардың құндылығы табиғатында екіұшты сипатта болады. Бір жағынан, бастапқы ақпараттарды қорыту және сіңіру оның игерілуін жеңілдетеді, « ақпараттық шуын» азайтады. Екінші жағынан, ақпараттардың бүтіндей қайта жаңаруы оның шынайлығын кемітеді және оны басқару мақсаттарында қайта қолданылуы мүмкіндігін шектейді.

         Бастапқы қағаз құжаттарды тұрақты сақтау қажеттілігі « мұрағат сөрелерінің проблемаларына» және олардың мәліметтерін қайталап және бірнеше рет аналитикалық өңдеуден өткізуге жұмсалатын елеулі шығындарына байланысты бұрынғысынша күдікті болып табылады. Мәлімет базаларындағы ақпараттардың құрылымды және машинамен оқылатын формасы оларды басқару шешімдерін қабылдауда, ғылыми, әлеуметтік, тарихи т.б зерттеулерде тиімді әрі ұзақ мерзімдер бойы қолданылатын құралға айналдырады. Осылайша ақпараттың жұтылу критерийі электронды құжаттарға келгенде өз белгілерін түгел өзгертеді. Билік органдарында да, төменгі мамандандырылған мемлекеттік мекемелерде де жүргізілетін жиынтық мәлімет базалары көптеген ұйымдардан келіп түсетін мәлімет базалары көптеген

                                                   30

ұйымдардан келіп түсетін  бастапқы деректерді қамтиды. Бұл ұйымдар әдетте мемлекеттік мұрағаттардың толықтыруы көздері болып табылмайды. Міне, солардың электронды ақпарат ресурстары бірінші кезекте тұрақты сақтауға жататын құжаттар.

     Бесіншіден. Электронды құжаттардың түпнұсқалық критерийі жөніндегі мәселе де ақпараттың қайталану критерийі жөніндегі мәселе секілді даулы сипатта. Шынтуайтына келгенде, электронды басқару құжаттары мен электронды ғылыми-техникалық құжаттардың мұрағат қорлары құрамына енуіне ең басты кедергі де осы мәселе болып табылады. Мұрағаттық ортада электронды құжаттардың түпнұсқалығын куәландыратын әдістемелер нақты белгіленбесе оларды құнды құжаттар қатарына жатқызу мүмкін емес деген пікір қалыптасқан. Біздің пікірімізше мұндай көзқарас адасушылықтан, «құжаттың түпнұсқалылығы»  мен «құжаттың заңдық күші» деген ұғымдарды шатастырудан туындайды. Бұлар бір-біріне байланысты болғанмен, мүлде бөлек ұғымдар. « Түпнұсқа құжат» тектік сипатты білдіретін ұғым, ал «заңдық күші бар құжат» ұғымы түрлік сипатты білдіреді. Басқаша айтқанда, заңдық күші бар қагдай құжат болса да, ол түпнұсқа болып табылады, бірақ кез келген түпнұсқа құжат заңдық мәнге ие бола алмайды. Құжатқа заңдық күш беретін оны жасаған авторға (лауазымды тұлғаға, ұйымға) тән құзірет аясы және заңдар мен нормативтік құқыұтық актілерде белгіленетін ресімдеу тәртібі болып табылады. Бұл екі шартсыз құжат орындалуы міндетті сипатынан айырылады, бірақ оның түпнұсқалылық ( шығу тегі жөніндегі куәландырмалары) және шынайылық сипаттары жойылмайды, оның құндылығына да нұқсан келмейді.

     Қазіргі электронды құжаттардың елеулі бөлігі таза формальды себеп бойынша заңдық күшке ие емес.

                                                      31

Атап атсақ электронды құжаттарды (банктік, салықтық және кедендік құжаттардан басқа) жасау және жөнелту кездерінде оларды ресімдеу тәртібін белгілейтін нормативтік құқықтық актілер жоқ. Бірақ бұл басқару практикасына әр түрлі мәлімет базаларын қолдану жөнінен ешқандай кедергі келтірмейді.

      ТМД елдеріндегі заңнамалық базаның бір ерекшелігі, мұнда заңдық күшке электронды цифрлы қолтаңба салу құралдарын пайдалану арқылы бекітілген құжаттар ғана ие болды. Қазіргі кезде мұндай құжаттар көп емес және олар негізінен есеп-қисап және шарттық қарым-қатынас салаларына тән. Бірақ олардың түрлік құрамы ұйымдық – өкімдік құжаттамалар есебінен көбейіп келе жатқаны мәлім.

