История русского делового письма

Коммерческий запрос (Приложение 1) - это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (от покупателя к продавцу, от импортера к экспортеру) с целью уточнения особенностей рекламируемых товаров или услуг, выяснения возможности поставки определенной продукции, оказания услуг. Они также содержат просьбу направить предложение на поставку товаров. В таком письме указываются, как правило, наименование и вид товара, а также условия, на которых заказчику хотелось бы получить товар (количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки, условия платежа.) Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки.

Письма - запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем - ответов.

Фирма, получившая письмо - запрос, посылает заказчику  ответ на запрос, который может  иметь форму трафаретного или  обычного письма. В нем фирма сообщает о принятии запроса к рассмотрению, содержится обещание направить предложение  клиенту в определенный срок или  отказ поставки товара с мотивировкой. Такое письмо рекомендуется начинать с благодарности за запрос. После  сообщения о принимаемых мерах  желательно указать срок принятия решения  и сообщения о нем. Продавец, если его устраивают пожелания покупателя, и он заинтересован в быстром  заключении сделки или контракта, может  направить предложение (оферту) и  без предварительных сообщений.

3.2.2 Оферта и ответ на нее

Письмо - предложение представляет собой  заявление предприятия - продавца о  желании заключить сделку с указанием  конкретных условий. Предложение может  быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки.

В предложении обычно указываются  наименование и вид предлагаемого  товара, его количество и качество, упаковка, цена, условия платежа, сроки  поставки и доставки и др. условия  в зависимости от характера товара.

Предложение такого типа аналогично тексту договора о купле-продаже, имеют юридическую  силу, и подлежит обязательному рассмотрению, результаты которого отсылаются в виде официального ответа.

Предложение может быть твердым и свободным. Если предложение на определенный товар  делается только одному покупателю и  указывается срок, в течение которого продавец считает себя связанным  условиями предложения, то оно считается твердым.

Срок  действенности предложения - необходимый  реквизит твердого предложения, так  как он определяет срок его обязательности по отношению к продавцу. Неполучение  ответа в течение установленного срока равносильно отказу покупателя и освобождает продавца от сделанного предложения.

Если  предложение делается без всяких обязательств со стороны продавца, то оно считается свободным.

Ключевыми словами такого письма являются: «Предлагаем…», «Мы предлагаем…», «Направляем Вам  предложение…». Если предложение делается по инициативе продавца, т.е. без получения  запроса, уместна форма вежливости: «Разрешите Вам предложить…». При  наличии запроса или устных договоренностей  в начале письма обычно делают ссылку на запрос или договоренности, например: «В ответ на Ваш запрос от…направляем  Вам предложение на поставку…».

В письме - ответе на предложение, в случае если покупатель не согласен с условиями  предложения или если он заинтересован  в закупке предлагаемого товара, он отклоняет его принятие. Тогда  сделка считается незаключенной.

Если  покупатель не согласен с какими-либо условиями предложения (с количеством, качеством товара, ценой, сроками  поставки и т. п.), он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается  переписка (проходят переговоры) до тех  пор, пока не будет достигнута полная договоренность по всем вопросам.

Если  покупатель согласен со всеми условиями  предложения, он подтверждает его принятие продавцу, и тогда сделка считается  заключенной. Принятием предложения  является выдача заказа или заключение контракта.

3.2.3 Письмо - заказ

В письме - заказе повторяются основные пункты предложения. При получении  заказа продавцом высылается подтверждение. Оно является свидетельством о принятии заказа к исполнению.

Заказ отличается от сделки или контракта  тем, что невыполнение заказа не влечет за собой санкции, которые, как правило, указываются при оформлении сделки (контракта). Преимущество заказа перед  сделкой состоит в упрощении  процедуры заключения договора.

3.2.4 Письмо - претензия (рекламация) и ответ на него

Рекламация - это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

Рекламации  могут быть предъявлены в отношении:

- качества товара, например, в случае  несоответствия качеству, указанному  в контракте;

- количества товара, например, в случае  его недокомплектации, несоответствия  количеству, указанному в упаковочном  листе или в других соответствующих  документах;

- сроков поставки, например, в случае  просрочки в поставке товара;

- упаковки и маркировки, например, в случае недоброкачественной  упаковки и ошибок в маркировке;

- платежа, например, в случае просрочки  платежа;

- других условий контракта.

