История русского делового письма

- письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание;  письмо-приглашение; письмо-подтверждение;  письмо-извещение; письмо-заявление  и др.). Не требуют ответа и  сопроводительные письма, т.к. они  выполняют функцию квитанции,  ярлыка, прикладываемого к отправляемым  документам.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные.

Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

По тематическому признаку проводится условное разделение корреспонденции на деловую и коммерческую.

Считается, что переписка, которая оформляет  экономические, правовые, финансовые и  все другие формы деятельности предприятия, называетсяделовой корреспонденцией. Многообразие форм и тематических разновидностей деловых писем отражает многообразие рассматриваемых в них вопросов - от коротких сообщений, расписок, приглашений до многостраничных протоколов. А переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций).

По форме отправления можно выделить наряду с традиционным почтовым отправлением электронную деловую корреспонденцию и факсовые отправления. При этом электронная почта и телефакс используются для решения оперативных вопросов. Письма, имеющие большое юридическое значение - договоры, предложения (оферта), рекламация и т.п., - высылаются обычными почтовыми отправлениями.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные.

Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное - несколько.

Многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения. Каждый аспект формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и т.п.

3 ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

3.1 Виды некоммерческих деловых писем

3.1.1 Письмо - просьба

В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в  ее исполнении.

Количество  ситуаций, вызывающих необходимость  обращения с просьбой от имени  юридического лица, не поддается учету: получение информации, высылка каталогов, прейскурантов, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и т.д.

Физическими лицами в форме просьбы пишутся  заявления, неофициальные служебные  записки.

Почти все многоаспектные письма содержат просьбу. Нередко одно деловое письмо содержит несколько просьб - однотипных актов, представляющих также многоаспектную структуру.

Просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу…»); от первого лица множественного числа («Просим…»); от третьего лица единственного  числа («Фирма просит…») и от третьего лица множественного числа. Письмо - просьба  может и не содержать ключевого  слова «просим». Оно может начинаться с атрибута вежливости «пожалуйста» («Пожалуйста, сообщите нам о…»). Иногда просьба выражается словами пожелания («Мы хотели бы получить…»).

3.1.2 Сопроводительное письмо

Сопроводительное  письмо составляется для сообщения  адресату о направлении каких-либо документов или материальных ценностей (например, о посылке контрактов, спецификаций, каталогов, протоколов, образцов товара, грузов). Подобного  рода письмо оправдывает себя в тех  случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу. В них указывается, для чего направлен  основной документ, что с ним нужно  делать и в какие сроки (например, принять к сведению, подписать, заверить печатью и возвратить и т.д.). В  этом письме адресата информируют также  о том, что за данными документами  последуют и другие.

3.1.3 Письмо - сообщение

Такие письма отправляются при необходимости  сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например, сообщение о прибытии делегации, назначение деловой встречи, посещении  завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т.п. Такие  письма наиболее ярко представляют жанровую разновидность информационного  письма.

Объем информационного письма может варьировать  от размеров обычной справки, состоящей  из одного предложения, до сообщения, занимающего  несколько страниц.

К разновидностям информационных писем  относят рекламно-информационные письма, письма-заявления, письма-напоминания  и др.

3.1.4 Письмо - подтверждение

Направление письма - подтверждения является одним  из проявлений этической культуры деловых  людей. В этих письмах подтверждается получение документов, материалов-писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, а также  телеграммы или состоявшегося телефонного  разговора. Такое письмо избавляет  от сомнений в том, что послание дошло  до адресата.

В отдельных случаях необходимо изложить вкратце содержание того письма или  документа, на который ссылаются, чтобы  было ясно, о каком документе идет речь.

Ключевым  словом письма - подтверждения является слово «подтверждаем» или фразы - клише типа: «Мы получили Ваше письмо, в котором Вы сообщаете…», «Мы  получили Ваш заказ…», «Подтверждаем  получение Вашего письма от…(за №…) со всеми приложениями…», «Настоящим подтверждаем, что нами получено Ваше письмо от…(за №…) и сообщаем…»

Письмо - подтверждение (Приложение 2) может  заканчиваться просьбой, предложением, пожеланием и т.д.

3.1.5 Письмо - напоминание

Письмо - напоминание (Приложение 3) следует  направлять тогда, когда не удается  с помощью переговоров или  личного контакта получить необходимый  ответ или добиться принятия нужного  решения. Письмо - напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут приняты в  случае их невыполнения.

Ключевыми письма - напоминания являются слова, образованные от глагола «напоминать». Например: «Мы вынуждены напомнить  Вам о …», «Настоящим еще раз  напоминаем …».

