Менеджменттің мақсаты, міндеті, оның құрылымы

     Парақтап қарау кезінде істегі құжаттардың екінші және одан кейінгі даналары, шимай жазбалар, құжаттардың ресімделмеген көшірмелері құндылық сараптамасының екінші кезеңінде алынбаған жағдайда, алынуға тиіс.

      Сараптама жүргізу кезінде мұқабалардың ресімделуі, іс парақтарының нөмірленуі, сондай-ақ тиісті істердегі құжаттардың ішкі тізімдемелері мен орынбасар парақтардың болуы тексеріледі. Барлық анықталған кемшіліктер ұйым ведомстволық  (жекеменшік) мұрағатының қызметкерлері тарапынан ретке келтіріледі.

      Құжаттар құндылығын сараптаудағы үшінші кезең қорытындысы бойынша мынадай құжаттар жасалып, ресімделеді;

1. тұрақты сақталатын істер жиынтық тізімдемесінің тарауы 
2. жеке құрам бойынша істер жиынтық тізімдемесінің тарауы
3. уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істер жиынтық тізімдемелерінің тарауы
4. сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы  акті

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                 20

 

 

II ТАРАУ ЭЛЕКТРОНДЫҚ    ҚҰЖАТТАР      ҚҰНДЫЛЫҒЫН         САРАПТАУ

   2.1 ҚҰНДЫЛЫҚ САРАПТАМАСЫНЫҢ ЗАМАНАУИ ТЕОРИЯЛАРЫ             

      Қазіргі кезде мұрағаттық сақтауға келіп түсіп жатқан электронды құжаттарға сараптама жасау секілді күрделі проблема әр түрлі көзқарастар тудырып отыр. Бұл мақала электронды құжаттарды мұрағаттық сақтауға қабылдау кезінде олардың түпнұсқалығын анықтауға, электронды ақпараттар маңызын бағалауға байланысты қолданылатын тәсілдердің өзіндік ерекшеліктері мен типтік сипаты туралы мәселелерге арналды.

        Қазіргі заман жаhанданған ақпараттық кеңістік заманы болып отыр. Компьютерлік техникалар таралымы нәтижесінде ақпараттардың басым бөлігі әртүрлі ақпарат жүйелерінде электронды формада пайда болып, электронды формада сақталатын уақыт келеді. Міне, сондықтан да электронды құжаттамалар мұрағатын ұйымдастыру принциптері туралы мәселе бүгінгі күні көкейтесті мәселелердің бірі болып табылады.

     Бұрынғы Одақ елдерінде қағаз негізінде құжаттар құндылығына сараптама жүргізудің әдістемелік және практикалық мәселелері жақсы жолға қойылған. Сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттар тізбелерінің жүйелері бар, әрқилы құжат түрлерін іріктеудің ережелері мен ұсынымдары әзірленген, ұйымдар мен мемлекеттік (ұлттық) мұрағаттарда сараптама комиссиясы және сараптама – тексеру комиссиялары жұмыс істейді. Бұл комиссиялар мұрағаттық тізімдемелер мен істер номенклатураларын қарастырады. Бір ескерілетін жәйт, жақын араларға дейін электронды құжаттар

 

                                                 21

құндылығына сараптама жасау  мен оларды есепке алу ісіне лайықты көңіл бөлінген жоқ.

   Құндылық сараптамасының заманауи теориялары бойынша функциональдық тәсілге неғұрлым басымырақ мән беріледі. Бұл тәсілді қолдану барысында мұрағаттар басқарудың жүйе түзу элементтерін айрықша назарда ұстайды. Сол негізде мұрағат өзін толықтыру көздері болып табылатын ұйымдар мен құрылымдық бөлімшелер тізімін жасайды.

 

 

 

 

 

 

 

 

                           

                         

 

 

 

 

 

 

                                                   22

                2. 1. 1 ФУНКЦИОНАЛЬДЫҚ ТӘСІЛ

  Бұл схема, қағаз негізді құжаттар бойынша  жұмыс жүргізгенде жақсы қырларынан көрінгенімен, электронды формадағы құжаттарды бағалау кезінде жеткіліксіз болып отыр.

