Исследование системы управления предприятием общественного питания 1 категории кафе-бар «Фрегат»

     Специалист  по системному анализу должен понимать, что любая классификация условна. Она лишь средство, помогающее ориентироваться в огромном числе разнообразных методов и моделей. Поэтому разрабатывать классификацию нужно обязательно, но делать это следует с учетом конкретных условий, особенностей моделируемых систем (процессов принятия решений) и предпочтений, которым можно предложить выбрать классификацию. 
 
 

     5. Проведение анализа организации  рабочего дня руководителя 

     Высшим  руководящим органом фирмы OOO «Фрегат» является собрание ее участников. Исполнительным органом Кафе-бара «Фрегат» является администрация фирмы, возглавляемая ее директором. Полномочия трудового коллектива фирмы реализуются общим собранием и его выборным органом. Отношения между участниками фирмы и трудовым коллективом регулируются коллективным договором. Каждая служба и работники действуют на основании положений об отделах и должностных инструкций работников, согласно которым определяются место, роль в системе управления фирмой, основные задачи, обязанности, права, ответственность за выполняемую работу.

     Основные  задачи служб и отделов коротко  можно изложить в следующем виде:

     Производственный  отдел – обеспечение поточной организации работ, ритмичности  и повышения эффективности производства и обслуживания потребителей, улучшение  качества оказываемых услуг, оформление различных договоров.

     Рассмотрим  организационную структуру кафе бара «Фрегат»

       

     

     

     

       

     

       
 

     Изучим  затраты времени на примере руководителей  высшего и среднего уровней, а  именно директора (высший уровень) и  менеджера по продажам (средний уровень).

     Во  главе исполнительного органа находится  директор. В обязанности директора  входит управление всеми структурами и подразделениями фирмы, организация функционирования, постановка целей, распоряжение имуществом и средствами, заключение и расторжение договоров, открытие счетов в банках, стимулирование подчиненных руководителей, принятие решений, и всего что необходимо для эффективного функционирования организации. Обслуживание клиентов, работа с поставщиками, анализ объема продаж - это основные функции которые выполняет менеджер по продажам, занимающий среднее положение в структуре управления. От него во многом зависит количество клиентов, объёмы продаж, качество обслуживания, расширение клиентурной базы. Это не менее ответственная должность чем, директор фирмы, поэтому он должен обладать всеми необходимыми качествами для успешной работы. И не малое значение имеет рациональное использование рабочего времени. Для анализа затрат рабочего времени руководителей будем использовать метод «Фотография рабочего дня», чтобы можно было судить о рациональном и не рациональном использовании рабочего времени. 

     Фото рабочего дня директора фирмы «Фрегат»

 

     Фото  рабочего дня менеджера по продажам фирмы «Фрегат»

 

     Для наглядности, упрощения и выражения  в процентах, объединим данные затрат времени в группы:

     1). Инструктаж, контроль и управление;

     2). Организационно-административная деятельность;

     3). Социально-бытовая деятельность;

       4). Затраты на личные нужды.

     Составим сводные таблицы затрат.

     Затраты времени директора составили: 

     Затраты времени директора составили:

 

     Затраты времени менеджера по продажам составили:

 

     Сравним затраченное время по группам  с нормативами затрат времени  по тем же группам.

     Видно расхождение затрат времени и  у директора и у менеджера по продажам по всем группам. По некоторым группам у них излишек затраченного времени, а значит, они перерабатывают, выполняя отдельные функции. Можно сделать вывод, что им нужно оптимизировать затрачиваемое время, в противном случае пользы от их деятельности будет мало. Полученные данные так же можно проанализировать с помощью системы специальных коэффициентов, которые составляют единый комплекс. Его обычно предлагают выполнить руководителям или специалистам после завершения периода наблюдения для анализа эффективности своей деятельности.

     Общая оценка использования рабочего времени  включает в себя оценку распределения  рабочего времени с точки зрения эффективности его использования. Для этого определим для каждого  из руководителей:

     1)Степень экстенсивного использования рабочего времени, который оценивается величиной коэффициента экстенсивности К_э, рассчитываемого по формуле

     К_э = (Ф - П) /Ф = 1 - П /Ф

     где Ф - фонд рабочего времени с учетом обеденного перерыва(мин),

     П - регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе (мин).

     К_з =1-(35+60)/540=0,83 (директор)

     К_з =1-(30+60)/540=0,84 (менеджер по продажам)

     Данный  коэффициент показывает степень  загруженности работой руководителя. Как видно из расчетов, руководители, т.е. директор фирмы и менеджер по продажам загружены работой на 83 и 84 процента соответственно.

     2) Определим К _отл, т. е. показатель, характеризующий величину затрат времени на регламентированные перерывы. Он рассчитывается по формуле:

     К _отл = ОТЛ/Ф

     где ОТЛ - время на отдых и личные надобности (мин)

     К _отл =(5+5+10+60)/540=0,15 (директор)

     К _отл =(5+5+5+60)/540=0,14 (менеджер по продажам)

     3) Рассчитаем коэффициент потерь  рабочего времени по вине работника,  используя формулу:

     К_прв = ПР / Ф