Информационные технологии в управлении организацией

         Тема  2. МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СОЗДАНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ И ИНФОРМАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

         1. Объекты проектирования  информационной технологии в управлении организацией

         Создание ИС и  ИТ представляет собой сложный процесс  проектирования. Целью проектирования являются подготовка проектных документов и внедрение человеко-машинной системы управления организацией. В процессе проектирования выявляются наиболее существенные характеристики экономического объекта, изучаются его внешние

         и внутренние информационные потоки, создаются математические и физические аналоги исследуемой системы и ее элементов, устанавливаются условия взаимодействия человека и технических средств управления.

         Рассматривая ИС в технологическом аспекте, можно  выделить аппарат управления (АУ). Оставшиеся компоненты – информационная технология (ИТ), информационная система решения функциональных задач (ИСФЗ) и система поддержки принятия решений (СППР) – информационно и технологически взаимоувязаны и составляют основу архитектуры ИС.

         Информационное  обеспечение (ИО) представляет собой совокупность проектных решений по объемам, размещению, форма организации информации, циркулирующей в ИС. Лингвистическое обеспечение (ЛО) объединяет совокупность языковых средств для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц в ходе общения пользователей со средствами вычислительной техники.

         Техническое обеспечение (ТО) представляет собой комплекс технических средств (технические средства сбора, регистрации, передачи, обработки, отображения, тиражирования информации, оргтехника и др.), обеспечивающих работу ИТ. Программное обеспечение (ПО) включает совокупность программ, реализующих функции и задачи ИС и обеспечивающих устойчивую работу комплексов технических средств. Математическое обеспечение (МО) – совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач и в процессе автоматизации проектировочных работ.

         Организационное обеспечение (ОО) представляет собой комплекс документов, составленный в процессе проектирования ИС, утвержденный и положенный в основу эксплуатации.

         Правовое  обеспечение (ПрО) представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и внедрении ИС и ИТ.

         Эргономическое  обеспечение (ЭО) как совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования ИС и ИТ, предназначено для создания оптимальных условий высококачественной, высокоэффективной и безошибочной деятельности человека в ИТ, для ее быстрейшего освоения.

         Под бизнес-инжинирингом понимается выполнение комплекса проектировочных работ по разработке методов и процедур управления бизнесом, когда без изменения принятой структуры управления в организации (предприятии, фирме) достигается улучшение ее финансового положения.

         Инжиниринг располагает  для проектирования бизнеса рядом  методик:

         1) выделение пошаговых  процедур проектируемого бизнеса;

         2) внедрение описывающих  процедуры систем обозначений; 

         3) использование  эвристик и прагматических решений,  позволяющих описывать степень  соответствия спроектированного  варианта бизнеса заданным целям.

         Под бизнес-процессом понимается целостное описание основных видов деятельности организации (предприятия, фирмы, корпорации) и их проекция на организационные структуры с учетом развития взаимодействия между участниками во времени.

         2. Система поддержки  принятия решений  и инженерное проектирование

         Проект по реинжинирингу  бизнеса, как правило, включает следующие  этапы:

         1) разработку образа  будущей организации; 

         2) анализ существующего бизнеса;

         3) разработку нового  бизнеса; 

         4) внедрение нового бизнеса.

         Имитация – наиболее удачный подход, обеспечивающий как точность анализа, так и наглядность, различий при сравнении альтернативных решений. Немаловажным является и тот факт, что имитационное моделирование успешно реализуется на персональном компьютере, которым обеспечивается автоматизированное рабочее место менеджера.

         Под единым информационным пространством понимается совокупность методических, организационных, программных, технических и телекоммуникационных средств, обеспечивающих оперативный доступ к любым информационным ресурсам предприятия в пределах компетенции и прав доступа специалистов.

         Контроллинг – комплекс методов поиска решений – концепция системного управления и способ мышления менеджеров, в основе которых лежит стремление обеспечить долгосрочное эффективное функционирование организации. Для реализации задач контроллинга в процессе проектирования СППР создается специализированная информационная модель, получившая название контроллер.

         Контроллер  – это совокупность методов и средств для реализации задач стратегического и оперативного контроля в системе управления, а также решения стратегических и тактических задач по направлениям управленческой деятельности (маркетинг, обеспечение ресурсами, инвестиции и т.п.).

         Согласно приведенным  подходам формируются основные принципы создания ИС и ИТ управления.

         Первый из них  – системность и логичность построения обеспечивающих и функциональных элементов ИС.

         Второй принцип  проектирования ИС – широкое применение экономико-математических методов и стандартных программ прогнозно-статистического характера. Задачи управления производственной, финансовой деятельностью организации в большинстве своем ставятся как аналитические, оптимизационные или как задачи планирования.