     Ақпараттық технологиялардың даму деңгейі әзірге электронды құжаттарды цифрлы қолтаңба салу арқылы қағаз негіздегі ресми құжаттардай ұзақ мерзімге сақтауға болатын дәрежеге жеткен жоқ. Мұны мойындауымыз керек.

      Бүгінгі күні бақылау сипаттамалары мен жекелеген реквизиттері дәстүрлі тәсілмен , яғни белгіленген үлгідегі қағаз құжатпен куәландырылған электронды құжаттардын құны анағұрлым артығырақ.

   Егер бұл электронды құжаттар заңдық күшке ие бола алмаған күннің өзінде, оларды қайта жаңғырту мен түпнұсқалығын тексеру мүмкіндігін неғұрлым ұзақ мерзімге сақтауға болады. Бұл қорытынды дәстүрлі құжаттарды іріктеудің қалыптасқан тәжірибесі арқылы да беки түседі. Аталмыш тәжірибе бойынша заңдық күш критерийі әуелде уақытша сақтау мерзімі белгіленген құжаттарға ғана айқындаушы өлшем ретінде қолданылады. Бұл критерийді тұрақты сақталатын құжаттарға айқындаушы өлшем болуы ықтимал

                                                 32

өзге критерийлер кешенімен  қосып барып қолдануға ғана рұқсат етіледі.

   Электронды құжаттардың құндылық сараптамасына  қолданылатын критерийлердің өзіндік ерекшеліктері бұл мысалдармен шектелмейді. Оларда бағалауда сыртқы, технологиялық ерекшеліктерге байланысты критерийлер тобының өзіндік сипаты бар.

     Мәселен, ақпаратты жазу тәсілі жеткізгіш негіздің типіне және түріне байланысты болады.

     Магнитті, оптикалы, қатқыл материалдан жасалған жеткізгіш негіздер (флэш-карталар, USB-кілттер) пайдаланушы компьютерінде мамандандырылған аппараттық және бағдарламалық жазу құралдарының, ең бастысы ақпарат есептеу құралдарының болуын қажет етеді. Шын мәнінде, әрбір электронды жеткізгіш негіздің өз ерекшелігі болады, ал оны пайдалану мерзімі үнемі өзгеріп отыратын технологиялық ортаға байланысты. Электронды құжаттарды мұрағатқа ұзақ мерзімге сақтауға тапсырарда олар компьютерлік  форматтың қолданылуы циклына тең мерзімге есептеліп жазылуын қадағалаған жөн. Яғни, электронды құжаттарды жеткізгіш негіздердің пайдаланылу мерзімі оларды келесі миграциялауға дейін (10-15 жыл) жететіндей болуын ескеру қажет. Құндылық сараптамасын жасау кезінде электронды ақпараттардың жазылу тәсілін есепке алу олардың өзгермейтіндігіне кепілдік талап етілетін жағдайда қажетті шарт боп есептеледі. Қазіргі кезде барлық электронды жеткізгіш негіздер түрі ішінде жазылған ақпаратқа өзгеріс енгізуге жол бермейтіндері CD-R, DVD-R, DVD+R оптикалық дискілері ғана. Бұлар электронды құжаттардың айғақтық күшін қамтамасыз ететін қасиетке ие.

                                                    33

       Тағы бір маңызды критерий электронды құжаттар мазмұнын жеткізу формасы болып табылады. Нақты айтқанда; құжат жасалған немесе миграция процесінде конвертацияланған

