Менеджменттің мақсаты, міндеті, оның құрылымы

      Тұрақты мемлекеттік сақтауға тапсырылуы тиіс ғылыми – техникалық құжаттамалардың тізбесін, әзірлеуші – ұйымның сараптау комиссиясы, ұйымның қызметі басталған кезеңнен бастап белгілі бір уақыт кезеңіне жасайды.

     Тұрақты мемлекеттік сақтауға тапсырылуы тиіс ғылыми – техникалық құжаттамалардың тізбесін, сондай-ақ осы ұйымда сақталған, негізін қалаушы-ұйымның құжаттамалары да қосылады.

     Ғылыми – техникалық құжаттамалардың тізбесі бес жылда бір рет жасалады.

      Тұрақты мемлекеттік сақтауға тапсырылуы тиіс ғылыми – техникалық құжаттамалар тізбесіне қосылған бұйымдарды, жобаларды жүйелеу – хронологиялық, тақырыптық,  тақырыптық –

                                                 11

хронологиялық белгілері бойынша жүзеге асырылады [4-қосымша].

           Ғылыми – техникалық құжаттамалардың тізбесіне ұйымның сараптау комиссиясының мүшелері қол қойып , ұйым басшысы бекітеді және тиісті жергілікті атқару органына, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттік мұрағатына бекітуге ұсынылады.  Оған ұйымның сараптау комиссиясы мәжілісінің хаттамасы немесе сараптау комиссиясының мәжіліс хаттамасынан көшірме қосылады.

         Жергілікті атқару органының, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттік мұрағатының СТК бекіткен соң, тізбенің бір данасы ұйымға қайтарылады, ал басқасы тиісті мемлекеттік мұрағатта қалады.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                               12

        1.2 ҚҰЖАТТАР ҚҰНДЫЛЫҒЫН САРАПТАУ   ПРИНЦИПТЕРІ   МЕН   КРИТЕРИЙЛЕРІ

     Ұйымды қайта ұйымдастыру (тарату) кезінде «Ведомстволық мұрағаттар жұмысының негізгі ережелері» (24 қаңтар 2004 жыл) нормаларына сәйкес ведомстволық  (жекеменшік) мұрағатта құжаттардың құндылығын сараптау және оларды өңдеу жұмыстарына байланысты жоспардан тыс (шұғыл) шара өткізіледі.

     Құжаттар құндылығына жасалатын сараптама қазіргі кезде мынадай принциптерге негізделген

1. Историзм (тарихи даму тұрғысынан бағалау)
2. Бағаның кешенділігі
3. Бағаның жан – жақтылығы [5-қосымша]

 Құжаттар құндылығын айқындау кезінде бұл принциптер теңдей дәрежеде қолданылады.

    Историзм принципі әрбір құжатты белгілі бір тарихи дәуірдің өнімі ретінде қарастыруды және оны қазіргі заман тұрғысынан ғана емес, сонымен бірге келешек тұрғсысынан да бағалауды талап етеді.

      Бағалаудың кешенділік принципі құжаттар құндылығына сараптаманы әр құжатқа дербес емес оларды бір-бірінен бөлектемей бәріне тұтас жүргізуді қажет етеді. Өйткені олар нақты бір ұйымның ұйым , ұйым құрылымдық бөлімшелерінің (қызмет бағыттарының ) әрекеті барысында түзілген біртұтас дүние.

        Бағалаудың жан-жақтылық принципіне сәйкес құжат мазмұнын әртүрлі аспектілердуе (ғылыми, тарихи, саяси, экономикалық, әлеуметтік мәдени және т. б) қарастыру керек. Ол зерттеу бағытында тарихи дереккөз ретінде қолданылуы мүмкін.

Сонымен қатар құжат мәніне әсер ететін барлық факторлар

 

                                                13

(тілі, материалдық негізі, белгілерінің болуы т.б) ескерілуі шарт.

     Жоғарыда аталған принциптер құндылық сараптамасын жүргізу кезінде құжаттың шығу тек мазмұны, сыртқы ерекшеліктері секілді критерийлермен бірге кешенді түрде қолданылады.

     Құжаттың шығу тегі жөніндегі критерийге мыналар жатады  

[6-қосымша]

1. Ұйымның мемлекеттік басқару жүйесі мен нақты бір саладағы рөлі және орыны, атқаратын міндеттері мен функцияларының мәні;
2. Құжаттың жасалған уақыты мен орыны.

    Құжаттар мазмұны критерийіне жататыңдар [7-қосымша]

1. Құжатта сипатталған оқиғаның (көріністің, нәрсенің) мәні;
2. Құжат ақпаратының мәні, оның өзге құжаттарда қайталануы, мақсатты бағдары, құжат түрі.

