Менеджменттің мақсаты, міндеті, оның құрылымы

                                                                                     Мазмұны

 

Кіріспе…………………………………………………………..4      

I. Құжаттарды ғылыми–техникалық өңдеу жұмыстары...                                                                            

1.1 Құрылымдық бөлімшелерде құжаттар құндылығын саратау……6

1.1.1 Құжаттардың құндылығын сараптауды ұйымдастыру жөніндегі ұсынымдар………………………………………………………………11

1.2  Құжаттардың құндылығын сараптаудың принциптері мен критерийлері…………………………………………………………….14

1.3 Құжаттардың құндылығын сараптау нәтижесі рәсімдеу……….20

II  Электронды құжаттар құндылығын сараптау………...

2.1 Құндылық сараптамасының  заманауи  теориялры……...22

2.1.1 Функциональды тәсілі…………………………………..24

2.2.2 Деректану және ақпаратты тәсіл……………………….29

Қорытынды

Қолданылған әдебиеттер тізімі

Қосымша

 

 

 

                            

 

 

 

 

 

 

 

                                        Кіріспе               

Зерттеу тақырыбының  өзектілігі: Мұрағат – бұл тарихи құжаттарды сақтайтын өткен өмірдің ескерткіші болып табылады. Сондықтан құжаттарды топқа бөлу, құндылығын тексеру, сараптау, сақталу мерзімін белгілеу және іздеген құжаттарды мұрағаттан таба білу, топтарын, салаларын айыру мұрағат қызметкерінің немесе іс қағаздарын жүргізушінің негізгі жұмысы болып саналады. Осы бір үлкен маңызды жұмыс кезінде мұрағат қызметкерлерінен сауаттылық талап етіледі. Сол себепті қызметкер білімді де өз ісін жетік білетін маман болуы қажет.

      Зерттеудің мақсаты мен міндеті: Зерттеудің мақсаты мұрағатта құжаттардың құндылығын сараптау, мұрағатта құжаттарды пайдалану және сақтау мәселелерін қамтитын қызмет саласы екенің анықтау. Осы бағытта жұмыстын алдына қойған мынандай міндеттері бар:

• құрылымдық бөлімшелерде құжаттар құндылығын сараптау;
• құжаттардың құндылығын сараптаудың принциптері мен критерийлері;
• құндылық сараптамасының заманауи теориялары;
• функционалъдық  тәсілі

  Курстық жұмыстың теориялық және практикалық құндылығы:

Мұрағаттағы құжаттардың құндылығын сараптау – оларды сақтау үшін іріктеу, және бағалау мақсатында құжаттарды оқу болып есептеледі.

  Курстық жұмыстың  әдісі мен құрылымы: Тақырыптың ерекшелігіне байланысты жұмыста талдау, салыстыру және жинақтау әдістері қолданылады.Курстық жұмыстың құрылымы: кіріспеден, 2 тарау, қорытынды мен қолданылған әдебиеттер тізімінен тұрады.

                                                4

  Зерттеудің  дерек көзі: Жұмыс негізінен көптеген авторлардың Н.Н Кушнаренко, З.П. Ходоков, В.В. Цаплиннің еңбектері мен қатар аударма жұмысына байланысты жазылып ашылады.

 

 

 

 

    

      

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                    

  

 

 

                                                    

 

                                                   

                                                     5

 I.ТАРАУ ҚҰЖАТТАРДЫ ҒЫЛЫМИ-ТЕХНИКАЛЫҚ        ӨҢДЕУ ЖҰМЫСТАРЫ

1.   ҚҰРЫЛЫМДЫҚ БӨЛІМШЕЛЕРДЕ ҚҰЖАТТАР                                                            ҚҰНДЫЛЫҒЫН САРАПТАУ

    Ұйымды қайта  ұйымдастыр (тарату) процесі басталысымен оның    құрылымдық  бөлімшелері (егер олар болмаса – ұйым қызметінің   тиісті бағыттары бойынша лауазымдық тұлғалар) жедел түрде   және бәрі бір мезгілде мынадай құжаттарды іріктеу мен құндылығын  сараптау процедурасын бастауға тиіс;

1. Қзақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құрамына жататын құжаттар (яғни тұрақты сақталатын құжаттар);
2. Жеке құрам бойынша  құжаттар;
3. Уақытша (10 жылдан жоғары)  сақталатын құжаттар;
4. Уақытша (10 жылға дейін) сақталатын құжаттар;

Құндылық  сараптамасы мен іріктеу шаралары құжаттарды ұйымның ведомстволық (жекеменшік) мұрағатына тапсыру үшін    жүргізіледі.