компьютерлік  формат типі. Басқару сипатындағы немесе ғылыми – техникалық сипаттағы бір ғана электронды құжатты мәтіндік форматта да ( Word, RTF, Excel, PDF, ODF, HTML, XML), сол сияқты графикалық форматта да (JPEG, GIF, TIFF, PNG, DGW, IFC және т.б) сақтауға болады. Жеткізу формасы әр түрлі форматтағы мәлімет базалары жазбаларының жиынтығы түрінде де көрініс беруі мүмкін. Формат типінің бағасы белгілнген құжат сақтау мерзімі мен ол құжатты қайта жаңғыртудағы техникалық мүмкіндіктерге байланысты. Формат бағдарламаға неғұрлым азырақ тәуелді болса, құжаттың ұзақ сақталуы үшін солғұрлым жақсы болмақ. Электронды құжат даналарын осыған сәйкес іріктеп алуға болады. Мәселен, жобалық және конструкторлық құжаттамалардың басым көпшілігі, соның ішінде мәлімет базаларындағылар да векторлық графикалық форматтарда орындалады. Бұлар пайдаланылатын бағдарламалық қамтамасыз ету жүйелеріне өте-мөте тәуелді форматтар. Бұлардың арасында тұрақты сақтауға растрлы графикалық немесе мәтіндік – графикалық форматтарға (мысалы,  PDF-A немесе  DWF) көшірілген дайын сызбаларды, схемеларды, карталарды алуға болады. Қазіргі сәтте электронды ғылыми – техникалық құжаттарды тек осындай жолмен ғана ұзақ  уақыт сақтауға болады. Онда да кейбір әуелгі ақпараттардың жойылып кетуі ықтимал.

      Өзіндік ерекшелігі басым критерийлердің бірі электронды құжаттарды куәландыру формаларын бағалау – құжаттың өзін және/ немесе оны куәландырушы құжатты ресімдеу сипатына баға беру; реквизиттердің дұрыс орналастырылуы мен ресімделуін, реквизиттер құрамы мен бөлімдерінің толықтығын тексеру.

                                                    34

     Электронды құжатты ресімдеу дегенді бұл жерде ақпараттарды технологиялық талаптарға сәйкес құрылымдау және аудит хаттамасы секілді өзіндік ерекшелігі бар жүйелік журналдарды жүргізу (автоматтандырылған ақпараттық жүйе құрамында) деп түсіну керек. Жүйелік журналда құжатқа санкциясыз қол жеткізуге байланысты, құжаттарды мәлімет базаларына енгізу кезіндегі электронды цифрлық қолтаңбаларды тексеру әдебіне қатысты барлық жәйттер жазылуға тиіс. Қазір Ресейде ұйымдардың ақпараттық жүйелері арасындағы алмасуларға байланысты электронды құжаттар формасын, құрамын, ішкі және сыртқы форматтарын белгілейтін бірқатар  ведомстволық нормативтік актілер қолданылады. Бірақ аудит хаттамаларының құрамы мен  оны жүргізу тәртібіне мемлекеттік немесе салалық тұрғыдан ешқандай талап қойылмайды. Бұл сайып келгенде мәлімет базалары құрамында сақталатын және пайдаланылатын құжатталған ақпараттардың айғақтық күшіне кері әсер етуі мүмкін.

       Ең соңында, құжаттардың физикалық жай-күйі критерийі де электронды құжаттарға байланысты қолданылғанда өзіндік сипаттарға ие болады. Осы жерде мынадай бір маңызды жәйтке назар аударған жөн; мұрағаттық сақтауға іріктелген кезде сақталатын электронды құжаттардың келешекте де техникалық құралдармен қалыпты формада ашылатынына сенімді болу керек. Бұл үшін құжат жазылған электронды жеткізгіш негіздердің физикалық жай-күйін тексеру аз, ақпараттық ресурстардың мұрағаттық (сақтық) компьютерлік форматтарда сақталу тәсілдерін анықтау қажет. Компьютерлік мәліметтердің әрқилы типтері үшін қарапайым «мәтіндік форматтан» бастап, DBF, XML, PDF-F, ODF, TIFF, JPEG, DWF, FIFF, MPEG форматтары қолданылады.

                                                 35

      Электронды  құжаттарға құндылығына сараптама  жасау кезінде технологиялық  ерекшеліктер критерийлерінің мынадай  тобы ескерілуі тиіс:

• электронды құжаттардың бірегей бағдарламалық қамтамасыз ету үйесін пайдаланбай-ақ  қайта жаңғырту мүмкіндігі;
• мұрағаттың ақпараттық жүйесімен технологиялық үйлестік;
• электронды құжаттар сәйкстілігі мен тұтастығын қамтамасыз етуге байланысты процедураладың формалары және құрамы (қолданылатын алгоритмдер, электронды цифрлық қолтаңбаны жасау процедурасы, файлдың бақылау көлемін есептеу, ақпараттық жүйедегі құжаттарға қол жеткізілімді қамтамасыз ету формалары мен әдісткрі, жүйеде аудит хаттамаларын сақтау, резервтік көшірмелеу жүйесін ұйымдастыру, электронды мәліметтерді таратудың тәсілдері мен арналары т.б);
• электронды құжаттарды қайта жаңғырту, миграциялау және сәйкестілігі мен түтастығын қамтамасыз ету үшін қажетті ілеспе технологиялық құжаттардың және анықтамалықтардың  бары-жоғы.

