История русского делового письма

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1 История русского делового письма

1.1 Приказное делопроизводство

1.2 Коллежское делопроизводство

1.3 Министерское делопроизводство

1.4 Делопроизводство в советский  период

2 Классификация деловых писем

3 Виды деловых писем

3.1 Виды некоммерческих деловых  писем

3.1.1 Письмо - просьба

3.1.2 Сопроводительное письмо

3.1.3 Письмо - сообщение

3.1.4 Письмо - подтверждение

3.1.5 Письмо - напоминание

3.1.6 Письмо - приглашение

3.1.7 Письмо - благодарность

3.1.8 Поздравительное письмо

3.1.9 Письмо - соболезнование

3.1.10 Гарантийное письмо

3.2 Виды коммерческих деловых писем

3.2.1 Запрос и ответ на него

3.2.2 Оферта и ответ на нее

3.2.3 Письмо - заказ

3.2.4 Письмо - претензия (рекламация) и  ответ на него

Заключение

Список  использованных источников

 

 

ВВЕДЕНИЕ

«Правильно  написанная и оформленная корреспонденция - важнейшая часть бизнеса»

Рон Теппер

С древнейших времен человек ведет  переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек  старался высказать свои мысли и  чаяния посредством письма. Наверняка  уже тогда существовали деловые  письма, с помощью которых человек  осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение.

Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще  к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной  корреспонденции, формуляры, способы  оформления и работы с ней создавались  и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.

Деловая переписка - неотъемлемое средство связи  и в наши дни. Связи предприятия  с внешними организациями, так как  именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.

Служебное письмо - это обобщенное название различных  по содержанию документов, оформленных  в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

Без преувеличения можно сказать, что  это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом будет зависеть успех решения  конкретных вопросов, а значит и  всего предприятия в целом.

А теперь перейдем к рассмотрению наиболее часто встречающихся видов деловой  корреспонденции.

В этой работе будут также даны рекомендации по их оформлению и проанализированы наиболее часто встречающиеся типичные ошибки в языке и стиле делового письма.

1 ИСТОРИЯ РУССКОГО ДЕЛОВОГО  ПИСЬМА

Русская официально-деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины  и закономерности формирования особого  стиля языка, обслуживающего сферу  официально-деловых отношений, выявить  особенности национальной культуры русского делового письма, его интернациональные  свойства.

Первые  письменные документы, дошедшие до наших  дней, свидетельствуют о том, что  уже в Х веке в Древнерусском  государстве практиковалось составление  официальных документов. В этот период в основном документируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания), создаются также документы, фиксирующие конкретные частные  правоотношения (заемные, закладные  кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты, составляемые при продаже  в рабство; отпускные грамоты  и т.д.).

Накопление  опыта официально-делового письма выражалось в появлении устойчивых образцов обращений и завершений в текстах  документов, формуляров, т.е. устойчивых типовых форм отдельных наиболее распространенных документов, из которых  составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - «формулярники». В этот период складывались традиции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов. Отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве. Таким образом, вырабатываемые практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

1.1 Приказное делопроизводство

Существенной  вехой в развитии русского официально-делового письма стало приказное делопроизводство (первые государственные учреждения назывались приказами) ХV-ХVII века. В  этот период шло формирование русского централизованного государства, закладывались  основы государственного аппарата, системы  государственного делопроизводства. Официально-деловое  письмо этого периода приобрело  уже такие важные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки, определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в  определенной последовательности.

Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и  адресата документа. Так, например, царские  указные грамоты начинались указанием  автора и адресата (от кого - кому): «От  царя и великого князя Алексея  Михайловича, всея Великой и Малой  и Белой России самодержца, боярину  нашему и воеводам князю Якову  Куденетовичу Черкасскому…»; «…князю  Ивану Алексеевичу с товарищами…». Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю государю и  великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой  России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов…»; «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой…». При обращении к великому князю  служилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне - сиротами; духовные лица - богомольцами. В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где  она была написана. «Писан в царствующем  граде Москве в наших царских  палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».

Таким образом, в приказной период постепенно складывается система делопроизводства центральных и местных учреждений, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.

1.2 Коллежское делопроизводство

На  смену приказному делопроизводству пришла система коллежского делопроизводства. Генеральный регламент, утвержденный Петром I в 1720 г., ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа - коллегий. Этим законодательным актом делопроизводственная деятельность окончательно закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов. Официально-деловая письменная речь пополнилась значительным количеством  новых слов и терминов иноязычного  происхождения, что объясняется  стремлением Петра I приблизить русское  официально-деловое письмо к западным образцам. В этот период вошли в  оборот такие слова, как администратор, актуариус, асессор, аудитор, бухгалтер, губернатор, инспектор, маклер, министр  и др. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др. Существенные изменения в петровское время  претерпевает и форма документов. Появляются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять документы. Самостоятельным элементом  формуляра становится наименование документа. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки  документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы и др. Губернская реформа Екатерины II завершила  петровские преобразования государственного аппарата России, внесла единообразие в устройство губерний, разграничив  места административные, судебные и  финансовые. Губернские учреждения были подчинены непосредственно Сенату. Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений сохранялся в течение всего ХIХ века, в определенной степени он присутствует и в современном делопроизводстве.