   Құжаттың сыртқы ерекшеліктері критерийіне жатады [8-қосымша]

1. Құжаттың заңдылығы (қол қойылып, мөр басылуы)
2.   Резолюциялардың, визалардың, белгілердің т.б болуы;
3. Құжаттағы мәтіннің берілу ерекшелігі;
4. құжат түсірілген материалдық негіз ерекшеліктері;
5. құжаттың физикалық жай-күйінің ерекшелігі.

ұйымның әрбір құрылымдық бөлімшесіне мынадай тізімдемелер дайындау міндеті қарастырылған [9-қосымша]

1. тұрақты сақталатын істердің тізімдемесі;
2. жеке құрам бойынша істердің тізімдемесі;
3. уақытша (10 жылға дейін) сақталатын істердің тізімдемесі.

   Қзақстан Республикасының ҚР СТ 1037-2001 « Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар» мемлекеттік стандартының 4.3.8-тарауы істер тізімдемесіне

 

                                                  14

«мұрағат қорының сақтау бірліктерін есепке алатын және олардың  мазмұнын ашатын жүйеленген тізбесі  бар мұрағат анықтамалығы» деп  түсініктеме береді.

      Құрылымдық бөлімшелердің (қызмет бағыттарының ) істер тізімдемесі тиісті жиынтық тізімдеме тараулары жасалғанға дейін есептік құжат, сондай-ақ құжаттарды  жылдам іздестірілуін қамтамасыз етуге арналған ғылыми - анықтамалық аппараттың құрамдас бөлігі болып табылады.

      Тізімдемелердің сапасы мен дер кезінде жасалуына ұйым құрылымдық бөлімшелерінің  (қызмет бағыттарының) басшылары жауап береді

       Тиісті  тізімдемелерге іс тақырыптарын енгізу негіздемесі ұйымның істер номенклатурасы мен оны құрылымдық бөлімшелерге (қызмет бағыттарына) арналған үзінді көшірмелері болып табылады.

       Құрылымдық бөлімшелердің (қызмет бағыттарының) тізімдемелері белгіленген форма бойынша жасалады.

    Тізімдеменің сипаттамалық мақаласы мынадай элементтерді қамтиды [10- қосымша]

1. істердің (томдардың, бөлімдердің) реттік нөмірлері;
2. іс (том, бөлім) индексі;
3. іс (том, бөлім) тақырыбы;
4. іс (том, бөлім) датасы;

5) істердің (томдағы, бөлімдегі) парақтар саны;

   6) істердің сақталу уақыты;

      7) ескертпе

 Тізімдеме жасау кезінде мына ережелер сақталуы керек;

1. істер тізімдемеге ұйымның істер номенклатурасындағыдай етіп жүйеленеді;
2. әрбір іс (том, бөлім) тізімдемеге дербес нөмірмен ендіріледі;

                                                 15

3. тізімдеме бағандары іс мұқабасына шығарылған мәліметтермен дәл сәйкес келуі тиіс;
4. «Ескертпе» бағанына істің өзге құрылымдық бөлімшеге берілетіні туралы, істің түзілім ерекшелігі жайлы, көшірмесінің бар-жоғы жөнінде, құжаттардың физикалық жай-күйі т.б хақында жазылып толтырылады.

      Тақырыптары бірдей  істі  қатарынан ендіру кезінде алдымен бірінші істің тақырыбы жазылады да,  сонан соң қалған барлық біртектес істері тұсына «бұл да сондай» деп көрсетіліп отырады, іс туралы қосымша мәліметтер болса, олар толық жазылады, әрбір жаңа парақтың басында тақырып толығымен қайталанады.

      Аяққы сипаттамалық мақаладан кейін , тізімдеме соңынан қорытынды жазба түсіріліп, онда тізімдеме бойынша есепке алынған істердің саны, тізімдеме бойынша істердің алғашқы және соңғы нөмірлері цифрмен әрі жазбаша беріледі, сондай-ақ тізімдемедегі істердің нөмірлену ерекшеліктері (істердің литерлі және қалып кеткен парақтары) көрсетіледі.

      Істер тізімдемесіне ұйым құжаттамалық қызметінің басшысы виза қояды, мұнан соң құрастырушы (бөлімшедегі іс қағаздарын жүргізуге жпуапты тұлға) қол қойып, құрылымдық бөлімше (қызмет бағыты) басшысы бекітеді.

     Тиісті істер тізімдемесі екі дана етіп жасалады ; бірі құрылымдық бөлімшеде қалады, екіншісі – істермен бірге ұйым мұрағатына беріледі.

      Құрылымдық бөлімшелердің  (қызмет бағыттарының) істер тізімдемесіне нөмірді ұйымның ведмстволық  (жекеменшік) мұрағаты береді. Ұйым құрылымдық бөлімшелерінің (қызмет бағыттарының)

                                                      16

істер тізімдемесіне нөмір  беру кезінде істер номенклатурасындағы оның индексін пайдаланған жөн.