Рекламация  содержит следующие данные:

- основания для предъявления претензии;

- доказательства - ссылки на нормативные  акты, документы (акт экспертизы, акт приемки, акт испытаний,  нормативный акт);

- конкретные требования стороны,  предъявляющей претензию, например:

§ требование замены некачественного  товара качественным;

§ требование уценки товара, возврата части  уплаченной суммы;

§ требование допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы  за недостающее количество товара;

§ требование увеличения скидки с общей  стоимости товара;

§ требования расторжения контракта  и возмещения убытков в связи  с недовыполнением контракта.

Рекламация  предъявляется в письменной форме, заказным письмом, с приложением  всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную  силу для обеих сторон, и в определенный срок.

Так, рекламации в отношении качества товара предъявляются в течение  шести месяцев с дня поставки; в отношении количества товара - в течение трех месяцев; в отношении  товаров, имеющих гарантийный срок, - не позднее 30 дней по истечении срока  гарантии.

При составлении текста рекламации используют следующие стандартные выражения:

- Направляем Вам рекламационный  акт в связи с…

- К сожалению, мы должны поставить  Вас в известность, что прибывшая  партия… в количестве… в счет  контракта №… не соответствует  образцам, на основании которых  была заключена сделка.

- Наш грузополучатель при полной  сохранности упаковки обнаружил,  что недостает…

- Обращаем Ваше внимание на  задержку в поставке товара  и др.

На  письмо - рекламацию сторона, к которой  предъявляются претензии, направляет письмо - ответ. В нем принимаются  претензии с извинениями, и предлагается компенсация потерь партнера или  претензии с объяснениями не принимаются. Если рекламация не может быть урегулирована  соглашением сторон, то спор переходит  в арбитражный суд, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон.

Результатом обоснованной рекламации может быть:

§ замена дефектного товара новым;

§ допоставка недостающего товара;

§ процентная скидка со стоимости товара;

§ уплата денежного штрафа, пени, неустойки;

§ предупреждение.

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Составление текста делового письма - всегда акт  речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые  письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому  нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического  стилей речи. Сегодня увеличивается  число жанровых разновидностей деловой  корреспонденции и поводов для  составления и отправления деловых  писем. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.

Все это требует от менеджера сегодня  большей речевой подготовки, чем  скажем, десять лет назад, в эпоху  царствования типовых и трафаретных  текстов. Умение самостоятельно мыслить  и формулировать свои мысли, компетентно  вести письменный диалог ценится  в деловых кругах все больше.

Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил  в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми  формами, традициями использования  этикетных средств.

Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с  уважением относиться к нашим  предкам, веками отшлифовавшим форму  и стиль делового письма, и плодотворно  развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции - задача, которая стоит перед  сегодняшним и будущими поколениями  деловых людей в России.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Бондырева Т.Н. Секретарское дело: Практ. пособие. - М.: Высш. шк., 1999. - 86 с.

2. Браим Г.И. Культура делового общения: Учеб. - Мн.: ИП «Экоперспектива», 1998.- 196 с.

3. Введенская Л.А. Русский язык и культура речи: Учебное пособие для вузов / Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева, 15-е изд. Ростов н / Д: Феникс, 2006. - 544 с.

4. Давыдова Э.Н. Делопроизводство: Учебн. - практ. руководство / Э.Н. Давыдова, А.Е. Рыбаков. - 6-е изд., стереотип. - Мн.: ТетраСистемс, 2002. - 175 с.

5. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений: Учебник / Под. ред. А.Я. Кибанова, - М.: ИНФРА - М, 2005. - 368 с.

6. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА - М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1997. - 272 с.

7. Колтунова М. В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю. - М.: Дело, 1999.- 112 с.

8. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Обучение секретарскому делу: Практ. пособие. - М.: Высш. шк., 1999. - 58 с.

9. Психология и этика делового общения: Учебник для вузов / под ред. проф. В.Н. Лавриненко. 4-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ - ДАТА, 2005.

10. Рогожин М.Ю. Документы делового общения. - Русская Деловая Литература, 1999. 208 с.

11. Холопова Т.И., Лебедева М.М. Протокол и этикет для деловых людей. - М.: Инфра - М, 1994. - 153 с. 