      Біріншіден, бұл тәсіл арқылы билік органдары мен ұйымдарда түзілген электронды құжаттар құрамын анықтау қиын. Көпшілік ұйымдарда атқарылатын міндеттері  мен функциялардың орындалу барысы электронды түрде құжатталуға тиісті, бірақ оларда құнды сипаттағы электронды құжаттар (мәлімет базалары) қағаз негіздегідей айқын көріне бермейді. Басқару құжаттамаларын сақтайтын мұрағаттар қиын жағдайда қалып отыр олардың толықтыру көздері өз электронды ақпарат ресурстары сипатын ашуға тырыспайды.  Өкілетті мұрағат органдары мемлекеттік ақпараттық жүйелердің жасалуын және жүргізілуін әдістемелік тұрғыдан бақылайтын болса дұрыс болар еді. Мәселен, бұл жүйелерді жасауға, жетілдіруге арналған техникалық тапсырмаларды келісу және автоматтандырылған ақпараттық жүйелерді өнеркәсіптік пайдалануға беру актілерін келісу арқылы бақылау жүргізуге болады.  Бірақ қазір ТМД елдерінің мұрағат органдарында мұндай құзірет жоқ. Мұрағатшылар тек пайдалануға берілген жүйелерді айқындау мақсатында нормативтік актілер мониторингін өткізіп, оларда жинақталған ақпарат ресурстарына мұрағаттық тексеру ғана жүргізеді. Әдістемелік  тұрғыдан мұндай тәсіл мұрағат саласын ондаған жылдарға артқа, «мұрағаттар дауы» дәуіріне шегіндіріп әкетеді.

       Екіешіден, құндылық сараптамасын жасаушы мамандар үшін электронды ақпарат ресурстарының қай қорға жататының анықтауда қиындықтар туындайды.

                                                23

       Мәселен, ұйымдар, соның ішінде билік органдары, аутсорсинг аясында өз функцияларының  бір бөлігін орындау (мониторинг, мәліметтер жинау, талдау) жөнінде ведомствоға қарасты немесе сыртқары ұйымдарға өкілеттік бере алады. Олар мәлімет базаларын толықтырумен шұғылданып, құжатталған ақпараттардың шынайылығына, толыққандылығына жауап беретін болады. Жоғары тұрған органдарға (немесе тапсырыс берушілерге ) ақпарат жүйелерінің мәлімет базаларына, аналитикалық модульдеріне қашықтан қол жеткізу құқы беріледі. Болмаса, аналитикалық мәліметтерді, шолулар мен өзге де материалдық қағаз негізде немесе электронды түрде жөнелтіп отырады. Мәлімет базалары деректерінің шығу тегін анықтауға байланысты мәселені қиындата түсетін тағы бір жәйт ақпарат жүйесіне мүліктік құқықтың (демек, ақпараттық ресурстарға да) формальды түрде тапсырыс беруші – ұйымға тиесілі болуында жатыр.

       Мұндай жағдайда формальды түрде билік органына тән, бірақ өзге ұйым қызметі барысында түзілген құжаттарды билік органы мұрағаттық корына ендіру қаншалықты заңды болмақ?

     Бұл электронды құжаттардың сақталу мерзімін қай ұйым белгілеуі тиіс, мемлекеттік (ұлттық) мұрағатты толықтыру көзі ретінде танылатыны қайсысы, мұрағатта құжаттарды жүйелеудің қай схемасы қолданылуы керек деген мәселелер де осы сауалдың жауабына тікелей байланысты. Айналып келгенде бұл тұтынушыларды ретроспективалық ақпараттармен қамтамасыз ететін анықтамалық – іздестіру жүйелерінің сапасына әсер етеді.

       Мұның әдістемелік тұрғыдан шешуі қиын түйін екендігі айқын көрінеді. Құжатқа меншіктік құқық пен олардын шығу тегі жөніндегі принцйип арасында қайшылық орын алып тұр.

 

                                                      24

Бұл жағдайда қиындықты женуге тағы да сол функциональдық тәсіл көмекке келеді.

  Ол ұйымның өз функцияларын орындау барысы құжатталуы тиіс екендігін білдіреді. Мәселе құжаттардың ұйым қорына қандай жолмен келіп түсуіне байланысты; өз меншігі түрінде ме, болмаса иелену жолымен бе? Иелену жолы – екінші кезектегі маңызға ие. Осыған байланысты мәліметтер базасы кімнің меншігі болса, сол ұйымның қорына тән деп есептеу керек.