         Третий принцип  предполагает декомпозицию системы на ряд комплексов (модулей) задач, каждый из которых моделирует определенную сферу управленческой деятельности.

         Четвертый принцип  – использование новых методов и включение вновь созданных программных модулей в систему автоматизации управленческих работ. Проектирование ИС должно изначально базироваться на модульных принципах, а компьютерная реализация – допускать расширение за счет совершенствования структуры программного обеспечения.

         Пятый – это  принцип адаптации всех элементов и системы в целом. Он должен полностью пронизывать идеологию построения ИС управления – от анализа задач, технико-экономических показателей и их группировок в модули до формулирования целей.

         Конечный продукт  работы любого менеджера – это  решения и действия. Принятое им решение ведет либо к преуспеванию предприятия, либо к неудачам. Принятие решения – это всегда выбор определенного направления деятельности из нескольких возможных. Так

         как процесс управления любой организацией в экономике  реализуется исключительно посредством  формирования и реализации управленческих решений, поэтому остановимся на типах решений, которые имеют различные характеристики и требуют различных источников данных.

         Оперативные решения –  периодические: одна и та же задача возникает периодически. В результате процесс принятия решения становится относительно рутинным и почти беспроблемным. Параметры (характеристики) хозяйственных процессов, используемые в ходе принятия решения, определены, их оценка известна с высокой точностью, а взаимосвязь параметров с принимаемым решением понятна. Принятие оперативных решений ведет к вполне ожидаемым и прогнозируемым результатам. Оперативные решения являются краткосрочными.

         Тактические решения обычно принимаются управленцами среднего уровня, ответственными за обеспечение средствами для достижения целей и намерений, поставленных ЛПР верхнего звена.

         Тактические решения  не так рутинны и структурированы, как оперативные решения. Все  главные параметры объекта управления, входящие в состав тактических решений, неизвестны; оценки характеристик, определенные как важные, могут быть неизвестны, а взаимосвязь между характеристиками и решениями может быть не ясна.

         Стратегические  решения принимаются на основе целей компании, определенных в его уставе и уточненных высшим руководством предприятия. Эти цели определяют основу, на которой должно базироваться долгосрочное планирование, а также определение критических факторов деятельности предприятия. Эти решения обеспечивают базу для принятия тактических и оперативных решений.

         3. Методические и  организационные  принципы создания информационной технологии

         Рассмотрим модели и методы, используемые на каждом из этапов.

         На первом этапе применяются в основном неформальные методы для того, чтобы:

         1) сформулировать  проблему;

         2) выявить цель;

         3) сформулировать  критерий оценки принятия решений.

         Если проблема осознана и идентифицирована количественными показателями или качественными признаками, то далее можно сформулировать цели.

         Цель  – это антипод проблемы. Если проблема это то, чего не хочет ЛПР, то цель – это то, что оно хочет.

         На втором этапе формирования решений происходит поиск различных вариантов – альтернатив. Варианты могут отыскиваться в различных формах и шкалах измерений. Варианты, как правило, задаются либо перечислением, если таковых не очень много, либо описанием их свойств.

         На третьем этапе согласно сформулированному на втором этапе критерию выбора происходят сопоставление, оценка и выбор решения. Все методы оценки вариантов можно разделить на две группы:

         1) методы, используемые  в условиях определенности;

         2) методы, используемые  в условиях риска.

         Этапами проектирования СППР при наличии программной  оболочки являются:

          1. Описание предметной  области, целей создания системы  и выполнение постановки задачи.

         2. Составление словаря системы.

         3. Разработка базы  знаний и базы данных.

          4. Внедрение системы.

         Этап 1. Описание предметной области, целей создания системы и выполнение постановки задачи.

           Описание должно отражать специфику предметной области в нескольких формах. Первая из них – это текстовое представление содержание процессов, объектов и связей между ними. Вторая форма описания представляет собой графическое представление дерева целей, стоящих перед пользователем, или дерева И-ИЛИ.

         Постановка всякой задачи предполагает указание результатов  функционирования системы, исходных данных, а также общее описание процедур, формул и алгоритмов преобразования исходных данных в результирующие данные.

         Этап 2. Составление словаря системы.

         Словарь системы  – это набор слов, фраз, кодов, наименований, используемых разработчиком для обозначения условий, целей, заключений и гипотез. Благодаря словарю пользователь понимает результаты работы системы. Составление словаря – важная работа, ибо четко сформулированные условия и ответы резко повышают эффективность эксплуатации системы.

         Этап 3. Разработка базы знаний и базы данных.

         База знаний, как правило, состоит из двух компонентов: дерева целей с расчетными формулами и базы правил (сеть вывода). База правил создается на основании графа целей и сформулировавши ранее гипотез. Главное внимание здесь уделяется коэффициентам! определенности исходных условий и правил их обработки.

         Этап 4. Внедрение.