Коммуникационный процесс и коммуникационные сети

    На  любом из перечисленных выше уровней  могло быть принято решение об отклонении новой идеи. Если предположить, что идея действительно была хорошей, сообщение инженеру об отклонении его предложения фактически проинформировало бы его о том, что организация не стимулирует его к поиску новаторских предложений, обеспечивающих сокращение издержек, и к выработке подобных предложений в будущем. В результате организация может лишиться многих серьезных возможностей повышения производительности и получения экономии. Описанная конкретная идея за 5 лет принесла организации экономию в 13, 5 млн. долларов. 
 

     2.2. Коммуникации по восходящей

     Эти коммуникации, т. е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях.

     Таким путем руководство узнает о текущих  или назревающих проблемах и  предлагает возможные варианты исправления положения дел. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей - это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на 1 час в неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Обмен информации по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок. 

     2.3. Коммуникации между различными службами, отделами

     В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

     К примеру, представители разных отделов  в вашей школе бизнеса периодически обмениваются информацией по таким  вопросам, как составление расписания занятий, уровень требований в программах для выпускников, сотрудничество в исследовательской и консультативной деятельности и обслуживание местного населения. Подобным же образом в больнице обслуживающий и врачебный персонал различных отделений должен обмениваться информацией о распределении ресурсов, координации деятельности рабочих групп, контроле за издержками, новых методах лечения и т. п. В сфере розничной торговли региональные управляющие сбытом могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии сбыта и обмена информацией о продукции. В компаниях наукоемких отраслей ключевые руководители среднего звена из производственных, маркетинговых и проектно-исследовательских отделов встречаются для координации действий по обновлению продукции. На основе базовой технологии компании могут выпускать разнообразные продукты, поэтому чрезвычайно важно через проектно-исследовательский отдел получать информацию о том, чего хочет рынок. Это позволяет организации сохранять близость к потребителю и продолжать эффективно удовлетворять его запросы. Подобным образом, производственники должны дать обоснование достаточно низких затрат по реализации будущих инноваций проектно-исследовательского отдела с тем, чтобы дальнейшее производство было оправдано. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы.

     Дополнительные  выгоды от коммуникаций по горизонтали  заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения  являются важной составляющей удовлетворенности работников организации. 

    2.4. Коммуникации руководитель - подчиненный - группа

    Возможно, наиболее очевидным  компонентом коммуникаций в организации  являются отношения  между руководителем  и подчиненным. Хотя они служат примером обмена информацией  по вертикали, о чем говорилось выше, мы рассматриваем этот вид обмена информацией отдельно, поскольку он составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.

     Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией  между руководителем  и подчиненным  связаны с прояснением  задач, приоритетов  и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности  в решение задач  отдела; с обсуждением  проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении; а также получением сведении об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

    В дополнение к обмену информацией  между руководителем и подчиненным  имеет место обмен между руководителем  и его рабочей группой. Кроме  того, иногда рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен. Как указано выше, такие отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.

     3. Управление коммуникационными  сетями в ООО  «Серена» 

    3.1. Общая характеристика ООО «Сирена»

    ООО «Серена» занимается закупкой, переработкой рыбопродукции и поставкой ее на рынок. Предприятие находится в г. Подольск Московской области.

    Генеральный директор отвечает за деятельность всего  предприятия, имеет право подписи  договоров, заключения контрактов, управления денежными ресурсами предприятия. Ген. Директор подотчетен Собранию акционеров.

    Главный инженер отвечает за три цеха и  является заместителем ген. Директора. Отвечает за организацию работ в  механическом цехе, который занимается эксплуатацией оборудования и изготовлением и монтажом технологических линии по выпуску продукции. В его ведении цех ремонтной службы, которая работает в три смены, так же, как и производственные рабочие. В распоряжении гл. инженера находится также и автотранспортный цех.

    Производственно-технологический отдел ведает всей технологической цепочкой по выпуску продукции, разрабатывает новые технологические линии и технологии. В распоряжении начальника ПТО технологи, конструкторы, инженера.

    Гл. бухгалтер ведет всю учетную денежную политику предприятия. Бухгалтерия оплачивает сырье, переводит и получает деньги за реализованную продукцию, оплачивает расходы предприятия по всем видам. Рассчитывает себестоимость продукции по видам, начисляет и выплачивает заработную плату работникам ООО «Серена»

    Коммерческий  директор имеет в своем распоряжении цеха по выпуску: рыбной нарезки, выпуска консервов, икорный и засольный цеха. В его распоряжении    готовая   продукция,    которую   необходимо   реализовать. В  службе    коммерческого   директора есть специалист по рекламе готовой  

продукции. Предприятие продает свою продукцию в г.Москва, Киев, С-Петербург.

    Организация пользуется разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими  своего внешнего окружения. Источниками  информации извне являются средства массовой информации, нормативные и законодательные документы, сообщения торговых агентов, информация о состояниях рынка через Интернет, информация из магазинов, где реализуется продукция предприятия. Предприятие использует СМИ для передачи информации, которая создает благоприятный имидж предприятия, например телевизионную передачу о запуске новой линии в эксплуатацию, сообщения о том, что мороженая продукция пользуется спросом на рынках Японии, что имеет положительную реакцию общественности на хозяйственную деятельность. Фирма также использует средства массовой информации для привлечения покупателей к собственным товарам через эффективную рекламу на радио и телевидении собственной продукции. Например, в январе этого года по местному телевидению была запущена реклама рыбной соломки, к выпуску которой приступило предприятие.