  Осымен қатар мыналар тексеріледі;

1. Іс тақырыбының ондағы құжаттар мазмұнына сәйкестігі;
2. істегі құжаттардың ресімделуі мен топтастырылуының дұрыстығы;
3. істердің дұрыс ресімделуі;

  Құндылық сараптамасын жүргізу  процесінде  тұрақты сақтаудағы     және жеке құрам бойынша істерден мыналар алынады[1-қосымша]

1)құжаттардың екінші және одан  кейінгі даналары;

шимай жазбалар, құжаттардың куәландырылмаған көшірмелері;

1. заң күші жоқ ресми құжаттар
2. іске қатысы жоқ құжаттар:

                                              6 

3. металл және пластмасса бекіткіштері (түйреуіштер, қысқыштар)

Уақытша 10 жылдан жоғары және уақытша 10 жылға дейін сақталатын істерден тек металл және пластмасса бекіткіштер ғана алынады.

    Тұрақты , уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын және жеке құрам бойынша істерге қосылған құжаттардың сақталуы мен орналасу ретімен бекіту мақсатында куәландырғыш жазбалар мен ішкі тізімдемеден басқа парақтардың бәрі айқара ашылып нөмірленеді. Нөмірлер жинақтамалы ретпен араб цифрлары бойынша, парақтың оң жақ жоғары бұрышына мәтіндерді баспай графикалық жұмсақ қара қарандаш арқылы жазылады. Парақтарды нөмірлеуге сияны, шарикті авторучканы, фломастерлерді және түрлі түсті қарандаштарды пайдалануға рұқсат етілмейді.                

              Куәландыру жазбалары түскен парақ   (парақтар) нөмірленбейді.Істегі құжаттардың ішкі тізімдемелік парақтар дербес нөмірленеді.

      Бірнеше томнан немесе бірнеше бөлімнен тұратын істердің парақтар да әр том (бөлім) бойынша өз алдына дербес қойылады.

      Істе дербес парақ ретінде көрінетін фотосуреттер, чертеждер, диаграммалар мен өзге де иллюстрациялық және өзіндік ерекшеліктері болады құжаттар сыртқы бетінің сол жақ жоғарғы бұрышынан нөмірленеді.

  Бүктелген парақ жазылып,  нөмір оның оң жақ жоғарғы  бұрышына қойылады. Сонымен қатар  бір жиекке жапсырылған кез  келген форматта парақтар бір  ғана парақ ретінде нөмірленеді. 

    Бүктеліп ортаға жапсырылған парақ қайта тіркеуге жатады және бір ғана параққа есептеледі.

 

                                               7

     Ұйым басшысының құжатқа арналған бұрыштамасы бар парақ жалпы жинақтау реті бойынша нөмірленеді.

 Біржолата желімделген  құжаттары (үзінділер, көшірмелер, фото, суреттер т. б) бар парақ  бір ғана парақ ретінде есепке  алынып белгіленеді. Егер құжатқа бір шетінен өзге құжаттар (үзінділер, мәтінге салынатын толықтырмалар, аудармалар т.б) желімделген болса, одан әр құжатқа жеке-жеке дербес нөмірлер беріледі.

        Іске тігілген конверттердің ішінде құжаттар болса, алдымен конверт, сонан соң ондағы әр құжат жеке-жеке нөмірленеді.

      Іске тігілген құжаттардың өзіндік парақ нөмірлері болса (баспа өнімдері де), оларға жалпы жинақтау ретімен қайта нөмір беріледі, егер ретке сәйкес келсе, өз нөмірлері қалдырылады.

   Іске нөмірленген 250 парақтан артық салуға болмайды. Егер іс бұл параметрден асатын болса, томдарға бөлініп, олар дербес нөмірленеді.

       Уақытша (10 жылға дейін) сақталатын істердің парақтарын нөмірлемесе де болады.

   Құжаттардың құрндылығына сараптама жасау барысында істердің бары жоғы және мұқабаларына мына деректемелердің қаншалықты дұрыс түсірілгені тексеріледі [2-қосымша].

1. жоғары тұрған органның ресми атауы және ұйымның ресми атауы;
2. ұйым орналасқан елді мекен атауы;
3. ұйым құрылымдық бөлімшесінің (қызмет бағытының) атауы;
4. іс тақырыптары;
5. істер номенклатурасы бойынша іс индексі;
6. істердің сақталу мерзімдері.

Тексеріп болған соң іс мұқабаларына  қосымша деректемелер салынады [3-қосымша]

                                              8

1. істің (томның, бөлімнің) бірінші және соңғы парақтарын тіркеу (реттік) нөмірлері;
2. іс (том, бөлім) құжаттарының шектік мерзімдері;
3. іс (том, бөлім) парақтарының саны;
4. мұрағат қорының, тізімдемелердің, істердің нөмірлері.