     Үшіншіден, мәлімет базаларының қай түрге жататының анықтау да белгілі бір қиындықтар тудырады. Мәлімет базасының ресми атауы көбіне оған енетін деректердің (құжаттардың) құрамын айқындай алмайды.  Бұл атау базадағы мәлімет түрлерін қамти алмайтындай бір жақты, мазмұны бұлыңғыр, бұлдыр, тіпті абстракті сипатта болуы мүмкін. Мысалы, СЛОВАРИК электронды реестрлер (тек мемлекеттік қана емес) – жай ғана мәліметтердің есепке алу базасы емес; көп жағдайда оған тіркеу және реестерді жүргізу жөніндегі, сондай-ақ тіреку обьектілерінің жай-күйі туралы барлық ақпараттар енеді.  Бұл орайда олар қадағалау істерінің кешені іспеттес болып көрінеді. Кейде мәлімет базасының атауы құжаттардың типтік немесе ведомстволық тізбелерінде көрініс таба алмаған сипаттарын ашып көрсетуі де мүмкін.

      Автоматтандырылған ақпарат жүйесіне ендірілген электронды құжаттардың номиналын (демек, функциональдық бағытын, шынтуайтына келгенде, сақталу мерзімін) белгілеу кезінде ол жүйенің жасалу, жетілдірілу және пайдаланылу тарихын білген жөн. Ең алдымен техникалық құжаттамаларды (техникалық тапсырмалар, жобалар, пайдаланушы басшылыққа алатын ережелер және т.б мұқият зерделеу қажет. Бұл мәлімет базасын жасау мен оны іске

                                                  25

қосудағы мақсат пен міндеттерді, оның құрамын, кіріс және шығыс құжаттамаларын анықтау үшін керек. Осымен қатар мәлімет базасының ағымдағы құрылымы мен дерек көздерін де зерттеген жөн. Өйткені ақпарат жүйелерін жетілдіру және өзгерту ісі құжаттала бермейді, құжатталса да толық қамтылмайды. Мәлімет базасының функциональдық бағыты туралы оның пайдаланылуы сипатынан, сұраныстар құрамы мен олардың орындалуына байланысты есеп беру деректерінен, шығыс құжаттарының оперативтілігі мен ізделінуінен көп нәрселерді аңғаруға болады. Номинальды есептік ақпараттық жүйелердің аналитикалық  инструментарийлері көбінесе мәні мен қуаты жағынан басқару шешімдерін қабылдауға негіз боларлықтай сипаттағы дерек көздеріне айналып кетеді. Мұндай жағдайда ақпараттық ресурс құндылығын анықтаудың негізгі жолы функциональдық  тәсіл болуы тиіс. Егер есепке алу мәліметтері (немесе басқа да мәліметтер) номинальды түрде (құжаттар тізбесі бойынша ) сақталу мерзімі ең төмен мөлшердегі құжаттар түріне жатқызылатын болса да, автоматтандырылған ақпарат жүйесін ұйым қызметіне маштабты түрде пайдалану мәлімет базасын тұрақты сақталуға жататын құнды ақпараттық ресурстар разрядына апарып қосуы мүмкін.

      Төртіншіден, электронды  құжаттардың бірегейлігі және типтілігі мәселелерін қарастыру бір құжаттағы ақпараттардың екіншісінде қайталану критерийін талдауға көшіуді жеңілдетеді. Бұл критерий мұрағат қорын жасақтауда негізгі критерий болып табылатынын ескеру керек. Мұны әсіресе құжаттар құндылығына сараптама жасаудың әуелгі, іс қағаздарын жүргізу кезеңінде ұмытпау қажет. Құжаттардың типтік тізбесі негізінде тап осы критерий жатыр, демек, ол құжаттардың сақталу мерзімін айқындайтын ұйым істер номенклатурасы негізіне де тән деген сөз.