    ООО «Серена» подчиняется государственному регулированию, строго соблюдая законы. Для этого через компьютерную сеть она получает сведения об изменениях в законодательстве, обновляя свои юридические программы «Консультант и Консультант плюс».

    Организация должна иметь информацию о своих  непосредственных конкурентах. Она  получает ее из средств массовой информации, используя прайс - листы, информацию с выставки пищевой продукции в г. Москве, информацию о конференции производителей рыбной продукции в г. Владивостоке, а конфиденциальную по неформальным каналам.

    ООО «Серена» имеет постоянную информацию из банков. Это необходимо для достижения наиболее благоприятных условий кредитных соглашений для того, чтобы строго соблюдать договорные обязательства, вовремя погашать займы, выплачивать проценты по займам и кредитам.

    Конъюнктура рынка также отслеживается по информационной компьютерной сети, где аналогичные предприятия рекламируют свою продукцию, через Е-мэйл заключаются предварительные соглашения и сделки, так, например, через компьютерную сеть в 2009 г. было заключено шесть соглашений с Киевским рыбсбытом, в марте 2009 г были заключены предварительные соглашения с Московским оптовым рынком рыбной продукции. Используя ИНТЕРНЕТ, фирма может отследить спрос на аналогичную продукцию на рынках Юго-Восточной Азии, Австралии, Америки. Рыбные биржи этих стран ежедневно публикуют цены на своих рынках, изменение спроса и предложения. Например, информация о снижении спроса на соленую рыбу из Токийской рыбной биржи повлияла на направление деятельности ООО «Серена». Производственные мощности и рабочие были переориентированы на выпуск нарезки и мороженой продукции штучной заморозки. Эта информация помогла избежать затоваривания соленой продукции. Таким образом, своевременная и достоверная информация о состоянии внешнего окружения кладется в основу обеспечения коммерческого успеха фирмы, и имеет большое значение для деятельности данной организации.

    Цена  своевременной информации намного  превышает стоимость оборудования отделов и подразделений компьютерной техникой и позволяет оперативно реагировать на изменения рынка  рыбной продукции. 
 
 

    3.2. Организация и  управление коммуникационными сетями в ООО «Сирена»

    Межуровневые  коммуникации.

    Коммуникации  между высшим и  средним звеном управления используют все традиционные каналы: совещания, планерки, беседы, докладные  записки. А в последнее  время все больший  объем информативной  базы строятся на основе вычислительной техники по принципу локальной сети.

    Данное  соединение применено в ООО «Серена». Компьютер Генерального директора соединен сетью с высшим звеном управления: Главный бухгалтер. Начальник ПТО, Главный инженер. Коммерческий директор. В ООО « Серена» используются компьютеры марки «Пентиум II», В комплексе компьютеров «Бухгалтерия» применяется программное обеспечение «1С-Бухгалтерия», которая позволяет учитывать материальные средства, прохождение товаров и материальных ценностей по складу, рассчитывать амортизацию основных средств, начисление зарплаты, анализ движения денежных и прочих оборотных средств предприятия.

    Система доступа к информации предполагает разную полноту права  на использование  банка данных. Так  Генеральный директор имеет доступ ко всей информации, Гл. бухгалтер к ПТО и бухгалтерии. Начальник ПТО к компьютерам своего отдела, Главный инженер к мех. мастерским и ремонтной службе. Коммерческий директор к цехам по выпуску продукции, отделу сбыта.

    Используя компьютерную технику  Ген. Директор ежедневно имеет информацию при проведении планерки:

- от  главного инженера - состояние всей  техники, ремонтные работы;

- от  планово - экономического отдела - информацию по экономическим  вопросам планирования;

- от  главного бухгалтера - наличие денежных  средств на счету, перечисления средств организациям, получение денег от проданной продукции;

- от  коммерческого директора - выпуск  продукции по цехам, реализация  продукции, наличие сырья и  пр.

    Рассмотрим  пример межуровневых коммуникаций.

    Коммерческий  директор может сообщать ген. директору о предстоящих изменениях в производстве вакуумной упаковки нарезки, в свою очередь, директор должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений. Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. К примеру, бухгалтер может заметить, что новая ЭВМ занимает сеть надолго при передаче расчетных данных. Гл. бухгалтер информирует ген. директора о необходимости замены ПЭВМ на более современные, с большей скоростью передачи данных. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность.

    Коммуникации  по восходящей в ООО «Серена».

    Коммуникации  по принципу, снизу вверх, выполняют  функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях.

    В отделах служащие свои предложения  высказывают начальнику отдела, который докладывает  о дельных предложениях вышестоящему начальнику.

    В конце коммуникационной цепи находится  генеральный директор, который в  случае подачи интересного предложения выносит обсуждение на ежедневную планерку по производственным вопросам.

    Таким путем руководство  узнает о текущих  или назревающих  проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения  дел. Последняя управленческая инновация в коммуникациях  по восходящей - это создание группы из рабочих цеха по выпуску рыбной нарезки, которые регулярно, обычно на 1 час в неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве. В результате выпуск продукции в цехе повысился за квартал на 11 %