1.3 Министерское делопроизводство

В начале ХIХ века в недрах коллежской системы зародилась новая система  управления - министерская, просуществовавшая  до начала ХХ века. Ее главная особенность - единоначалие, придавала системе  управления гибкость и оперативность. Законодательным актом «Общее учреждение министерств», изданным в 1811 г., вводилось  единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов до их архивного хранения.

ХIХ  век отмечен появлением обширной делопроизводственной литературы, в  частности, письмовников - сборников  образцов документов, а также научных  исследований в области русского официально-делового письма. Большое  теоретическое значение в этот период имели работы Н.В. Варадинова. Говоря о цели теоретических исследований в этой области, он отмечал, что «…издание  однообразных форм деловых бумаг  и теоретических …правил будет, может быть, иметь следствием введение единообразия, а с тем вместе упрощение  делопроизводства нашего…». К предмету теоретического делопроизводства Н.В. Варадинов относил «наружные  свойства» деловых бумаг, такие, например, титулы и формулы обращения  к разным особам, части деловой  бумаги (формуляр документа), порядок  написания текста, а также выделял  разные типы деловых бумаг с точки  зрения их внешней формы (1. Сношения. 2. Реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчеты. 3. Официальные письма. 4. Записки. 5. Выписки). К внутренним свойствам он относил стиль («слог») документов и особенности написания (орфография), принятые в деловых  бумагах.

С течением времени (примерно к середине ХIХ века) сложился новый порядок  изложения дела в форме краткой  записи - изложения только самого существа вопроса. В делопроизводстве министерств  появляются бланки учреждений с угловым  расположением реквизитов. Состав реквизитов бланка и их расположение было практически  таким же, как и в современных  документах.

1.4 Делопроизводство в советский период

Советский период российской истории связан с  заменой существовавшего государственного аппарата. Остро встал вопрос о  приведении делопроизводства в соответствие с вновь создававшимися госструктурами, о выработке новых требований к языковым формам официально-делового письма. При всем разнообразии видов  и форм документов, реально циркулирующих  в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме  и содержанию потоки документации. К концу 20-х гг.встала проблема их унификации и стандартизации. Государственным  институтом техники управления (ИТУ), образованным в 1926 г., был создан Кабинет  стандартизации, который разработал стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений  и др. Важным этапом в развитии проблем  делопроизводства является проект «Общих правил документации и документооборота» (1931г.). В нем аккумулирован передовой  практический опыт, накопленный к  этому времени различными ведомствами  и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых и единых для  всех учреждений. Однако «Правила»  не были окончательно доработаны и  утверждены. ИТУ ликвидировали в  апреле 1932 г.

Рост  интереса к проблемам управления и его документационного обеспечения  отмечается в 60-е гг. Однако по сравнению  с мировыми достижениями в области  информационных технологий, кибернетики, математических методов управления в отечественной науке наметилось отставание, которое выявилось особенно остро в 80-90-е гг. Тем не менее  в практике унификации и стандартизации документов были достигнуты большие  результаты: создана Единая государственная  система документации (ЕГСД), общесоюзные  классификаторы, изданы ГОСТы на управленческие документы, унифицированные системы  документации (УСД). Авторы Единой государственной системы документации обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. Однако элементы новых информационных технологий в ЕГСД представлены не были. Этот пробел отчасти восполнен в новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной в 1988 г.

Развитие  бизнеса и коммерции в последнее  десятилетие ХХ века в нашей стране в значительной мере изменило не только форму, но и содержание делового общения, в том числе письменного, потребовало  создание новых типов деловой  корреспонденции (рекламные деловые  письма, резюме, письма-представления  и др.), речевых моделей, уместных в новых ситуациях общения. Сегодня  увеличивается и количество поводов  для составления и отправления  деловых писем, жанровое разнообразие деловой корреспонденции. Все это, однако, не предполагает отказа от богатейшего  опыта письменной деловой речи, накопленного предыдущими поколениями.

2 КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Деловые письма представляют собой официальную  корреспонденцию и применяются  для решения многочисленных оперативных  вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое  письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом  письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает  необходимости почтового отправления. Существует несколько видов классификации  деловых писем, в основе их лежат  различные классификационные признаки.

По функциональному признаку деловые письма можно разделить на две группы:

- письма, требующие письма-ответа (письмо-запрос; письмо-просьба; письмо-обращение;  письмо-предложение; письмо-рекламация  и др.). Письма-ответы должны всегда  содержать индекс того письма, которое явилось причиной для  переписки.