                                                          26

Бұл функциональдық тәсілмен қосыла отырып мұрағат қорлары құрамын оңтайландыруға мүмкіндік беретін инструментарий болып табылады. Бұлар мұрағат қорын бірдей құжаттар мен мазмұны жұтылған құжаттардың елеулі бөлігінен арылтуға себеп болады.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                    

 

 

 

 

                                                27

         2. 2. 2 ДЕРЕКТАНУ ЖӘНЕ АҚПАРАТТЫҚ ТӘСІЛ

Қайталану  критерийін қолданудың әдістемелік негізгі деректану  мен ақпарат теориясы бойынша  жасалған ғылыми тәсілдер болып табылады.  Деректану тәсілі көп жағдайда құндылық сараптамасының соңғы кезеңдеріне тән. Бұл кезде құжаттарды құжаттамалар құрамында немесе мұрағат қорлары құрамында жатқандарымен салыстыруға болады. Ақпараттық тәсілді мұрағатшылар көбінесе бүтіндей бір құжаттар кешенінің құндылығын анықтау кезінде пайдаланады. Бұл құжаттардың шекаралық аясы кең – саланың өз ішінде жинақталған , сала аралық, жалпы мемлекеттік құжаттар болуы мүмкін . Мұрағатшылар міндеті – құжатталған мазмұны бірдей , белгілі дәрежеде қайталанатын, мәліметтері сіңірілген ақпараттардың сан түрлі варианттарынан сақтауға болатындарын мейлінше іріктеп ала білу.

       Бұл міндетті ақпарат ағынын  модельдеу әдісі арқылы орындауға болады. Бұл орайда ақпараттардың үлкен құжаттамалық жүйеге араласу процесі түзіледі. Ол белгілі бір ведомство немесе сала ұйымының бүкіл иерархиялық жүйесін қамтиды. Ақпараттар қозғалысы автордан адресатқа қарай емес, бір құжаттан екіншісіне , неғұрлым күрделісіне қарай «құйылу» түрінде болады.

    Функциональдық  және ақпараттық тәсілдерді ұштастыру  мұрағат қорларындағы ақпараттардың  қайталану деңгейін азайту үшін  қолданылатын критерийлерді анықтауға  мүмкіндік берді. Бұл советтік мұрағаттану қызметінің жетістігі. Бірақ ол критерийлердің өздерін қолданысқа оңтайлы деу қиын.

      Бірінші кезекте ақпараттар саны мен обьектілердін немесе оқиғалардын арасындағы тікелей тәуелділік туралы ақпарат теорияларын тұжырымдамаларының бәрінде бірдей айтыла бермейтінің атап өткен жөн.

                                                   28

    Бұл ең алдымен ақпарат таратудың және сақтаудың оңтайлы тәсілдерін  ісдестіруге  бағытталған  тұжырымдамаларға (коммуникация немесе байланыс теориясы деп аталатын ) тән,  сондай-ақ білім жинақтау проблемасымен шұғылданушыларға қатысты болып келеді. Ақпараттарды өңдеу  (қайта жаңарту) және пайдалану есебінен басқару міндеттерін шешудің оңтайлы жолдарына қол жеткізуді мақсат ететін (басқару теориясы деп аталатын)  кибернетикалық тұжырымдмаларда тәсілдер бір жақты қарастырылмайды. Жүйе (обьект) туралы ақпараттардың «символдық» немесе «ұғымдық» әркелкілігі алынатын «прагматикалық» (басқаруға қатысты) ақпараттардың сандық тұрғыдан көбеюіне де, азаюына да әкеліп соқтыруы мүмкін.

     Әлеуметтік процестердегі ақпарат рөлін зерттеу нәтижелері шынайы дерек көздерінен туындаған құндылықтардың да маңызы екендігін көрсетеді. Бірақ  бір парадокс, ақпараттың болашақ үшін шынайлығын, яғни келешектегі құндылығын алдынала анықтауға болмайтындығында. Ондай мүмкіндік тек алға қойған мақсаттың оры ндалуына немесе орындалмауына байланысты туындайды. Ақпарат теориясының даму барысы осы парадоксты шешуге бағытталып , нәтижесінде бірнеше «прагматикалық» концепиялар, яғни тұжырымдамалар туындап отыр. Мұнда басқару процесі үшін ақпараттар шынайылығы мен құндылығы ақпарат көздерінің санына және әр түрлілігіне тікелей байланысты деп танылды. Дерек көздерінің көп болуы жүйенін шынайы ақпараттар алу мүмкіндігін күшейтетіні дәлелденген. Бір ғана дерек көзінен алынған ақпараттың құны мейлінше төмен болмақ. Бұған қоса әр түрлі дерек көздерінен алынған ақпарат құндылығымен қатар, дерек көздерінің құндылығына (артықшылығы) да баға беріледі.