История формирования делового стиля

Поскольку деловая письменная речь представляет официально-деловой  стиль речи, совершенно необходимо рассмотреть ряд его специфических  черт. 
Официально-деловой стиль выделился прежде других письменных стилей благодаря тому, что обслуживал важнейшие сферы государственной жизни: 
внешние отношения, закрепление частной собственности и торговлю. Необходимость письменного закрепления договоров, законов, записей долгов, оформления передачи наследства начала формировать особый «язык», который, претерпев множество изменений, сохраняет свои основные отличительные черты. 
Деловые документы появились на Руси после введения в Х в. письменности. Первыми письменными документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг. А в XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси «Русская правда» – оригинальный памятник письменности, позволяющий судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии в то время. После «Русской правды» древнейшим документом считается «Грамота великого князя Мстислава Володимировича и его сына Всеволода 1130 года». 
Заканчиваются грамоты специальной формулой, в которой указывается, кто был свидетелем сделки и кто скрепляет грамоту своей подписью. 
С XV в. сведение о том, кто писал текст, становится нормой, а с ХУП–ХУШ вв. – обязательным реквизитом делового письма. Государственно-приказный язык ХУ–ХУП вв. при всей лексической пестроте – это более нормированный, эталонный язык, чем живая разговорная речь. Он вводит в обиход ряд приказных формул, становящихся штампами и канцеляризмами (взять на поруки, сия дана в том, дать очную ставку, отдать под суд, учинить расправу и т.п.). 
Документов становилось все больше. Обширное делопроизводство допетровской Руси потребовало выработки единых подходов к оформлению и обработке документов. Процесс унификации языка документов, начавшийся еще в Киевской Руси, получил свое дальнейшее развитие. 
А в «Генеральном регламенте» петровских Коллегий была дана уже законченная система норм документирования. «Генеральные формуляры», т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования и самонаименования. Лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной, живой речи, в нее проникает огромное количество иностранных слов (губерния, акт, баллотировать, апелляция и т.п.) и терминов. 
В XIX в., когда формирование кодифицированного литературного языка в основном завершается, начинают активно формироваться функциональные его разновидности – стили. Документы служебной переписки получили в XIX в. широчайшее распространение и в количественном отношении значительно превзошли другие типы деловых текстов. Они писались на служебных бланках, включали определенный набор реквизитов, 
Принятие в 1811 г. «Общего учреждения министерств» закрепляет в качестве государственной формы процесс унификации языка деловых бумаг. Активно формируются характерные черты канцелярского стиля: формально–логическая организация текста, неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, именной характер речи, морфологическое и лексическое однообразие (превалирование именительного и родительного падежей), стандартизация. 
В результате реформы делопроизводства (правил оформления документации) возникла необходимость реформы канцелярского стиля, что стало осмысляться как задача государственной важности. 
В XX в. унификация документов принимает необратимый характер. Были разработаны новые правила ведения служебной документации: в 1918 г. введена единая форма бланков делового письма. В 20-е годы началась работа по созданию новых стандартов делового письма, появляются трафаретные тексты. 
Новую эпоху в процессе стандартизации открыла машинная обработка и компьютеризация делопроизводства. 
Выбор и закрепление в практике одного языкового варианта из нескольких возможных оправдано экономически, диктуется требованиями все усложняющейся экономической и социально–политической жизни общества, техническим прогрессом. Использование устойчивых формул, принятых сокращений, единообразного расположения материала, оформления документа характерно для типовых и трафаретных писем, анкет, таблиц, текстов–аналогов и т.п., позволяет кодировать информацию, закрепляя определенные языковые средства за типовой ситуацией. Особой стандартизации подвергаются так называемые тексты–аналоги, бланки, формуляры, в которых трафарет имеет вид формализованного текста. 
Процесс создания трафаретных текстов заключается в выделении для группы однотипных текстов постоянных частей, содержащих заранее известную информацию, и пробелов для вписывания меняющихся сведений. 
«Бланк – это своего рода идеальная основа деловой бумаги, в заполненном виде это тот эталон, к которому она стремится и которого достигает. В бланке жесткость формы сводит к нулю все возможности нескольких толкований», – справедливо замечает П.В. Веселов, один из крупнейших специалистов в области документной лингвистики. 
Стандартизация языка документов выработала особые типы текстовой организации: трафарет, анкета, таблица. 
Анкета представляет собой свернутый текст в виде номинаций родовидового соответствия. Таблица представляет собой еще более емкую организацию документа: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковика (заголовков строк), а переменная – в ячейках таблицы. 