 Тұрақты сақталатын іс мұқабаларының жоғарғы бөлігінен бұл іс кейін барып түсетін мемлекеттік мұрағат ресми атауын жазуға орын қалдырылады.

      Уақытша (10 жылға дейін) сақталатын іс мұқабаларына қосымша деректемелерді қоймаса да болады.

      Сараптамадан өтіп, тақырыптары құрылымдық бөлімшелердің (қызмет бағыттарының) тиісті істер тізімдемесіне ендірілген істер скоросшивательге айрықша берік жіппен төрт жерден тесіп тігіледі немесе барлық құжаттардың мәтіндерін, даталарды, визаларды және бұрыштамаларды еркін оқуға болатындай етіп түптеледі.

     Уақытша (10 жылға дейін) сақталатын істерді тікпесе де болады.

      Ғылыми – тарихи, мәдени, көркемдік және басқа да сипаттары бойынша айрықша құнды құжаттардан тұратын тұрақты сақтаудағы істер байламасы бар үш клапанда жабық қатты папкілерде немесе картон қаптамаларда (қораптарда, құндақтарда) сақталады.

      Мемлекеттік ұйымдарда құжаттау мен құжаттаманы басқарудың типтік ережелерінде (2003 жылы 2 маусымда берілген мемлекеттік тіркеу нөмірі - 2331) аяқталған істерді ведомстволық мұрағатқа тапсыру үшін әзірлеу кезінде жасалатын құжаттар құндылығына сараптама қорытындысы.

 

 

 

                                                  9

  1.1.1 ҚҰЖАТТАРДЫҢ ҚҰНДЫЛЫҚТАРЫН САРАПТАУДЫ       ҰЙЫМДАСТЫРУ ЖӨНІНДЕГІ ҰСЫНЫМДАР

 Ғылыми – техникалық  құжаттамалардың құндылықтарын  сараптау үшін мекемелерде басшының  бұйрығымен тұрақты қызмет ететін сараптама комиссиясы құрылады. Сараптау комиссиясының (СК) құрамына жетекші мамандар және тиісті мемлекеттік мұрағаттың өкілі кіреді.

   Басшының орынбасарларының  бірінен, бас инженер немесе  бас конструктор, төраға тағайындалады.

  Комиссия мүшелері  комиссия құрамында жұмыс жүргізу  үшін уақытты жоспарлайды. 

       Сараптау комиссиясының мүшелері сондай-ақ, инновациялық жобалардың ғылыми – техникалық  деңгейін және бәсекеге қаблеттілігін бағалауға қатысады.

      Сараптау комиссиясының мүшелері өз жұмысында Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңды және сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттардың типтік және ведомстволық (салалық) тізбелерін, ұйымның  СК жөніндегі ережені басшылыққа алады. Ұйымның сараптау комиссиясының жұмысы, әр ұйымда жасалатын тұрақты қызмет ететін сараптау комиссиясы туралы ережемен  реттеледі, ол Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттік мұрағатымен, жергілікті атқару органымен келісіліп, ұйым басшысы бекітеді. Құндылықтарды сараптау жөніндегі жұмыстарға құрылымдық бөлімшелердің мамандары, ал қажет болған жағдайларда – мемлекеттік мұрағаттың мамандары да жұмылдырылады.

       Ұйымның СК, құжаттардың тізбелерін,  тізімдерін, жоюға бөлу туралы актілерді мемлекеттік мұрағатқа келісуге және бекітуге беру

                                                    10

туралы қарастырады және шешім шығарады.

     Сараптау комиссиясының мәжілісі қажетті шегіне қарай өткізіледі, алайда жылына кемінде екі рет өткізілуі тиіс. Шешімдер көпшілік дауыспен қабылданып, сараптау комиссиясының мәжілісі хаттамаланады.

   Мемлекеттік сақтауға тапсырылуы тиіс ғылыми – техникалық құжаттамалардың тізбелерін жасау.

        Ғылыми – зерттеу және патенттік құжаттамаларды қоспағанда, ғылыми – техникалық құжаттамалардың құндылығын сараптауды, ұйымның сараптау комиссиясы екі кезеңмен жүзеге асырады.

      Бірінші кезеңде өнеркәсіп өндірісі бұйымдарының және технологиялық процестердің жобаларын, жоспарлау және күрделі құрылыс нысандарын таңдау жүргізіледі, осылар бойынша ғылыми – техникалық құжаттамалар тұрақты мемлекеттік сақтауға тапсырылуы тиіс. Тұрақты мемлекеттік сақтауға жатқызылатын ғылыми – техникалық құжаттамалардың тізбесін жасау – жұмыстардың түпкілікті нәтижесі болып саналады.