      Советтік мұрағатістері тәжірибесінде құндылық сараптамасы бойынша қабылданған, әсіресе бұл орайда электронды құжаттарға байланысты қалыптасқан көзқарастар түзетудің және дамытуды қажет етеді. Электронды құжаттардың барлық қасиеттерін есепке алу кезінде қосымша құндылық критерийлерін әзірлеуге тура келеді. Ол критерийлер электронды құжаттардың қол жетікізілімі мен өңдеуге байланысты техникалық сипаттамаларына және мүмкіндіктеріне негізделуі тиіс. Әйтпесе қазіргі заманғы құжаттамалардың келешек тарих ғылымы үшін, мемлекет пен қоғам үшін аса құнды дерек көзі болуы мүмкін бүтін бір ретроспективалық ақпараттар бөлігі орны толмас шығынға ұшырау қаупі туындайды.

                                                 36

                                           Қортынды

Ұйымды қайта ұйымдастыру  процесі басталысымен оның құрылымдық бөлімшелері жедел түрде және бәрі бір мезгілде құжаттарды іріктеу  мен құндылығын сараптау процедурасынан басталады. Ғылыми техникалық құжаттардың  құндылықтарын сараптау үшін мекемелерден басшының бұйрығымен тұрақты қызмет ететін сараптама комиссиясы болдады. Сараптау комиссиясы құрамына жетекші  мамандар және мемлекеттік мұрағаттың өкілі кіргізіледі. Ұйымды қайта ұйымдастыру кезінде мұрағаттар жұмысының негізгі ережелеріне сәйкес мұрағатта құжаттардың құндылығын сараптау және өңдеу жұмыстарына байланысты шаралар өткізіледі.

      Құжаттар  құндылығына жасалатын сараптама  бірнеше принцптерге негізделген.  Құндылық сараптамасын мұрағат  қызметкерлері тиісті мемлекеттік  мұрағат өкілдерінің әдічтемелік  көмегі арқылы жүргізіледі. Құжаттардың  сараптамасы Қ.Р «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар» туралы заңына сәйкес жүргізіледі. Қазіргі кезде мұрағаттық сақтауға келіп түсіп жатқан электрондық құжаттарға сараптама жасау секілді күрделі проблема әр түрлі көзқарастар тудырып отыр.

    Бұл электрондық құжаттарды мұрағаттық сақтауға қабылдау кезінде олардың түпнұсқасын анықтауға, электрондық ақпараттар маңызын бағалауға байланысты

                                             37

қолданылатын тәсілдердің  өзіндік ерекшеліктері мен типтік сипаты туралы мәселелерге арналады. Функционалдық тәсіл схема, қағаз негізді құжаттар бойынша жұмыс жүргізгенде жақсы қырларынан көрінгенмен, электрондық формадағы құжаттарды бағалау кезінде жеткіліксіз болып отыр. Бұл тәсіл арқылы ұйымдарда түзілген электронды құжаттар құрамын анықтау қиын көпшілік ұйымдарда атқарылатын жұмыстар электронды түрде құжатталуы тиісті, бірақ қағаз негізіндегідей айқын көріне бермейді. Қайталау критериін қолданудың әдістемелік негізгі деректану мен ақпрат теориясы бойынша жасалған ғылыми тәсілдер болып табылады. Деректану тәсілі көп жағдайда құндылық сараптамасының соңғы кезеңдеріне тән. Ақпараттық тәсілді мұрағатшылар көбінесе бүтіндей бір құжаттар кешенінің құндылығын анықтау кезінде пайдаланады. Қорыта айтқанда элекрондық құжаттардың барлық қасиеттерін есепке алу кезінде қосымша құндылық критерилерін әзірлеуге тура келеді. Әйтпесе қазіргі заманғы құжаттамалардың келешекте тарих ғылымы үшін мемлекет пен қоғам үшін аса құнды дерек көзі болуы мүмкін бүтін бір ретроспективалық ақпараттар бөлігі орны толмас шығынға ұшырау қаупі туындайды.