Данные типы текстовой организации могут использоваться в различных жанрах деловой документалистики: анкетным методом можно смоделировать кадровые анкеты, приказы, докладные, объяснительные записки; в табличной форме могут быть представлены следующие виды документов: штатное расписание, структура штатов, график отпусков, кадровые приказы. Трафаретными часто бывают договоры, деловые письма. Таким образом, трафаретизация обусловливает высокую степень информативной емкости текста благодаря свертыванию высказывания и возможности дешифровки (с помощью машинной обработки в том числе), развертывания его в полную структуру. 
Процесс стандартизации и унификации охватывает все уровни языка – лексику, морфологию, синтаксис, текстовую организацию – и определяет своеобразие и специфику официально–делового стиля. Даже известные типы текстов (повествование, описание, рассуждение) модифицируются в деловом стиле, превращаясь в типы изложения утверждающе констатирующего или предписующе-констатирующего характера. Отсюда синтаксический монотон, лексическая однородность речи, высокая повторяемость слов. 
Типизация документов позволяет моделировать текст любой разновидности согласно ситуации. При этом составляющий текст оперирует некими модулями, типовыми блоками, которые представляют собой клишированные части текста (в текстах договоров это – представление сторон, предмет договора, порядок расчета, обязанности и права сторон, срок действия договора. 
Эти модули неизменно входят в тексты договоров (о выполнении работ, об аренде, о купле–продаже). Сам текст начального модуля договора практически не меняется (допускаются варьирование членов предложения, синонимические замены), меняются юридические термины, определяющие социальные роли договаривающихся сторон. 
Все особенности официально–делового стиля, его знаковая природа обусловлены действием доминанты и функцией долженствования, обеспечивающей правовую и социально–регулирующую значимость деловых текстов. 
Экономическая необходимость и развитие науки и техники обусловливают все возрастающую унификацию и стандартизацию документов, с одной стороны, и тенденцию к упрощению, очищению от устаревших канцелярских штампов и клише языка деловых писем и, шире, деловой корреспонденции, с другой стороны. 
Язык деловой переписки представляет собой периферию официально–делового стиля. Наряду с регламентированными письмами сегодня все шире входят и практику делового общения нерегламентированные деловые письма, наряду с официальными – полуофициальные (поздравительные, рекламные), в которых соотношение экспрессии и стандарта меняется то и одну, то в другую сторону. 
Несомненно, официально–деловой стиль, как и в целом, русский язык, претерпел существенные изменения. Его формирование теснейшим образом связано с формированием и развитием русского государства, прежде всего потому, что сфера регулирования правовых и хозяйственных отношений создала потребность в выделении специальной функциональной разновидности литературного языка. 
Регулирование отношений между людьми, учреждениями, странами требовало письменных свидетельств, актов, документов, в которых постепенно выкристаллизировались черты официально–делового стиля: 
а) высокая степень терминированности лексики: 
-      юридические термины (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка объектов, приватизация, владение, выкуп, личное дело и т.д.); 
-      экономические термины (дотация, затраты, купля–продажа, бюджет, расход, доход, платеж, смета, расходная часть бюджета и т.д.); 
-      экономико-правовые термины (погашение кредита, секвестирование, права собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т.д.); 
б) именной характер речи, выражающийся в высокой частотности отглагольных существительных, которые часто обозначают опредмеченное действие: 
-      погашение кредита отсрочка платежа в высокой частотности отыменных предлогов и предложных сочетаний: в адрес, в отношении к, в силу, в связи, в соответствии, в счет, в ходе, в целях, по мере, по линии, по истечении, по причине, при условии, применительно к, сообразно, согласно, соответственно (чему) и т.п.; 
в) развитие собственно канцелярских значений, связанное с переходом причастий в классе прилагательных и местоимений: 
-      настоящие правили – эти правила 
-      настоящий договор – этот договор (ср.: настоящий парень, настоящий террор) в установленном порядке – в законном порядке; 
г) стандартизация лексической сочетаемости: сужение значения слов объясняет ограничение лексической сочетаемости слов, появление так называемой регламентированной сочетаемости: 
-      контроль обычно возлагается, сделка – заключается, цена – устанавливается 
Позиции бывают конструктивными/неконструктивными; деятельность – успешной; необходимость – настоятельной; скидки – значительными разногласия – существенными/несущественными и т.д.; 
д) стандартизация синтаксических единиц (предложения, словосочетания), которые не составляются, а как формула воспроизводятся в тексте документа, закрепляющего соответствующую ситуацию социально–правовых отношений: 
в установленном порядке; в соответствии с принятой договоренностью; в случае невыполнения долговых обязательств; 
Договор вступает в силу со дня подписания; 
е) формально–логический принцип текстовой организации, выражающийся в дроблении основной темы на подтемы, рассматриваемые в пунктах и подпунктах, на которые графически дробится текст и которые обозначаются арабскими цифрами: 
I. Предмет договора 
1.1. Исполнитель берет на себя обязанности по снабжению заказчика центральным отоплением, водоснабжением и отводу канализационных стоков. 
1.2. Заказчик своевременно оплачивает предоставленные услуги;