     Уақытша (10 жылға дейін) сақталатын істер ұйымның ведомстволық (жекеменшік) мұрағатына тиісті жылдарына тән істер номенклатурасы бойынша тапсырылады.

       Жекелеген типтік үлгілер; Бұл тарауда  біз меншік пен ұйымдық-құқықтық формалардың барлық формасындағы ұйымдар қызметі барысында түзілетін іс тақырыптарын құрылымдық бөлімшелердегі (қызмет бағыттарындағы) істер тізімдемелеріне ендірудің жекелеген үлгілерін келтірмекпіз.

      Жеке құрам бойынша істер тізімдемесіне ұйымның бухгалтерлік қызмет орыны арқылы жұмыскерлер бет есептерінің тақырыптары, егер ол жоқ болса – төлемдік есеп айырысу, төлем ведомстарының  тақырыптары ендіріледі. Бет есептер болмаған жағдайда аталмыш тізімдемеге жалақы, мемлекеттік және басқа да жеңілдіктер, қаламақылар, материалдық көмектер мен өзге де төлемдер жөніндегі құжаттар тақырыптары жазылады. Жеке құрам бойынша тізімдемеге міндетті түрде жеке тұлғалар (жұмыскрлер  тізімдері мен жинақтаушы зейнетақы қорына міндетті зейнеткерлік жарналарын аудару жөніндегі төлем тапсырыстарының тақырыптары енгізіледі.

      Бухгалтерлік қызмет орыны уақытша (10 жылдан жоғары) істер тізімдемелері құрамында іс жүргізу барысы аяқталған бланкілердің, еңбек кітапшаларының және оған салынатын қосымшалардың кіріс – шығыс есеп журналын да тапсырады.

      Тиісті жылдың істер номенклатурасы бойынша бухгалтерлік қызмет орыны уақытша (10 жылға дейін) сақталатын мынадай құжаттарды тапсырады;

 

                                               17

1. жұмыскерлердің есеп карточкаларына, банкідегі салымдарына жалақыларын аудару жөніндегі құжаттар  (тізімдер, өтініш-арыздар, т.б);
2. қорлардың есебі, жалақы лимиттері және олардың дұрыс бөлінуін бақылау, артық шығын және жалақы бойынша қарыздардың есебі, жалақыдан ұстау, кезекті еңбек демалыстарында берілетін және өзге де жәрдемақы төлемдері туралы мәліметтер

3)орындау парақтары т.б

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                 18

  1.3 ҰЙЫМ ВЕДОМСТВОЛЫҚ   (ЖЕКЕМЕНШІК)            МҰРАҒАТЫНДА ҚҰЖАТТАРДЫҢ ҚҰНДЫЛЫҚ САРАПТАМАСЫН ЖҮРГІЗУ ЖӘНЕ ОНЫҢ    НӘТИЖЕЛЕРІН    РЕСІМДЕУ

      Құндылық сараптамасын ведомстволық  (жекеменшік) мұрағат  қызметкерлері тиісті мемлекеттік мұрағат өкілдерінің әдістемелік көмегі арқылы жүргізеді.

       Құжаттардың құндылық сараптамасы Қазақстан Республикасы «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» заңының 1-бабы 1-тармағына сәйкес ұйым күші мен қаржысы есебінен жүргізіледі.

      Ведомстволық (жекеменшік) мұрағатта құжаттар құндылығына сараптама жүргізу ұйым құжаттары құрамына жасалған талдауларға сүйенеді. Бұлардың ішінде сараптама үшін бірінші кезектегілері ұйымдық – өкімдік құжаттар мен жоспарлық және есепке беру сипатындағы құжаттамалар болып табылады. Осымен қатар түпнұсқа құжаттар даналары қандай құрылымдық бөлімше (қызмет бағыттары) істерінің құрамындағы тиісті жиынтық мәліметтер бөліміне енгізілуі керек екені нақты белгіленеді.

      Ведомстволық  (жекеменшік) мұрағат бойынша құжаттар құндылығын сараптау кезінде осымен қатар олардағы ақпараттардың өзге құжаттарда қайталану жағдайлары тексеріледі. Ақпараттары қайталанатын құжаттарды жоюға бөлу оларды тұрақты сақтауға іріктеліп алынған құжаттармен салыстырған соң ғана барып жүргізіледі.

      Құндылық сараптамасы іс құжаттарын біртіндеп парақтай отырып жүргізіледі.

    Істерді мұқабаға шығарылған немесе тиісті құрылымдық бөлімшенің істер номенклатурасына ендірілген тақырыптар

                                                    19

бойынша ғана таңдауға жол  берілмейді.