Помета  «вторично», помещаемая на поле письма, уже указывает на факт напоминания. Такая помета ставиться в тех  случаях, когда отправитель допускает  возможность, что адресат еще  не получил письма, адресованного  ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно воспроизводится  текст отправленного ранее письма, которое может начинаться со слов: «Вторично посылаем Вам …».

Кроме напоминания в таких письмах  часто содержатся требования выполнить  те или иные обязательства.

Стандартные выражения письма - напоминания:

- Напоминаем, что…

- Вторично ставим Вас в известность…

- Считаем, необходимым еще раз  обратить Ваше внимание…

- По истечении… срока наше предложение  теряет силу…

3.1.6 Письмо - приглашение

Направляется  по случаю проведения различных официальных  мероприятий (совещаний, заседаний, конференций, семинаров, собраний, выставок и др.), а также деловых приемов (завтраков, обедов, фуршетов и т.д.). При обсуждении на деловых заседаниях каких-то проектов они направляются вместе с письмом  для ознакомления или изучения. В  приглашениях на заседания указываются  дата, место их проведения и повестка дня с должностями, званиями и  фамилиями докладчиков и содокладчиков.

Письмо-приглашение  может быть адресовано конкретному  лицу, или нескольким лицам, или массовому  адресату. При официальном приглашении  большого количества людей используются как полностью готовые, так и  тексты-трафареты. Однако, следует иметь  в виду, что приглашение, направляемое конкретному лицу, должно отправляться по почте, особенно в торжественных  случаях. В остальных же случаях  можно использовать факс и Интернет. Ключевым словом таких писем является слово «приглашаем», а этикетные  формы: «Просим принять участие  …», «Имеем честь пригласить …».

Реагированием на приглашения на конференции, семинары, официальные деловые приемы являются письма-ответы. В них сообщается, что адресат с благодарностью принимает приглашение, если же он вынужден отказаться, то указывает причину  отказа.

3.1.7 Письмо - благодарность

Данное  письмо направляется для выражения  благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т.п.). Чаще всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание  их обусловлено требованиями этикета  и совершенно необходимо с точки  зрения перспективного сотрудничества.

Ключевыми словами таких писем являются: «благодарим», «благодарю», а этическими формами: «Мы признательны Вам …», «Выражаем Вам нашу благодарность  …», «Я хотел бы поблагодарить Вас  за …».

Благодарность может сочетаться с пожеланиями, напоминаниями и т.д.

3.1.8 Поздравительное письмо

Эти письма составляются по случаю национальных праздников, юбилеев фирм или отдельных  деловых людей, избрания или назначения на должность и т.д.

Стереотипными этикетными формами поздравления являются: «Поздравляем Вас …», «Разрешите поздравить Вас …», «Примите наши приветствия  и поздравления …». Поздравления сочетаются с добрыми пожеланиями (успехов, крепкого здоровья, благополучия процветания  и т.п.). В этих письмах могут  содержаться благодарности за тесное сотрудничество, выражение надежд на налаживание или продолжение  сотрудничества.

3.1.9 Письмо - соболезнование

В письмах-соболезнованиях выражают скорбь по случаю чьей-то смерти. Здесь  уместны следующие фразы-клише: «Мы  глубоко опечалены известием  о смерти …», «Выражаем глубокую скорбь по случаю кончины …», «Примите наши глубокие соболезнования …». Часто  письмо-соболезнование заканчивается  словами: «Светлая память о … навсегда останется в наших сердцах». В  скорбном послании, адресованном фирме, просят передать соболезнование семье (родным) покойного.

3.1.10 Гарантийное письмо

В данных письмах подтверждаются условия  делового сотрудничества, даются обещания, берутся обязательства.

Письмо-гарантия часто содержит не только заверение  в каком-то действии (например, плата  за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т.п.), но и сообщение о сроке, на который  распространяется гарантия, об обязательствах фирмы или делового человека в  случае обнаружения дефектов в товаре, нежелательных последствий услуги, невыполнения договора.

Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст  письма в качестве его составляющей.

Ключевыми словами в них являются слова  «гарантируем», «фирма гарантирует». Гарантийные  письма носят, подчеркнуто юридический  характер, соответствую по статусу  документам договорного характера.

3.2 Виды коммерческих деловых писем

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. От того, насколько грамотно и убедительно составлено коммерческое письмо, зависит, в конечном итоге, успех будущей сделки. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма - запросы, письма - предложения (оферта), письма - заказы, письма - претензия (рекламация) и ответы на эти виды писем.

3.2.1 Запрос и ответ на него

Письмо - запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично  или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между  различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.

Как правило, запрос состоит из двух частей: введения, в котором в повествовательной  форме излагается существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на которые ожидается  ответ адресата. При необходимости  в текст письма вводятся ссылки на устную договоренность, достигнутые  решения, прежние письма, нормативные  акты.